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14. Juli 202620. Juli 2026

KI direkt in der Kanzlei: Das neue RA-MICRO KI-Widget – und wie ius Node Ihre E-Akte startklar macht

Künstliche Intelligenz hält Einzug in die anwaltliche Praxis – und zwar nicht als Spielerei, sondern als echter Produktivitätshebel. Mit dem neuen RA-MICRO KI-Widget, buchbar ab dem 15. Juli 2026, steht Ihnen ein leistungsstarker KI-Assistent zur Verfügung, der direkt in Ihrer gewohnten Kanzleisoftware arbeitet. Als Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover begleiten wir Sie von Anfang an – und sorgen mit unserer Ergänzungslösung ius Node (vormals ius OCR) dafür, dass Ihre E-Akte die technische Grundlage dafür überhaupt erst mitbringt.

Das Problem: Wissen steckt in der Akte – aber verstreut

Im Kanzleialltag verteilen sich die entscheidenden Informationen häufig über Dutzende Dokumente einer einzigen Akte: Mandantenschreiben, Schriftsätze, E-Mails, Telefonnotizen, Gutachten. Wer sich in einen umfangreichen Vorgang einarbeitet, verbringt viel Zeit mit Lesen, Sortieren und dem Zusammenführen von Fakten. Fristen, Risiken und der rote Faden des Sachverhalts müssen dabei zuverlässig erkannt werden – unter Zeitdruck eine anspruchsvolle Daueraufgabe.

Die Lösung: Das RA-MICRO KI-Widget

Der neue KI-Assistent arbeitet nahtlos in Ihrer RA-MICRO Kanzleisoftware und nimmt Ihnen zeitraubende Routine ab. Er analysiert einzelne Dokumente ebenso wie komplette Aktenkonvolute, erkennt Zusammenhänge dokumentübergreifend und führt die enthaltenen Informationen zu einem klaren, vollständigen Sachverhalt zusammen. Konkret unterstützt Sie das Widget unter anderem bei:

▸ Aktenzusammenfassungen und Sachverhaltsanalysen auf Knopfdruck
▸ der Extraktion von Fristen und dem Erkennen rechtlicher Risiken
▸ der Erstellung aktenbezogener Entwürfe und der Vorbereitung Ihrer Recherche
▸ einer Promptbibliothek, in der Sie bewährte KI-Anweisungen speichern, strukturieren und wiederverwenden

Ein besonderes Highlight ist die juristische Recherche mit validierten Quellen: Die KI-Rechtsprechungsrecherche greift auf eine Wissensdatenbank aus über 800.000 Gerichtsentscheidungen zurück und ergänzt ihre Antworten um Praxishinweise, direkt verlinkte Entscheidungen und zitierte Gesetzesvorschriften. So bleiben KI-Ergebnisse jederzeit nachvollziehbar und eigenständig überprüfbar – ein entscheidender Unterschied zu herkömmlichen Sprachmodellen, die überzeugend formulierte, aber fehlerhafte Antworten liefern können.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein neuer, umfangreicher Vorgang landet auf Ihrem Schreibtisch. Statt sich mühsam durch Hunderte Seiten zu arbeiten, lassen Sie das KI-Widget die Akte zusammenfassen, die relevanten Fristen herausziehen und mögliche Risiken benennen. In wenigen Minuten haben Sie einen belastbaren Überblick – und können sich sofort auf die juristische Bewertung konzentrieren, statt auf das Sortieren von Papier.

Weil das Widget direkt mit der RA-MICRO E-Akte verbunden ist, übergeben Sie Dokumente mit wenigen Klicks an die KI und speichern die Ergebnisse ohne Umwege wieder in der Akte – oder verwenden sie als Word-Dokument, PDF oder E-Mail weiter. Und weil es um die Daten Ihrer Mandanten geht, erfolgt die Verarbeitung datenschutz- und berufsrechtskonform auf Servern innerhalb Europas.

Die Voraussetzung: ius Node macht Ihre E-Akte lesbar für die KI

So beeindruckend die KI auch ist – sie kann nur mit dem arbeiten, was sie lesen kann. Gescannte Schriftsätze, Bilddateien oder PDFs ohne Textebene bleiben für jede KI unsichtbar. Genau hier setzt ius Node an, unsere Texterkennung für die RA-MICRO E-Akte.

ius Node macht alle Eingänge zur E-Akte automatisch durchsuchbar und prüft zusätzlich Ihre bereits vorhandenen Akten auf vollständige Durchsuchbarkeit – fehlende Texterkennung wird zuverlässig nachgeholt. So schaffen Sie in kurzer Zeit die saubere Datenbasis, die das KI-Widget für verlässliche Ergebnisse benötigt. Ihre Vorteile:

▸ Automatische Texterkennung für alle neuen Eingänge zur E-Akte
▸ Nachträgliche Prüfung und Vervollständigung bestehender E-Akten
▸ Verarbeitung vollständig lokal in Ihrer Kanzlei – Ihre Daten verlassen das Haus nicht

Volle Durchsuchbarkeit, maximaler Datenschutz durch lokale Verarbeitung und die perfekte Grundlage für den KI-Einsatz – mietbar bei uns für nur 29 Euro netto pro Monat und Kanzlei.

Ihre Vorteile auf einen Blick

▸ Künstliche Intelligenz genau dort, wo Sie arbeiten – nahtlos in RA-MICRO integriert
▸ Dokumentübergreifende Analyse kompletter Akten inklusive Fristen und Risiken
▸ Juristische Recherche mit Rechtsprechungsdatenbank und nachvollziehbaren Quellen
▸ Datenschutz- und berufsrechtskonforme KI-Nutzung auf europäischen Servern
▸ ius Node als solide, lokale Datenbasis – günstig und schnell eingerichtet

Jetzt frühzeitig Platz sichern

Die Nachfrage nach dem KI-Widget ist enorm – verständlicherweise möchten es aktuell viele Kanzleien einsetzen. Wir bearbeiten die Anfragen daher streng in der Reihenfolge ihres Eingangs. Melden Sie sich deshalb am besten frühzeitig bei uns: So sichern Sie sich einen guten Platz in der Warteschlange, und wir richten Ihre Kanzlei ein, sobald Sie an der Reihe sind. Gern richten wir Ihnen parallel ius Node ein und merken Sie für das KI-Widget vor – je früher, desto besser.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 99 988 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns darauf, Ihre Kanzlei fit für die KI zu machen.

15. September 2026

„Es geht nicht mehr“ – warum gute Störungsmeldungen Ihrer Kanzlei bares Geld sparen

Jede Supportanfrage beginnt mit einer Beschreibung – und die Qualität dieser Beschreibung entscheidet darüber, ob das Problem in zwanzig Minuten oder in zwei Tagen gelöst ist. Klassiker aus der Praxis: „Der Drucker geht nicht.“ „RA-MICRO hängt.“ „Seit heute früh ist alles langsam.“ Gemeint ist damit alles Mögliche, und der erste Schritt des Supports besteht darin, per Rückfrage überhaupt erst herauszufinden, worüber gesprochen wird.

Das ist niemandem vorzuwerfen. Wer mitten in der Fristenkontrolle steckt, hat weder Zeit noch das technische Vorwissen, um einzuschätzen, welche Details für die Fehlersuche relevant sind. Genau hier setzt das erweiterte RA-MICRO Supportformular an.

Das Formular stellt die Fragen, die sonst der Support stellen müsste

Statt eines leeren Textfeldes führt das neue Formular Schritt für Schritt durch die Punkte, die sich in der Fehleranalyse erfahrungsgemäß als entscheidend erweisen:

Seit wann besteht die Störung?
Wie häufig ist sie bisher aufgetreten?
Tritt das Problem einmalig, sporadisch oder regelmäßig auf?
Wird eine Fehlermeldung angezeigt?
Welche weiteren Beobachtungen oder Besonderheiten gibt es?

Zusätzlich lassen sich Screenshots und weitere für die Analyse hilfreiche Informationen direkt mit der Anfrage übermitteln. Der zuständige Mitarbeiter erhält damit von Beginn an ein umfassenderes Bild – Rückfragen entfallen, der Einstieg in die eigentliche Fehleranalyse erfolgt früher.

Der entscheidende Gedanke dahinter: Anwenderinnen und Anwender müssen nicht selbst einschätzen, welche technischen Details wichtig sind. Das Formular gibt die Orientierung vor.

Warum diese Fragen so viel verraten

Für Techniker sind die Antworten alles andere als Formalien – sie grenzen die Ursache oft schon im ersten Schritt ein:

„Seit wann?“ verknüpft die Störung mit einem Ereignis. Seit dem Update? Seit dem neuen Switch? Seit der Umstellung des Internetanschlusses? Eine Zeitangabe ist häufig der schnellste Weg zum Auslöser.

„Einmalig, sporadisch oder regelmäßig?“ trennt Welten. Ein reproduzierbarer Fehler ist meist ein Konfigurations- oder Programmthema. Ein sporadischer Fehler deutet häufiger auf Netzwerk, Auslastung oder Hardware – und wird mit einem Neustart eben nicht gelöst, sondern nur verschoben.

