Kategorie: DS-GVO

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ius Node erfolgreich gestartet: So bringt die intelligente Dokumentenverarbeitung jeden Eingang automatisch in Ihre RA-MICRO E-Akte

Es ist so weit: ius Node ist erfolgreich gestartet – und die Resonanz aus den Kanzleien gibt uns recht. Was viele bislang als „ius OCR“ kannten, tritt unter neuem Namen und mit deutlich erweitertem Funktionsumfang an. Denn ius Node erkennt nicht mehr nur Text auf Scans, sondern nimmt sich sämtliche Dokumenteingänge Ihrer Kanzlei vor und bereitet sie automatisch, lokal und medienbruchfrei für RA-MICRO auf. Als Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover freuen wir uns, Ihnen die intelligente Dokumentenverarbeitung für den juristischen E-Workflow vorzustellen.

Das Problem: Dokumente kommen von überall – aber selten arbeitsfertig

Der Posteingang einer modernen Kanzlei ist ein Flickenteppich: beA-Nachrichten, E-Mails mit Anhängen, gescannte Schriftsätze vom Multifunktionsgerät, PDFs ohne Textebene, Office-Dateien. Jeder Kanal liefert ein anderes Format, in anderer Qualität. Und solange ein Dokument nicht sauber erkannt, optimiert und indexiert ist, bleibt es für die Volltextsuche unsichtbar und für jede KI unbrauchbar.

Die Folge kennen Sie aus dem Alltag: Mitarbeiter blättern durch Dokumente, die eigentlich durchsuchbar sein müssten. Wichtige Inhalte werden übersehen, weil sie nur als Bild vorliegen. Und jede manuelle Nachbearbeitung – Scannen, Ausrichten, Texterkennung, Umbenennen – kostet Zeit, die in der ohnehin knapp besetzten Kanzlei an anderer Stelle dringend fehlt. Ein einheitlicher, verlässlicher Standard für den Dokumenteneingang fehlt – und genau das wird zum Bremsklotz für das digitale Arbeiten.

Die Lösung: ius Node bereitet jeden Eingang automatisch auf

ius Node setzt genau an dieser Stelle an und übernimmt den kompletten Weg vom Eingang bis in die E-Akte. Ob Scanner und Multifunktionsgerät, beA, E-Mail, Datei-Import, PDF oder Office-Dokument: ius Node analysiert jeden Eingang, führt eine zuverlässige OCR-Texterkennung durch, optimiert die Qualität, erzeugt den revisionssicheren PDF/A-1b-Standard und indexiert die Inhalte für die Suche. Am Ende dieser Kette steht ein sauber aufbereitetes, vollständig durchsuchbares Dokument – bereitgestellt direkt für die RA-MICRO E-Akte.

Das Entscheidende: Dieser Ablauf geschieht automatisch und vollständig lokal in Ihrer Kanzlei. Mandatsdaten verlassen Ihr Haus nicht, es gibt keine externe Cloud-Verarbeitung – ein klarer Vorteil für den Datenschutz und Ihre berufsrechtlichen Pflichten. Ihre vorhandene Technik bleibt dabei im Spiel: Bestehende Scanner, MFP-Geräte und Arbeitsplätze binden wir einfach ein, statt sie zu ersetzen. Und damit im Kanzleibetrieb nichts stehen bleibt, sorgt ein automatischer Notbetrieb inklusive Benachrichtigung dafür, dass Sie bei einer Störung sofort im Bild sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine beA-Nachricht mit mehreren gescannten Anlagen trifft ein. Bislang hätte ein Mitarbeiter die Anhänge einzeln geöffnet, auf Lesbarkeit geprüft, per Texterkennung nachbearbeitet und mühsam passend abgelegt. Mit ius Node landet derselbe Eingang wenige Augenblicke später vollständig durchsuchbar und im einheitlichen Format in der richtigen E-Akte – ohne einen einzigen manuellen Handgriff. Aus einer Kette fehleranfälliger Einzelschritte wird ein durchgängiger, verlässlicher Prozess, auf den sich Ihr Team blind verlassen kann.

Ihre Vorteile: schneller finden, sicherer arbeiten, startklar für KI

Der spürbarste Gewinn ist die sofortige Volltextsuche: Jeder Inhalt lässt sich in Sekunden finden, statt sich durch Aktenberge zu wühlen. Das bedeutet tägliche Zeitersparnis – weniger suchen, mehr arbeiten. Weil jeder Eingang nach demselben einheitlichen Standard aufbereitet wird, gewinnen Sie zugleich an Prozesssicherheit: klare Qualität, revisionssicheres PDF/A-1b, keine Ausreißer. Für Kanzlei und Notariat gleichermaßen konzipiert, fügt sich ius Node nahtlos in Ihre juristischen Abläufe ein.

Besonders zukunftsweisend: ius Node schafft die perfekte Grundlage für Künstliche Intelligenz. Vollständig durchsuchbare, einheitlich aufbereitete Inhalte sind die Voraussetzung dafür, dass das RA-MICRO KI-Widget verlässliche Ergebnisse liefert – und dass Ihre Kanzlei auch für künftige KI-Abläufe bestens gerüstet ist. Wer heute seine Datenbasis ordnet, spart sich morgen den mühsamen Nachlauf. Die Einrichtung übernehmen wir für Sie: In durchschnittlich rund 30 Minuten ist ius Node startklar, ganz unkompliziert nach Terminabstimmung.

Jetzt zum Einführungspreis sichern

Zum Start bieten wir ius Node zum Einführungspreis von 29,00 € netto pro Kanzlei und Monat an – monatlich kündbar. Dieser Preis gilt nur für die ersten 50 Bestellungen, danach liegt der reguläre Preis bei 49,00 € netto pro Monat. Es lohnt sich also, jetzt zu handeln. Auf Wunsch buchen wir Ihnen parallel das RA-MICRO KI-Widget mit – von der Lizenzierung bis zur Einrichtung inklusive Benutzerfreigaben aus einer Hand.

