Kategorie: ERV

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RA-MICRO Update 2026.07.002: ZUGFeRD 2.5 und neue Pfändungsfreigrenzen – so berät Ihre Kanzlei ab sofort rechtssicher

Zum 1. Juli 2026 sind gleich zwei Neuerungen in Kraft getreten, die im Kanzleialltag unmittelbar Wirkung entfalten: Die Pfändungsfreigrenzen wurden turnusgemäß angehoben, und für elektronische Rechnungen gilt mit ZUGFeRD 2.5 ein aktualisierter Standard. Wer hier mit veralteten Werten oder Formaten arbeitet, riskiert fehlerhafte Berechnungen und abgelehnte Rechnungen. Das RA-MICRO Stammhaus hat rechtzeitig reagiert: Mit dem Update 2026.07.002 (Rollout ab 22. Juli 2026) sind beide Änderungen bereits in Ihrer Kanzleisoftware hinterlegt – sofort einsatzbereit.

Das Problem: Zwei Stichtage, doppeltes Haftungsrisiko

Die jährlich zum 1. Juli angepassten Pfändungsfreigrenzen bestimmen, welcher Teil des Arbeitseinkommens unpfändbar bleibt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Sockelbetrag für eine nicht unterhaltspflichtige Person bei 1.587,40 Euro monatlich, die Zuschläge für Unterhaltsberechtigte und die obere Pfändungsgrenze steigen entsprechend. Rechnet eine Kanzlei in laufenden Zwangsvollstreckungsverfahren weiter mit den alten Werten, drohen falsche Pfändungsbeträge, berechtigte Beanstandungen der Gegenseite und im schlimmsten Fall Haftungsfragen gegenüber dem Mandanten.

Ein Beispiel: Pfändet Ihre Kanzlei das Arbeitseinkommen eines Schuldners ohne Unterhaltspflichten, ist seit dem 1. Juli 2026 der Betrag von 1.587,40 Euro unpfändbar – und nicht mehr der bisherige, niedrigere Sockelbetrag. Wird versehentlich zu viel gepfändet, muss korrigiert werden; wird zu wenig berücksichtigt, verschenkt der Gläubiger bares Geld. In beiden Fällen entsteht vermeidbarer Aufwand, und die Kanzlei gerät in Erklärungsnot.

Parallel dazu sorgt die fortschreitende E-Rechnungspflicht für Bewegung: ZUGFeRD 2.5 wurde im Juni 2026 veröffentlicht und soll ab dem 1. Juli 2026 verwendet werden. Das hybride Format kombiniert ein lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten und bringt aktualisierte Codelisten sowie Erweiterungen im EXTENDED-Profil mit. Kanzleien, die Rechnungen in einem veralteten Format erstellen oder empfangene E-Rechnungen nicht korrekt verarbeiten, laufen Gefahr, dass Zahlungen sich verzögern oder Belege beim Empfänger nicht sauber einlesbar sind.

Die Lösung: RA-MICRO Update 2026.07.002 bringt beides automatisch mit

Statt Tabellen manuell nachzupflegen oder auf Formatumstellungen zu warten, erhalten RA-MICRO Anwender die notwendigen Anpassungen direkt über das Update 2026.07.002. Die neuen Pfändungsfreigrenzen sind in der Zwangsvollstreckung hinterlegt, sodass Berechnungen ab dem Stichtag automatisch mit den korrekten Werten erfolgen. Und im Bereich der Finanzbuchhaltung und des Elektronischen Rechtsverkehrs unterstützt RA-MICRO den aktuellen ZUGFeRD-2.5-Standard, damit Sie E-Rechnungen rechtskonform erstellen und empfangene Rechnungen zuverlässig verarbeiten können.

Der Vorteil für Ihre Beratungspraxis: Sie können Mandanten ab sofort auf dem aktuellen Rechtsstand beraten – ohne selbst Gesetzesblätter und Formatspezifikationen wälzen zu müssen. Die Software liefert die geltenden Werte, Sie liefern die juristische Einordnung.

Besonders profitieren Kanzleien mit Schwerpunkt im Inkasso-, Insolvenz- und Familienrecht sowie alle, die regelmäßig Forderungen beitreiben. Aber auch jede Kanzlei, die Honorarrechnungen elektronisch stellt, ist von der Umstellung auf ZUGFeRD 2.5 betroffen. Mit einem aktuellen RA-MICRO decken Sie beide Bereiche in einer Lösung ab – ohne Zusatzsoftware und ohne Medienbrüche.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mit dem eingespielten Update arbeiten Sie in jedem Zwangsvollstreckungsverfahren mit den korrekten, tagesaktuellen Pfändungsfreigrenzen und vermeiden fehlerhafte Berechnungen. Ihre Rechnungsstellung entspricht dem aktuellen ZUGFeRD-2.5-Standard, sodass E-Rechnungen reibungslos verarbeitet werden und Zahlungsläufe nicht ins Stocken geraten. Sie sparen sich manuelle Pflege und aufwendige Recherche, reduzieren Haftungsrisiken und treten Ihren Mandanten gegenüber jederzeit auskunfts- und rechtssicher auf. Kurz: ein sofort nutzbares Argument für eine moderne, verlässliche Kanzleiorganisation – und ein überzeugendes Signal an Ihre Mandanten, dass Ihre Kanzlei rechtliche Änderungen ohne Verzögerung umsetzt.

Damit das Update auch wirklich greift: ius Systemhaus richtet es ein

Ein Update entfaltet seinen Nutzen nur, wenn es sauber eingespielt und richtig konfiguriert ist. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover sorgen wir bei ius Systemhaus dafür, dass das Update 2026.07.002 in Ihrer Kanzlei zuverlässig ankommt: Wir prüfen den Rollout, kontrollieren die korrekte Aktivierung der neuen Pfändungsfreigrenzen und der ZUGFeRD-2.5-Unterstützung und stellen sicher, dass Ihr System, Ihr Netzwerk und Ihre Datensicherung reibungslos zusammenspielen. Auf Wunsch schulen wir Ihr Team direkt an den neuen Funktionen.

Da RA-MICRO Updates schrittweise ausgerollt werden, lohnt sich ein kurzer Blick, ob die Version 2026.07.002 bei Ihnen bereits aktiv ist. Gerade vor größeren Updates empfehlen wir zudem eine geprüfte Datensicherung, damit die Umstellung jederzeit reibungslos und ohne Datenverlust gelingt – ein Punkt, den wir im Rahmen unserer Betreuung standardmäßig mit abdecken.