„Wird eine Fehlermeldung angezeigt?“ Die wörtliche Meldung oder ein Screenshot ist oft wertvoller als eine ganze Seite Beschreibung. Sie enthält Fehlercodes, Pfade und Modulnamen, die direkt zur Ursache führen.

„Betrifft es einen oder alle Arbeitsplätze?“ – die Frage hinter den weiteren Beobachtungen. Ein einzelner Arbeitsplatz weist auf Client, Profil oder Berechtigung. Alle Arbeitsplätze weisen auf Server, Netzwerk oder Datenbank. Diese eine Information halbiert den Suchraum.

Nicht zu unterschätzen ist dabei der Effekt auf die Qualität der Antwort. Strukturierte und aussagekräftige Angaben beschleunigen nicht nur die Bearbeitung – sie führen auch zu passgenaueren Lösungen. Wer die Situation nachvollziehen kann, empfiehlt nicht den Standardweg, sondern den, der zu Ihrer Konfiguration passt. Das ist besonders dann wertvoll, wenn eine Störung mehrere Ursachen haben kann und ein falscher erster Lösungsversuch nur Zeit kostet.

Übertragen Sie das Prinzip auf Ihre gesamte Kanzlei-IT

Was RA-MICRO für Anwendungsfragen bereitstellt, lohnt sich als Gewohnheit für alle Störungsmeldungen – ob es um die Telefonanlage, das Netzwerk, den Scanner oder das Diktiersystem geht. Unsere Empfehlung für Ihr Team:

Screenshot statt Nacherzählung. Windows-Taste + Umschalt + S genügt.
Uhrzeit notieren. In Protokolldateien lässt sich damit gezielt suchen.
Arbeitsplatz benennen. Ein gepflegter Gerätename spart jedes Mal die Rückfrage „An welchem Rechner?“.
Reichweite prüfen. Ein kurzer Blick zur Kollegin: Tritt es dort auch auf?
Nicht mehrfach neu starten, bevor jemand draufgeschaut hat – ein Neustart löscht mitunter genau die Spur, die zur Ursache führt.

Der Zeitaufwand dafür liegt bei zwei Minuten. Der Ertrag ist erheblich: schnellere Lösungen, weniger Ausfallzeit, geringere Kosten.

Support, der Ihre Kanzlei kennt

Ein gutes Formular ist die eine Hälfte. Die andere ist ein Ansprechpartner, der Ihre Umgebung nicht bei jedem Ticket neu erfragen muss. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover kennen wir bei unseren Kunden Server, Netzwerk, Telefonanlage und Arbeitsplätze – und können deshalb bei einer Störung sofort einordnen, wo sie herkommen kann.

Unser Angebot für Ihre Kanzlei:

Fernwartung mit kurzen Reaktionszeiten für RA-MICRO, DictaNet, Dragon NaturallySpeaking und Ihre übrige Kanzlei-IT.
Dokumentierte IT-Umgebung: Geräte, Versionsstände und Zuständigkeiten sauber erfasst – die Grundlage für jede schnelle Diagnose.
Proaktive Wartung: Updates, Backups und Monitoring, damit viele Störungen gar nicht erst zum Ticket werden.
Kurze Team-Einweisung, wie Störungen so gemeldet werden, dass sie schnell lösbar sind.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass in Ihrer Kanzlei zu viel Zeit zwischen „Es geht nicht“ und „Es geht wieder“ vergeht, lohnt sich ein Gespräch.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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13. September 2026

Skonto, Teilzahlung, Abzug: Warum RA-MICRO Fibu I jetzt zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag unterscheidet

Seit die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend ist, erreichen Kanzleien immer mehr Eingangsrechnungen als strukturierte Datensätze – ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X. Das ist ein Fortschritt: Beträge, Steuersätze und Zahlungsziele müssen nicht mehr abgetippt werden, sie stehen maschinenlesbar im Dokument. RA-MICRO liest diese Daten in der Funktion E-Eingangsrechnung aus und übergibt sie an die Dispodatei, aus der heraus der Zahlungsverkehr abgewickelt wird.

In der Praxis gab es dabei bislang eine kleine, aber lästige Unschärfe – und genau die adressiert RA-MICRO mit der jüngsten Erweiterung im Modul Fibu I: Die Übergabe aus der E-Eingangsrechnung an die Dispodatei unterscheidet nun ausdrücklich zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag.

Warum diese Unterscheidung im Alltag zählt

Der Betrag, der auf einer Rechnung steht, und der Betrag, der tatsächlich das Konto verlässt, sind erstaunlich oft nicht identisch. Typische Fälle aus dem Kanzleialltag:

Skontoabzug: Die Rechnung lautet über 1.190 Euro, bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen werden 2 Prozent abgezogen – überwiesen werden 1.166,20 Euro.
Teilzahlung: Eine größere Investition in Hardware oder Software wird in Raten beglichen.
Abzüge nach Reklamation: Eine Position wird einbehalten, während der Rest fristgerecht gezahlt wird.
Verrechnung mit einer Gutschrift aus einem früheren Vorgang.

Wird in solchen Fällen nur ein einziger Betrag mitgeführt, entsteht eine Lücke zwischen Buchhaltung und Zahlungsverkehr. Entweder stimmt die Überweisung nicht mit der Zahlungsvereinbarung überein, oder der offene Posten wird nicht sauber ausgeglichen und taucht in der OP-Liste als Restforderung auf, die niemand mehr zuordnen kann. Wer schon einmal im Januar nach einem Restbetrag von 23,80 Euro aus dem Vorjahr gesucht hat, kennt den Aufwand, den eine solche Kleinigkeit verursacht.

Was die Erweiterung bringt

Indem die Dispodatei beide Werte kennt, bleibt die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung erhalten. Der Rechnungsbetrag dokumentiert, was gefordert wurde; der Überweisungsbetrag steuert, was tatsächlich angewiesen wird. Für die Kanzlei bedeutet das konkret:

Weniger manuelle Korrekturen zwischen Rechnungserfassung und Zahlungslauf.
Saubere offene Posten – Differenzen sind erklärbar statt mysteriös.
Nachvollziehbarkeit für den Steuerberater, der am Jahresende nicht nachfragen muss, warum Rechnung und Zahlung auseinanderfallen.
Skonto wird nutzbar, statt aus Bequemlichkeit verschenkt zu werden. Bei 2 Prozent auf zehn Tage entspricht das aufs Jahr gerechnet einer zweistelligen Verzinsung – eine der wenigen risikolosen Renditen im Büroalltag.

Hinzu kommt ein Aspekt, der in der Diskussion um die E-Rechnung gern untergeht: Die Pflicht zur Entgegennahme strukturierter Rechnungen ist das eine – der wirtschaftliche Nutzen entsteht erst, wenn die ausgelesenen Daten auch wirklich weiterverarbeitet werden. Eine E-Rechnung, die am Ende doch ausgedruckt, abgeheftet und manuell in die Überweisung getippt wird, kostet die Kanzlei mehr Zeit als die alte Papierrechnung. Erst die durchgängige Kette von der Erfassung über die Dispodatei bis zum Zahlungslauf macht aus der gesetzlichen Pflicht einen echten Effizienzgewinn.

Das Modul Fibu I kann deutlich mehr, als die meisten nutzen

Diese Erweiterung ist ein gutes Beispiel für ein Muster, das wir bei Kanzleien immer wieder sehen: RA-MICRO Fibu I wird für Basisbuchungen eingesetzt – und ein erheblicher Teil der Funktionen bleibt unberührt. Dabei liegen gerade dort die Zeitersparnisse:

die automatisierte Verarbeitung von E-Eingangsrechnungen statt manueller Erfassung,
die Dispodatei als zentrale Steuerung des Zahlungsverkehrs inklusive Fälligkeitsübersicht,
die OP-Liste als Frühwarnsystem statt als Jahresabschluss-Pflichtübung,
das Aktenkonto als Bindeglied zwischen Mandat und Buchhaltung.

Der Unterschied zwischen einer Kanzlei, die diese Funktionen nutzt, und einer, die es nicht tut, liegt selten am Programm. Er liegt daran, dass die Einrichtung einmal sauber gemacht und das Team einmal richtig eingewiesen wurde.

Voraussetzung: ein aktueller Versionsstand

Wie bei allen Weiterentwicklungen gilt: Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn eine aktuelle RA-MICRO Version installiert ist – und zwar auf allen Arbeitsplätzen, an denen gebucht wird. Gerade in gewachsenen Netzwerken hinkt regelmäßig ein Rechner hinterher. Ein kurzer Versionscheck bringt hier schnell Klarheit.