Sichern Sie sich Ihren Platz unter den ersten 50 Kanzleien und machen Sie Ihren Dokumenteneingang startklar für die digitale und KI-gestützte Kanzlei. Rufen Sie uns an unter 0511 / 9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de – wir richten ius Node passgenau für Ihre Kanzlei ein und beraten Sie gern zu allen Möglichkeiten.

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KI-Kennzeichnungspflicht ab 2. August 2026: Was Ihre Kanzlei jetzt über transparente KI-Nutzung wissen muss

Der EU-KI-Verordnung (AI Act) erreicht am 2. August 2026 die nächste Ausbaustufe: Ab diesem Stichtag gelten die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Artikel 50. Für Anwaltskanzleien, die KI längst in Recherche, Schriftsatzerstellung und Mandantenkommunikation einsetzen, ist das kein abstraktes Regulierungsthema mehr, sondern eine konkrete Compliance-Aufgabe mit Frist. Wer jetzt die Weichen richtig stellt, nutzt die Chancen der Künstlichen Intelligenz weiter voll aus – rechtssicher und ohne böse Überraschungen.

Das Problem: Neue Pflichten, hohe Bußgelder, viel Unsicherheit

Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass KI-generierte oder KI-manipulierte Inhalte als solche erkennbar sind. Betroffen sind unter anderem Systeme, die mit natürlichen Personen interagieren (etwa Chatbots), sowie die Erzeugung synthetischer Texte, Bilder oder Audiodateien. Kanzleien treten dabei regelmäßig als Betreiber solcher Systeme auf – also als diejenigen, die KI in eigener Verantwortung für interne Abläufe, für die Mandantenkommunikation oder im Marketing nutzen.

Die Informationen müssen spätestens bei der ersten Interaktion oder Wahrnehmung des Inhalts klar, eindeutig und transparent bereitgestellt werden. Verstöße können empfindlich teuer werden: Der Bußgeldrahmen reicht bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Erschwerend kommt hinzu, dass in Deutschland künftig die Bundesnetzagentur als nationale Marktüberwachungsbehörde die Einhaltung kontrolliert. Für viele Kanzleien bleibt die zentrale Frage offen: Was genau muss gekennzeichnet werden – und was nicht?

Die Lösung: Transparenz mit Augenmaß statt pauschalem Rückzug

Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen KI nicht abschaffen, um rechtssicher zu arbeiten. Entscheidend ist eine klare, dokumentierte und kontrollierte KI-Nutzung. Denn die Verordnung sieht wichtige Ausnahmen vor: Eine Kennzeichnungspflicht entfällt, wenn die KI lediglich unterstützend arbeitet und die Inhalte nicht wesentlich verändert – etwa bei der Korrektur von Rechtschreibung, bei stilistischen Anpassungsvorschlägen oder bei reiner Transkription des gesprochenen Worts.

Für die Praxis bedeutet das drei Dinge: Erstens brauchen Kanzleien einen Überblick, wo im Arbeitsalltag überhaupt KI zum Einsatz kommt. Zweitens sollten diese Prozesse so gestaltet sein, dass die anwaltliche Letztverantwortung – die menschliche Kontrolle und inhaltliche Prüfung – immer gewahrt bleibt. Und drittens hilft eine KI-Umgebung, die von vornherein datenschutzkonform und nachvollziehbar arbeitet, die Anforderungen aus Artikel 50 mühelos zu erfüllen. Genau hier setzen die Werkzeuge an, mit denen wir Kanzleien täglich unterstützen.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO, DictaNet und Dragon

Mit RA-MICRO nutzen Sie Künstliche Intelligenz dort, wo Ihre Daten ohnehin liegen: direkt in der geschützten E-Akte. Der JURA KI Assistent und das neue KI-Widget der E-Akte arbeiten in einer kontrollierten, berufsrechtskonformen Umgebung – ohne dass sensible Mandantendaten unkontrolliert in offene Sprachmodelle abfließen. So behalten Sie die Hoheit über Ihre Daten und dokumentieren transparent, an welcher Stelle KI unterstützt. Das ist die ideale Grundlage, um die neuen Transparenzpflichten sauber umzusetzen.

Auch bei der täglichen Textarbeit spielen Sie Ihre Effizienzvorteile aus, ohne in die Kennzeichnungsfalle zu tappen: Die Spracherkennung von DictaNet und Dragon Legal überträgt Ihr Diktat wortgetreu in Text. Diese reine Transkription verändert Ihre Aussagen inhaltlich nicht – sie fällt damit typischerweise unter die praktischen Ausnahmen der KI-Verordnung. Sie diktieren also weiterhin schnell und komfortabel Schriftsätze, Aktenvermerke und E-Mails, während der anwaltliche Inhalt zu 100 Prozent von Ihnen stammt und verantwortet wird.

Die Kombination aus RA-MICRO, DictaNet und Dragon gibt Ihnen damit das Beste aus beiden Welten: den vollen Produktivitätsschub moderner KI und eine Arbeitsweise, die den Anforderungen ab August 2026 gerecht wird.

Drei Schritte, mit denen Sie jetzt vorsorgen

1. Bestandsaufnahme: Verschaffen Sie sich einen Überblick, an welchen Stellen Ihre Kanzlei bereits KI einsetzt – von der Recherche über die Texterstellung bis zur Website. Nur was Sie kennen, können Sie transparent kennzeichnen. 2. Prozesse ordnen: Legen Sie fest, welche Inhalte kennzeichnungspflichtig sind und welche unter die Ausnahmen fallen. Reine Diktat-Transkription mit DictaNet oder Dragon gehört in der Regel nicht dazu, ein KI-generierter Newsletter-Text dagegen schon. 3. Team mitnehmen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die neuen Pflichten und dokumentieren Sie Ihre KI-Nutzung nachvollziehbar. So sind Sie im Fall einer Prüfung durch die Bundesnetzagentur bestens aufgestellt.

