Kategorie: Notar

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Warum die RA-MICRO Volltextsuche Ihre halbe Akte nicht findet – und was die KI daraus macht

Sie wissen genau, dass es da steht. Das Aktenzeichen, der Betrag, der Satz, auf den es ankommt — irgendwo in der gegnerischen Anlage. Sie tippen ihn in die RA-MICRO Volltextsuche. Keine Treffer.

Das Dokument liegt in der Akte. Sie können es öffnen und mit eigenen Augen lesen. Trotzdem behauptet Ihre Kanzleisoftware, es gebe den Begriff nicht. Das ist kein Fehler und kein Bug — und genau das macht es gefährlich.

Der Grund: Für Ihre Software ist das Dokument ein Foto

Ein eingescanntes PDF sieht aus wie Text. Technisch ist es eine Bildaufnahme von Text — dieselbe Sorte Datei wie ein Urlaubsfoto, nur dass zufällig Buchstaben darauf abgebildet sind. Ein Mensch erkennt darin Wörter. Ein Computer sieht helle und dunkle Punkte.

Damit Software den Inhalt lesen kann, muss ein Programm das Bild analysieren und die Buchstaben identifizieren. Dieser Vorgang heißt Texterkennung oder OCR (Optical Character Recognition). Erst danach steht hinter dem Bild auch ein durchsuchbarer Text. Passiert das nicht, bleibt das Dokument für jede Suche unsichtbar.

Der Fünf-Sekunden-Test

Sie müssen dafür nichts installieren und niemanden fragen. Öffnen Sie ein eingescanntes Dokument aus Ihrer Akte und versuchen Sie, mit der Maus einen Satz zu markieren.

  • Der Text lässt sich markieren und kopieren? Dann ist er durchsuchbar. Alles gut.
  • Sie markieren nur ein blaues Rechteck über der ganzen Seite — oder gar nichts? Dann ist es ein Bild. Für die Volltextsuche und für jede KI existiert dieses Dokument nicht.

Machen Sie den Test mit dem, was der Gegner Ihnen zuletzt geschickt hat. Nicht mit Ihrem eigenen Schriftsatz — der kommt aus Word und ist ohnehin Text.

Betroffen ist ausgerechnet das, was Sie nicht selbst geschrieben haben

Und das ist der Kern des Problems. Was Sie selbst erzeugen, ist durchsuchbar — Word speichert Text als Text. Nicht durchsuchbar ist typischerweise alles, was von außen kommt:

  • Schriftsätze und Anlagen der Gegenseite
  • Unterlagen, die Mandanten einreichen — oft abfotografiert mit dem Handy
  • Eingescannte Papierpost
  • Ältere Dokumente aus Beständen, die vor Ihrer Zeit digitalisiert wurden

Also genau die Dokumente, deren Inhalt Sie nicht kennen und deshalb durchsuchen wollen. Bei Ihren eigenen wüssten Sie ja, was drinsteht.

Warum „keine Treffer“ schlimmer ist als eine Fehlermeldung

Wenn Software abstürzt, merken Sie es. Wenn eine Suche nichts findet, sieht das Ergebnis exakt so aus wie die Wahrheit: Es gibt den Begriff in dieser Akte nicht.

Es gibt keinen Warnhinweis. Kein „Achtung, 40 % dieser Akte konnten nicht durchsucht werden“. Sie bekommen ein sauberes, leeres Suchergebnis und ziehen daraus einen Schluss. Ein falsch-negativer Treffer ist unsichtbar — und deshalb der gefährlichste.

Mit KI wird aus dem Ärgernis ein Risiko

Solange nur Menschen suchen, ist das lästig. Sie merken irgendwann selbst, dass Sie das Dokument von Hand durchblättern müssen. Bei KI verschiebt sich das.

Das RA-MICRO KI-Widget analysiert Akten dokumentübergreifend, erkennt Fristen und Risiken, fasst zusammen. Es arbeitet auf dem Text, den es findet. Was als Bild in der Akte liegt, ist für die Analyse nicht vorhanden.

Und jetzt kommt der unangenehme Teil: Die KI sagt Ihnen nicht, dass sie die halbe Akte nicht gelesen hat. Sie fasst zusammen, was sie kennt — und zwar souverän formuliert und im selben zuversichtlichen Ton wie immer. Eine Zusammenfassung, die auf 60 % der Akte beruht, sieht genauso aus wie eine, die auf 100 % beruht. Das ist verwandt mit dem Problem halluzinierter Urteile in der Rechtsrecherche: Nicht das Falsche ist die Gefahr, sondern das Falsche im Gewand des Richtigen.