Nutzen Sie die aktuellen Änderungen als Anlass für einen kurzen Kanzlei-Check: Ist Ihr RA-MICRO auf dem neuesten Stand? Sind Ihre E-Rechnungsprozesse zukunftssicher aufgestellt? Wir beantworten Ihre Fragen und bringen Ihre Kanzlei schnell und unkompliziert auf den aktuellen Stand.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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ius Node erfolgreich gestartet: So bringt die intelligente Dokumentenverarbeitung jeden Eingang automatisch in Ihre RA-MICRO E-Akte

Es ist so weit: ius Node ist erfolgreich gestartet – und die Resonanz aus den Kanzleien gibt uns recht. Was viele bislang als „ius OCR“ kannten, tritt unter neuem Namen und mit deutlich erweitertem Funktionsumfang an. Denn ius Node erkennt nicht mehr nur Text auf Scans, sondern nimmt sich sämtliche Dokumenteingänge Ihrer Kanzlei vor und bereitet sie automatisch, lokal und medienbruchfrei für RA-MICRO auf. Als Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover freuen wir uns, Ihnen die intelligente Dokumentenverarbeitung für den juristischen E-Workflow vorzustellen.

Das Problem: Dokumente kommen von überall – aber selten arbeitsfertig

Der Posteingang einer modernen Kanzlei ist ein Flickenteppich: beA-Nachrichten, E-Mails mit Anhängen, gescannte Schriftsätze vom Multifunktionsgerät, PDFs ohne Textebene, Office-Dateien. Jeder Kanal liefert ein anderes Format, in anderer Qualität. Und solange ein Dokument nicht sauber erkannt, optimiert und indexiert ist, bleibt es für die Volltextsuche unsichtbar und für jede KI unbrauchbar.

Die Folge kennen Sie aus dem Alltag: Mitarbeiter blättern durch Dokumente, die eigentlich durchsuchbar sein müssten. Wichtige Inhalte werden übersehen, weil sie nur als Bild vorliegen. Und jede manuelle Nachbearbeitung – Scannen, Ausrichten, Texterkennung, Umbenennen – kostet Zeit, die in der ohnehin knapp besetzten Kanzlei an anderer Stelle dringend fehlt. Ein einheitlicher, verlässlicher Standard für den Dokumenteneingang fehlt – und genau das wird zum Bremsklotz für das digitale Arbeiten.

Die Lösung: ius Node bereitet jeden Eingang automatisch auf

ius Node setzt genau an dieser Stelle an und übernimmt den kompletten Weg vom Eingang bis in die E-Akte. Ob Scanner und Multifunktionsgerät, beA, E-Mail, Datei-Import, PDF oder Office-Dokument: ius Node analysiert jeden Eingang, führt eine zuverlässige OCR-Texterkennung durch, optimiert die Qualität, erzeugt den revisionssicheren PDF/A-1b-Standard und indexiert die Inhalte für die Suche. Am Ende dieser Kette steht ein sauber aufbereitetes, vollständig durchsuchbares Dokument – bereitgestellt direkt für die RA-MICRO E-Akte.

Das Entscheidende: Dieser Ablauf geschieht automatisch und vollständig lokal in Ihrer Kanzlei. Mandatsdaten verlassen Ihr Haus nicht, es gibt keine externe Cloud-Verarbeitung – ein klarer Vorteil für den Datenschutz und Ihre berufsrechtlichen Pflichten. Ihre vorhandene Technik bleibt dabei im Spiel: Bestehende Scanner, MFP-Geräte und Arbeitsplätze binden wir einfach ein, statt sie zu ersetzen. Und damit im Kanzleibetrieb nichts stehen bleibt, sorgt ein automatischer Notbetrieb inklusive Benachrichtigung dafür, dass Sie bei einer Störung sofort im Bild sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine beA-Nachricht mit mehreren gescannten Anlagen trifft ein. Bislang hätte ein Mitarbeiter die Anhänge einzeln geöffnet, auf Lesbarkeit geprüft, per Texterkennung nachbearbeitet und mühsam passend abgelegt. Mit ius Node landet derselbe Eingang wenige Augenblicke später vollständig durchsuchbar und im einheitlichen Format in der richtigen E-Akte – ohne einen einzigen manuellen Handgriff. Aus einer Kette fehleranfälliger Einzelschritte wird ein durchgängiger, verlässlicher Prozess, auf den sich Ihr Team blind verlassen kann.

Ihre Vorteile: schneller finden, sicherer arbeiten, startklar für KI

Der spürbarste Gewinn ist die sofortige Volltextsuche: Jeder Inhalt lässt sich in Sekunden finden, statt sich durch Aktenberge zu wühlen. Das bedeutet tägliche Zeitersparnis – weniger suchen, mehr arbeiten. Weil jeder Eingang nach demselben einheitlichen Standard aufbereitet wird, gewinnen Sie zugleich an Prozesssicherheit: klare Qualität, revisionssicheres PDF/A-1b, keine Ausreißer. Für Kanzlei und Notariat gleichermaßen konzipiert, fügt sich ius Node nahtlos in Ihre juristischen Abläufe ein.

Besonders zukunftsweisend: ius Node schafft die perfekte Grundlage für Künstliche Intelligenz. Vollständig durchsuchbare, einheitlich aufbereitete Inhalte sind die Voraussetzung dafür, dass das RA-MICRO KI-Widget verlässliche Ergebnisse liefert – und dass Ihre Kanzlei auch für künftige KI-Abläufe bestens gerüstet ist. Wer heute seine Datenbasis ordnet, spart sich morgen den mühsamen Nachlauf. Die Einrichtung übernehmen wir für Sie: In durchschnittlich rund 30 Minuten ist ius Node startklar, ganz unkompliziert nach Terminabstimmung.

Jetzt zum Einführungspreis sichern

Zum Start bieten wir ius Node zum Einführungspreis von 29,00 € netto pro Kanzlei und Monat an – monatlich kündbar. Dieser Preis gilt nur für die ersten 50 Bestellungen, danach liegt der reguläre Preis bei 49,00 € netto pro Monat. Es lohnt sich also, jetzt zu handeln. Auf Wunsch buchen wir Ihnen parallel das RA-MICRO KI-Widget mit – von der Lizenzierung bis zur Einrichtung inklusive Benutzerfreigaben aus einer Hand.