Wir holen das Maximum aus Ihrer FiBu heraus

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei:

Update- und Versionscheck per Fernwartung – damit neue Funktionen auch tatsächlich ankommen.
Einrichtung der E-Eingangsrechnung inklusive Übergabe an die Dispodatei und Abstimmung mit Ihrem Kontenrahmen.
Schulung Ihres Buchhaltungsteams – kompakt, praxisnah und an Ihren eigenen Belegen.
Prozessberatung, wenn Rechnungsfreigabe, Zahlung und Ablage heute noch über drei verschiedene Wege laufen.

Und wenn Sie parallel darüber nachdenken, wie Sie Schriftsätze schneller erstellen: Mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entstehen Texte im Sprechtempo – auch unterwegs, auch aus dem Homeoffice. Wir zeigen Ihnen gern, wie beides zusammenspielt.

Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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11. September 2026

Der ungesperrte Bildschirm ist Ihr größtes Datenschutzrisiko – wie Windows Hello den Kanzleialltag absichert

Die Szene kennt jede Kanzlei: Die Kollegin geht kurz zum Drucker, der Kollege holt sich einen Kaffee, jemand öffnet die Tür für den Boten. Der Bildschirm bleibt an – offen liegt die Mandantenakte, die E-Mail des Gegners, der Entwurf des Vergleichs. Niemand handelt hier fahrlässig. Der Grund ist banal und menschlich: Wer sich zehnmal am Tag mit einem 14-stelligen Kennwort neu anmelden muss, sperrt den Rechner irgendwann nicht mehr.

Genau an dieser Stelle scheitern in der Praxis viele gut gemeinte Sicherheitskonzepte. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist regelmäßig darauf hin, dass die Absicherung der „digitalen Fenster und Türen“ zu den Grundlagen gehört. Für Kanzleien kommt hinzu, dass der Zugriffsschutz nicht nur eine IT-Frage ist, sondern unmittelbar an die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) und die Anforderungen der DS-GVO an technisch-organisatorische Maßnahmen rührt.

Sicherheit muss bequem sein, sonst wird sie umgangen

Windows Hello ist seit Jahren fester Bestandteil von Windows 10 und Windows 11 – und in vielen Kanzleien schlicht nicht aktiviert. Dabei löst es genau das Problem, an dem die Kennwortdisziplin scheitert: Gesichtserkennung oder Fingerabdruck entsperren den Arbeitsplatz in unter einer Sekunde. Damit wird konsequentes Sperren zur Gewohnheit statt zur Zumutung.

Technisch erkennt eine kompatible Infrarotkamera das Gesicht; alternativ genügt ein Fingerabdrucksensor. Die biometrischen Erkennungsdaten verbleiben nach Angaben von Microsoft lokal auf dem Gerät – sie wandern nicht in eine Cloud. Für die datenschutzrechtliche Bewertung in der Kanzlei ist das ein wesentlicher Punkt.

Worauf es bei der Hardware ankommt

Viele Business-Notebooks bringen bereits eine Windows-Hello-kompatible Infrarotkamera oder einen Fingerabdrucksensor mit. Ob Ihr Gerät geeignet ist, sehen Sie unter Einstellungen → Konten → Anmeldeoptionen.

Wichtig für die Beschaffung: Eine gewöhnliche Webcam genügt nicht. Achten Sie beim Kauf ausdrücklich auf die Kennzeichnung „Windows Hello-kompatibel“ beziehungsweise „Works with Windows Hello“. Für vorhandene Desktop-Arbeitsplätze lassen sich passende externe USB-Kameras oder Fingerabdrucksensoren nachrüsten – das ist in aller Regel günstiger, als einen funktionierenden Rechner zu ersetzen.

Die PIN ist nicht das kleine Kennwort – sie ist die bessere Alternative

Wo biometrische Anmeldung nicht möglich ist, dient die Windows-Hello-PIN als Rückfalloption. Hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis: Eine vierstellige PIN klinge doch viel unsicherer als ein komplexes Kennwort.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Bindung. Anders als ein Anmeldekennwort ist die PIN an genau diesen einen PC gebunden. Sie entsperrt ausschließlich den geschützten Sicherheitsschlüssel dieses Geräts und lässt sich an keinem anderen Rechner verwenden. Ein abgefangenes Kennwort können Angreifer aus der Ferne einsetzen – eine abgefangene PIN ist ohne das physische Gerät wertlos.

Ein weiterer Punkt spricht für die biometrische Anmeldung: Sie lässt sich nicht weitergeben. Der Zettel unter der Tastatur, das gemeinsam genutzte Kennwort im Sekretariat, die schnelle Anmeldung „unter dem Konto der Kollegin, weil es gerade eilig war“ – all das sind Praktiken, die jede Protokollierung wertlos machen und im Schadensfall kaum zu erklären sind. Wer sich mit Gesicht oder Fingerabdruck anmeldet, meldet sich zwangsläufig als er selbst an. Das ist weniger eine technische als eine organisatorische Verbesserung, und sie wiegt im Kanzleialltag oft schwerer.

Fünf Empfehlungen für den Kanzleialltag

Gesichtserkennung oder Fingerabdruck an allen geeigneten Arbeitsplätzen einrichten.
Für jede Person ein eigenes Windows-Benutzerkonto – Sammelkonten machen jede Nachvollziehbarkeit unmöglich und sind datenschutzrechtlich kaum haltbar.
Bildschirm beim Verlassen sperren mit Windows-Taste + L. Dieser Reflex lässt sich im Team in wenigen Tagen etablieren, sobald das Entsperren nicht mehr schmerzt.
Windows-Hello-PIN als persönliche Rückfalloption einrichten.
Aktuelle und unterstützte Windows-Versionen einsetzen – ein Gerät ohne Sicherheitsupdates entwertet jede Anmeldelösung.

Auch in RDP- und Terminalserver-Umgebungen lässt sich Windows Hello grundsätzlich einsetzen – ein Punkt, der gerade für Kanzleien mit zentraler Serverstruktur oder Cloud-Konzept relevant ist. Die konkrete Umsetzung hängt allerdings von der jeweiligen Konfiguration ab und sollte vor dem Rollout geprüft werden.

Wir richten das für Ihre Kanzlei ein

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover betreuen wir Kanzleien von der Einzelkanzlei bis zur Sozietät mit Terminalserver und mehreren Standorten. Für das Thema Anmeldesicherheit bieten wir Ihnen an:

Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsplätze: Wir prüfen, welche Geräte Windows Hello bereits unterstützen und wo eine Nachrüstung sinnvoll ist.
Einrichtung und Rollout: Benutzerkonten, biometrische Anmeldung, PIN-Richtlinien und automatische Bildschirmsperre – sauber konfiguriert statt an jedem Arbeitsplatz einzeln zusammengeklickt.
Beratung zu Terminalserver und Cloud: Damit die Anmeldelösung auch im Homeoffice und bei mobilen Arbeitsplätzen trägt.
Dokumentation für Ihr Datenschutzkonzept: Ein nachweisbar umgesetzter Zugriffsschutz hilft Ihnen gegenüber Mandanten, Aufsicht und Cyberversicherern.

Der Aufwand ist überschaubar, der Effekt im Alltag spürbar: Ein Team, das den Rechner gerne sperrt, ist sicherer als jede Richtlinie, die niemand einhält.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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9. September 2026

Neue Zwangsvollstreckungsformulare ab 1. Oktober 2026: Warum Ihre Kanzlei jetzt den RA-MICRO Versionsstand prüfen sollte

Der 1. Oktober 2026 ist für jede Kanzlei mit Vollstreckungsmandaten ein Stichtag, an dem nichts zu rütteln ist. Mit der Dritten Verordnung zur Änderung der Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung treten geänderte Formulare in Kraft – und anders als bei den vorangegangenen Umstellungen sieht der Verordnungsgeber keine Übergangsfrist vor. Jeder Auftrag und jeder Antrag, der ab diesem Datum eingereicht wird, muss zwingend die neue Formularfassung verwenden. Für Kanzleien heißt das: Was am 30. September noch korrekt war, ist am 1. Oktober ein Formmangel.

Was sich konkret ändert

Betroffen sind die drei Formulare, die im Vollstreckungsalltag am häufigsten zum Einsatz kommen:

der Vollstreckungsauftrag an den Gerichtsvollzieher,
der Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses sowie
der Antrag auf Erlass richterlicher Durchsuchungsanordnungen.

Parallel dazu tritt am 1. Oktober 2026 das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Zwangsvollstreckung in seinen wesentlichen Teilen in Kraft. RA-MICRO startet zeitgleich eine Pilotphase mit ausgewählten, von der Justiz freigegebenen Gerichten: Erprobt wird die freiwillige Beifügung strukturierter Datensätze im XJustiz-Format bei Anträgen auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses. Ab dem 1. Januar 2027 ist dieses Verfahren gesetzlich ausdrücklich geregelt; die Übermittlung des strukturierten Datensatzes bleibt freiwillig. Wichtig zu wissen: Werden PDF und maschinenlesbarer XML-Datensatz gemeinsam übermittelt, legt das Gericht seiner Prüfung den XML-Datensatz zugrunde. Nach erfolgreicher Erprobung soll die Funktion ab Januar 2027 allen RA-MICRO Anwendern zur Verfügung stehen.