Jetzt handeln – wir richten Ihre Kanzlei rechtssicher ein

Als Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner in Hannover bringen wir Ihre Kanzlei-IT auf den Stand der neuen KI-Verordnung. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo KI im Einsatz ist, richten RA-MICRO, den JURA KI Assistenten sowie Ihre DictaNet- und Dragon-Arbeitsplätze datenschutzkonform ein und schulen Ihr Team im transparenten Umgang mit den neuen Pflichten. So bleibt Ihnen der Kopf frei für das Wesentliche: Ihre Mandantinnen und Mandanten.

Sprechen Sie uns an – am besten noch vor dem 2. August 2026. Telefon: 0511 / 9998840, E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns darauf, Ihre Kanzlei fit für die KI-Zukunft zu machen.

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E-Mail-Verschlüsselung in der Kanzlei: Mandantendaten DSGVO-konform und berufsrechtssicher schützen

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller verschickt. Doch was viele Kanzleien unterschätzen: Eine unverschlüsselte E-Mail ist technisch mit einer Postkarte vergleichbar – auf dem Weg vom Absender zum Empfänger kann sie an mehreren Stellen mitgelesen werden. Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die täglich hochsensible Mandantendaten austauschen, ist das ein erhebliches Risiko. Steigende Phishing-Wellen, professionell gefälschte Absenderadressen und der zunehmende Rückzug großer Anbieter aus der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung machen 2026 deutlich: Wer Mandantenkommunikation per E-Mail betreibt, muss diese aktiv absichern.

Das Problem: Vertraulichkeit ist Berufspflicht – und gesetzlich vorgeschrieben

Für Kanzleien ist E-Mail-Sicherheit kein optionales Extra, sondern eine doppelte Pflicht. Zum einen verpflichtet die anwaltliche Verschwiegenheit (§ 43a BRAO, strafbewehrt über § 203 StGB) dazu, Mandantengeheimnisse wirksam zu schützen. Zum anderen verlangt die DSGVO in Artikel 32 ausdrücklich geeignete technische Maßnahmen – und nennt Verschlüsselung als ein zentrales Beispiel für den Schutz personenbezogener Daten nach dem Stand der Technik.

Die Praxis sieht jedoch oft anders aus: Schriftsätze, Gesundheitsdaten, Verträge oder Kontoinformationen wandern unverschlüsselt durch das Netz. Kommt es zu einem Datenleck, drohen nicht nur empfindliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen, sondern auch ein nachhaltiger Vertrauens- und Reputationsverlust. Gerade Mandanten erwarten heute zu Recht, dass ihre Anwältin oder ihr Anwalt mit ihren Daten so sorgfältig umgeht wie mit der Akte im Tresor.

Hinzu kommt: Wird unverschlüsselt versendete Korrespondenz abgefangen oder gelangt sie an einen falschen Empfänger, kann bereits eine einzelne fehlgeleitete E-Mail eine meldepflichtige Datenpanne im Sinne der Artikel 33 und 34 DSGVO auslösen. Dann läuft die 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde, betroffene Mandanten müssen informiert werden, und die Kanzlei muss nachweisen, welche Schutzmaßnahmen sie getroffen hat. Wer in dieser Situation auf eine konsequente Verschlüsselung verweisen kann, steht deutlich besser da – sowohl rechtlich als auch im Gespräch mit dem betroffenen Mandanten. Vorsorge ist hier ungleich günstiger und ruhiger als die Schadensbegrenzung im Nachhinein.

Die Lösung: Verschlüsselung, die zum Kanzleialltag passt

Die gute Nachricht: Wirksame E-Mail-Verschlüsselung ist heute praxistauglich und lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. Entscheidend ist, die passende Methode für Ihre Kanzlei auszuwählen und sauber einzurichten. In der Praxis bewähren sich vor allem zwei Verfahren:

  • Transportverschlüsselung (TLS): sichert den Übertragungsweg zwischen den Mailservern ab. Sie ist die Mindestanforderung – allein aber nicht ausreichend, da die Nachricht auf den Servern unverschlüsselt vorliegt.
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/MIME oder PGP): verschlüsselt die Nachricht selbst, sodass ausschließlich der berechtigte Empfänger sie lesen kann. Das ist der Goldstandard für vertrauliche Mandantenkommunikation.

Für den Versand an Mandanten ohne eigene Verschlüsselungsinfrastruktur ergänzen Portallösungen oder passwortgeschützte Container das Bild – so bleibt die Kommunikation auch dann sicher, wenn die Gegenseite technisch nicht vorbereitet ist. Wichtig ist, dass diese Bausteine zentral verwaltet, korrekt konfiguriert und regelmäßig geprüft werden. Genau hier scheitern viele Eigenlösungen: Zertifikate laufen ab, Einstellungen sind inkonsistent, und im entscheidenden Moment funktioniert die Verschlüsselung nicht.

Ihr Vorteil mit ius Systemhaus

Als erfahrener IT-Dienstleister und RA-MICRO- sowie DictaNet-Partner aus Hannover kennen wir die besonderen Anforderungen von Kanzleien ganz genau. Wir richten Ihre E-Mail-Verschlüsselung nicht nur ein, sondern denken sie konsequent in Ihre gesamte Kanzlei-IT hinein – von der sicheren Anbindung an RA-MICRO über das Netzwerk bis zur Datensicherung.