Sichern Sie sich Ihren Platz unter den ersten 50 Kanzleien und machen Sie Ihren Dokumenteneingang startklar für die digitale und KI-gestützte Kanzlei. Rufen Sie uns an unter 0511 / 9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de – wir richten ius Node passgenau für Ihre Kanzlei ein und beraten Sie gern zu allen Möglichkeiten.

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eNoVA in RA-MICRO Notariat: Die elektronische Veräußerungsanzeige ist da – so nutzen Sie sie ab sofort

Grundstücksgeschäfte gehören zum Tagesgeschäft im Anwaltsnotariat – und mit ihnen ein Stück Verwaltungsarbeit, das seit Jahrzehnten nach demselben Muster abläuft: Beurkundung, Ausfertigung, Veräußerungsanzeige an das Finanzamt. Was auf dem Papier nach Routine klingt, kostet in der Praxis Zeit, Porto und Nerven. Und jeder Medienbruch zwischen Urkundenverzeichnis, Akte und Behörde ist eine Stelle, an der etwas liegen bleiben kann.

Mit dem Produktupdate vom Juli 2026 stellt RA-MICRO im Notariatsmodul die Funktion Elektronische Veräußerungsanzeige (eNoVA) bereit. Damit wandert einer der letzten papiergebundenen Standardvorgänge des Notariats vollständig in den elektronischen Rechtsverkehr. Gleichzeitig wurde in der Finanzbuchhaltung die neue Sammelbuchung Notariat für UVZ-Gebühren eingeführt. Beides greift ineinander – und beides lohnt sich, wenn Sie es richtig einrichten.

Das Problem: Ein Vorgang, drei Systeme, viel Handarbeit

Die Veräußerungsanzeige ist gesetzlich vorgeschrieben und fristgebunden. In vielen Notariaten sieht der Ablauf heute noch so aus: Die Daten stehen bereits vollständig in der Urkunde und in der Akte. Trotzdem werden sie ein zweites Mal in ein Formular übertragen, ausgedruckt, unterschrieben, kuvertiert und versendet. Anschließend wird die Gebühr separat im Urkundenverzeichnis erfasst und noch einmal einzeln in der Buchhaltung gebucht.

Das ist nicht nur ineffizient, es ist auch fehleranfällig. Übertragungsfehler bei Flurstücksbezeichnungen oder Kaufpreisen führen zu Rückfragen des Finanzamts. Verzögerungen beim Postversand können Fristen gefährden. Und in der Buchhaltung entsteht am Monatsende ein Berg von Einzelbuchungen, der die Mitarbeitenden bindet, ohne einen einzigen Euro Mehrwert zu schaffen.

Hinzu kommt der Personaldruck: Qualifizierte Notarfachangestellte sind schwer zu finden. Wer diese Fachkräfte mit Kuvertieren und Doppelerfassung beschäftigt, verschwendet die knappste Ressource im Notariat.

Die Lösung: eNoVA direkt aus der E-Akte

Die neue eNoVA-Funktion setzt genau an dieser Bruchstelle an. Die Veräußerungsanzeige wird direkt aus dem RA-MICRO Notariatsmodul erzeugt – aus den Daten, die ohnehin schon in der Akte und im Urkundenverzeichnis liegen. Kein zweites Erfassen, kein Abtippen, keine Übertragungsfehler.

Die elektronische Übermittlung ersetzt den Postweg. Der Vorgang ist damit nicht nur schneller, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert: Was wann an wen übermittelt wurde, steht in der Akte. Für die Fristenkontrolle und für den Fall einer späteren Rückfrage ist das ein spürbarer Sicherheitsgewinn gegenüber dem Postausgangsbuch.

Ergänzend dazu bündelt die Sammelbuchung Notariat die UVZ-Gebühren in der Finanzbuchhaltung. Statt jede Gebühr einzeln zu erfassen, buchen Sie gesammelt – und behalten trotzdem die saubere Zuordnung zu Akte und Urkunde. Passend dazu weist RA-MICRO Zahlungseingänge auf mehrere Rechnungen seit dem Juli-Update in separaten Buchungszeilen in Stapel, Journal und Aktenkonto aus. Die Zuordnung wird transparenter, die Klärung von Zahlungsdifferenzen deutlich schneller.

Was das konkret für Ihr Notariat bedeutet

Zeit. Der Wegfall von Doppelerfassung, Druck und Versand spart pro Vorgang messbar Minuten. Bei einem Notariat mit regelmäßigem Grundstücksgeschäft summiert sich das über das Jahr auf Arbeitstage.

Sicherheit. Daten, die nicht abgetippt werden, können nicht falsch abgetippt werden. Die elektronische Übermittlung ist dokumentiert und damit belegbar.

Sauberere Buchhaltung. Sammelbuchungen und getrennte Buchungszeilen reduzieren den Aufwand am Monatsende und machen das Aktenkonto lesbarer – für Sie und für den Steuerberater.

Zukunftssicherheit. Der elektronische Rechtsverkehr wird nicht wieder zurückgedreht. Wer die Prozesse jetzt umstellt, macht es freiwillig und in Ruhe – statt später unter Zeitdruck.

Damit es im Alltag auch funktioniert

Eine neue Funktion ist erst dann ein Gewinn, wenn sie im Kanzleialltag sauber läuft. Und genau hier scheitert es in der Praxis oft nicht an der Software, sondern an der Technik dahinter: Ist das RA-MICRO Update eingespielt? Sind die Zertifikate und Schnittstellen für den elektronischen Rechtsverkehr korrekt hinterlegt? Läuft die Netzwerkverbindung stabil genug, damit Übermittlungen nicht abbrechen? Kennen Ihre Mitarbeitenden den neuen Ablauf?

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner aus Hannover begleiten wir vom ius Systemhaus genau diese Punkte. Wir spielen das Update ein, prüfen die Konfiguration Ihres Notariatsmoduls, richten die eNoVA-Übermittlung und die Sammelbuchung passend zu Ihren Abläufen ein und schulen Ihr Team – damit der neue Prozess ab dem ersten Tag sitzt.

Dazu gehört für uns auch der Blick auf das Fundament: eine belastbare Netzwerkinfrastruktur, ein geprüftes Backup und eine Kanzlei-IT, die dem elektronischen Rechtsverkehr gewachsen ist. Denn der schnellste digitale Prozess nützt wenig, wenn die Technik darunter wackelt.