Eine KI, die von der Akte nichts weiß, ist ehrlich. Eine KI, die die halbe Akte kennt und so tut als sei es die ganze, ist ein Haftungsrisiko.

Für Notare ist es keine Frage der Bequemlichkeit

Beim Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer ist das Dateiformat vorgeschrieben: Für erzeugte elektronische Dokumente ist PDF/A-1b zu verwenden, für sonstige Dokumente soll es ebenfalls verwendet werden. Bei der Übertragung von Papierurkunden in elektronische Form nach § 56 Abs. 1 BeurkG kommen die Vorgaben der Bundesnotarkammer hinzu — Farbscan, mindestens 300 dpi, BSI-konformes Verfahren.

Die Urkunde liegt danach hundert Jahre im Archiv. Ein Formatfehler fällt hier nicht am selben Tag auf. Siehe dazu auch unseren Beitrag zum Datenschutz im notariellen Rechtsverkehr.

Und beim Versand ans Gericht?

Hier kursiert viel Halbwissen, deshalb genau: Seit dem 1.1.2022 ist für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten nur das Dateiformat PDF zwingend (§ 2 Abs. 1 ERVV). Bestimmte Versionen sind nicht vorgegeben, auch PDF/A nicht. Die Bekanntmachungen zum elektronischen Rechtsverkehr (ERVB) sind seit dem ERV-AusbauG nur noch Soll-Vorschriften — Durchsuchbarkeit ist damit keine zwingende Formvorschrift mehr.

Zwingend ist aber die Bearbeitbarkeit nach § 130a Abs. 2 ZPO. Und die Einhaltung der Soll-Vorschriften wirkt wie eine Garantie dafür, dass Ihr Schriftsatz bei Gericht bearbeitbar ist. Wer sie ignoriert, wettet bei fristwahrenden Schriftsätzen darauf, dass es beim konkreten Gericht schon gutgehen wird.

Was Sie dagegen tun können — drei Wege, ehrlich bewertet

  • Von Hand, Dokument für Dokument. Funktioniert und kostet nichts außer Zeit. In der Praxis scheitert es daran, dass niemand daran denkt — und dass man einem Dokument nicht ansieht, ob es nötig ist.
  • OCR im Gerät aktivieren. Naheliegend — und der Denkfehler, den wir am häufigsten sehen. Denn der Scanner erfasst nur, was über das Glas läuft. Alles, was per beA, über den RA-MICRO Posteingang oder per Mail hereinkommt, berührt Ihr Multifunktionsgerät nie. Ausgerechnet die Dokumente, deren Inhalt Sie nicht kennen, kommen nicht aus Ihrem eigenen Scanner. Dazu: Nicht jedes Gerät kann OCR, die Qualität schwankt, PDF/A-1b kommt selten heraus, und jedes Gerät muss einzeln konfiguriert werden.
  • Automatisch, beim Speichern in die E-Akte. Der sauberste Weg setzt nicht am Scanner an, sondern an der Stelle, an der jedes Dokument vorbeikommt: der E-Akte. Genau das macht ius Node — RA-MICRO prüft beim Speichern selbst, ob ein Dokument durchsuchbar ist, und übergibt es bei Bedarf automatisch. Egal ob es aus dem Scanner kam, über beA, über den RA-MICRO Posteingang oder über die Outlook-Schnittstelle. Zurück kommt ein durchsuchbares PDF/A-1b. Die Verarbeitung läuft auf Ihren Systemen, ohne Cloud — Mandantenunterlagen verlassen das Haus nicht. 29 Euro netto pro Kanzlei und Monat im Einführungspreis für die ersten 50 Kanzleien, monatlich kündbar, Einrichtung nach Aufwand. Datenblatt als PDF.

Der Anfang ist der Test

Bevor Sie irgendetwas kaufen: Machen Sie den Fünf-Sekunden-Test an drei gegnerischen Anlagen. Lässt sich der Text markieren, haben Sie das Problem nicht. Lässt er sich nicht markieren, wissen Sie jetzt, warum Ihre Volltextsuche schweigt — und was Ihre KI alles nicht gelesen hat.