  • Maßgeschneiderte Einrichtung: Wir wählen mit Ihnen das passende Verfahren (TLS, S/MIME, Portallösung) und richten es zuverlässig ein – ohne dass Ihr Kanzleialltag ins Stocken gerät.
  • Nahtlose Integration: Verschlüsselung, RA-MICRO, DictaNet-Diktate und beA greifen sauber ineinander, statt zu konkurrieren. Sicheres Arbeiten bleibt komfortabel.
  • DSGVO- und berufsrechtssicher: Wir dokumentieren die technischen Maßnahmen nachvollziehbar – ein klarer Vorteil bei Datenschutz-Nachweisen und im Ernstfall.
  • Wartung und Monitoring: Wir behalten Zertifikate, Updates und Konfiguration im Blick, damit Ihre Verschlüsselung dauerhaft funktioniert – nicht nur am ersten Tag.
  • Persönlicher Ansprechpartner: Statt anonymer Hotline erreichen Sie feste Ansprechpartner, die Ihre Kanzlei und Ihre Technik kennen.

So verwandeln Sie eine gesetzliche Pflicht in einen echten Wettbewerbsvorteil: Mandanten, die wissen, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind, kommen wieder – und empfehlen Sie weiter. Sicherheit wird zum Qualitätsmerkmal Ihrer Kanzlei.

Und der Einstieg ist unkomplizierter, als viele denken: In einem ersten Gespräch verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre E-Mail- und Server-Umgebung, priorisieren die sinnvollsten Maßnahmen und setzen Schritt für Schritt um – ohne Ihren laufenden Betrieb zu unterbrechen. Auf Wunsch schulen wir Ihr Team zusätzlich im sicheren Umgang mit verschlüsselten Nachrichten und im Erkennen von Phishing-Versuchen.

Typische Schwachstellen – und warum sie im Alltag übersehen werden

In der täglichen Praxis entstehen Sicherheitslücken selten aus Nachlässigkeit, sondern aus Zeitdruck und gewachsenen Strukturen. Ein Anhang wird „schnell noch“ unverschlüsselt verschickt, weil der Mandant gerade wartet. Ein abgelaufenes Zertifikat fällt erst auf, wenn eine wichtige Nachricht nicht zugestellt wird. Oder ein neuer Mitarbeiter richtet sein Postfach ein, ohne die Verschlüsselungsrichtlinie der Kanzlei zu kennen. Hinzu kommt die wachsende Professionalität von Angreifern: Gefälschte Rechnungen, täuschend echte Mandanten-Mails und gezielte Phishing-Angriffe auf Kanzleien haben 2026 spürbar zugenommen.

Der Schlüssel liegt deshalb nicht in einer einmaligen Installation, sondern in einem durchdachten Zusammenspiel aus Technik, klaren Abläufen und geschulten Mitarbeitenden. Wer Verschlüsselung als festen Bestandteil der Kanzleiorganisation versteht – und nicht als nachträglichen Aufsatz – arbeitet spürbar entspannter. Genau dieses Gesamtkonzept bringen wir mit: vom ersten Sicherheits-Check über die Einrichtung bis zur laufenden Betreuung, abgestimmt auf Ihre RA-MICRO-Umgebung.

Jetzt unverbindlich beraten lassen

Sie möchten wissen, wie sicher die E-Mail-Kommunikation Ihrer Kanzlei wirklich ist? Wir prüfen Ihren Status quo und zeigen Ihnen den schnellsten Weg zu einer rechtssicheren, alltagstauglichen Verschlüsselung. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Kanzlei.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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KI-Kompetenzpflicht seit Februar 2025: Was Ihre Kanzlei jetzt nachweisen muss – und wie RA-MICRO Sie absichert

Künstliche Intelligenz ist längst im Kanzleialltag angekommen – ob bei der Recherche, beim Entwurf von Schriftsätzen oder beim Diktat. Was viele Kanzleien dabei übersehen: Seit dem 2. Februar 2025 gilt mit Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (KI-VO) die sogenannte KI-Kompetenzpflicht. Und sie betrifft nicht nur große Tech-Konzerne, sondern ausdrücklich auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die KI-Systeme in ihrer Kanzlei einsetzen. Mit dem nächsten Stichtag am 2. August 2026 und den dann greifenden Governance-Strukturen gewinnt das Thema 2026 zusätzlich an Dringlichkeit.

Was die KI-Kompetenzpflicht für Ihre Kanzlei bedeutet

Artikel 4 KI-VO verpflichtet sowohl Anbieter als auch Betreiber von KI-Systemen dazu, ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ bei allen Personen sicherzustellen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung dieser Systeme befasst sind. Sobald Ihre Kanzlei also ein KI-Werkzeug einsetzt – etwa zur Texterstellung oder zur Spracherkennung – gelten Sie als Betreiber im Sinne der Verordnung. KI-Kompetenz meint dabei mehr als technisches Grundwissen: Ihr Team muss die Chancen und die Risiken von KI sachkundig einschätzen und Ergebnisse kritisch bewerten können.

Das Problem: Unstrukturierte KI-Nutzung wird zum Haftungsrisiko

In der Praxis greifen Mitarbeitende häufig zu frei verfügbaren KI-Diensten, ohne dass klare Regeln, Freigaben oder Schulungen existieren. Genau hier lauert die Gefahr: Werden Mandantendaten unbedacht in ein öffentliches KI-Modell eingegeben, drohen Verstöße gegen die DSGVO und gegen die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO. Hinzu kommt das Risiko fehlerhafter KI-Ergebnisse – etwa erfundener Urteile oder Fundstellen.

Zwar ist ein Verstoß gegen die Kompetenzpflicht selbst nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Kommt es jedoch durch fehlerhafte oder ungeschulte KI-Nutzung zu einem Schaden, kann dies als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Schulungs- und Sicherheitsmaßnahmen wird damit zum entscheidenden Schutzschild für Ihre Kanzlei.