Ihr nächster Schritt

Sie möchten eNoVA und die neuen Buchungsfunktionen in Ihrem Notariat nutzen – ohne Umweg über Ausprobieren und Handbuch? Sprechen Sie uns an. Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihre Abläufe heute aussehen, und richten RA-MICRO so ein, dass die neuen Funktionen echte Arbeitszeit sparen.

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus, Hannover – Ihr Partner für RA-MICRO, DictaNet und eine Kanzlei-IT, auf die Sie sich verlassen können. Vereinbaren Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin.

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Warum die RA-MICRO Volltextsuche Ihre halbe Akte nicht findet – und was die KI daraus macht

Sie wissen genau, dass es da steht. Das Aktenzeichen, der Betrag, der Satz, auf den es ankommt — irgendwo in der gegnerischen Anlage. Sie tippen ihn in die RA-MICRO Volltextsuche. Keine Treffer.

Das Dokument liegt in der Akte. Sie können es öffnen und mit eigenen Augen lesen. Trotzdem behauptet Ihre Kanzleisoftware, es gebe den Begriff nicht. Das ist kein Fehler und kein Bug — und genau das macht es gefährlich.

Der Grund: Für Ihre Software ist das Dokument ein Foto

Ein eingescanntes PDF sieht aus wie Text. Technisch ist es eine Bildaufnahme von Text — dieselbe Sorte Datei wie ein Urlaubsfoto, nur dass zufällig Buchstaben darauf abgebildet sind. Ein Mensch erkennt darin Wörter. Ein Computer sieht helle und dunkle Punkte.

Damit Software den Inhalt lesen kann, muss ein Programm das Bild analysieren und die Buchstaben identifizieren. Dieser Vorgang heißt Texterkennung oder OCR (Optical Character Recognition). Erst danach steht hinter dem Bild auch ein durchsuchbarer Text. Passiert das nicht, bleibt das Dokument für jede Suche unsichtbar.

Der Fünf-Sekunden-Test

Sie müssen dafür nichts installieren und niemanden fragen. Öffnen Sie ein eingescanntes Dokument aus Ihrer Akte und versuchen Sie, mit der Maus einen Satz zu markieren.

  • Der Text lässt sich markieren und kopieren? Dann ist er durchsuchbar. Alles gut.
  • Sie markieren nur ein blaues Rechteck über der ganzen Seite — oder gar nichts? Dann ist es ein Bild. Für die Volltextsuche und für jede KI existiert dieses Dokument nicht.

Machen Sie den Test mit dem, was der Gegner Ihnen zuletzt geschickt hat. Nicht mit Ihrem eigenen Schriftsatz — der kommt aus Word und ist ohnehin Text.

Betroffen ist ausgerechnet das, was Sie nicht selbst geschrieben haben

Und das ist der Kern des Problems. Was Sie selbst erzeugen, ist durchsuchbar — Word speichert Text als Text. Nicht durchsuchbar ist typischerweise alles, was von außen kommt:

  • Schriftsätze und Anlagen der Gegenseite
  • Unterlagen, die Mandanten einreichen — oft abfotografiert mit dem Handy
  • Eingescannte Papierpost
  • Ältere Dokumente aus Beständen, die vor Ihrer Zeit digitalisiert wurden

Also genau die Dokumente, deren Inhalt Sie nicht kennen und deshalb durchsuchen wollen. Bei Ihren eigenen wüssten Sie ja, was drinsteht.

Warum „keine Treffer“ schlimmer ist als eine Fehlermeldung

Wenn Software abstürzt, merken Sie es. Wenn eine Suche nichts findet, sieht das Ergebnis exakt so aus wie die Wahrheit: Es gibt den Begriff in dieser Akte nicht.

Es gibt keinen Warnhinweis. Kein „Achtung, 40 % dieser Akte konnten nicht durchsucht werden“. Sie bekommen ein sauberes, leeres Suchergebnis und ziehen daraus einen Schluss. Ein falsch-negativer Treffer ist unsichtbar — und deshalb der gefährlichste.

Mit KI wird aus dem Ärgernis ein Risiko

Solange nur Menschen suchen, ist das lästig. Sie merken irgendwann selbst, dass Sie das Dokument von Hand durchblättern müssen. Bei KI verschiebt sich das.

Das RA-MICRO KI-Widget analysiert Akten dokumentübergreifend, erkennt Fristen und Risiken, fasst zusammen. Es arbeitet auf dem Text, den es findet. Was als Bild in der Akte liegt, ist für die Analyse nicht vorhanden.

Und jetzt kommt der unangenehme Teil: Die KI sagt Ihnen nicht, dass sie die halbe Akte nicht gelesen hat. Sie fasst zusammen, was sie kennt — und zwar souverän formuliert und im selben zuversichtlichen Ton wie immer. Eine Zusammenfassung, die auf 60 % der Akte beruht, sieht genauso aus wie eine, die auf 100 % beruht. Das ist verwandt mit dem Problem halluzinierter Urteile in der Rechtsrecherche: Nicht das Falsche ist die Gefahr, sondern das Falsche im Gewand des Richtigen.

Eine KI, die von der Akte nichts weiß, ist ehrlich. Eine KI, die die halbe Akte kennt und so tut als sei es die ganze, ist ein Haftungsrisiko.

Für Notare ist es keine Frage der Bequemlichkeit

Beim Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer ist das Dateiformat vorgeschrieben: Für erzeugte elektronische Dokumente ist PDF/A-1b zu verwenden, für sonstige Dokumente soll es ebenfalls verwendet werden. Bei der Übertragung von Papierurkunden in elektronische Form nach § 56 Abs. 1 BeurkG kommen die Vorgaben der Bundesnotarkammer hinzu — Farbscan, mindestens 300 dpi, BSI-konformes Verfahren.

Die Urkunde liegt danach hundert Jahre im Archiv. Ein Formatfehler fällt hier nicht am selben Tag auf. Siehe dazu auch unseren Beitrag zum Datenschutz im notariellen Rechtsverkehr.

Und beim Versand ans Gericht?

Hier kursiert viel Halbwissen, deshalb genau: Seit dem 1.1.2022 ist für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten nur das Dateiformat PDF zwingend (§ 2 Abs. 1 ERVV). Bestimmte Versionen sind nicht vorgegeben, auch PDF/A nicht. Die Bekanntmachungen zum elektronischen Rechtsverkehr (ERVB) sind seit dem ERV-AusbauG nur noch Soll-Vorschriften — Durchsuchbarkeit ist damit keine zwingende Formvorschrift mehr.