Das unterschätzte Risiko: der Versionsstand auf dem einzelnen Arbeitsplatz

Die gute Nachricht zuerst: RA-MICRO stellt die aktualisierten Formulare zum Stichtag automatisch bereit. Die Bedingung dafür ist allerdings klar formuliert – es muss die Version 2026.07.001 oder höher im Einsatz sein.

Und genau hier liegt in der Praxis die Stolperfalle. In vielen Kanzleien ist der Server sauber gepflegt, während einzelne Arbeitsplätze hinterherhinken: das Notebook der Kollegin im Homeoffice, der Zweitrechner im Besprechungsraum, der Terminalserver-Client, der seit Monaten nicht neu gestartet wurde. Ein einziger Arbeitsplatz mit veraltetem Stand genügt, damit am 2. Oktober ein Antrag auf dem alten Formular herausgeht – und zurückkommt. Der Schaden ist selten dramatisch, aber immer teuer: verlorene Zeit, verärgerte Mandanten, im schlimmsten Fall ein Rangverlust bei der Pfändung.

Ein zweiter Punkt, der im Tagesgeschäft leicht übersehen wird: Entwürfe, die vor dem 1. Oktober 2026 gespeichert wurden, lassen sich aufgrund der geänderten Formularstruktur nicht automatisch in die neuen Formulare übertragen. Wer also größere Vollstreckungspakete vorbereitet hat, sollte diese entweder noch im September einreichen oder die Neuerfassung nach dem Stichtag fest einplanen.

Ihre Vorbereitung in vier Schritten

Versionsstand prüfen – auf allen Arbeitsplätzen. Kontrollieren Sie Ende September, ob überall die dann aktuelle RA-MICRO Version installiert ist und tatsächlich verwendet wird. Nicht nur auf dem Server, sondern auf jedem einzelnen Client.
Gespeicherte Entwürfe sichten. Erstellen Sie eine Liste offener Vollstreckungsentwürfe und entscheiden Sie bewusst: vor dem 1. Oktober raus – oder danach neu erfassen.
Team informieren. Ihre ReFas und Vollstreckungssachbearbeiter sollten wissen, dass es diesmal keine Kulanzfrist gibt.
Update-Prozess absichern. Prüfen Sie, ob Ihre Netzwerkumgebung Updates zuverlässig auf alle Geräte verteilt – inklusive mobiler Arbeitsplätze und VPN-Anbindungen.

Wie wir Sie dabei unterstützen

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner aus Hannover kennen wir die Gemengelage aus gewachsener Kanzlei-IT, Terminalservern, Homeoffice-Notebooks und Telefonanlage sehr genau. Für den Stichtag bieten wir Ihnen an:

Versions- und Rollout-Check: Wir prüfen per Fernwartung, ob auf allen Arbeitsplätzen die erforderliche RA-MICRO Version läuft – und ziehen nach, wo es hakt.
Update-Betreuung zum Stichtag: Damit das Update nicht am Montagmorgen im Fristendruck stattfinden muss, terminieren wir es planbar.
Netzwerk- und Infrastruktur-Beratung: Wenn Updates regelmäßig einzelne Geräte nicht erreichen, ist das ein Infrastrukturthema. Wir bringen Ihre Verteilung, Backups und Notfallpläne auf einen belastbaren Stand.
Effizienz im Vollstreckungs-Workflow: Wer viele Anträge erstellt, gewinnt spürbar Zeit durch das Diktieren mit DictaNet und die auf juristische Texte optimierte Spracherkennung – Sachverhalte und Begründungen entstehen im Sprechtempo statt im Tippen. In Kombination mit Dragon NaturallySpeaking lassen sich auch Arbeitsschritte außerhalb von RA-MICRO per Sprache erledigen.

Jetzt handeln – der Stichtag verschiebt sich nicht

Bis zum 1. Oktober 2026 bleiben nur noch gut drei Wochen. Ein Versionscheck kostet Sie kaum Zeit, verhindert aber genau die Art von Formmangel, die sich später nur mit Aufwand reparieren lässt.

Sprechen Sie uns an – wir prüfen Ihre Kanzlei-IT rechtzeitig vor dem Stichtag:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover. Wir sorgen dafür, dass Ihre Technik dann funktioniert, wenn es darauf ankommt.

7. September 2026

Cyberversicherung für die Kanzlei: Warum der Versicherer bei fehlender IT-Sicherheit nicht zahlt

Cyberversicherungen gehören inzwischen zum Standardrepertoire vieler Anwaltskanzleien. Was in den 1990er-Jahren in den USA als Nischenprodukt begann und ab 2005 zu eigenständigen Deckungskonzepten heranwuchs, ist heute ein fester Bestandteil des kanzleiinternen Risikomanagements. Die Police liegt im Ordner, der Beitrag wird gezahlt – und das Thema gilt als erledigt.

Genau hier liegt das Missverständnis. Eine Cyberversicherung ist kein Ersatz für IT-Sicherheit. Sie ist ein Versprechen, das nur eingelöst wird, wenn die Kanzlei ihre Hausaufgaben gemacht hat. Und diese Hausaufgaben stehen im Kleingedruckten.

Das Problem: Obliegenheiten entscheiden über die Leistung

Im Versicherungsrecht gilt ein einfacher, aber folgenschwerer Grundsatz: Das Verhalten des Versicherungsnehmers kann den Versicherungsschutz gefährden. Bei weniger gravierenden Vertragsverletzungen wird die Leistung gekürzt, bei grober Fahrlässigkeit kann sie im Extremfall vollständig entfallen. Das betrifft nicht nur die Herbeiführung des Schadens, sondern ausdrücklich auch die Verletzung vertraglicher Obliegenheiten.

Bei Cyberpolicen sind diese Obliegenheiten hochgradig technisch. Typischerweise verlangen Versicherer:

ein funktionierendes, regelmäßig getestetes Backup – idealerweise mit einer Offline- oder unveränderlichen Kopie
ein aktuelles Patch-Management, also zeitnah eingespielte Sicherheitsupdates für Betriebssysteme und Anwendungen
Multi-Faktor-Authentifizierung für Fernzugriffe, VPN-Verbindungen und Cloud-Dienste
eine saubere Rechtevergabe ohne dauerhafte Administratorrechte im Tagesbetrieb
den Betrieb ausschließlich unterstützter Software – abgekündigte Systeme sind ein klassischer Ausschlussgrund

Wird ein einziger dieser Punkte im Schadensfall nicht nachgewiesen, gerät die Regulierung ins Wanken. Und der Nachweis wird nicht zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses geführt, sondern Monate oder Jahre später – mitten in der Krise, wenn die Akten verschlüsselt sind, das beA nicht erreichbar ist und Mandanten Antworten erwarten.

Warum Kanzleien besonders im Fokus stehen

Kanzleien verarbeiten hochsensible Daten: Mandatsgeheimnisse, Vertragsentwürfe, Gesundheits- und Finanzdaten Dritter. Das macht sie zu attraktiven Zielen – und erhöht zugleich den Schaden, wenn es passiert. Neben dem Betriebsausfall drohen berufsrechtliche Konsequenzen, DS-GVO-Meldepflichten innerhalb von 72 Stunden und ein Vertrauensverlust, der sich mit keiner Police versichern lässt.

Hinzu kommt: Die Aufsichtsbehörden und die Versicherer schauen zunehmend auf dieselben Kriterien. Wer seine IT-Sicherheit dokumentiert im Griff hat, erfüllt beide Anforderungen gleichzeitig.

Die Lösung: technische Nachweisfähigkeit statt Papierordner

Der entscheidende Schritt ist, die Anforderungen der Police in den tatsächlichen Kanzleibetrieb zu übersetzen – und zwar prüfbar. Als RA-MICRO und DictaNet Partner richten wir Kanzlei-IT genau so aus:

Backup mit Wiederherstellungsnachweis: Wir bauen mehrstufige Sicherungskonzepte für Ihre RA-MICRO Datenbank und Ihre E-Akte auf – inklusive dokumentierter Rücksicherungstests. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist im Schadensfall kein Backup.
Gehärtetes Netzwerk: Firewall, Netzsegmentierung, kontrollierter Fernzugriff per VPN mit zweitem Faktor. Homeoffice und Gerichtstermin bleiben produktiv, ohne dass Sie Ihr Kanzleinetz öffnen.
Aktualitätsprüfung mit dem RA-MICRO Kanzleicheck: Per Fernwartung prüfen wir Software-Stände, Hardwareauslastung, Konfiguration sowie Ihre Backup- und Notfallstrategie – und liefern Ihnen genau die Dokumentation, nach der Ihr Versicherer im Ernstfall fragt.
Sichere Kommunikation und sicheres Diktat: Mit DictaNet gelangen Diktate verschlüsselt von unterwegs zu Ihrer Schreibkraft, statt über private Messenger oder ungesicherte Cloud-Ordner zu wandern. Auch die Spracherkennung bleibt dabei im kontrollierten Rahmen.
Klare Notfallplanung: Wer ruft wen an, welches System läuft zuerst wieder, welche Fristen sind betroffen? Ein durchgespielter Notfallplan verkürzt Ausfallzeiten – und ist selbst häufig Bestandteil der Obliegenheiten.

