Warum die Finanzbuchhaltung von RA‑MICRO einer der wichtigsten Mehrwerte für jede Kanzlei ist

 

 

 

 

 

 

 

Wer eine Kanzlei führt, weiß: Juristische Arbeit ist das eine, wirtschaftliche Stabilität das andere. Gerade für Berufseinsteiger, die frisch in die Selbstständigkeit starten, ist es entscheidend, die eigenen Finanzen jederzeit im Griff zu haben. Genau hier zeigt die Finanzbuchhaltung von RA‑MICRO ihren echten Mehrwert.

Mehr Übersicht, weniger Aufwand

Die integrierte Finanzbuchhaltung sorgt dafür, dass Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Liquidität nicht länger in verschiedenen Systemen verteilt sind. Alles läuft zentral zusammen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert Fehler, die bei manueller oder externer Buchhaltung schnell entstehen können.

Viele Kanzleien merken erst später, wie viel Geld sie durch unklare Prozesse verlieren. Mit RA‑MICRO lassen sich diese Verluste vermeiden, weil:

  • Rechnungen schneller gestellt werden
  • Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden
  • Mahnläufe strukturiert ablaufen
  • Liquidität jederzeit sichtbar ist

Allein durch konsequente Nutzung der Funktionen lassen sich jährlich spürbare Summen einsparen, weil weniger Forderungen offen bleiben und weniger Arbeitszeit für administrative Aufgaben verloren geht.

Unabhängigkeit vom Steuerberater – und trotzdem perfekte Zusammenarbeit

Ein großer Vorteil der RA‑MICRO Finanzbuchhaltung ist die Unabhängigkeit vom Steuerberater. Die laufende Buchhaltung kann vollständig in der Kanzlei erledigt werden. Das spart Kosten, denn die monatliche Verbuchung durch ein Steuerbüro ist oft einer der größten laufenden Posten.

Trotzdem bleibt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sinnvoll und wichtig:
Der Jahresabschluss sollte weiterhin dort erstellt werden. Genau dafür bietet RA‑MICRO eine komfortable Schnittstelle, über die alle relevanten Daten sauber und vollständig übergeben werden können. Das spart Zeit auf beiden Seiten und sorgt für eine reibungslose Abstimmung.

Lohnbuchhaltung weiterhin beim Steuerbüro

Während die Finanzbuchhaltung ideal in RA‑MICRO geführt werden kann, empfiehlt es sich, die Lohnbuchhaltung weiterhin vom Steuerbüro erledigen zu lassen. Der Aufwand ist hoch, die gesetzlichen Anforderungen ändern sich ständig – und die Kosten für die Auslagerung sind überschaubar. Für die meisten Kanzleien ist das die wirtschaftlich sinnvollste Lösung.

Bessere finanzielle Planung

Eine junge Kanzlei braucht Planungssicherheit. RA‑MICRO liefert genau das: übersichtliche Auswertungen, klare Zahlen und jederzeit abrufbare Finanzdaten. Dadurch lassen sich Investitionen, Einstellungen oder strategische Entscheidungen viel sicherer treffen.

Statt nach Bauchgefühl zu handeln, arbeitet die Kanzlei mit echten, aktuellen Zahlen. Das macht die wirtschaftliche Führung deutlich professioneller.

Integriertes Online‑Banking

Ein weiterer Vorteil ist das voll integrierte Online‑Banking. Kontoauszüge müssen nicht mehr manuell importiert werden. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und zugeordnet. Überweisungen lassen sich direkt aus RA‑MICRO heraus ausführen.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler, die bei getrennten Systemen schnell passieren. Gerade für Berufsstarter ist das ein echter Effizienzgewinn.

Besonders wertvoll für junge Kanzleien

Wer frisch gründet, hat meist wenig Zeit und viele Aufgaben. Die Finanzbuchhaltung ist dabei oft ein Thema, das man gerne aufschiebt. Doch genau hier entscheidet sich, wie stabil die Kanzlei wirtschaftlich läuft.

RA‑MICRO nimmt jungen Kanzleien viel Arbeit ab und sorgt dafür, dass:

  • die Buchhaltung von Anfang an sauber aufgebaut ist
  • keine Einnahmen verloren gehen
  • die Kanzlei jederzeit zahlungsfähig bleibt
  • die wirtschaftliche Entwicklung klar sichtbar ist
  • die Kosten für externe Buchhaltung deutlich sinken

Das schafft Sicherheit und gibt Raum für das Wesentliche: die juristische Arbeit.