Zwingend ist aber die Bearbeitbarkeit nach § 130a Abs. 2 ZPO. Und die Einhaltung der Soll-Vorschriften wirkt wie eine Garantie dafür, dass Ihr Schriftsatz bei Gericht bearbeitbar ist. Wer sie ignoriert, wettet bei fristwahrenden Schriftsätzen darauf, dass es beim konkreten Gericht schon gutgehen wird.

Was Sie dagegen tun können — drei Wege, ehrlich bewertet

  • Von Hand, Dokument für Dokument. Funktioniert und kostet nichts außer Zeit. In der Praxis scheitert es daran, dass niemand daran denkt — und dass man einem Dokument nicht ansieht, ob es nötig ist.
  • OCR im Gerät aktivieren. Naheliegend — und der Denkfehler, den wir am häufigsten sehen. Denn der Scanner erfasst nur, was über das Glas läuft. Alles, was per beA, über den RA-MICRO Posteingang oder per Mail hereinkommt, berührt Ihr Multifunktionsgerät nie. Ausgerechnet die Dokumente, deren Inhalt Sie nicht kennen, kommen nicht aus Ihrem eigenen Scanner. Dazu: Nicht jedes Gerät kann OCR, die Qualität schwankt, PDF/A-1b kommt selten heraus, und jedes Gerät muss einzeln konfiguriert werden.
  • Automatisch, beim Speichern in die E-Akte. Der sauberste Weg setzt nicht am Scanner an, sondern an der Stelle, an der jedes Dokument vorbeikommt: der E-Akte. Genau das macht ius Node — RA-MICRO prüft beim Speichern selbst, ob ein Dokument durchsuchbar ist, und übergibt es bei Bedarf automatisch. Egal ob es aus dem Scanner kam, über beA, über den RA-MICRO Posteingang oder über die Outlook-Schnittstelle. Zurück kommt ein durchsuchbares PDF/A-1b. Die Verarbeitung läuft auf Ihren Systemen, ohne Cloud — Mandantenunterlagen verlassen das Haus nicht. 29 Euro netto pro Kanzlei und Monat im Einführungspreis für die ersten 50 Kanzleien, monatlich kündbar, Einrichtung nach Aufwand. Datenblatt als PDF.

Der Anfang ist der Test

Bevor Sie irgendetwas kaufen: Machen Sie den Fünf-Sekunden-Test an drei gegnerischen Anlagen. Lässt sich der Text markieren, haben Sie das Problem nicht. Lässt er sich nicht markieren, wissen Sie jetzt, warum Ihre Volltextsuche schweigt — und was Ihre KI alles nicht gelesen hat.

Fragen dazu? Telefon 0511 / 9998840 oder vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind als RA-MICRO Partner bundesweit für Kanzleien und Notariate unterwegs.

Rechtsstand: Juli 2026. Quellen: § 2 Abs. 1 ERVV, § 130a Abs. 2 ZPO, ERVB 2022; für das Notariat die Vorgaben der Bundesnotarkammer zum Elektronischen Urkundenarchiv und § 56 Abs. 1 BeurkG. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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Strukturiert statt suchen: Wie Sie mit der RA-MICRO E-Akte 2 Ordnung in Ihre digitale Kanzlei bringen

Die Akte ist digital – aber ist sie auch übersichtlich? In vielen Kanzleien lautet die ehrliche Antwort: nur bedingt. Der Schritt von der Papierakte zur E-Akte ist längst getan, doch das strukturierte Arbeiten mit der elektronischen Akte bleibt oft auf der Strecke. Dabei entscheidet genau das darüber, ob Ihre Kanzlei tatsächlich Zeit spart – oder ob Sie nur den Papierstapel gegen einen PDF-Stapel getauscht haben. Die RA-MICRO E-Akte 2 bietet alles, was es für echte Ordnung braucht. Man muss die Funktionen nur kennen und konsequent nutzen.

Das eigentliche Problem: Digitalisierung ist nicht gleich Ordnung

Ein typisches Bild aus dem Kanzleialltag: Die E-Akte ist eingerichtet, Dokumente landen zuverlässig darin – aber niemand hat je festgelegt, wie sie abgelegt werden. Schriftsätze, beA-Nachrichten, E-Mails, eingescannte Post und Notizen reihen sich chronologisch aneinander. Bei einer Akte mit 30 Dokumenten funktioniert das noch. Bei 300 wird das Suchen zum Zeitfresser.

Die Folgen kennen Sie: Der Kollege findet den Vorgang nicht, den Sie gestern bearbeitet haben. Vor dem Gerichtstermin wird hektisch gescrollt. Verfügungen und Vermerke stecken in E-Mails statt in der Akte. Und wenn eine Vertretung übernehmen muss, beginnt die Einarbeitung bei null. Das ist kein Softwareproblem – es ist ein Strukturproblem. Und es kostet in jeder Kanzlei bares Geld.

Die Lösung: Struktur, die mitdenkt

Die RA-MICRO E-Akte ist weit mehr als ein Dokumentenspeicher. Sie ist ein mandatsbezogenes Auskunfts- und Dokumentenordnungssystem – und genau dieser Unterschied macht sich im Alltag bezahlt. Sie legen die Aktenstruktur individuell nach den Anforderungen Ihres Dezernats an, statt sich einem starren Schema zu beugen.

Sortiert wird wahlweise nach Datum oder nach sachlichen Themen. Farbige Rubriken schaffen auf einen Blick Orientierung: Korrespondenz, Gericht, Mandant, Kostenrecht – jede Kanzlei definiert das für sich selbst. Notizen, elektronische Verfügungen und interne Vermerke wie „eilig“ oder „in Bearbeitung“ hängen direkt am Dokument statt in einer separaten E-Mail. Wer die Akte öffnet, sieht sofort den Stand der Dinge.

Der entscheidende Vorteil gegenüber der Papierakte: Mehrere Mitarbeitende arbeiten gleichzeitig mit derselben Akte. Kein Suchen nach dem Handakten-Ordner, der gerade auf einem anderen Schreibtisch liegt.