Die Lösung: Sichere, integrierte KI statt unkontrollierter Insellösungen

Der Schlüssel liegt nicht im Verzicht auf KI, sondern in ihrem strukturierten und sicheren Einsatz. Statt auf unkontrollierte Einzeltools zu setzen, sollten Kanzleien auf Werkzeuge vertrauen, die von Grund auf für den juristischen Alltag und die besonderen Vertraulichkeitsanforderungen entwickelt wurden – und die sich nahtlos in Ihre bestehende Kanzleisoftware einfügen. So behalten Sie die Kontrolle über sensible Daten und schaffen zugleich die Grundlage für eine saubere Dokumentation.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO, JURA KI Assistent, DictaNet und Dragon

Mit dem JURA KI Assistenten in RA-MICRO nutzen Sie Künstliche Intelligenz datenschutzkonform: Sensible Inhalte werden bereits lokal anonymisiert, bevor sie an ein KI-Modell übertragen werden. Zusätzlich verifiziert der Assistent zitierte Gesetze und Urteile auf ihre Echtheit und verlinkt sie zur schnellen Prüfung – sogenannte „Halluzinationen“ der KI werden so wirksam entschärft. Das nimmt Ihrem Team einen Großteil des Risikos ab und erfüllt zugleich den Kern der Kompetenzpflicht: eine sachkundige, kontrollierte Nutzung.

Auch beim Diktat profitieren Sie von sicherer KI: Mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung von Dragon NaturallySpeaking erstellen Sie Schriftsätze in einem Bruchteil der Zeit – verschlüsselt und ortsunabhängig, ob im Büro, bei Gericht oder unterwegs. Weil alle Komponenten in die RA-MICRO Kanzleisoftware integriert sind, behalten Sie jederzeit die Kontrolle und können Ihre Arbeitsabläufe revisionssicher nachvollziehen.

Ihre ersten Schritte zur KI-Compliance

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge sind in Ihrer Kanzlei im Einsatz? Legen Sie verbindliche Nutzungsregeln fest, schulen Sie Ihr Team in den Grundlagen und im sicheren Umgang mit Mandantendaten – und dokumentieren Sie diese Maßnahmen nachvollziehbar. Auf dieser Basis setzen Sie mit den richtigen, integrierten Werkzeugen auf eine Lösung, die Effizienz und Rechtssicherheit verbindet.

Jetzt handeln – wir begleiten Sie

Die KI-Kompetenzpflicht ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance, Ihre Kanzlei zukunftssicher aufzustellen. Wir von ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover – unterstützen Sie dabei, KI sicher, rechtskonform und nachweisbar in Ihren Kanzleialltag zu integrieren: von der Einrichtung des JURA KI Assistenten über DictaNet und Dragon bis zur passenden IT- und Netzwerkinfrastruktur.

Sprechen Sie uns an! Rufen Sie an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihre Kanzlei fit für die KI-Pflichten 2025/2026.

Passend dazu: Das neue RA-MICRO KI-Widget in der E-Akte · KI in der Rechtsrecherche: Halluzinationen vermeiden

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JURA KI Assistent in RA-MICRO Essentials: Künstliche Intelligenz sicher und DSGVO-konform in Ihrer Kanzlei nutzen

Künstliche Intelligenz ist 2026 endgültig im Kanzleialltag angekommen. Seit der Rat der Europäischen Union und das Europäische Parlament sich im Mai 2026 auf eine spürbare Verschlankung des KI-Gesetzes verständigt haben, ist die Aufbruchstimmung groß. Doch zwischen Effizienzversprechen und Berufsrecht klafft für viele Kanzleien noch eine entscheidende Lücke: Wie lässt sich die Produktivkraft der KI nutzen, ohne das Mandatsgeheimnis und die DSGVO zu gefährden? Die Antwort heißt JURA KI Assistent – und er ist ab sofort auch in RA-MICRO Essentials verfügbar.

Das Problem: KI ja, aber nicht um jeden Preis

Frei verfügbare KI-Dienste aus der Cloud sind verlockend. Ein Klick, und Schriftsätze, Recherchen oder Zusammenfassungen scheinen wie von selbst zu entstehen. Für Anwältinnen und Anwälte ist genau dieser Komfort jedoch ein rechtliches Minenfeld. Wer Mandantendaten in einen öffentlichen KI-Dienst eingibt, überträgt hochsensible Informationen auf Server, deren Verarbeitung sich der eigenen Kontrolle entzieht. Damit geraten die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO, der strafbewehrte Geheimnisschutz des § 203 StGB und die Vorgaben der DSGVO unmittelbar in Gefahr.

Hinzu kommt ein zweites, oft unterschätztes Risiko: KI-Modelle „halluzinieren“. Sie erfinden Urteile, zitieren Paragraphen, die es nicht gibt, oder mischen veraltete Rechtsprechung unter. In einem Schriftsatz kann ein einziges erfundenes Zitat das Vertrauen des Gerichts – und des Mandanten – nachhaltig beschädigen. Kanzleien stehen damit vor einem Dilemma: Wer KI ignoriert, verliert an Tempo und Wettbewerbsfähigkeit. Wer sie unbedacht einsetzt, riskiert Haftung und Reputation.

Die Lösung: Sichere KI direkt aus RA-MICRO

Der JURA KI Assistent löst genau dieses Dilemma. Seine Kernfunktion ist die automatische, lokale Anonymisierung: Bevor ein Text überhaupt an ein KI-Modell übertragen wird, werden personenbezogene und mandatsbezogene Daten direkt auf Ihrem System unkenntlich gemacht. Die KI arbeitet also nie mit Klardaten Ihrer Mandanten – die sensiblen Informationen verlassen Ihre kontrollierte Umgebung nicht im Klartext.

Genauso wichtig ist die eingebaute Echtheitsprüfung. Der JURA KI Assistent verifiziert die von der KI zitierten Gesetze und Urteile auf ihre tatsächliche Existenz und verlinkt sie zur sofortigen Einsicht. Erfundene Fundstellen werden so entlarvt, bevor sie in Ihren Schriftsatz gelangen. Sie kombinieren die Geschwindigkeit der KI mit der juristischen Verlässlichkeit, auf die es im Mandat ankommt.