Fragen dazu? Telefon 0511 / 9998840 oder vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind als RA-MICRO Partner bundesweit für Kanzleien und Notariate unterwegs.

Rechtsstand: Juli 2026. Quellen: § 2 Abs. 1 ERVV, § 130a Abs. 2 ZPO, ERVB 2022; für das Notariat die Vorgaben der Bundesnotarkammer zum Elektronischen Urkundenarchiv und § 56 Abs. 1 BeurkG. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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RA-MICRO Notariat: Sensible Passagen in Beglaubigungen jetzt sicher überschreiben – Datenschutz im elektronischen Rechtsverkehr auf neuem Niveau

Für Notariate zählt jedes Detail – und jede geschützte Information. Im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) werden täglich Urkunden, Registeranmeldungen, Grundbuchanträge und Beglaubigungen digital erstellt, signiert und übermittelt. Dabei gelangen regelmäßig personenbezogene und hochsensible Daten in Dokumente, die so nicht an Gerichte, Register oder Dritte weitergegeben werden dürfen. Genau hier setzt eine aktuelle Erweiterung der RA-MICRO Notariatssoftware an: In der Funktion Beglaubigung/Neu lassen sich sensible Textpassagen jetzt nicht nur weißen, sondern zusätzlich sicher überschreiben.

Das Problem: Weißen allein schafft nicht immer Sicherheit

Viele Notariate kennen die Situation: In einer Urkunde oder Beglaubigung stehen Angaben, die aus Datenschutzgründen oder wegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht nicht offengelegt werden dürfen – etwa Kontodaten, Gesundheitsangaben, Informationen zu unbeteiligten Dritten oder interne Vermerke. Der klassische Weg, solche Stellen einfach optisch „weiß“ zu setzen, wirkt auf den ersten Blick sauber. Doch reine Weißungen bergen ein Restrisiko: Wird der zugrunde liegende Text technisch nicht wirklich entfernt, sondern nur verdeckt, kann er unter Umständen wiederhergestellt oder ausgelesen werden.

Im elektronischen Rechtsverkehr, wo Dokumente automatisiert weitergereicht und dauerhaft gespeichert werden, ist das ein echtes Datenschutzproblem – mit möglichen haftungs- und berufsrechtlichen Folgen. Für ein Notariat, das für Vertraulichkeit und Rechtssicherheit steht, darf hier kein Zweifel bleiben. Geschützte Inhalte müssen zuverlässig geschützt bleiben, und zwar bis zum Empfänger.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einer Registeranmeldung sollen bestimmte private Angaben eines Beteiligten für die Übermittlung unkenntlich gemacht werden. Wird die Passage lediglich weiß hinterlegt, der Ursprungstext aber im Dokument belassen, genügt im schlimmsten Fall ein einfaches Markieren und Kopieren, um die vermeintlich geschützten Daten sichtbar zu machen. Was als sorgfältige Anonymisierung gedacht war, wird so unbeabsichtigt zur Datenschutzlücke – ausgerechnet in einem Bereich, in dem Sorgfalt und Vertraulichkeit oberste Priorität haben.

Die Lösung: Geweißte Passagen in RA-MICRO jetzt gezielt überschreiben

RA-MICRO hat die Funktion Beglaubigung/Neu im Notariatsmodul konsequent weiterentwickelt. Schon bisher war es möglich, einzelne Textpassagen aus Datenschutzgründen zu weißen. Neu ist: Diese geweißten Bereiche lassen sich nun aktiv überschreiben. Aus einer bloßen optischen Abdeckung wird damit eine belastbare Schwärzung – die geschützten Inhalte werden im Dokument tatsächlich ersetzt, bevor die Beglaubigung in den elektronischen Rechtsverkehr geht.

In der Praxis bedeutet das einen zusätzlichen, aber entscheidenden Handgriff: Sie markieren die zu schützende Stelle, weißen sie wie gewohnt und überschreiben den darunterliegenden Inhalt anschließend gezielt. Der geschützte Text ist damit nicht mehr Bestandteil des übermittelten Dokuments – die Beglaubigung verlässt Ihr Notariat also genau so, wie der Datenschutz es verlangt.