Was Ihre Kanzlei konkret davon hat

  • Alles fließt in die Akte: Eingehende E-Mails und beA-Nachrichten fügen Sie mit wenigen Klicks hinzu. Papierpost wird eingescannt und als durchsuchbares PDF abgelegt – volltextrecherchierbar statt als totes Bild.
  • Nahtloser E-Workflow: Posteingang, Postkorb, E-Brief und Postausgang greifen ineinander. Die beA-Integration ist vollständig eingebunden, inklusive Empfangsbekenntnissen. Kein Medienbruch, keine Doppelablage.
  • Diktat direkt in den Vorgang: Über die DictaNet-Schnittstelle wandert Ihr Diktat unmittelbar in den richtigen Aktenkontext. In Kombination mit der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht der Schriftsatz, während Sie sprechen.
  • Mobil einsatzbereit: Mit der RA-MICRO E-Akte App haben Sie die vollständige Akte beim Gerichtstermin auf iPad oder iPhone dabei – verschlüsselt und auch ohne Internetverbindung.
  • Sichere Mandantenkommunikation: Über die Schnittstelle zur E.Consult WebAkte geben Sie ausgewählte Dokumente verschlüsselt an Mandanten und Dritte frei.

Der Effekt ist unspektakulär und genau deshalb so wertvoll: Sie suchen nicht mehr. Sie finden. Bei zehn Akten am Tag summieren sich die eingesparten Minuten schnell zu einer Stunde – jeden Tag, an jedem Arbeitsplatz.

Struktur lässt sich nachrüsten

Die gute Nachricht für alle, deren E-Akte historisch gewachsen ist: Sie müssen nicht bei null anfangen. Eine saubere Rubrikenstruktur, sinnvolle Sortierregeln und ein einheitlicher Umgang mit Verfügungen lassen sich auch im laufenden Betrieb einführen. Entscheidend ist, dass alle im Team nach denselben Regeln arbeiten – sonst entsteht neben der alten Unordnung nur eine zweite.

Genau hier setzen wir an. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover kennen wir beide Seiten: die Software und den Kanzleialltag. Wir analysieren Ihre gewachsene Aktenstruktur, entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein Ablagekonzept, das zu Ihren Dezernaten passt, richten Rubriken und Postkörbe ein und schulen Ihr Team – damit die Struktur nicht nur auf dem Papier steht.

Tipp am Rande: Die RA-MICRO Online Akademie bietet regelmäßig kostenlose Kurzwebinare zum strukturierten Arbeiten mit der E-Akte 2 an – ein guter Einstieg, um die Möglichkeiten kennenzulernen. Für die Umsetzung in Ihrer Kanzlei sind wir dann der richtige Ansprechpartner.

Sprechen wir über Ihre E-Akte

Sie haben das Gefühl, dass in Ihrer E-Akte mehr steckt, als Sie heute nutzen? Dann lassen Sie uns darüber reden. Wir schauen uns Ihre Aktenstruktur an und zeigen Ihnen konkret, wo Ihre Kanzlei Zeit verliert – unverbindlich und ohne Fachchinesisch.

Rufen Sie uns an: 0511/9998840
Oder schreiben Sie an: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover. Wir machen aus Ihrer digitalen Akte eine strukturierte Akte.

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RA-MICRO Notariat: Zusammenfassung jetzt direkt in der E-Akte speichern – mehr Übersicht im elektronischen Rechtsverkehr

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) ist im Notariat längst Pflicht und Alltag zugleich. Registeranmeldungen zum Handels-, Vereins- oder Partnerschaftsregister sowie Grundbuchanträge laufen heute vollständig digital. Damit steigen die Anforderungen an eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation. Eine aktuelle Neuerung in der RA-MICRO Notariatssoftware setzt genau hier an: Die Zusammenfassung Ihrer Registeranmeldungen und Grundbuchanträge lässt sich künftig direkt in der E-Akte speichern.

Das Problem: Wichtige Vorgangsinformationen liegen oft verstreut

Wer im Notariat täglich mit dem elektronischen Rechtsverkehr arbeitet, kennt die Herausforderung: Zu jedem übermittelten Antrag entsteht eine Zusammenfassung, die den Inhalt und den Status des Vorgangs dokumentiert. Liegt diese Information außerhalb der eigentlichen Akte – etwa nur im Versandprotokoll oder in einem separaten Ablagesystem – wird die Nachverfolgung mühsam. Vertretungssituationen, spätere Rückfragen des Registergerichts oder des Grundbuchamts und Prüfungen werden so unnötig zeitaufwendig. Im schlimmsten Fall fehlt der entscheidende Nachweis genau dann, wenn er gebraucht wird.

Die Lösung: Ein Vorgang, eine Akte, alle Informationen

Mit der neuen Funktion im RA-MICRO Notariat schließen Sie diese Lücke. Bei der Erstellung einer Registeranmeldung oder eines Grundbuchantrags können Sie die Zusammenfassung des Vorgangs ab sofort unmittelbar in der E-Akte ablegen. Damit sind alle relevanten Informationen genau dort gebündelt, wo sie hingehören: in der elektronischen Akte des jeweiligen Vorgangs. Das umständliche Suchen in getrennten Ablagen entfällt – Sie und Ihr Team haben den vollständigen Verlauf jederzeit mit einem Klick im Blick.

Ihre Vorteile im Notariatsalltag

Lückenlose Dokumentation: Die Zusammenfassung wird fester Bestandteil der E-Akte. So entsteht eine durchgängige, revisionssichere Historie jedes Register- und Grundbuchvorgangs – ein klarer Vorteil bei Prüfungen und im Qualitätsmanagement Ihres Notariats.

Schnellerer Zugriff: Ob bei Rückfragen des Gerichts, bei Fristenkontrollen oder in Vertretungsfällen – alle Beteiligten finden die benötigten Informationen sofort am richtigen Ort, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Weniger Fehlerquellen: Wenn Vorgangsdaten und Zusammenfassung gemeinsam in der E-Akte liegen, sinkt das Risiko, dass wichtige Unterlagen übersehen werden oder verloren gehen. Das schafft Sicherheit für Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Mandantschaft.

Effiziente Arbeitsabläufe: Die Funktion fügt sich nahtlos in den gewohnten ERV-Prozess der RA-MICRO Notariatssoftware ein. Es entsteht kein Mehraufwand – im Gegenteil: Sie sparen bei jedem Vorgang wertvolle Zeit, die Ihnen für die eigentliche notarielle Tätigkeit zur Verfügung steht.

Die digitale E-Akte als Herzstück des modernen Notariats

Die neue Speicheroption ist ein weiterer konsequenter Schritt auf dem Weg zum vollständig digitalen, papierlosen Notariat. Mit der RA-MICRO E-Akte arbeiten Sie wie mit der klassischen Papierakte – nur schneller, sicherer und ortsunabhängig. Sämtliche Dokumente, Anträge und nun auch die ERV-Zusammenfassungen sind zentral abgelegt, durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Gerade im sensiblen Bereich der Register- und Grundbuchanmeldungen ist diese Verlässlichkeit Gold wert.