Ihr Vorteil: geringeres Risiko, bessere Konditionen, ruhigere Nächte

Kanzleien, die ihre IT nachweisbar sauber aufgestellt haben, profitieren doppelt. Im Alltag arbeiten sie schneller und störungsärmer, weil aktuelle, richtig konfigurierte Systeme schlicht besser laufen. Im Ernstfall behalten sie ihren Versicherungsschutz – und damit die finanzielle Basis, um den Betrieb wieder hochzufahren. Nicht selten honorieren Versicherer ein belastbares Sicherheitsniveau zusätzlich mit besseren Konditionen.

Der Aufwand dafür ist überschaubar. In den meisten Kanzleien geht es nicht um eine komplette Neuanschaffung, sondern um wenige gezielte Korrekturen: ein Backup-Ziel ergänzen, den Fernzugriff absichern, ein abgekündigtes System ablösen, die Ergebnisse dokumentieren.

Lassen Sie uns Ihre Police gegen Ihre Realität prüfen

Holen Sie Ihre Cyberpolice aus dem Ordner – und lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, welche Anforderungen darin stehen und wo Ihre Kanzlei heute tatsächlich steht. Wir kommen aus Hannover, betreuen Kanzleien seit Jahren in genau diesen Fragen und sprechen sowohl die Sprache Ihrer IT als auch die Ihres Kanzleialltags.

Vereinbaren Sie jetzt Ihr unverbindliches Gespräch:
Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Damit Ihre Versicherung im Ernstfall nicht nur besteht, sondern auch zahlt.

5. September 2026

Technikpanne in der Videoverhandlung: Warum der BGH jetzt Ihre Kanzlei-IT in die Pflicht nimmt

Es ist der Albtraum jeder Kanzlei: Der Verhandlungstermin läuft, das Gericht wartet – und die Einwahl in die Videokonferenz scheitert. Was früher ein ärgerlicher Zwischenfall war, ist heute ein handfestes Haftungsrisiko. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 30. Juli 2026 (Az. I ZR 31/26) klargestellt: Die technische Ausstattung eines Verfahrensbeteiligten liegt nicht in der Verantwortung des Gerichts. Sie liegt in Ihrer.

Der Fall: Zweimal keine Verbindung – zweimal Versäumnisurteil

Ein Beklagter verlor vor dem Amtsgericht ein Versäumnisurteil, weil sich sein Prozessbevollmächtigter nicht in die Videoverhandlung über das Gerichtssystem Jitsi einwählen konnte. Der Anwalt legte Einspruch ein – und scheiterte im zweiten Termin erneut an der Technik. Ergebnis: ein zweites Versäumnisurteil, gegen das nach § 514 Abs. 2 ZPO nur noch sehr eingeschränkt vorgegangen werden kann.

Der Anwalt argumentierte, er habe es sogar über das Mobilfunknetz statt über das Kanzlei-WLAN versucht; mit anderen Systemen habe es nie Probleme gegeben. Der BGH ließ das nicht gelten. Denn genau dieser Umstand hätte hellhörig machen müssen: Wenn alle anderen Konferenzsysteme funktionieren und ausgerechnet das Gerichtssystem nicht, ist die Fehlerquelle vor dem zweiten Termin aufzuklären. Der Anwalt fragte seinen IT-Dienstleister jedoch erst danach – und dieser justierte die interne Firewall nach. Zu spät.

Das eigentliche Problem: Die Kanzlei-IT wird zum Prozessrisiko

Die gute Nachricht vorweg: Der BGH stellt ausdrücklich keine überhöhten Anforderungen. Von Anwältinnen und Anwälten werden keine Fähigkeiten erwartet, die über einfache Nutzerkenntnisse hinausgehen. Auch an den Vortrag zur Störungsursache dürfen keine allzu hohen Anforderungen gestellt werden.

Die entscheidende Einschränkung lautet aber: Sind technische Probleme bereits absehbar, müssen geeignete Maßnahmen getroffen werden – und diese Bemühungen müssen später schlüssig dargelegt werden können. Konkret nennt der BGH: welcher Browser, welches Betriebssystem in welcher Version, welche Hardware für Kamera und Mikrofon, welche vom Gericht empfohlenen Maßnahmen wurden umgesetzt.

Übersetzt in die Praxis heißt das: Sie müssen wissen, wie Ihre IT aufgebaut ist. Und Sie müssen es dokumentieren können. Genau hier scheitern erfahrungsgemäß die meisten Kanzleien – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand für die Infrastruktur zuständig ist, solange sie läuft.

Firewall, Ports, Bandbreite: Wo Videoverhandlungen wirklich scheitern

Die Ursache im entschiedenen Fall – eine zu restriktiv konfigurierte Firewall – ist kein Einzelfall, sondern der Klassiker. Gerichtssysteme wie Jitsi kommunizieren über UDP-Ports und Protokolle, die viele Sicherheits-Appliances standardmäßig blockieren. Weitere typische Stolperfallen aus unserer täglichen Praxis:

Firewall- und Proxy-Regeln, die WebRTC-Verbindungen ausbremsen oder ganz unterbinden
Unzureichender Upload: Für Video braucht es stabile Upstream-Bandbreite, nicht nur einen schnellen Download
Fehlende Priorisierung: Ohne Quality of Service konkurriert die Verhandlung mit Backup-Jobs und Cloud-Sync
Ungepflegte Browser und Treiber auf Arbeitsplätzen, die seit Monaten kein Update gesehen haben
Headsets und Mikrofone, die im Terminalserver- oder VPN-Betrieb nicht sauber durchgereicht werden
Keine Rückfallebene, wenn die Hauptleitung ausfällt

So sichern wir Ihre Kanzlei ab

Als RA-MICRO und DictaNet Partner betreuen wir Kanzleien seit vielen Jahren nicht nur bei der Software, sondern bei der gesamten Infrastruktur – Netzwerk, Server, Telefonanlage und Arbeitsplatz aus einer Hand. Für das Thema Videoverhandlung heißt das ganz konkret:

Firewall-Audit und Freischaltung der von den Gerichtssystemen benötigten Ports und Protokolle – sauber dokumentiert, nicht pauschal geöffnet
Leitungs- und Bandbreitenprüfung inklusive Priorisierung von Echtzeitverkehr; auf Wunsch mit redundantem Zweitanschluss
Testschaltung vor dem Termin: Wir prüfen die Einwahl gemeinsam mit Ihnen, bevor es ernst wird
Abgestimmte Hardware: Kameras, Konferenzmikrofone und DictaNet-taugliche Headsets, die im Terminalserver- und VPN-Betrieb zuverlässig funktionieren – dieselbe Ausstattung, mit der Sie anschließend Ihr Diktat in DictaNet oder Dragon NaturallySpeaking aufnehmen
Cloud-Telefonanlage als Rückfallebene: Fällt die Videoverbindung aus, sind Sie über eine geprüft erreichbare Rufnummer sofort wieder im Verfahren
Dokumentation für den Ernstfall: Sie erhalten eine nachvollziehbare Übersicht über Betriebssystem, Browser, Hardware und durchgeführte Maßnahmen – genau die Angaben, die der BGH verlangt

Der Termin in RA-MICRO – die Technik von uns

Ihre Termine und Fristen verwalten Sie in RA-MICRO. Die Akte liegt in der E-Akte bereit, das Diktat läuft über DictaNet oder Dragon NaturallySpeaking, der Schriftsatz geht über das beA hinaus. Diese Kette funktioniert nur so gut wie das Netzwerk darunter. Wir sorgen dafür, dass dieses Fundament trägt – damit Sie sich im Termin auf Ihren Vortrag konzentrieren können und nicht auf ein Verbindungssymbol.

Nach dem BGH-Urteil ist klar: Ein einmaliger Ausfall mag entschuldbar sein. Der zweite ist es nicht mehr. Wer die Ursache kennt und behebt, bevor der nächste Termin ansteht, ist auf der sicheren Seite.

Jetzt Kanzlei-Check vereinbaren

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Ihre Kanzlei für Videoverhandlungen wirklich gerüstet ist. Wir analysieren Firewall, Leitung und Arbeitsplatz – und liefern Ihnen eine belastbare Dokumentation dazu.

Rufen Sie uns an: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus, Hannover – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner für Kanzlei-IT, Netzwerk und Telefonie.

Quelle: BGH, Urteil vom 30.07.2026, Az. I ZR 31/26.