Das eigentlich Neue 2026: Der JURA KI Assistent steht jetzt auch in RA-MICRO Essentials zur Verfügung – der browserbasierten Kanzleisoftware. Damit nutzen Sie sichere KI ortsunabhängig, auf jedem Gerät, ohne aufwändige Installation. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs beim Mandanten: Ihre rechtskonforme KI ist immer nur einen Login entfernt.

Konkrete Einsatzszenarien in Ihrer Kanzlei

Wie sieht das in der Praxis aus? Beim Entwurf von Mandantenschreiben formuliert der JURA KI Assistent verständliche, professionelle Texte – während die Namen und Falldetails Ihrer Mandanten anonymisiert bleiben. Bei der Recherche liefert er Ihnen einen schnellen Überblick zur Rechtslage und verlinkt die geprüften Fundstellen, sodass Sie sofort in die Tiefe gehen können. Bei der Durchsicht umfangreicher Dokumente erstellt er strukturierte Zusammenfassungen und arbeitet die entscheidenden Punkte heraus. In jedem dieser Fälle gilt dasselbe Prinzip: Die KI beschleunigt die Routine, die juristische Bewertung und Verantwortung bleiben bei Ihnen – auf einer technisch abgesicherten Grundlage.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mit dem JURA KI Assistenten in RA-MICRO sichern Sie sich gleich mehrere Wettbewerbsvorteile. Die lokale Anonymisierung sorgt für DSGVO-Konformität und schützt das Mandatsgeheimnis. Die automatische Verifikation von Gesetzen und Urteilen schafft Rechtssicherheit und spart aufwändige Gegenrecherchen. Durch die nahtlose Integration in RA-MICRO und RA-MICRO Essentials arbeiten Sie ohne Medienbrüche – die KI ist Teil Ihrer gewohnten Kanzleiumgebung, nicht ein weiteres Insellösungs-Tool. Und weil RA-MICRO mit über 70.000 Arbeitsplätzen Marktführer im Segment der Kanzleisoftware ist, setzen Sie auf eine Lösung mit bewährter Sicherheit und langfristiger Perspektive.

Der Effekt für Ihre Kanzlei ist konkret: Schneller formulierte Schriftsätze, beschleunigte Recherchen und entlastete Mitarbeitende – ohne dass Sie beim Datenschutz auch nur einen Kompromiss eingehen. So wird KI vom Risiko zum echten Produktivitätsgewinn.

Jetzt beraten lassen – mit ius Systemhaus aus Hannover

Als erfahrener RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover begleiten wir Sie von der Auswahl über die Einrichtung bis zur Schulung. Wir zeigen Ihnen in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie den JURA KI Assistenten und RA-MICRO Essentials optimal in Ihre Kanzlei-EDV integrieren – sicher, DSGVO-konform und perfekt abgestimmt auf Ihre IT, Ihr Netzwerk und Ihre Arbeitsabläufe.

Sprechen Sie uns an und machen Sie Ihre Kanzlei fit für die KI-Zukunft. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie eine E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen das volle Potenzial sicherer KI in Ihrer Kanzlei zu erschließen.

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Diktieren mit KI – aber sicher: Warum DictaNet und Dragon NaturallySpeaking 2026 die clevere Wahl für Ihre Kanzlei sind

Spracherkennung ist in der Anwaltskanzlei kein Zukunftsthema mehr – sie ist längst Alltag. Und mit dem wachsenden Einsatz Künstlicher Intelligenz im Kanzleibetrieb stellt sich eine Frage immer drängender: Wo bleibt eigentlich Ihre Mandantenvertraulichkeit?

Wer Diktate über Cloud-basierte KI-Dienste verarbeitet, riskiert mehr als er denkt. Mandantendaten, Akteninhalte, Strategien – all das landet auf fremden Servern. Nicht selten im Ausland. Nicht selten ohne ausreichende Kontrolle. Und spätestens ab August 2026, wenn der EU AI Act in weiten Teilen praktisch wirksam wird, wird die Frage nach DSGVO-Konformität und berufsrechtlicher Sorgfalt zur Pflicht – nicht mehr nur zur Kür.

Was der EU AI Act für Kanzleien bedeutet

Die EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-Verordnung / AI Act) bringt ab 2026 klare Pflichten: Kanzleien, die KI einsetzen, müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden die Funktionsweise, die Grenzen und die Risiken der genutzten Systeme verstehen. Außerdem gilt: Mandatsgeheimnisse dürfen nicht ohne technische und organisatorische Schutzmechanismen verarbeitet werden.

Der BRAK-Leitfaden zum KI-Einsatz in Anwaltskanzleien ist eindeutig: § 43a Abs. 2 BRAO (Verschwiegenheitspflicht), § 43e BRAO (IT-Dienstleister) und § 203 StGB (Geheimnisschutz) gelten auch dann, wenn Sie einen smarten Sprach-Assistenten nutzen. Das bedeutet im Klartext: Cloud-KI und Anwaltspflichten passen oft nicht zusammen.

Die sichere Alternative: Lokal. Verschlüsselt. Bewährt.

Genau hier kommen DictaNet und Dragon NaturallySpeaking ins Spiel – und zwar mit einem entscheidenden Vorteil gegenüber cloudbasierten KI-Diktierlösungen: Ihre Daten verlassen nicht die Kanzlei.

Während andere Lösungen Ihre Diktatdaten zur Verarbeitung an externe Rechenzentren senden, arbeiten DictaNet und Dragon NaturallySpeaking lokal auf Ihrer Infrastruktur. Die Spracherkennung läuft auf Ihrem eigenen System – sicher, DSGVO-konform und vollständig unter Ihrer Kontrolle. Kein Anbieter, der Ihre Mandantendaten analysiert. Kein Server im Ausland. Kein Datenschutz-Risiko.