Jetzt Potenziale heben – wir unterstützen Sie

Moderne Notariatsarbeit lebt von durchdachten, integrierten Lösungen. Ob Sie die neue ERV-Funktion optimal einrichten, Ihre E-Akte effizienter strukturieren oder Ihre gesamte Kanzlei- und Notariats-IT auf den neuesten Stand bringen möchten – wir von ius Systemhaus, Ihrem RA-MICRO-Partner aus Hannover, stehen Ihnen zur Seite. Von der Software-Konfiguration über die passende Hardware bis zu Netzwerk und Datensicherung erhalten Sie alles aus einer Hand.

Sprechen Sie uns an! Rufen Sie an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihr Notariat noch leistungsfähiger und zukunftssicher.

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beA 4.3 ist da: Warum jetzt viele Kartenlesegeräte ausfallen – und wie Ihre Kanzlei sicher weiterarbeitet

Seit dem 18. März 2026 ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in der Version 4.3 im Einsatz. Was nach einem reinen Routine-Update klingt, hat für viele Kanzleien handfeste Folgen: Die beA Client Security muss aktualisiert werden, und ältere Kartenlesegeräte verlieren ihre Unterstützung. Wer jetzt nicht handelt, riskiert genau dann einen Stillstand, wenn es am wenigsten passt – kurz vor Fristablauf. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung wird aus dem Pflicht-Update ein Gewinn an Sicherheit und Komfort.

Das Problem: Pflicht-Update trifft auf veraltete Technik

Gleich mehrere Entwicklungen kommen 2026 zusammen. Seit dem 1. Januar 2026 sind die Gerichte verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen – der elektronische Rechtsverkehr ist endgültig zum Tagesgeschäft geworden. Gleichzeitig hebt das beA mit Version 4.3 die Sicherheitsanforderungen an. Die Anwendungskomponente der Client Security muss aktualisiert werden, sonst lässt sich die beA-Webanwendung nicht mehr nutzen.

Besonders unangenehm: Etablierte Kartenlesegeräte wie der REINER cyberJack secoder werden von der beA-Software nicht mehr unterstützt. Der Hersteller hat den Support eingestellt, weil sich die aktuellen Sicherheitsanforderungen auf der alten Technik nicht mehr abbilden lassen. Für betroffene Kanzleien bedeutet das: Ohne neues, kompatibles Lesegerät kein Signieren, kein Versand, kein fristwahrender Schriftsatz. Wer das erst am Tag des Fristablaufs bemerkt, hat ein echtes Problem.

Hinzu kommt die Praxis-Realität: Updates der Client Security, Kartenleser-Treiber, Berechtigungen im Netzwerk und das Zusammenspiel mit der Kanzleisoftware greifen ineinander. Ein einziges nicht aktualisiertes Glied in dieser Kette legt den gesamten elektronischen Postausgang lahm.

Die Lösung: ein Partner, der Technik und Recht zusammendenkt

Genau hier setzen wir vom ius Systemhaus an. Als zertifizierter RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover betreuen wir Kanzleien nicht nur bei der Software, sondern bei der gesamten IT – von der Telefonanlage über das Netzwerk bis zum Kartenlesegerät am einzelnen Arbeitsplatz. Wir sorgen dafür, dass das beA-Update 4.3 reibungslos und ohne Ausfallzeiten in Ihren Kanzleialltag kommt.

Konkret heißt das: Wir prüfen, ob Ihre Kartenlesegeräte mit der neuen beA-Version kompatibel sind, und tauschen veraltete Hardware rechtzeitig gegen geprüfte, zukunftssichere Modelle aus. Wir aktualisieren die beA Client Security auf allen Arbeitsplätzen – und das bei Bedarf sogar ohne, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Administratorrechte verfügen müssen. Und wir stellen sicher, dass das beA sauber mit Ihrer RA-MICRO-Kanzleisoftware zusammenspielt, damit Posteingang, Fristen und E-Akte ohne Medienbruch ineinandergreifen.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO und ius Systemhaus

Die enge Verzahnung von beA und RA-MICRO ist einer der größten Effizienzhebel im digitalen Anwaltsbüro. Eingehende Nachrichten landen direkt in der E-Akte, Fristen werden automatisiert erfasst, und der gesamte E-Workflow läuft an einer zentralen Stelle zusammen. Damit diese Kette zuverlässig funktioniert, muss die darunterliegende IT stimmen – und genau das ist unsere Kernkompetenz.

Mit unserem Kanzleicheck prüfen wir per Fernwartung die technischen Komponenten Ihrer Kanzlei-EDV: Aktualität der Software, Leistungsfähigkeit der Hardware, Konfiguration des Netzwerks sowie Ihre Backup- und Notfallstrategie. So erkennen wir Schwachstellen, bevor sie zum Ausfall führen. Das schafft nicht nur Sicherheit beim beA, sondern schützt Ihre Kanzlei auch vor Datenverlust und Cyberangriffen – ein Risiko, das gerade für Kanzleien mit ihren hochsensiblen Mandantendaten stetig wächst.

Wer zusätzlich auf Diktat und Spracherkennung mit DictaNet und Dragon NaturallySpeaking setzt, profitiert doppelt: Während das beA den sicheren Versand übernimmt, beschleunigt die professionelle Spracherkennung das Erstellen der Schriftsätze. Aus Diktat wird in Sekunden fertiger Text – verschlüsselt an Ihre Schreibkraft übermittelt, auch von unterwegs. So sparen Sie an jeder Stelle des Workflows wertvolle Zeit.

Drei Schritte zur sicheren beA-Umstellung

Damit der Umstieg auf beA 4.3 ohne böse Überraschungen gelingt, empfehlen wir ein strukturiertes Vorgehen. Erstens: eine Bestandsaufnahme aller Arbeitsplätze – welche Version der Client Security ist installiert, welche Kartenleser sind im Einsatz und sind diese noch kompatibel? Zweitens: der gezielte Austausch veralteter Hardware und das Einspielen der aktuellen Client Security, idealerweise außerhalb der Bürozeiten, damit kein Arbeitstag verloren geht. Drittens: ein abschließender Funktionstest, bei dem wir Signatur, Versand und die Übergabe in die RA-MICRO E-Akte gemeinsam mit Ihnen prüfen. So wissen Sie schwarz auf weiß, dass am Tag X alles funktioniert.