Wir richten das Programm für euch ein

Falls die Finanzbuchhaltung in RA‑MICRO noch nicht eingerichtet ist, übernehmen wir das gerne. Wir sorgen dafür, dass alles korrekt konfiguriert ist, alle Funktionen optimal genutzt werden und die Kanzlei sofort starten kann.

Mandatsgewinnung neu gedacht: Der RA‑MICRO Mandat Scout

Die digitale Transformation macht auch vor der Mandatsakquise nicht halt. Mit dem neuen RA‑MICRO Mandat Scout stellt der Softwareanbieter ein KI‑gestütztes Tool vor, das neue Mandatsanfragen automatisiert über die Kanzlei‑Homepage erfasst und sicher in den Posteingang übermittelt.

 

 

 

 

 

Damit wird ein Prozess digitalisiert, der bisher oft zeitaufwendig und fehleranfällig war. Der Mandat Scout ermöglicht:

  • automatische Erfassung neuer Mandatsanfragen

  • KI‑gestützte Vorqualifizierung

  • sichere Übermittlung in den elektronischen Posteingang

  • Entlastung des Kanzleiteams

  • schnellere Reaktionszeiten für Mandanten

💡 Warum das wichtig ist

Kanzleien stehen zunehmend unter Druck, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Mandanten schneller zu bedienen. Der Mandat Scout schafft genau hier einen echten Mehrwert: weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf die juristische Tätigkeit.

Wir beraten Sie gern und richten für Sie das neue und bis Ende 2026 kostenfreie Tool in RA-MICRO ein. 

Vereinbaren Sie einfach einen Termin unter vertrieb@ius-systemhaus.de. 

Sicherer E-Mail-Versand von Rechnungen: Neues Urteil mit Folgen

Ein aktuelles Urteil des Oberlandesgerichts Schleswig-Holstein stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit beim Versand von Rechnungen per E-Mail an Privatkunden. IT-Sicherheit ist gerade in der Rechtsbranche ein zentrales Thema, da sensible Mandantendaten jederzeit geschützt sein müssen. Doch reicht eine TLS-Verschlüsselung dafür aus?

Hintergrund des Urteils

In einem aktuellen Fall wurde eine Rechnung in Höhe von über 15.000 Euro per E-Mail an einen privaten Kunden versandt. Diese E-Mail wurde von Cyberkriminellen abgefangen und manipuliert, sodass die Überweisung auf ein falsches Konto erfolgte. Das Gericht entschied, dass der unzureichend geschützte Versand gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt. Die Folge: Das Unternehmen musste dem geschädigten Kunden Schadensersatz leisten.

Was bedeutet das für Juristen und Kanzleien?

Juristische Dokumente und Rechnungen enthalten oft besonders schützenswerte Informationen. Während viele Unternehmen bislang auf eine TLS-Transportverschlüsselung setzten, könnte dies nach diesem Urteil nicht mehr ausreichend sein. Die DSGVO verlangt eine risikobasierte Sicherheitsstrategie: Je höher das Risiko eines Datenmissbrauchs, desto strikter müssen die Sicherheitsmaßnahmen sein. Besonders bei hohen Beträgen oder sensiblen Dokumenten ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich.

Empfohlene Maßnahmen für Kanzleien und Unternehmen

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und gleichzeitig Mandanten optimal zu schützen, sollten Unternehmen ihre aktuellen IT-Sicherheitsmaßnahmen überprüfen:

  1. Einsatz von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Statt nur die Transportstrecke zu verschlüsseln, sollten Nachrichten und Anhänge durchgängig gesichert werden.
  2. Sichere Kundenportale: Rechnungen und andere sensible Dokumente können über verschlüsselte Online-Portale zur Verfügung gestellt werden.
  3. Sensibilisierung der Mandanten: Klare Hinweise auf potenzielle Betrugsversuche und Anleitungen zur Verifizierung von Rechnungen können Schäden verhindern.
  4. IT-Sicherheitslösungen vom Spezialisten: Speziell für Kanzleien entwickelte IT-Lösungen, die Datenschutz und Sicherheitsstandards erfüllen, bieten bestmöglichen Schutz.