Das Beste daran: Die Funktion ist nahtlos in den gewohnten RA-MICRO Arbeitsablauf eingebettet. Es braucht keine zusätzliche Software, kein Umkopieren in ein anderes Programm und keinen Medienbruch. Direkt aus der E-Akte heraus wird beglaubigt, geweißt, überschrieben und übermittelt – alles in einem durchgängigen digitalen Prozess. So bleibt der bewährte Notariatsworkflow erhalten und wird gleichzeitig sicherer.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO im Notariat

Die Erweiterung ist mehr als ein technisches Detail – sie zahlt direkt auf Datenschutz, Effizienz und Rechtssicherheit Ihres Notariats ein:

  • DSGVO- und berufsrechtskonform: Sensible Passagen werden verlässlich entfernt statt nur verdeckt – ein wichtiger Baustein für Ihre Datenschutz-Compliance und Verschwiegenheitspflicht.
  • Sicher im elektronischen Rechtsverkehr: Beglaubigungen, Registeranmeldungen und Grundbuchanträge gehen sauber an Register, Gerichte und Beteiligte, ohne dass geschützte Inhalte mitwandern.
  • Durchgängig digital: Weißen und Überschreiben erfolgen direkt in der RA-MICRO E-Akte – ohne Medienbruch und ohne fehleranfällige Drittsoftware.
  • Zeitersparnis im Kanzleialltag: Ein integrierter Arbeitsschritt statt umständlicher Workarounds mit PDF-Tools, Ausdrucken oder manuellem Nachbearbeiten.
  • Zukunftssicher: RA-MICRO entwickelt das Notariatsmodul kontinuierlich weiter – Sie profitieren automatisch von neuen Funktionen für den ERV.

Gerade für Notariate, die täglich mit Registeranmeldungen, Grundbuchanträgen und Beglaubigungen arbeiten, ist das ein spürbarer Gewinn an Sicherheit. Datenschutz wird so vom lästigen Zusatzaufwand zum selbstverständlichen Teil eines effizienten, digitalen Workflows – ohne dass Sie an Tempo verlieren.

Jetzt Ihr Notariat digital absichern – mit ius Systemhaus

Als erfahrener RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei, das volle Potenzial Ihrer Kanzlei- und Notariatssoftware auszuschöpfen. Ob Einrichtung und Schulung der neuen Beglaubigungsfunktionen, Optimierung Ihrer E-Akte oder eine sichere IT- und Netzwerkinfrastruktur für den elektronischen Rechtsverkehr – wir beraten Sie persönlich, praxisnah und auf Augenhöhe.

Möchten Sie wissen, wie Sie die neue Überschreiben-Funktion in Ihrem Notariat einsetzen und Ihren Datenschutz auf ein neues Niveau heben? Dann lassen Sie uns sprechen – wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach sicherer ERV in der Praxis sein kann.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage – und machen Ihr Notariat gemeinsam sicherer und effizienter.

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RA-MICRO Notariat: Zusammenfassung jetzt direkt in der E-Akte speichern – mehr Übersicht im elektronischen Rechtsverkehr

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) ist im Notariat längst Pflicht und Alltag zugleich. Registeranmeldungen zum Handels-, Vereins- oder Partnerschaftsregister sowie Grundbuchanträge laufen heute vollständig digital. Damit steigen die Anforderungen an eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation. Eine aktuelle Neuerung in der RA-MICRO Notariatssoftware setzt genau hier an: Die Zusammenfassung Ihrer Registeranmeldungen und Grundbuchanträge lässt sich künftig direkt in der E-Akte speichern.

Das Problem: Wichtige Vorgangsinformationen liegen oft verstreut

Wer im Notariat täglich mit dem elektronischen Rechtsverkehr arbeitet, kennt die Herausforderung: Zu jedem übermittelten Antrag entsteht eine Zusammenfassung, die den Inhalt und den Status des Vorgangs dokumentiert. Liegt diese Information außerhalb der eigentlichen Akte – etwa nur im Versandprotokoll oder in einem separaten Ablagesystem – wird die Nachverfolgung mühsam. Vertretungssituationen, spätere Rückfragen des Registergerichts oder des Grundbuchamts und Prüfungen werden so unnötig zeitaufwendig. Im schlimmsten Fall fehlt der entscheidende Nachweis genau dann, wenn er gebraucht wird.