Als Partner direkt aus der Region sind wir dabei schnell zur Stelle – per Fernwartung in Minuten, bei Bedarf auch vor Ort in Ihrer Kanzlei. Diese Nähe macht den Unterschied, wenn eine Frist drängt und jede Minute zählt. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Kanzlei, Ihre Technik und die Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs kennt.

Jetzt handeln, statt später unter Druck zu geraten

Das beA-Update 4.3 ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Gelegenheit, Ihre Kanzlei-IT auf einen sicheren, modernen Stand zu bringen. Wer jetzt prüfen lässt, ob Client Security und Kartenleser auf dem aktuellen Stand sind, arbeitet morgen sorgenfrei weiter – ohne Last-Minute-Stress am Tag des Fristablaufs.

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf Ihre Kanzlei werfen. Wir beraten Sie unverbindlich, prüfen Ihre Hardware und sorgen dafür, dass beA, RA-MICRO und Ihre gesamte IT perfekt zusammenspielen.

Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie eine E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de – wir machen Ihre Kanzlei fit für den elektronischen Rechtsverkehr 2026.

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Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht bevor!

Hier finden Sie alles, was Sie ab dem 1. Januar 2025 wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht, mit einer Übergangsfrist bis zum 1.1.2027. Diese Übergangsfrist (§27 Abs. 38 UstG n.F.) besagt, dass zunächst nur der Empfang solcher Nachrichten gewährleistet sein muss. Ab 2027 ist dann auch der Versand verpflichtend.

E-Rechnung – Was ist das eigentlich?

Eine E-Rechnung ist der ab dem 01.01.2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen in B2B-Geschäften.

 

Anders als bei Rechnungen aus Papier oder bisher verbreiteten Dateiformaten, wie z.B. PDF-, Word- und Exceldateien, stellt die E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß der EU-Norm EN-16931 auf einem XML-Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.

Kurzum: Auch Kanzleien.

Was ist das zu erwartende Problem ab 2025?

Da der Absender nicht verpflichtet ist eine PDF-Datei mit zusenden, werden Rechnungen wohl möglich nicht mehr direkt lesbar sein. Es wird eine spezielle Software benötigt, die aus den Strukturdaten (XML) wieder ein lesbares Dokument macht.

Weiterhin sind die Empfänger einer Rechnung verpflichtet, die Vollständigkeit der Rechnung zu überprüfen. Da den XML-Dateien künftig die Charakteristik des Briefpapiers fehlt, ist der Empfänger zwingend auf ein Programm angewiesen, dass ihm bei dieser Überprüfung unterstützt. Da bei einer „ordentlichen“ Rechnung für einen Vorsteuerabzug Bedingungen wie „Echtheit der Herkunft“, „Unversehrtheit des Rechnungsinhalts“, sowie „Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechtsordnung im umsatzsteuerlichen Sinne“ erfüllt werden müssen, wird entweder die eingehende E-Mails elektronisch signiert sein müssen oder gar der Anhang.

Wie löst RA-MICRO diese Vorgaben?

Im Ausgang unterstützen wir die E-Rechnung sowohl im anwaltlichen-, als auch im notariellen Bereich bereits. Hier wird auf das XRechnung-Format gesetzt. Um die strukturelle Integrität zu gewährleisten, wird empfohlen den Versand über den E-Brief und signiert zu veranlassen.

Im Eingang wird die XRechnung mit der Jahresversion, die voraussichtlich ab Mitte November verteilt wird, über den Posteingang verarbeitet.

Muss ich bei RA-MICRO meine Lizenz erweitern?

Das ist in 99,9 % aller Fälle nicht nötig. Bis auf ganz wenige Ausnahmen verfügt jede Kanzlei über das Modul „Finanzbuchhaltung“ und ist dann damit in der Lage die Rechnungen zu verarbeiten.

Erfüllen XRechnung und ZUGFeRD die Formatanforderungen?

Ja, grundsätzlich erfüllen beide Varianten die Formatanforderungen einer E-Rechnung.

Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier ist ab dem 1.1.2025 der strukturierte Teil maßgebend. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.

Was ist zu veranlassen?

  1. Führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lösung: Wir bieten Ihnen die Software MailStore Server an, mit der Sie die rechtlichen Bedingungen nach AO, GoBD und DSGVO erfüllen.

  1. Installieren Sie an den Arbeitsplätzen der Buchhaltung Signatursoftware, um um die Echtheit eingehender Rechnungen zu verifizieren.

Lösung: SecSigner können Sie bei uns mieten und das deutlich günstiger, als bei RA-MICRO direkt.

  1. Informieren Sie sich regelmäßig in der RA-MICRO Mediathek, dort im Bereich der Buchhaltung über die aktuellen Möglichkeiten der E-Akte Rechnung.

Weitere Fragen?

Insbesondere, da die Jahresversion noch nicht zur Verfügung steht, sind noch einige Fragen offen. Scheuen Sie sich nicht und schicken diese gerne an vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind gern für Sie da.

Wenn Sie mit uns über die Einführung von MailStore Server oder die Bestellung von SecSigner Lizenzen sprechen wollen, nutzen Sie gern die gleiche E-Mail-Adresse oder rufen uns an unter 0511/9998840.

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Austausch der beA-Softwarezertifikate

Nachdem im vergangenen Jahr die beA-Karten der Anwältinnen und Anwälte getauscht wurden, erfolgt nun der Austausch der beA-Karten für Mitarbeitende und für die beA-Softwarezertifikate.

Die beA-Karten für Mitarbeitende werden Ihnen wie gewohnt zugeschickt und können dann aktiviert werden.

Bei den beA-Softwarezertifikaten verhält sich dies etwas anders. Diese wurden Ihnen bereits zur Verfügung gestellt und können im Portal der Zertifizierungsstelle neu heruntergeladen oder gekündigt werden.

Zu Beginn hatte die Kammer fälschlicherweise mitgeteilt, dass die Zertifikate zum Ende ihrer Gültigkeit getauscht werden müssen. Diese Info war jedoch nicht korrekt!

Alle alten beA-Softwarezertifikate werden im Jahr 2024 (ein genaues Datum ist leider noch nicht bekannt), deaktiviert und funktionieren somit nicht mehr, unabhängig ob Sie das Zertifikat getauscht haben oder nicht.

In beiden Fällen unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne! Wenden Sie sich hierzu einfach an support@ius-systemhaus.de , mit dem Stichworten „Austausch der beA-Softwarezertifikate“ und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

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