Für Notariate zählt jedes Detail – und jede geschützte Information. Im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) werden täglich Urkunden, Registeranmeldungen, Grundbuchanträge und Beglaubigungen digital erstellt, signiert und übermittelt. Dabei gelangen regelmäßig personenbezogene und hochsensible Daten in Dokumente, die so nicht an Gerichte, Register oder Dritte weitergegeben werden dürfen. Genau hier setzt eine aktuelle Erweiterung der RA-MICRO Notariatssoftware an: In der Funktion Beglaubigung/Neu lassen sich sensible Textpassagen jetzt nicht nur weißen, sondern zusätzlich sicher überschreiben.
Das Problem: Weißen allein schafft nicht immer Sicherheit
Viele Notariate kennen die Situation: In einer Urkunde oder Beglaubigung stehen Angaben, die aus Datenschutzgründen oder wegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht nicht offengelegt werden dürfen – etwa Kontodaten, Gesundheitsangaben, Informationen zu unbeteiligten Dritten oder interne Vermerke. Der klassische Weg, solche Stellen einfach optisch „weiß“ zu setzen, wirkt auf den ersten Blick sauber. Doch reine Weißungen bergen ein Restrisiko: Wird der zugrunde liegende Text technisch nicht wirklich entfernt, sondern nur verdeckt, kann er unter Umständen wiederhergestellt oder ausgelesen werden.
Im elektronischen Rechtsverkehr, wo Dokumente automatisiert weitergereicht und dauerhaft gespeichert werden, ist das ein echtes Datenschutzproblem – mit möglichen haftungs- und berufsrechtlichen Folgen. Für ein Notariat, das für Vertraulichkeit und Rechtssicherheit steht, darf hier kein Zweifel bleiben. Geschützte Inhalte müssen zuverlässig geschützt bleiben, und zwar bis zum Empfänger.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einer Registeranmeldung sollen bestimmte private Angaben eines Beteiligten für die Übermittlung unkenntlich gemacht werden. Wird die Passage lediglich weiß hinterlegt, der Ursprungstext aber im Dokument belassen, genügt im schlimmsten Fall ein einfaches Markieren und Kopieren, um die vermeintlich geschützten Daten sichtbar zu machen. Was als sorgfältige Anonymisierung gedacht war, wird so unbeabsichtigt zur Datenschutzlücke – ausgerechnet in einem Bereich, in dem Sorgfalt und Vertraulichkeit oberste Priorität haben.
Die Lösung: Geweißte Passagen in RA-MICRO jetzt gezielt überschreiben
RA-MICRO hat die Funktion Beglaubigung/Neu im Notariatsmodul konsequent weiterentwickelt. Schon bisher war es möglich, einzelne Textpassagen aus Datenschutzgründen zu weißen. Neu ist: Diese geweißten Bereiche lassen sich nun aktiv überschreiben. Aus einer bloßen optischen Abdeckung wird damit eine belastbare Schwärzung – die geschützten Inhalte werden im Dokument tatsächlich ersetzt, bevor die Beglaubigung in den elektronischen Rechtsverkehr geht.
In der Praxis bedeutet das einen zusätzlichen, aber entscheidenden Handgriff: Sie markieren die zu schützende Stelle, weißen sie wie gewohnt und überschreiben den darunterliegenden Inhalt anschließend gezielt. Der geschützte Text ist damit nicht mehr Bestandteil des übermittelten Dokuments – die Beglaubigung verlässt Ihr Notariat also genau so, wie der Datenschutz es verlangt.
Das Beste daran: Die Funktion ist nahtlos in den gewohnten RA-MICRO Arbeitsablauf eingebettet. Es braucht keine zusätzliche Software, kein Umkopieren in ein anderes Programm und keinen Medienbruch. Direkt aus der E-Akte heraus wird beglaubigt, geweißt, überschrieben und übermittelt – alles in einem durchgängigen digitalen Prozess. So bleibt der bewährte Notariatsworkflow erhalten und wird gleichzeitig sicherer.
Ihre Vorteile mit RA-MICRO im Notariat
Die Erweiterung ist mehr als ein technisches Detail – sie zahlt direkt auf Datenschutz, Effizienz und Rechtssicherheit Ihres Notariats ein:
- DSGVO- und berufsrechtskonform: Sensible Passagen werden verlässlich entfernt statt nur verdeckt – ein wichtiger Baustein für Ihre Datenschutz-Compliance und Verschwiegenheitspflicht.
- Sicher im elektronischen Rechtsverkehr: Beglaubigungen, Registeranmeldungen und Grundbuchanträge gehen sauber an Register, Gerichte und Beteiligte, ohne dass geschützte Inhalte mitwandern.
- Durchgängig digital: Weißen und Überschreiben erfolgen direkt in der RA-MICRO E-Akte – ohne Medienbruch und ohne fehleranfällige Drittsoftware.
- Zeitersparnis im Kanzleialltag: Ein integrierter Arbeitsschritt statt umständlicher Workarounds mit PDF-Tools, Ausdrucken oder manuellem Nachbearbeiten.
- Zukunftssicher: RA-MICRO entwickelt das Notariatsmodul kontinuierlich weiter – Sie profitieren automatisch von neuen Funktionen für den ERV.
Gerade für Notariate, die täglich mit Registeranmeldungen, Grundbuchanträgen und Beglaubigungen arbeiten, ist das ein spürbarer Gewinn an Sicherheit. Datenschutz wird so vom lästigen Zusatzaufwand zum selbstverständlichen Teil eines effizienten, digitalen Workflows – ohne dass Sie an Tempo verlieren.
Jetzt Ihr Notariat digital absichern – mit ius Systemhaus
Als erfahrener RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei, das volle Potenzial Ihrer Kanzlei- und Notariatssoftware auszuschöpfen. Ob Einrichtung und Schulung der neuen Beglaubigungsfunktionen, Optimierung Ihrer E-Akte oder eine sichere IT- und Netzwerkinfrastruktur für den elektronischen Rechtsverkehr – wir beraten Sie persönlich, praxisnah und auf Augenhöhe.
Möchten Sie wissen, wie Sie die neue Überschreiben-Funktion in Ihrem Notariat einsetzen und Ihren Datenschutz auf ein neues Niveau heben? Dann lassen Sie uns sprechen – wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach sicherer ERV in der Praxis sein kann.
ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage – und machen Ihr Notariat gemeinsam sicherer und effizienter.