Die Lösung: Ein Vorgang, eine Akte, alle Informationen

Mit der neuen Funktion im RA-MICRO Notariat schließen Sie diese Lücke. Bei der Erstellung einer Registeranmeldung oder eines Grundbuchantrags können Sie die Zusammenfassung des Vorgangs ab sofort unmittelbar in der E-Akte ablegen. Damit sind alle relevanten Informationen genau dort gebündelt, wo sie hingehören: in der elektronischen Akte des jeweiligen Vorgangs. Das umständliche Suchen in getrennten Ablagen entfällt – Sie und Ihr Team haben den vollständigen Verlauf jederzeit mit einem Klick im Blick.

Ihre Vorteile im Notariatsalltag

Lückenlose Dokumentation: Die Zusammenfassung wird fester Bestandteil der E-Akte. So entsteht eine durchgängige, revisionssichere Historie jedes Register- und Grundbuchvorgangs – ein klarer Vorteil bei Prüfungen und im Qualitätsmanagement Ihres Notariats.

Schnellerer Zugriff: Ob bei Rückfragen des Gerichts, bei Fristenkontrollen oder in Vertretungsfällen – alle Beteiligten finden die benötigten Informationen sofort am richtigen Ort, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Weniger Fehlerquellen: Wenn Vorgangsdaten und Zusammenfassung gemeinsam in der E-Akte liegen, sinkt das Risiko, dass wichtige Unterlagen übersehen werden oder verloren gehen. Das schafft Sicherheit für Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Mandantschaft.

Effiziente Arbeitsabläufe: Die Funktion fügt sich nahtlos in den gewohnten ERV-Prozess der RA-MICRO Notariatssoftware ein. Es entsteht kein Mehraufwand – im Gegenteil: Sie sparen bei jedem Vorgang wertvolle Zeit, die Ihnen für die eigentliche notarielle Tätigkeit zur Verfügung steht.

Die digitale E-Akte als Herzstück des modernen Notariats

Die neue Speicheroption ist ein weiterer konsequenter Schritt auf dem Weg zum vollständig digitalen, papierlosen Notariat. Mit der RA-MICRO E-Akte arbeiten Sie wie mit der klassischen Papierakte – nur schneller, sicherer und ortsunabhängig. Sämtliche Dokumente, Anträge und nun auch die ERV-Zusammenfassungen sind zentral abgelegt, durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Gerade im sensiblen Bereich der Register- und Grundbuchanmeldungen ist diese Verlässlichkeit Gold wert.

Jetzt Potenziale heben – wir unterstützen Sie

Moderne Notariatsarbeit lebt von durchdachten, integrierten Lösungen. Ob Sie die neue ERV-Funktion optimal einrichten, Ihre E-Akte effizienter strukturieren oder Ihre gesamte Kanzlei- und Notariats-IT auf den neuesten Stand bringen möchten – wir von ius Systemhaus, Ihrem RA-MICRO-Partner aus Hannover, stehen Ihnen zur Seite. Von der Software-Konfiguration über die passende Hardware bis zu Netzwerk und Datensicherung erhalten Sie alles aus einer Hand.

Sprechen Sie uns an! Rufen Sie an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihr Notariat noch leistungsfähiger und zukunftssicher.

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eNoVA-Gesetz: Was Notariate jetzt vorbereiten sollten

Mit dem eNoVA-Gesetz kommt ein weiterer Baustein der Digitalisierung in der notariellen Praxis voran. Besonders wichtig ist dabei die elektronische Veräußerungsanzeige, die den bisherigen papiergeprägten Austausch mit der Finanzverwaltung Schritt für Schritt ablösen soll. Für Notariate ist das kein Randthema, sondern ein Prozess, der unmittelbar in die tägliche Abwicklung von Immobilienverträgen hineinwirkt.

Nach dem aktuellen Stand hat der Bundestag den Gesetzentwurf am 7. Mai 2026 angenommen. Ziel ist es, Daten und Dokumente zwischen Notariaten, Gerichten, Behörden und Finanzverwaltung künftig deutlich konsequenter elektronisch auszutauschen. Medienbrüche sollen reduziert werden, damit Vorgänge schneller, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig bearbeitet werden können.

Elektronische Veräußerungsanzeige wird zum Praxisthema

Die Veräußerungsanzeige ist für Notariate seit jeher ein fester Bestandteil der Abwicklung von Grundstückskaufverträgen. Wenn dieser Schritt künftig elektronisch laufen soll, verändert sich nicht nur der Übermittlungsweg. Auch die interne Organisation muss passen: Welche Daten werden wann erfasst? Wer kontrolliert die Angaben? Wie wird dokumentiert, dass die Übermittlung erfolgt ist? Und wie wird sichergestellt, dass Rückmeldungen zuverlässig im richtigen Vorgang landen?

