Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Fachangestellte, Auszubildende, Buchhaltung, Verwaltung: In fast jeder Kanzlei arbeiten täglich mehrere Menschen mit RA-MICRO. Und genau hier liegt eine Frage, die im hektischen Alltag gern untergeht: Wer darf eigentlich was? Wer Mandantendaten, Akten und Finanzbuchhaltung schützen will, braucht eine klare Antwort darauf – nicht erst nach einem Vorfall.
Das Problem: Alle dürfen alles – bis etwas passiert
In vielen Kanzleien wachsen Zugriffsrechte historisch. Der neue Kollege bekommt „erst mal dieselben Rechte wie die anderen“, die Auszubildende sieht plötzlich Zahlungsverkehr, und beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin bleibt das Benutzerkonto noch wochenlang aktiv. Das ist bequem, aber riskant: Sensible Mandantendaten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheit, und auch der Datenschutz verlangt, dass nur die Personen Zugriff haben, die ihn für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.
Hinzu kommt: Wenn etwas schiefgeht – ob durch ein Versehen, einen Irrtum oder einen Angriff von außen – ist der mögliche Schaden umso größer, je mehr Rechte ein einzelnes Benutzerkonto hat.
Die Lösung: Rechte gezielt vergeben
RA-MICRO bietet dafür eine Benutzerverwaltung mit integrierter Rechteverwaltung. Für jedes Benutzerkonto lässt sich individuell festlegen, welche Programmbereiche und Funktionen zur Verfügung stehen. Zentrale Einstellungen können grundsätzlich nur von Personen geändert werden, die über die entsprechenden Verwaltungsrechte verfügen. Das Prinzip dahinter ist einfach: Jede Person erhält nur die Rechte, die sie für ihre Tätigkeit wirklich braucht.
Besonders sinnvoll ist eine differenzierte Rechtevergabe in diesen Situationen:
- Neue Mitarbeitende und Auszubildende: Rechte passend zum Aufgabengebiet statt Standardprofil für alle.
- Wechsel des Aufgabenbereichs: Wer in die Buchhaltung wechselt, braucht andere Rechte als zuvor – und manches nicht mehr.
- Ausscheiden aus der Kanzlei: Benutzerzugang und Berechtigungen zeitnah prüfen und anpassen.
Zusätzlicher Schutz durch Chiffren
Ergänzend zur Rechteverwaltung können besonders schutzbedürftige Programmbereiche in RA-MICRO durch Chiffren abgesichert werden. Vorgesehen sind unter anderem eine Allgemeine Programmchiffre sowie besondere Chiffren für die Buchhaltung und die E-Rechnung. Der Aufruf bestimmter Funktionen hängt dann zusätzlich davon ab, dass die jeweilige Chiffre bekannt ist.
Gerade in der Buchhaltung ist das ein wertvolles Werkzeug: Der Chiffrenschutz kann sich beispielsweise auf das Aktenkonto, Finanz- und Sachkontenübersichten, Kostenblätter oder den Zahlungsverkehr erstrecken. Wie weit der Schutz reicht, konfigurieren Sie in den Allgemeinen Einstellungen auf der Karteikarte „Chiffren“.
Wichtig zu wissen: Benutzerrechte und Chiffren erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich ideal. Die Benutzerverwaltung legt dauerhaft fest, welche Funktionen ein Benutzer nutzen darf. Chiffren sichern zusätzlich die Bereiche ab, in denen ein besonders hoher Schutzbedarf besteht.
Mehrere Schutzebenen sinnvoll kombinieren
Damit nicht genug: RA-MICRO erlaubt weitere Schutzebenen. So können Datenpools mit einem Passwort geschützt werden, und der Zugriff auf Dokumente der E-Akte lässt sich über Exklusivbenutzer einschränken. Zugeordnete Akten-Sachbearbeiter und Personen mit Verwalterrechten behalten dabei ihren Zugriff. Je nach Organisation und Sicherheitsbedarf Ihrer Kanzlei können Sie diese Möglichkeiten passgenau kombinieren.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Datenschutz im Alltag: Mandantendaten sind nur für den Personenkreis sichtbar, der sie braucht.
- Weniger Risiko bei Fehlern: Wer weniger darf, kann auch weniger versehentlich ändern oder löschen.
- Klare Strukturen: Eine saubere Rechtevergabe macht die Kanzleiorganisation übersichtlich und nachvollziehbar.
- Nachweisbarkeit: Sie können gegenüber Mandanten, Versicherern oder Aufsicht zeigen, dass Ihre Kanzlei technische und organisatorische Maßnahmen ernst nimmt.
Unser Praxistipp: Rechte regelmäßig prüfen
Einmal eingerichtet ist nicht für immer erledigt. Planen Sie feste Termine ein, zu denen Sie Benutzerrechte überprüfen – bei jeder Neueinstellung, bei jedem Wechsel des Aufgabenbereichs und bei jedem Ausscheiden. Ein kurzer jährlicher Rechte-Check gehört zudem in jedes Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept einer Kanzlei. So bleibt die Rechtevergabe übersichtlich und passt zur gelebten Kanzleiorganisation.
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung
Als RA-MICRO Partner aus Hannover kennen wir die Praxis in Kanzleien: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Benutzerverwaltung zur Kanzleiorganisation passt, richten Rechte und Chiffren sauber ein und sorgen dafür, dass auch Ihre IT-Umgebung drumherum stimmt – vom Netzwerk bis zur Datensicherung.
Jetzt unverbindlich beraten lassen:
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de
Sprechen Sie uns an – wir machen Ihre Kanzlei sicherer, ohne dass der Arbeitsalltag darunter leidet.