Die Akte ist digital – aber ist sie auch übersichtlich? In vielen Kanzleien lautet die ehrliche Antwort: nur bedingt. Der Schritt von der Papierakte zur E-Akte ist längst getan, doch das strukturierte Arbeiten mit der elektronischen Akte bleibt oft auf der Strecke. Dabei entscheidet genau das darüber, ob Ihre Kanzlei tatsächlich Zeit spart – oder ob Sie nur den Papierstapel gegen einen PDF-Stapel getauscht haben. Die RA-MICRO E-Akte 2 bietet alles, was es für echte Ordnung braucht. Man muss die Funktionen nur kennen und konsequent nutzen.
Das eigentliche Problem: Digitalisierung ist nicht gleich Ordnung
Ein typisches Bild aus dem Kanzleialltag: Die E-Akte ist eingerichtet, Dokumente landen zuverlässig darin – aber niemand hat je festgelegt, wie sie abgelegt werden. Schriftsätze, beA-Nachrichten, E-Mails, eingescannte Post und Notizen reihen sich chronologisch aneinander. Bei einer Akte mit 30 Dokumenten funktioniert das noch. Bei 300 wird das Suchen zum Zeitfresser.
Die Folgen kennen Sie: Der Kollege findet den Vorgang nicht, den Sie gestern bearbeitet haben. Vor dem Gerichtstermin wird hektisch gescrollt. Verfügungen und Vermerke stecken in E-Mails statt in der Akte. Und wenn eine Vertretung übernehmen muss, beginnt die Einarbeitung bei null. Das ist kein Softwareproblem – es ist ein Strukturproblem. Und es kostet in jeder Kanzlei bares Geld.
Die Lösung: Struktur, die mitdenkt
Die RA-MICRO E-Akte ist weit mehr als ein Dokumentenspeicher. Sie ist ein mandatsbezogenes Auskunfts- und Dokumentenordnungssystem – und genau dieser Unterschied macht sich im Alltag bezahlt. Sie legen die Aktenstruktur individuell nach den Anforderungen Ihres Dezernats an, statt sich einem starren Schema zu beugen.
Sortiert wird wahlweise nach Datum oder nach sachlichen Themen. Farbige Rubriken schaffen auf einen Blick Orientierung: Korrespondenz, Gericht, Mandant, Kostenrecht – jede Kanzlei definiert das für sich selbst. Notizen, elektronische Verfügungen und interne Vermerke wie „eilig“ oder „in Bearbeitung“ hängen direkt am Dokument statt in einer separaten E-Mail. Wer die Akte öffnet, sieht sofort den Stand der Dinge.
Der entscheidende Vorteil gegenüber der Papierakte: Mehrere Mitarbeitende arbeiten gleichzeitig mit derselben Akte. Kein Suchen nach dem Handakten-Ordner, der gerade auf einem anderen Schreibtisch liegt.
Was Ihre Kanzlei konkret davon hat
- Alles fließt in die Akte: Eingehende E-Mails und beA-Nachrichten fügen Sie mit wenigen Klicks hinzu. Papierpost wird eingescannt und als durchsuchbares PDF abgelegt – volltextrecherchierbar statt als totes Bild.
- Nahtloser E-Workflow: Posteingang, Postkorb, E-Brief und Postausgang greifen ineinander. Die beA-Integration ist vollständig eingebunden, inklusive Empfangsbekenntnissen. Kein Medienbruch, keine Doppelablage.
- Diktat direkt in den Vorgang: Über die DictaNet-Schnittstelle wandert Ihr Diktat unmittelbar in den richtigen Aktenkontext. In Kombination mit der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht der Schriftsatz, während Sie sprechen.
- Mobil einsatzbereit: Mit der RA-MICRO E-Akte App haben Sie die vollständige Akte beim Gerichtstermin auf iPad oder iPhone dabei – verschlüsselt und auch ohne Internetverbindung.
- Sichere Mandantenkommunikation: Über die Schnittstelle zur E.Consult WebAkte geben Sie ausgewählte Dokumente verschlüsselt an Mandanten und Dritte frei.
Der Effekt ist unspektakulär und genau deshalb so wertvoll: Sie suchen nicht mehr. Sie finden. Bei zehn Akten am Tag summieren sich die eingesparten Minuten schnell zu einer Stunde – jeden Tag, an jedem Arbeitsplatz.
Struktur lässt sich nachrüsten
Die gute Nachricht für alle, deren E-Akte historisch gewachsen ist: Sie müssen nicht bei null anfangen. Eine saubere Rubrikenstruktur, sinnvolle Sortierregeln und ein einheitlicher Umgang mit Verfügungen lassen sich auch im laufenden Betrieb einführen. Entscheidend ist, dass alle im Team nach denselben Regeln arbeiten – sonst entsteht neben der alten Unordnung nur eine zweite.
Genau hier setzen wir an. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover kennen wir beide Seiten: die Software und den Kanzleialltag. Wir analysieren Ihre gewachsene Aktenstruktur, entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein Ablagekonzept, das zu Ihren Dezernaten passt, richten Rubriken und Postkörbe ein und schulen Ihr Team – damit die Struktur nicht nur auf dem Papier steht.
Tipp am Rande: Die RA-MICRO Online Akademie bietet regelmäßig kostenlose Kurzwebinare zum strukturierten Arbeiten mit der E-Akte 2 an – ein guter Einstieg, um die Möglichkeiten kennenzulernen. Für die Umsetzung in Ihrer Kanzlei sind wir dann der richtige Ansprechpartner.
Sprechen wir über Ihre E-Akte
Sie haben das Gefühl, dass in Ihrer E-Akte mehr steckt, als Sie heute nutzen? Dann lassen Sie uns darüber reden. Wir schauen uns Ihre Aktenstruktur an und zeigen Ihnen konkret, wo Ihre Kanzlei Zeit verliert – unverbindlich und ohne Fachchinesisch.
Rufen Sie uns an: 0511/9998840
Oder schreiben Sie an: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de
ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover. Wir machen aus Ihrer digitalen Akte eine strukturierte Akte.