Fazit: IT-Sicherheit ist keine Option, sondern Pflicht

Das Urteil verdeutlicht, dass Kanzleien und Unternehmen im juristischen Umfeld ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen anpassen müssen, um Haftungsrisiken zu vermeiden. ius Systemhaus unterstützt Juristen mit maßgeschneiderten IT-Lösungen, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre IT-Sicherheitsstrategie optimieren? Kontaktieren Sie uns:

📧 vertrieb@ius-systemhaus.de
📞 0511/9998840
🏢 Misburger Straße 81 A, 30625 Hannover
🌐 www.ius-systemhaus.de

RA-MICRO SQL-Module – Umstellungshinweis

In der aktuellen Anwenderinformation weist RA-MICRO gegebenenfalls darauf hin, dass die SQL-Modulumstellungen bei Ihnen noch nicht vollständig vorgenommen sind. Häufig nutzen Kanzleien nur die E-Akte auf SQL, weil der Datenbestand entsprechend groß geworden ist.

Die Umstellung der übrigen Module wird nun empfohlen und macht unseres Erachtens auch unbedingt sind. Neben der technisch besseren Datenhaltung, erhält ihre Kanzlei neue Funktionalitäten, die im Alltag unbedingt praktisch sind. So wird beispielsweise durch die Umstellung des Aktenregisters die Aktenkurzbezeichnung auf 75 Zeichen erweitert und es sind bis zu 9 Wiedervorlagen pro Akte möglich. Überdies ist die Anzahl der Beteiligten je Akte erheblich erweitert.

Wir bieten Ihnen die Umstellung der Module zu einer Pauschale an, wie auch die komplette Umstellung der Kanzlei auf die SQL-Datenhaltung.


Sie können Ihr individuelles Angebot ganz einfach anfragen, indem Sie uns eine E-Mail an ra-micro@ius-ius-systemhaus.de schicken. Teilen Sie uns in dieser E-Mail bitte Ihre Kontaktdaten mit, ihre RA-MICRO Lizenznummer und welche Module sie bisher schon auf SQL umgestellt haben. Letzteres bekommen Sie im Rahmen der Hinweismeldung aufgelistet. Machen Sie einfach von diesem Fenster einen Screenshot (Tastenkombination: Alt+Druck) und fügen diesen Screenshot der E-Mail bei.

Da während einer SQL-Umstellung nicht gearbeitet werden kann, führen wir diese entweder in den Mittagspausen oder außerhalb ihrer Bürozeiten durch.

Warum die SQL Umstellung nicht selbst machen?


Natürlich können Sie die Umstellung auch selbst vornehmen. RA-MICRO hat dazu einen komfortablen Assistenten bereitgestellt. Allerdings gibt es an dieser Stelle 2 Dinge, die man wissen muss:
1. Es gibt keinen „Zurück-Knopf“. Wenn etwas schief geht, müssen Sie die komplette Datensicherung zurückspielen und auch gegebenenfalls bereits angelegte SQL-Datenbanken löschen.
2. Insbesondere bei der sinnvollen Umstellung des Adressregisters kommt es häufig zu Fehlern, wenn Ihre Kanzleidaten aus Datenübernahmen besitzt oder schon sehr lange (vor dem Jahr 2000) mit RA-MICRO arbeitet. Dann ist eine Abstimmung mit dem jeweiligen Fachteam von RA-MICRO notwendig und Daten müssen nachbearbeitet werden.

Das fängt unsere Pauschale ab und Sie müssen sich um diese Probleme keine Gedanken machen. Die Rechnung gibt es erst, wenn die Umstellung vollständig abgeschlossen ist.

 

Wenn Sie vorab Fragen haben, freuen wir uns ebenfalls über eine kurze E-Mail an ra-micro@ius-systemhaus.de.

RA-MICRO aus dem Homeoffice

Seit Ende letzter Woche beschäftigen wir uns praktisch nur noch mit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen. Die Nachfrage wird nicht abreißen, deshalb hier ein kleiner Abriss der bestehenden Optionen:

Optimal-Lösung: VPN+RDP

Die optimale Lösung basiert auf einer VPN-Verbindung zwischen dem Heimarbeitsplatz und der Kanzlei, sowie der Einrichtung einer RDP (Remote Desktop Protokoll) Verbindung auf entweder einen vorhandenen Terminal-Server oder den Arbeitsplatz in der Kanzlei. Sobald die VPN-Verbindung steht, kann der PC in der Kanzlei ferngesteuert werden. Dank der Entwicklung der letzten Jahre, sind sowohl RA-MICRO, als auch DictaNet und die Spracherkennung bestens auf diese Nutzungsweise vorbereitet. So unterstützt DictaNet aktuell eine Vielzahl an Fußschaltern und Diktiermikrofonen und kann diese entsprechend direkt in die Remotesitzung durchreichen.Auch der Kartenleser, der oftmals für die Nutzung von beA obligatorisch ist, ist auf diese Weise einfach zu nutzen. Gedruckt wird wahlweise in der Kanzlei oder zu Hause. Durch den Zugriff auf den gewohnten Arbeitsplatz in der Kanzlei, sind die Einstellungen direkt produktiv zur Verfügung stehen.