3. September 2026

Justizcloud im Aufbau: Warum Kanzleien jetzt ihre eigene IT-Infrastruktur fit machen sollten

Die Justiz in Deutschland bekommt ein gemeinsames technisches Fundament: Bund und Länder haben entschieden, schrittweise eine bundeseinheitliche Justizcloud aufzubauen. Ziel ist es, Ressourcen zu bündeln, Technologien zu vereinheitlichen und die Grundlage für eine moderne Anwendungslandschaft in Gerichten und Staatsanwaltschaften zu schaffen. Die Justizministerien von Bund und Ländern arbeiten dafür gemeinsam mit den IT-Dienstleistern der Justiz. Die Cloud selbst ist noch nicht fertig – die offizielle Informationshomepage zum Projekt ist aber bereits freigeschaltet und informiert über Hintergründe, Zielbild und Projektfortschritt.

Für Kanzleien ist das mehr als eine Randnotiz aus der Verwaltung. Denn wenn die Justiz schneller, digitaler und durchgängiger arbeitet, verschiebt sich der Engpass – und zwar in Richtung Kanzlei.

Das Problem: Die Justiz beschleunigt, die Kanzlei-IT bleibt stehen

Der elektronische Rechtsverkehr hat in den vergangenen Jahren gezeigt, wie schnell technische Vorgaben zur Berufspflicht werden. beA, elektronische Akteneinsicht, strukturierte Datensätze und elektronische Formulare sind längst Alltag. Mit einer zentralen Justizcloud wird sich dieses Tempo eher erhöhen als verringern: mehr digitale Kommunikationswege, größere Dateien, mehr Schnittstellen, kürzere Reaktionszeiten.

In vielen Kanzleien treffen diese Anforderungen jedoch auf eine Infrastruktur, die über Jahre gewachsen ist. Typische Schwachstellen, die uns in der Praxis regelmäßig begegnen:

Zu schwache Internetanbindung: Umfangreiche Akten und Scans lassen sich nicht zügig übertragen – Fristsachen werden zum Nervenspiel.
Veraltete Server und Arbeitsplätze: Hardware ohne Herstellersupport ist ein Sicherheits- und Ausfallrisiko zugleich.
Kein belastbares Backup-Konzept: Sicherungen laufen zwar, wurden aber nie ernsthaft zurückgespielt.
Ungeschützter Fernzugriff: Homeoffice und Gerichtstermine ohne VPN, Terminalserver und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Medienbrüche: Digital eingehende Dokumente werden ausgedruckt, abgeheftet und später wieder gescannt.

Wer hier nicht vorbereitet ist, verliert genau die Zeit, die die Digitalisierung eigentlich freisetzen soll.

Die Lösung: Vier Bausteine für eine justizfeste Kanzlei-IT

1. Netzwerk und Anbindung als Fundament

Bevor über Software gesprochen wird, muss der Unterbau stimmen: eine ausreichend dimensionierte Internetleitung, sauber strukturierte Netzwerkkomponenten, aktuelle Firewall, gepatchte Systeme und ein Backup, dessen Wiederherstellung regelmäßig getestet wird. Dazu gehört auch die Telefonie: Eine moderne Cloud-Telefonanlage sorgt dafür, dass Ihre Kanzlei erreichbar bleibt – im Büro, im Homeoffice und unterwegs.

2. Eine durchgängig digitale Akte

Der zweite Baustein ist die konsequente E-Akte. Jedes Dokument – ob aus dem beA, per E-Mail oder als Scan – gehört ohne Umweg in die elektronische Akte, revisionssicher abgelegt und für alle Berechtigten sofort auffindbar. Erst dann zahlt sich eine digitalisierte Justiz für Ihre Kanzlei wirklich aus.

3. Schnelle Texterstellung per Spracherkennung

Je mehr Kommunikation elektronisch läuft, desto mehr Schriftsätze und Vermerke müssen entstehen. Diktat und Spracherkennung sind deshalb kein Komfortthema, sondern ein Produktivitätshebel.

4. Sicherheit und Datenschutz mitdenken

Je mehr Mandantendaten elektronisch fließen, desto größer wird die Angriffsfläche. Anwältinnen und Anwälte unterliegen der Verschwiegenheitspflicht und zugleich den Anforderungen der DSGVO – beides lässt sich nur mit technischen Maßnahmen einlösen: Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Übertragung, ein durchdachtes Berechtigungskonzept und eine Sicherung, die auch einen Verschlüsselungstrojaner überlebt. Ein weiterer, oft unterschätzter Punkt ist die Ausfallsicherheit: Ohne Strom und Netzwerk steht auch die beste Kanzleisoftware still. Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung und ein dokumentierter Notfallplan gehören deshalb genauso zur justizfesten Kanzlei wie die Firewall.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO, DictaNet und Dragon

RA-MICRO E-Akte: Ein- und ausgehende Dokumente, beA-Nachrichten und Notizen landen strukturiert in einer Akte – ohne Papierparallelwelt und ohne Suchaufwand.
Integrierter elektronischer Rechtsverkehr: beA-Anbindung, elektronische Formulare und Fristenkontrolle greifen in RA-MICRO ineinander, statt in getrennten Programmen zu leben.
Flexible Betriebsmodelle: Ob eigener Server, RA-MICRO Cloud-Konzept oder browserbasiertes Arbeiten mit RA-MICRO Essentials – Sie wählen das Modell, das zu Größe und Arbeitsweise Ihrer Kanzlei passt.
DictaNet: Digitales Diktatmanagement mit klarer Zuordnung von Diktat, Akte und Bearbeiter – auch mobil und über Standorte hinweg.
Dragon NaturallySpeaking: Spracherkennung mit hoher Erkennungsgenauigkeit und juristischem Wortschatz. Schriftsätze entstehen in einem Bruchteil der Tippzeit.
Alles aus einer Hand: Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover planen, liefern und betreuen wir Netzwerk, Server, Telefonanlage und Kanzleisoftware im Zusammenspiel – ein Ansprechpartner statt drei Dienstleister, die aufeinander zeigen.

Jetzt vorbereiten, statt später nachrüsten

Die Justizcloud wird nicht über Nacht kommen – aber sie kommt. Der beste Zeitpunkt, die eigene Infrastruktur zu prüfen, ist deshalb nicht der Tag, an dem neue Schnittstellen scharf geschaltet werden, sondern jetzt, in aller Ruhe und ohne Fristendruck.

Wir schauen uns Ihre Kanzlei-IT gemeinsam mit Ihnen an: Wo steht Ihre Infrastruktur heute, welche Systeme laufen aus dem Support, wie belastbar sind Backup und Fernzugriff, und wo verschenken Sie in RA-MICRO, DictaNet oder Dragon noch Potenzial? Sie erhalten eine verständliche Einschätzung und einen priorisierten Fahrplan – ohne Fachchinesisch.

Sprechen Sie uns an: Telefon 0511 / 999 88 40 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir melden uns kurzfristig bei Ihnen und vereinbaren einen unverbindlichen Termin – telefonisch, online oder bei Ihnen in der Kanzlei.

31. August 2026

Mandanten gewinnen, während Sie im Termin sind: Der RA-MICRO KI Mandat Scout auf Ihrer Kanzlei-Website

Kennen Sie diesen Moment? Sie kommen am Montagmorgen in die Kanzlei, öffnen das Postfach – und finden drei Anfragen vom Wochenende. Zwei davon sind bereits kalt. Der Interessent hat am Samstagabend recherchiert, auf drei Kanzlei-Websites geschaut und dort angefragt, wo er als Erstes eine Antwort bekam. Nicht bei Ihnen.

Mandatsanbahnung findet heute nicht mehr zu Bürozeiten statt. Sie findet abends auf dem Sofa statt, in der Bahn, am Sonntagnachmittag. Und sie entscheidet sich in Minuten. Genau hier setzt der RA-MICRO KI Mandat Scout an – ein KI-Chatbot, der auf Ihrer Kanzlei-Website Erstanfragen entgegennimmt, qualifiziert und strukturiert an Sie weitergibt. Rund um die Uhr.

Das Problem: Ihre Website ist ein Schaufenster, kein Empfang

Die meisten Kanzlei-Websites in Deutschland leisten genau eine Sache: Sie informieren. Rechtsgebiete, Team, Anfahrt, Impressum. Wer Kontakt aufnehmen möchte, findet ein Kontaktformular oder eine Telefonnummer – und damit endet die Reise für viele Interessenten. Denn ein Kontaktformular beantwortet keine Frage. Es stellt nur eine neue: „Wann meldet sich hier eigentlich jemand?“

Die Folgen kennen Sie aus dem Kanzleialltag:

Anfragen versanden. Wer keine Rückmeldung erhält, sucht weiter. Der Interessent ist nicht verloren, weil Ihre Beratung schlechter wäre – sondern weil eine andere Kanzlei schneller reagiert hat.
Unqualifizierte Anfragen binden Kapazität. Ihr Sekretariat telefoniert Sachverhalte ab, die sich nach fünf Minuten als Fall für eine andere Kanzlei entpuppen – oder als reine Auskunftsanfrage ohne Mandatsperspektive.
Erstkontakte sind unvollständig. „Ich habe da ein Problem mit meinem Vermieter“ ist kein Sachverhalt. Bis die relevanten Eckdaten beisammen sind, vergehen zwei Telefonate und eine Woche.
Doppelte Tipparbeit. Was am Telefon notiert wird, muss anschließend erneut in die Aktenanlage übertragen werden.