DictaNet: Das professionelle Diktiersystem für Anwaltskanzleien

DictaNet ist das führende Diktiersystem im deutschsprachigen Rechtsmarkt – und das aus gutem Grund. Speziell für Kanzleien entwickelt, bietet es:

  • Nahtlose RA-MICRO-Integration: DictaNet arbeitet direkt mit Ihrer RA-MICRO Kanzleisoftware zusammen. Diktate werden automatisch dem richtigen Mandat und der richtigen Akte zugeordnet.
  • Mobiles Diktieren mit der DictaNet App: Diktieren Sie von unterwegs – mit Ihrem Smartphone – und die verschlüsselten Diktate landen sofort bei Ihrer Schreibkraft in der Kanzlei. Kein Datenverlust. Kein Umweg.
  • Optionale Spracherkennung mit juristischem Fachvokabular: Wer möchte, kann Schriftsätze, Aktenvermerke und Korrespondenz direkt per Sprache erfassen – mit einem Sprachmodell, das auf juristische Texte trainiert ist.
  • Verschlüsselte Übertragung: Alle Diktate werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen – auch wenn Sie sich außerhalb der Kanzlei befinden.

Dragon NaturallySpeaking: Wenn Schreiben per Stimme schneller ist als Tippen

Dragon NaturallySpeaking – für Juristen als Dragon Legal erhältlich – ist die leistungsstärkste lokale Spracherkennungssoftware auf dem Markt. Wer einmal damit gearbeitet hat, möchte nicht mehr zurück:

  • Bis zu 3× schneller als Tippen: Durchschnittliche Anwender sprechen 130–160 Wörter pro Minute – deutlich schneller als das Tippen.
  • Juristische Fachterminologie ab Werk: Dragon Legal kennt die Sprache des Rechts – von Vollstreckungsbescheid bis Insolvenzöffnungsverfahren.
  • 100% lokal, 100% privat: Keine Cloud, keine Übertragung ins Internet. Die Verarbeitung findet ausschließlich auf Ihrem lokalen System statt.
  • Individuelle Anpassung: Das System lernt Ihre persönliche Stimme und bevorzugte Formulierungen – und wird mit jeder Nutzung präziser.

Das perfekte Zusammenspiel: RA-MICRO + DictaNet + Dragon

Für Kanzleien, die mit RA-MICRO arbeiten, ergibt sich eine besonders leistungsstarke Kombination: RA-MICRO als zentrale Kanzleiorganisationssoftware, DictaNet für die professionelle Diktatverwaltung und Dragon NaturallySpeaking für die vollautomatische Spracherkennung. Das Ergebnis: ein durchgängig digitaler Workflow – vom gesprochenen Wort bis zum fertigen Schriftsatz – ohne Medienbrüche, ohne Datenschutz-Risiken, ohne Komfortverluste.

Während andere Kanzleien noch überlegen, welche Cloud-KI-Lösung sie ausprobieren und wie sie dabei die Compliance sicherstellen, haben Sie bereits ein professionelles, DSGVO-konformes System im Einsatz, das seit Jahren im Rechtsmarkt erprobt ist.

Jetzt handeln – bevor der Druck kommt

Der EU AI Act, wachsende DSGVO-Sensibilität und die BRAK-Leitlinien machen klar: Datenschutzkonforme IT ist kein „Nice-to-have“ mehr – sie ist ein berufsrechtliches Muss. Kanzleien, die jetzt in sichere, lokale Spracherkennungslösungen investieren, schützen nicht nur ihre Mandanten – sie schützen auch sich selbst.

Als zertifizierter RA-MICRO und DictaNet Partner in Hannover begleiten wir Sie bei der Einführung, Einrichtung und Optimierung Ihrer Diktierlösung – individuell auf Ihre Kanzlei zugeschnitten. Ob Einzelanwalt oder Großkanzlei, ob Neueinsteiger oder Umstieg von einem anderen System: Wir sind Ihr verlässlicher Partner.

📞 Rufen Sie uns an: 0511 / 9998840
✉️ Schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de
🌐 Mehr erfahren: ius-systemhaus.de

Sprechen Sie sicher. Diktieren Sie sicher. Arbeiten Sie sicher – mit DictaNet, Dragon NaturallySpeaking und RA-MICRO von Ihrem Partner ius Systemhaus in Hannover.

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enercity Opfer von Hackerangriffen – es kann auch Ihre Kanzlei treffen

Der am vergangenen Donnerstag, den 26. Oktober bekannt gewordene Angriff auf die früheren Stadtwerke Hannover, jetzt enercity, zeigt die allgegenwärtige Bedrohung durch Cyberangriffe aus dem Internet.

Nun ist die klassische Anwaltskanzlei weniger wahrscheinlich ein Opfer von gezielten Angriffen durch spezialisierte Hacker, als dass bei den hannoverschen Stadtwerken der Fall ist, dennoch spielen in den letzten Jahren immer häufiger ungezielte Angriffe eine Rolle. Hierbei greifen Hackergruppen große Mengen an Netzwerken gleichzeitig an, um hier über ungeschützte Internetzugänge oder bekannte Sicherheitslücken Zugriff auf das Netzwerk zu erhalten. Ziel ist entweder der Abgriff von Daten, die Platzierung von Verschlüsselungstrojaner, mit anschließender Erpressung oder der Zugriff auf Rechenleistung für kriminelle Zwecke.

Weiterhin verfügen viele Kanzleien nicht über echte Firewalls, welche das Netzwerk grundlegend vor dem Internet abschotten und nur solchen Netzwerkverkehr zu lassen, der seitens des Nutzers gewollt ist. Auch wenn hierdurch keine 100-prozentige Sicherheit erreicht werden kann, so machen Sie es dem Hacker so schwer, dass er lieber zum nächsten Netzwerk übergeht, als einen Weg an Ihrer Firewall vorbei zu finden. Vergleichbar mit einem guten Fahrradschloss.