Alternativlösung: Fernwartungsprogramm, wie Teamviewer oder AnyDesk.

Steht eine VPN-Verbindung nicht zur Verfügung, muss man auf eine Alternative zurückgreifen. Da die Ressourcen ausgenommen knapp sind, bieten sich hier die Mittel an, die ihre IT-Betreuung gegenwärtig für Fernwartung benutzt. Produkte wie Teamviewer oder AnyDesk erlauben die schnelle und einfache Einrichtung auch dann, wenn sie nicht Herr über ihren Internet Router oder ihre Firewall sind. Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Produkte für die geschäftliche Nutzung kostenpflichtig sind.

Notlösung: DictaNet im Home Office und Zugriff auf das E-Mail-Programm

Wenn zum Beispiel die Internetverbindung in der Kanzlei oder Zuhause zu schlecht ist, um eine der vorgenannten Lösungen zum Einsatz zu bringen, besteht die Möglichkeit Sich wichtige Informationen per E-Mail nach Hause schicken zu lassen und zu Hause das Programm DictaNet und die Spracherkennung installieren zu lassen. Bitte beachten Sie dass sie mit diesem Vorgehen nicht die erworbene Anzahl an Lizenzen bei DictaNet Und Dragon für DictaNet überschreiten dürfen. Damit können Sie dann zu Hause Diktate schreiben oder erstellen und diese per E-Mail mit dem Büro austauschen (Achtung: Datenschutz beachten!). Ergänzt man dies noch um einen Dateiaustausch mittels eines sicheren Cloud Speichers (z.B. NextCloud oder Tresorit), erreicht man schon ein ordentliches Maß an Produktivität.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung eines der oben genannten Szenarien. Auch wenn die gegenwärtige Situation absolut außergewöhnlich und hoffentlich auch einmalig ist, wird hiermit deutlich, wie wichtig es ist, sich rechtzeitig über die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen Gedanken zu machen. In Zukunft kann das dann auch genutzt werden um Mitarbeitern Heimarbeitsplätze zur Verfügung zu stellen oder als Berufsträger selbst von zu Hause aus arbeiten zu können. Aber nicht nur die Arbeit von zu Hause aus ist hiermit gewährleistet, sondern insgesamt wird eine erhöhte Mobilität erreicht, die mehr Flexibilität und Professionalität in den Arbeitsalltag bringt.

RA-MICRO Virenscanner

Die folgenden Einstellungen des Virenscanners empfehlen sich für den entspannten Betrieb mit RA-MICRO.

Bitte beachten Sie, dass jeder Virenscanner anders funktioniert und einzurichten ist. So kann nicht jeder Virenscanner kann mit Platzhaltern umgehen. Einige sind zentral verwaltet, andere verfügen zudem über erweiterte Funktionen, die mitunter auch angepasst werden müssen.

Wichtig ist stets „Sicherheit geht vor“. Also testen Sie sich ran. Nehmen Sie den Schutz auf dem Server nur dann aus, wenn auf dem Server selbst ein Virenscanner läuft (dringend empfohlen). Der wichtigste Virenschutz ist weiterhin der Anwender. Also investieren Sie mindestens so viel in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, wie in den Virenschutz.

Richten Sie zudem regelmäßige „Vollscans“ der Arbeitsplätze und der Server ein, da durch die Ausnahmen natürlich Sicherheitslücken entstehen.

Eine Haftung für die Befolgung der nachstehenden Empfehlungen schließen wir ausdrücklich aus.

Ausnahmen vom Live-Scan (Online-Scan):
C:\ra
C:\start
C:\ DictaNet
C:\users\%username%\AppData\Local\xenocode
C:\users\%username%\AppData\Local\Temp\spoon
C:\users\%username%\AppData\Local\Temp\dms

Serverlaufwerk:\RA\*.* (z.B. R:\RA\*.*)

Bei aktivem Schutz vor Verschlüsselungstrojanern (Ramsonware), sollten zudem .enc-Dateien auf Serverlaufwerk\RA\*.* ausgenommen werden.

Sie sind sich unsicher, dann rufen Sie uns an: 0511/59200420. Wir beraten Sie gern!

Weiter Informationen finden Sie hier: https://www.ra-micro.de/faqs/virenscanner-und-ra-micro/
und hier: https://ra-micro-koeln.de/fehlmeldungen-des-anti-virenscanners/