Die Lösung: Ein qualifizierender Erstkontakt, der nie Feierabend hat

Der KI Mandat Scout wird als Chat-Element in Ihre bestehende Kanzlei-Website eingebunden. Besucher stellen ihre Frage in natürlicher Sprache – so, wie sie es auch am Telefon tun würden. Der Assistent führt das Gespräch, erfragt die für eine Ersteinschätzung notwendigen Angaben und ordnet das Anliegen einem Rechtsgebiet zu.

Entscheidend ist dabei, was der Mandat Scout nicht tut: Er berät nicht. Er ersetzt keine anwaltliche Einschätzung und trifft keine rechtliche Bewertung. Er übernimmt die Aufgabe, die in jeder Kanzlei Zeit kostet und trotzdem niemanden weiterbringt – das Sortieren und Aufnehmen. Die anwaltliche Leistung beginnt danach, bei Ihnen.

Was Sie am nächsten Morgen vorfinden, ist deshalb kein Formularschnipsel mit drei Stichworten, sondern ein aufbereiteter Erstkontakt: Anliegen, Rechtsgebiet, Kontaktdaten, Sachverhaltsangaben. Sie entscheiden in unter einer Minute, ob Sie das Mandat annehmen – und rufen zurück, bevor der Wettbewerb überhaupt gelesen hat.

Was das für Ihre Kanzlei konkret bedeutet

Erreichbarkeit ohne Personalaufbau. Abende, Wochenenden, Brückentage, Urlaubszeit: Ihre Website nimmt Anfragen entgegen, auch wenn niemand im Haus ist. Sie gewinnen Reaktionszeit, ohne eine zusätzliche Kraft einzustellen.

Entlastung des Sekretariats. Routineanfragen und Themen außerhalb Ihrer Rechtsgebiete werden vorab gefiltert. Ihr Team telefoniert weniger und arbeitet an den Vorgängen, die tatsächlich Umsatz bringen.

Bessere Erstgespräche. Wer mit vollständigen Eckdaten in das Erstgespräch geht, spart eine Gesprächsrunde – und wirkt vorbereitet. Das ist ein Qualitätssignal, das Mandanten wahrnehmen.

Durchgängigkeit bis in die Akte. Der Mandat Scout ist Teil der RA-MICRO Produktwelt und damit kein isoliertes Web-Gadget. Er fügt sich in das ein, was Sie an digitaler Mandatsanbahnung ohnehin nutzen – von der Online-Mandatsaufnahme (OMA) bis zur E-Akte. Ziel ist ein durchgängiger Weg vom Website-Besucher zum angelegten Vorgang, ohne dass Daten unterwegs abgetippt werden müssen.

Kalkulierbare Kosten. RA-MICRO bietet den KI Mandat Scout im Abonnement an; nach der Einstiegsphase liegt der Preis laut Herstellerangabe bei 25 Euro monatlich. Gemessen an einem einzigen zusätzlich gewonnenen Mandat ist das eine Rechnung, die sich schnell aufmacht.

Datenschutz: Die Frage, die Sie zu Recht zuerst stellen

Ein Chatbot auf der Kanzlei-Website nimmt personenbezogene Daten entgegen – oft in einem sensiblen Kontext. Das ist kein Nebenschauplatz, sondern der Kern der Entscheidung. Vor dem Livegang sind daher drei Punkte zu klären: die Einbindung in Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Consent-Management, der Umgang mit den erhobenen Daten und deren Speicherort, sowie die Transparenzpflichten nach der EU-KI-Verordnung – Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen.

Wir haben diese Punkte bei ius Systemhaus in den vergangenen Monaten für zahlreiche Kanzleien durchgearbeitet, unter anderem im Zusammenhang mit den seit dem 2. August 2026 geltenden Transparenzpflichten. Sie müssen das nicht selbst recherchieren – wir bringen die Checkliste mit.

Ihr nächster Schritt: 20 Minuten, die sich rechnen

Ob sich der KI Mandat Scout für Ihre Kanzlei lohnt, hängt von wenigen Faktoren ab: von Ihren Rechtsgebieten, von der Zahl der Website-Besucher und davon, wie Ihre Mandatsanbahnung heute organisiert ist. Das lässt sich in einem kurzen Gespräch klären – ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Wenn es nicht passt, sagen wir Ihnen das.

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner aus Hannover betreuen wir Kanzleien in ganz Norddeutschland – von der Einrichtung über die Anbindung an Ihre bestehende RA-MICRO Installation bis zur datenschutzkonformen Integration in Ihre Website. Und weil wir Ihre Kanzlei-IT ohnehin kennen, endet unsere Unterstützung nicht an der Softwaregrenze: Netzwerk, Server, Telefonanlage und Kanzleisoftware kommen bei uns aus einer Hand.

Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen den KI Mandat Scout live an Ihrem eigenen Beispiel:

ius Systemhaus
Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Übrigens: Der beste Zeitpunkt, die Erreichbarkeit Ihrer Kanzlei zu verbessern, ist vor der nächsten Urlaubswelle – nicht mittendrin. Melden Sie sich, wir haben kurzfristig Termine frei.

27. August 2026

EU-Geldwäscheverordnung ab Juli 2027: Warum Kanzleien ihre GwG-Dokumentation jetzt digitalisieren sollten

Zwei Jahre klingen nach viel Zeit. Für gewachsene Kanzleiprozesse sind sie es nicht. Ab dem 10. Juli 2027 gilt die neue EU-Geldwäscheverordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten – ohne Umweg über den nationalen Gesetzgeber. Die ebenfalls zum EU-Geldwäschepaket gehörende Richtlinie ist bis dahin in deutsches Recht umzusetzen. Parallel erarbeitet die neue europäische Geldwäschebehörde AMLA technische Regulierungsstandards und Leitlinien, die Prüf-, Dokumentations- und Sorgfaltspflichten weiter konkretisieren.

Für verpflichtete Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte heißt das: Die geldwäscherechtlichen Anforderungen werden europaweit vereinheitlicht – und in der Tendenz detaillierter. Die entscheidende Frage für Ihre Kanzlei lautet deshalb weniger „Was gilt genau ab 2027?“ als vielmehr: Ist unsere Dokumentation so aufgestellt, dass sie mit den Anforderungen mitwachsen kann?

Das Problem: Geprüft zu haben genügt nicht – Sie müssen es belegen können

In vielen Kanzleien läuft die geldwäscherechtliche Prüfung bis heute an der Akte vorbei: eine Word-Vorlage auf dem Server, eine Excel-Liste bei der Büroleitung, die Ausweiskopie im Papierordner, der Vermerk zur Mandatsanbahnung in der E-Mail-Ablage. Solange nichts passiert, funktioniert das. Im Prüfungsfall nicht.

Denn bei einer Prüfung durch die Rechtsanwaltskammer zählt nicht, ob Sie sorgfältig geprüft haben – sondern ob Sie es nachvollziehbar belegen können. Verteilte Dokumentation bedeutet: Suchen unter Zeitdruck, Lücken bei Urlaubsvertretung oder Personalwechsel, und im schlimmsten Fall ein Nachweis, der sich nicht mehr rekonstruieren lässt. Hinzu kommt ein praktisches Risiko, das oft unterschätzt wird: Wer Mandantendaten zur GwG-Prüfung außerhalb der Kanzleisoftware in frei zugänglichen Ordnern ablegt, verlässt den kontrollierten Berechtigungsrahmen – ein Datenschutz- und Verschwiegenheitsthema zugleich.

Dass die Details noch in Bewegung sind, entlastet nicht. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) begleitet die Konkretisierung durch die AMLA ausdrücklich kritisch: Für den Finanzsektor entwickelte Prüf- und Dokumentationspflichten lassen sich nicht ohne Weiteres auf die Anwaltschaft übertragen. Anwaltliche Verschwiegenheit und die bestehenden Aufsichtsstrukturen der Kammern müssten ausreichend berücksichtigt werden – betroffen sind unter anderem anwaltliche Sammelanderkonten, deren Fortbestand durch geplante Prüfpflichten infrage stehen könnte. Kurz: Die Richtung steht fest, die Feinheiten kommen noch. Genau deshalb sollten Sie jetzt die Struktur schaffen, statt 2027 unter Zeitdruck umzustellen.

Die Lösung: Prüfung und Nachweis dort, wo die Akte liegt

Der wirksamste Hebel ist zugleich der einfachste: Die geldwäscherechtliche Prüfung gehört nicht neben die Akte, sondern in die Akte. RA-MICRO unterstützt Sie dabei bereits heute mit der integrierten GwG-Prüfung und dem GwG-Dokumentationsbogen. Beides ist fester Bestandteil der Kanzleisoftware – kein Zusatzsystem, keine Insellösung, keine zweite Datenhaltung.