Nach den derzeitigen Planungen soll für die Kommunikation mit der Finanzverwaltung die ELSTER-Infrastruktur genutzt werden. Bis zum 1. Januar 2028 soll die elektronische Kommunikation vollständig umgesetzt sein. Das klingt zunächst nach ausreichend Zeit. In der Praxis ist der Zeitraum jedoch gut genutzt, wenn Notariate frühzeitig ihre Abläufe prüfen und technische Voraussetzungen nicht erst kurz vor dem Stichtag angehen.

RA-MICRO arbeitet an der Umsetzung

RA-MICRO hat bereits angekündigt, die Entwicklung eng zu begleiten und an der Umsetzung in der Kanzleisoftware zu arbeiten. Für Anwenderinnen und Anwender ist das wichtig, weil die elektronische Veräußerungsanzeige möglichst ohne zusätzliche Medienbrüche in den bestehenden Notariatsablauf eingebunden werden muss. Entscheidend wird sein, dass Erfassung, Prüfung, Übermittlung und Ablage im Vorgang gut zusammenspielen.

Notariate sollten deshalb nicht nur auf die spätere technische Freischaltung warten. Sinnvoll ist eine Bestandsaufnahme: Sind Stammdaten und Beteiligteninformationen sauber gepflegt? Gibt es klare Zuständigkeiten für die Kontrolle steuerlich relevanter Angaben? Werden elektronische Rückmeldungen zentral überwacht? Und sind die Mitarbeitenden auf neue digitale Prüfschritte vorbereitet?

Was jetzt sinnvoll ist

  • bestehende Abläufe rund um Grundstückskaufverträge und Veräußerungsanzeigen dokumentieren,
  • RA-MICRO Updates und Hinweise zur eNoVA-Umsetzung aufmerksam verfolgen,
  • Zuständigkeiten für Erfassung, Kontrolle, Versand und Nachverfolgung festlegen,
  • technische Voraussetzungen wie ELSTER-Bezug, Benutzerrechte und Posteingangsprozesse rechtzeitig prüfen,
  • Mitarbeitende frühzeitig auf veränderte digitale Abläufe vorbereiten.

Die elektronische Veräußerungsanzeige wird kein isolierter IT-Schalter, sondern Teil eines durchgängigen digitalen Vollzugs. Wer die Umstellung rechtzeitig vorbereitet, kann spätere Hektik vermeiden und zugleich die Chance nutzen, notarielle Abläufe insgesamt schlanker und transparenter zu organisieren.

Quelle und weiterer Überblick: RA-MICRO News vom 11.05.2026 zum eNoVA-Gesetz und zur elektronischen Veräußerungsanzeige.

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Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht bevor!

Hier finden Sie alles, was Sie ab dem 1. Januar 2025 wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht, mit einer Übergangsfrist bis zum 1.1.2027. Diese Übergangsfrist (§27 Abs. 38 UstG n.F.) besagt, dass zunächst nur der Empfang solcher Nachrichten gewährleistet sein muss. Ab 2027 ist dann auch der Versand verpflichtend.

E-Rechnung – Was ist das eigentlich?

Eine E-Rechnung ist der ab dem 01.01.2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen in B2B-Geschäften.

 

Anders als bei Rechnungen aus Papier oder bisher verbreiteten Dateiformaten, wie z.B. PDF-, Word- und Exceldateien, stellt die E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß der EU-Norm EN-16931 auf einem XML-Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.

Kurzum: Auch Kanzleien.

Was ist das zu erwartende Problem ab 2025?

Da der Absender nicht verpflichtet ist eine PDF-Datei mit zusenden, werden Rechnungen wohl möglich nicht mehr direkt lesbar sein. Es wird eine spezielle Software benötigt, die aus den Strukturdaten (XML) wieder ein lesbares Dokument macht.