Genauso wichtig ist das regelmäßige Schließen von Sicherheitslücken. Hierzu ist es wichtig, dass sämtliche Programme auf Ihrem Computer steht auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Dies gilt insbesondere für solche Programme, die mit dem Internet kommunizieren. Zuvorderst natürlich das Betriebssystem selbst, aber auch insbesondere die Microsoft Office-Programme.

Abschließend braucht jeder Arbeitsplatz ein Virenschutz Programm, welches heute deutlich weiter geht, als den Platz nur vor Viren zu schützen. Über komplexe, verhaltensbasierte Routinen, werden insbesondere solche Angriffe erkannt, die sich nicht klassisch einem Computervirus zuordnen lassen. Hier empfiehlt es sich auf Branchengrößen, wie zum Beispiel den Schutz von ESET zurückzugreifen.

Zum Schluss, aber fast am wichtigsten, ist der Einsatz eines Datensicherungsprogramms. Insbesondere für ihren Server, aber auch für all die Plätze, auf denen Programme und Einstellungen zu finden sind, die sich nur mit großem Aufwand wieder herstellen lassen. Oft wird unterschätzt, wie groß der Aufwand ist, einen Arbeitsplatz wieder betriebsfertig zu machen. Ist ein solcher Platz von einem Virus befallen und muss neu installiert werden, sind 3-5 Stunden Dienstleistungen nicht ungewöhnlich. Setzt man die hiermit einhergehenden Kosten für den IT-Dienstleister, sowie auch die Kosten für den Arbeitsausfall an diesem Arbeitsplatz in Relation zu etwa 70 € netto, die eine gute Datensicherungssoftware kostet, wird schnell deutlich, dass man hier am falschen Ende sparen kann. Zumindest die neuralgischen Plätze in der Kanzlei (Berufsträger und Buchhaltung) sollten per regelmäßigen Backups gesichert werden, um im Bedarfsfall schnell wieder betriebsbereit zu sein.

Zu all den vorgenannten Themen haben wir Lösungen für Sie und beraten Sie gerne, welche dieser Lösungen am besten zu ihrer Kanzlei passt. Klar ist, dass eine Einzelkämpfer Kanzlei anders geschützt wird, als eine Wirtschaftskanzlei mit 80 Mitarbeitern.

Sie erreichen uns unter: 0511/59200420 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Windows 11 Version 22H2 – rechtzeitig aktualisieren

Sehr geehrte Damen und Herren,

am 20. September hat Microsoft das „Windows 11 2022“-Update der Öffentlichkeit vorgestellt. Dieses Update ist auch mit der Bezeichnung Version 22H2 bekannt. Mit diesem Update kommen viele neue und sinnvolle Sicherheitsfunktionen, insbesondere zum Schutz vor Cyberangriffen. Aber überdies ist es zum stabilen Betrieb von RA-MICRO notwendig, dass auch Windows stets auf einem aktuellen Stand gehalten wird. Wir empfehlen Ihnen hier rechtzeitig die Aktualisierung durchzuführen. Vermeiden Sie dadurch unnötige Betriebsunterbrechungen, durch eine ungeplante Installation des genannten Updates.

Hierbei unterstützen wir Sie gern und bitten Sie diesbezüglich einen Termin für eine Fernwartung mit uns zu vereinbaren.

Wenn Sie die Installation selbst durchführen wollen, prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig auf aktuelle Windows-Updates. Wundern Sie sich nicht, wenn dieses Update für Ihren Computer noch nicht zur Verfügung steht. Manchmal verhindert die eingesetzte Hardware eine sofortige Installation. Wenn Sie wissen wollen, welche Version von Windows bei Ihnen im Einsatz ist, so öffnen Sie das Fenster „Ausführen“ (Windows-Taste + R) und geben dort „winver“ (ohne Anführungszeichen) ein und klicken auf OK. Dass sich dann öffnende Fenster zeigt Ihnen die installierte Windows-Version an.

Zur Terminvereinbarung erreichen Sie uns unter 0511/59200420. 

Schicken Sie uns auch gerne eine E-Mail an Support@ius.Systems

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Schwere Sicherheitslücke in Google Chrome

Für den beliebten Browser von Google gibt es ein kritisches Sicherheitsupdate auf die Version 91.0.4472.114. Dieses muss umgehend eingespielt werden, da laut dem Hersteller die Sicherheitslücke bereits von Hackern ausgenutzt wird.

Ob das bei Ihnen notwendig ist, finden Sie heraus, indem Sie den Browser starten. Dann rechts oben auf das Symbol mit den 3 vertikalen Punkten gehen, in dem Menü dann auf „Hilfe“ und dort dann „Über Google Chrome“. Dort wird Ihnen dann mittig angezeigt, welche Version des Browsers bei Ihnen im Einsatz ist.
Sofern Sie nicht über die oben genannte oder eine aktuellere Version verfügen, führen Sie bitte umgehend das Update aus. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

in dem Fenster „Über Google Chrome“ finden Sie auf der linken Seite eine Liste der Einstellungen und darunter auch den „Sicherheitscheck“. Diesen wählen Sie aus und klicken abschließend auf „Jetzt prüfen“, was sie in einem blauen Feld in der Mitte des oberen Bildschirms finden.

Wie immer, unterstützen wir Sie gern und freuen uns über ein Feedback.

Ihr Team des ius Systemhaus

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So arbeitet RA-MICRO mit vOffice

Auch bei uns wird mit vOffice – als Teil der RA-MICRO Organisation – gearbeitet. Gern beraten wir Sie und unterstützen bei der Einführung des vOffice in Ihrer Kanzlei. 

So bekommen Sie auch bei uns die komplett Video-Konferenzausstattung – vom Einzelplatz mit WebCam, bis zum Konferenzraum mit Kamera-Systemen, Raummikrofonen und geeigneten Fernsehern/Beamern. 

Ihr Kontakt: ra-micro@ius-systemhaus.de oder 0511/59200420. 
Ihre Ansprechpartner: Frank Pelaccia und Manuel Schneider. 

 

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