Der Dokumentationsbogen wurde zuletzt um eine strukturierte Risikoeinschätzung mit den Stufen „gering“, „normal“ und „hoch“ erweitert. Damit dokumentieren Sie nicht nur, dass geprüft wurde, sondern auch, wie Sie zu Ihrer Einschätzung gekommen sind. Genau diese Nachvollziehbarkeit ist es, auf die die AMLA-Standards absehbar hinauslaufen.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO

Alles am Aktenkontext: Prüfung, Risikostufe und Nachweis liegen in der E-Akte – auffindbar auch dann, wenn die zuständige Kollegin gerade nicht im Haus ist.
Strukturierte Risikoeinschätzung: Einheitliche Stufen statt individueller Formulierungen – das macht Ihre Prüfpraxis kanzleiweit vergleichbar und darstellbar.
Auskünfte direkt aus der Software: Adress-, Bonitäts- und Firmenauskünfte rufen Sie unmittelbar aus RA-MICRO ab. Das erleichtert die Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter spürbar – und die Auskunft landet automatisch dokumentiert in der Akte.
Berechtigungen statt Zufall: Sensible Mandatsdaten bleiben im Rechte- und Rollenkonzept Ihrer Kanzleisoftware – nicht in einem Netzwerkordner, auf den „irgendwie alle“ zugreifen können.
Updates inklusive: RA-MICRO verfolgt die regulatorische Entwicklung und prüft den Anpassungsbedarf der GwG-Funktionen. Konkretisiert die AMLA ihre Vorgaben, wächst Ihre Software mit – Sie müssen den Prozess nicht neu erfinden.

Dokumentation ohne Mehraufwand: einfach diktieren

Der häufigste Grund für lückenhafte GwG-Vermerke ist banal: Tippen kostet Zeit, die im Mandat fehlt. Genau hier setzt DictaNet an. Mit der professionellen Diktiersoftware und der DictaNet Spracherkennung mit juristischem Fachvokabular sprechen Sie Ihren Vermerk zur Mandatsanbahnung direkt nach dem Erstgespräch – und der Text steht sofort zur Verfügung, revisionsfähig abgelegt in der E-Akte. Wer bereits mit Dragon NaturallySpeaking arbeitet, erreicht denselben Effekt: Dokumentation entsteht dann, wenn die Details noch präsent sind, statt Wochen später aus der Erinnerung.

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Kanzleiprojekten in und um Hannover: Sobald Dokumentation nur noch Sekunden statt Minuten kostet, wird sie auch tatsächlich gemacht. Das ist der eigentliche Compliance-Gewinn.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre GwG-Nachweise heute? Alles, was außerhalb von RA-MICRO liegt, ist ein Kandidat für die Migration.
GwG-Funktionen aktivieren: Prüfen Sie, ob GwG-Prüfung und Dokumentationsbogen in Ihrer Installation eingerichtet und im Team bekannt sind.
Prozess festlegen: Wer prüft wann, wer entscheidet über die Risikostufe, wer kontrolliert stichprobenartig?
Diktatweg einrichten: Vermerke per DictaNet direkt in die Akte – so bleibt der Prozess auch im Tagesgeschäft belastbar.

Sprechen wir darüber – bevor es eilig wird

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover richten wir die GwG-Funktionen in Ihrer Kanzleisoftware ein, schulen Ihr Team und sorgen dafür, dass Berechtigungen, Ablage und Datensicherung zusammenpassen. Auf Wunsch schauen wir uns Ihre gesamte Kanzlei-IT an und zeigen Ihnen, wo Sie Nachweispflichten künftig mit weniger Aufwand erfüllen.

Rufen Sie uns an: 0511 / 999 88 40
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Wir melden uns kurzfristig mit einem Terminvorschlag – unverbindlich und auf Ihre Kanzleigröße zugeschnitten.

23. August 2026

WhatsApp in der Kanzlei: Warum die Weiterleitung privater Chats zum Risiko wird – und wie Sie rechtssicher kommunizieren

Ein Klick auf „Weiterleiten“ – schneller geht Kommunikation kaum. Genau das macht WhatsApp und vergleichbare Messenger auch in Kanzleien so beliebt: Mandanten schicken Nachrichten, Kolleginnen und Kollegen leiten sie weiter, Rückfragen werden in Sekunden geklärt. Doch was im privaten Alltag praktisch ist, wird in der Kanzleikommunikation zunehmend zum Problem. Der Bundesgerichtshof befasst sich derzeit mit der Frage, ob die Weiterleitung privater Chatnachrichten an Dritte gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt. Für Kanzleien, die täglich mit besonders schützenswerten Mandanteninformationen arbeiten, ist das ein Weckruf.

Das Problem: Komfort auf Kosten der Rechtssicherheit

Viele Kanzleien nutzen Messenger-Dienste informell, weil sie schnell und unkompliziert erscheinen. Rechtlich betrachtet ist das jedoch heikel gleich in mehreren Punkten. WhatsApp und ähnliche Apps gleichen häufig das gesamte Adressbuch der Nutzerin oder des Nutzers mit ihren Servern ab – darunter auch Mandantendaten, die dort nichts zu suchen haben. Nachrichten landen unkontrolliert auf privaten Endgeräten, oft ohne Verschlüsselung nach kanzleiüblichen Standards und ohne nachvollziehbare Aktenzuordnung. Wird eine Nachricht dann noch an Dritte weitergeleitet – etwa an eine Kollegin zur Vertretung –, entsteht schnell ein Datenschutzverstoß, der im Zweifel dem Verantwortlichen der Kanzlei zugerechnet wird. Hinzu kommt: Aus anwaltlicher Verschwiegenheitspflicht und berufsrechtlichen Vorgaben ergibt sich ein Dokumentations- und Sorgfaltsmaßstab, den private Messenger schlicht nicht erfüllen können. Ein Datenschutzvorfall, ein verlorenes Smartphone oder ein unbedachter Klick reichen aus, um Haftungsfragen, Bußgelder und einen empfindlichen Vertrauensverlust bei Mandanten auszulösen.

Die Lösung: Kommunikation, die zur Kanzlei passt – nicht umgekehrt

Die gute Nachricht: Kanzleien müssen nicht auf schnelle, mobile Kommunikation verzichten, um rechtssicher zu bleiben. Es kommt darauf an, die richtigen Werkzeuge zu nutzen – Werkzeuge, die von Grund auf für den Kanzleialltag und seine besonderen Anforderungen an Datenschutz und Verschwiegenheit entwickelt wurden. Genau hier setzen die Lösungen von RA-MICRO und DictaNet an. Statt Mandantenanliegen und Diktate über private Messenger zu jagen, arbeiten Sie mit Systemen, die verschlüsselte Übertragung, klare Aktenzuordnung und nachvollziehbare Dokumentation von Haus aus mitbringen.

Ihre Vorteile mit DictaNet und RA-MICRO

Mit der professionellen Diktiersoftware DictaNet diktieren Sie unterwegs mit dem Smartphone oder einem Diktiergerät – Ihre Schreibkraft erhält das Diktat sofort und Ende-zu-Ende-verschlüsselt, ganz gleich, ob Sie sich im Gericht, beim Mandanten oder im Homeoffice befinden. Kein Datenabgleich mit fremden Servern, keine privaten Adressbücher im Spiel, sondern eine geschlossene, kanzleieigene Infrastruktur. Ergänzt wird das durch die vOffice World für verschlüsselte Videokommunikation mit Mandanten und Kolleginnen und Kollegen sowie den RA-MICRO E-Workflow, der jede Nachricht, jedes Dokument und jede Rückfrage automatisch der richtigen Akte zuordnet – jederzeit auffindbar, revisionssicher und DSGVO-konform. So bleibt die Schnelligkeit erhalten, die Mandanten heute erwarten, ohne dass Ihre Kanzlei datenschutzrechtliche Risiken eingeht. Und sollte doch einmal Rückfrage zu einem Fall entstehen: Mit der lückenlosen Dokumentation in RA-MICRO weisen Sie jederzeit nach, wann welche Information über welchen Kanal ausgetauscht wurde – ein Vorteil, den kein privater Messenger bieten kann.

Jetzt handeln, bevor es teuer wird

Die aktuelle BGH-Verhandlung zeigt: Das Thema Messenger-Kommunikation in sensiblen Berufsfeldern rückt zunehmend in den Fokus von Rechtsprechung und Aufsichtsbehörden. Kanzleien, die jetzt auf geprüfte, sichere Systeme umstellen, schützen nicht nur ihre Mandanten, sondern auch sich selbst vor unnötigen Haftungsrisiken. Lassen Sie sich von unserem Team zeigen, wie einfach der Umstieg von improvisierter Messenger-Kommunikation auf eine durchgängig sichere Lösung mit DictaNet und RA-MICRO in der Praxis gelingt.

Sprechen Sie uns an: Rufen Sie uns an unter 0511 / 99 98 84 0 oder schreiben Sie uns an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de – wir beraten Sie gerne, wie Ihre Kanzlei künftig sicher, komfortabel und rechtskonform kommuniziert.