Weiterhin sind die Empfänger einer Rechnung verpflichtet, die Vollständigkeit der Rechnung zu überprüfen. Da den XML-Dateien künftig die Charakteristik des Briefpapiers fehlt, ist der Empfänger zwingend auf ein Programm angewiesen, dass ihm bei dieser Überprüfung unterstützt. Da bei einer „ordentlichen“ Rechnung für einen Vorsteuerabzug Bedingungen wie „Echtheit der Herkunft“, „Unversehrtheit des Rechnungsinhalts“, sowie „Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechtsordnung im umsatzsteuerlichen Sinne“ erfüllt werden müssen, wird entweder die eingehende E-Mails elektronisch signiert sein müssen oder gar der Anhang.

Wie löst RA-MICRO diese Vorgaben?

Im Ausgang unterstützen wir die E-Rechnung sowohl im anwaltlichen-, als auch im notariellen Bereich bereits. Hier wird auf das XRechnung-Format gesetzt. Um die strukturelle Integrität zu gewährleisten, wird empfohlen den Versand über den E-Brief und signiert zu veranlassen.

Im Eingang wird die XRechnung mit der Jahresversion, die voraussichtlich ab Mitte November verteilt wird, über den Posteingang verarbeitet.

Muss ich bei RA-MICRO meine Lizenz erweitern?

Das ist in 99,9 % aller Fälle nicht nötig. Bis auf ganz wenige Ausnahmen verfügt jede Kanzlei über das Modul „Finanzbuchhaltung“ und ist dann damit in der Lage die Rechnungen zu verarbeiten.

Erfüllen XRechnung und ZUGFeRD die Formatanforderungen?

Ja, grundsätzlich erfüllen beide Varianten die Formatanforderungen einer E-Rechnung.

Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier ist ab dem 1.1.2025 der strukturierte Teil maßgebend. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.

Was ist zu veranlassen?

  1. Führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lösung: Wir bieten Ihnen die Software MailStore Server an, mit der Sie die rechtlichen Bedingungen nach AO, GoBD und DSGVO erfüllen.

  1. Installieren Sie an den Arbeitsplätzen der Buchhaltung Signatursoftware, um um die Echtheit eingehender Rechnungen zu verifizieren.

Lösung: SecSigner können Sie bei uns mieten und das deutlich günstiger, als bei RA-MICRO direkt.

  1. Informieren Sie sich regelmäßig in der RA-MICRO Mediathek, dort im Bereich der Buchhaltung über die aktuellen Möglichkeiten der E-Akte Rechnung.

Weitere Fragen?

Insbesondere, da die Jahresversion noch nicht zur Verfügung steht, sind noch einige Fragen offen. Scheuen Sie sich nicht und schicken diese gerne an vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind gern für Sie da.

Wenn Sie mit uns über die Einführung von MailStore Server oder die Bestellung von SecSigner Lizenzen sprechen wollen, nutzen Sie gern die gleiche E-Mail-Adresse oder rufen uns an unter 0511/9998840.

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SecSigner Version 7.30 – Unterstützung für Notarvertreter und mehrere Signaturen

Mit Spannung erwartet und nun endlich da! Die Version 7.30 des SecSigners in der BR-Edition enthält die Möglichkeit zwischen den im Online-Speicher befindlichen Fernsignaturen auszuwählen. Damit kann auch die Rolle des Notarvertreters ausgewählt werden und im Notariat entsprechend über z.B. RA-MICRO signiert werden. 

Die BR-Edition bekommen Sie nur über Ihren SecSigner Partner (wie uns). Die Version ist kostenpflichtig und wird nicht frei zum Download angeboten. 

Bei Bedarf sind wir gern für Sie da: ra-micro@ius-systemhaus.de

Ihr Frank Pelaccia

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„Fernsignatur“ und RA-MICRO (neue N-Karten und beA-Karte Signatur)

Aktuell sind die Fernsignaturen, die mit den neuen Karten im Anwaltsbereich, wie auch im Notariat ausgeliefert werden, ein spannendes, wie auch ärgerliches Thema.
Zusammengefasst kann man sagen, dass allen Orts Verwirrung herrscht.

Wie RA-MICRO in diesem Newsbeitrag (https://www.ra-micro.de/artikel/news/bea-karten-und-notarkarten-mit-fernsignatur.html) mitteilt, wird die Nutzung des Postausgangs von RA-MICRO künftig den Einsatz der Software SecCommerce voraussetzen.

Wir haben bereits vor 2 Jahren mit diesem Anbieter einen Rahmenvertrag geschlossen und können Ihnen deshalb die Lizenzen sowohl einzeln, als auch preiswert zur Verfügung stellen.

Aktuell und auf absehbare Zeit ist die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) über den Postausgang von RA-MICRO nur noch über diesen Weg zu erhalten.

Kontaktieren Sie uns gern, damit wir Ihnen die benötigte Anzahl an SecSigner Lizenzen zur Verfügung stellen können.

Sie erreichen uns unter 0511/59200420 oder elektronisch unter

ra-micro@ius-systemhaus.de

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Notariat – Die Online Gründung wird digital – Unsere Lösung für Sie

Zum 01.08.2022 kommt die „Online GmbH-Gründung“. Somit können GmbHs, sowie bestimmte Anmeldungen zum Handels- oder Genossenschaftsregister digital durchgeführt werden. Die Bundesnotarkammer erweitert dazu die Funktionen des XNP um Funktionen zur Online-Beurkundung. 

Wir haben hierzu ein Leistungspaket, mit dem Sie auch bei hybriden Beurkundungen eine professionelle Figur machen. Hierzu haben wir ein mobiles Halterungssystem, einen 70″ Flachbildschirm, ein Multimedia-Mini-PC, sowie ein Logitech Meeting-System zusammengeführt, um dem Notariat perfekte Voraussetzungen zu schaffen. Egal, ob Sie alle oder nur einzelne Teilnehmer der Beurkundung online hinzuschalten, das System bietet stets optimal scharfe Bilder in beide Richtungen. 

Der Mini-PC ist leistungsstark genug für RA-MICRO, so dass Sie auch bei klassischen Beurkundungen das System nutzen können, bzw. auch klassische Video-Meetings (z.B. mit RA-MICRO vOffice) durchführen können. 

Da bei unserem System nur ein Stromkabel und ein Netzwerkkabel von der mobilen Station wegführen, hat man das Ganze innerhalb von Minuten durch die ganze Kanzlei bewegt. 

Hier ein paar Bilder des System, welches wir nun schon bei über 10 Notariaten im Einsatz haben:

Die Kamera fokussiert automatisch und nimmt über einen 120° Aufnahmewinkel auch große Besprechungsräume gut auf. Der darin integrierte Lautspreche ist speziell für die Wiedergabe von Sprache optimiert. Ihr Gegenüber ist kristallklar zu hören, während die um die Linse montierten Richtmikrofone aktiv Echos unterdrücken und entsprechend des erkannten Sprechers gezielt den Ton erfassen.

Auf dem Besprechungstisch befindet sich dann lediglich Tastatur und Maus, sowie die Fernbedienung für die Kamera.

Wir liefern die Ware direkt zu Ihnen an und montieren das System dann vor Ort.

Anstelle des Mini-PCs kann auch gern ein vorhandenes Laptop genutzt werden. Hier wird ein USB-C Anschluss empfohlen und ein 5 Meter langes Kabel ist dabei. Ansonsten sind alle Kabel hinter dem Flachbildschirm „versteckt“.

Kontaktieren Sie uns gern, um Ihr individuelles Angebot zu erhalten.
Telefonisch erreichen Sie uns unter 0511/59200420.
Per E-Mail unter: ra-micro@ius-systemhaus.de

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Probleme mit der neuen „Fernsignatur“ der BNotK bei beA

Die neuen Anwaltskarten MIT Signaturfunktion funktionieren technisch vollkommen anders, als das bei den bisherigen Karten der Fall ist. 

Bisher wird zum Signieren ein Zertifikat (qeS) auf die Karte geladen und von dort ausgelesen, wenn es gebraucht wird. 

Zukünftig liegt dieses Zertifikat in einem geschützten Bereich der BNotK und wird von dort geladen, wenn man es braucht. Das führt zu erheblichen, technischen Änderungen, was die Signatursoftware angeht.

Unser Partner, die SecCommerce GmbH, bietet mit SecSigner eine Lösung an, die prima mit den bisherigen Karten funktioniert. Für die neuen Karten ist gegenwärtig ein Beta-Test verfügbar, an dem Sie teilnehmen können, wenn Sie uns kontaktieren. 

SecSigner bekommen Sie bei uns zur monatlichen oder jährlichen Miete. Über 100 Kanzleien nutzen bereits die Vorteile von SecSigner. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie Interesse haben:

Sie ereichen uns per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de oder telefonisch: 0511/59200420. 

 

 

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