In vielen Kanzleien ist es Alltag: Ein Mandant überweist einen einzigen Betrag, mit dem gleich mehrere offene Rechnungen ausgeglichen werden sollen. Was auf dem Kontoauszug wie eine einfache Zahlung aussieht, wird in der Aktenbuchhaltung schnell zur Fleißarbeit – und zur Fehlerquelle. Mit der jüngsten Erweiterung im Modul Fibu I löst RA-MICRO genau dieses Problem: Zahlungseingänge auf mehrere Rechnungen werden jetzt je Rechnungsnummer in separaten Buchungszeilen ausgewiesen – im Buchungsstapel, im Journal und im Aktenkonto. Wir zeigen Ihnen, warum das für Ihre Kanzlei einen spürbaren Unterschied macht.
Das Problem: Eine Zahlung, viele Rechnungen – und wenig Durchblick
Sobald ein einzelner Zahlungseingang mehrere Rechnungen betrifft, beginnt in der klassischen Buchhaltung das Rätselraten. Wird die Zahlung in einer einzigen Summe verbucht, ist im Nachhinein kaum noch nachvollziehbar, welcher Teilbetrag auf welche Rechnung entfallen ist. Die offene-Posten-Liste bleibt unübersichtlich, der Abgleich mit den einzelnen Forderungen kostet Zeit, und im Aktenkonto entsteht ein Buchungssatz, der die tatsächliche Zusammensetzung der Zahlung verschleiert.
Für Kanzleien ist das mehr als ein kosmetisches Ärgernis. Wer gegenüber Mandanten, dem Steuerberater oder im Rahmen einer Prüfung nachweisen muss, wie ein Zahlungseingang verteilt wurde, braucht eine lückenlose Dokumentation. Fehlt die klare Zuordnung, drohen Rückfragen, doppelte Recherchen in alten Kontoauszügen und im schlimmsten Fall falsch ausgewiesene offene Posten. Gerade in der Zwangsvollstreckung oder bei laufenden Mandaten mit vielen Teilrechnungen summiert sich dieser Aufwand schnell.
Die Lösung: Separate Buchungszeilen je Rechnungsnummer
RA-MICRO hat die Buchenmaske 2 im Modul Fibu I so erweitert, dass genau diese Intransparenz verschwindet. Ordnen Sie einen Zahlungseingang mehreren Rechnungen einer Akte zu, erzeugt RA-MICRO automatisch für jede Rechnungsnummer eine eigene Buchungszeile. Diese getrennte Darstellung zieht sich konsequent durch alle relevanten Bereiche: Sie sehen die Aufschlüsselung bereits im Buchungsstapel, sie erscheint im Journal und sie wird ebenso im Aktenkonto abgebildet.
Der Ablauf bleibt dabei so schlank wie gewohnt. Sie erfassen den Zahlungseingang wie bisher und weisen die betroffenen Rechnungen zu – die Aufteilung in einzelne Buchungszeilen übernimmt RA-MICRO im Hintergrund. Es entsteht kein zusätzlicher Erfassungsaufwand, sondern lediglich ein deutlich besseres Ergebnis: An die Stelle einer diffusen Sammelbuchung tritt eine klar gegliederte Übersicht, in der jeder Cent einer konkreten Rechnung folgt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mandant begleicht mit einer Überweisung von 3.200 Euro drei offene Rechnungen – Honorar, Auslagen und einen Gerichtskostenvorschuss. Früher stand im Aktenkonto ein einziger Betrag, dessen Zusammensetzung Sie manuell nachhalten mussten. Heute weist RA-MICRO drei saubere Buchungszeilen aus, jede mit ihrer Rechnungsnummer und ihrem Teilbetrag. Ein Blick ins Aktenkonto genügt, und die Zuordnung ist eindeutig – ohne Taschenrechner, ohne Rückgriff auf den Kontoauszug.
Besonders wertvoll ist die neue Aufschlüsselung im Zusammenspiel mit der offenen-Posten-Liste und dem Mahnwesen. Nur wenn jede Teilzahlung eindeutig einer Rechnungsnummer zugeordnet ist, bleibt die OP-Liste korrekt – und Sie mahnen zuverlässig nur tatsächlich offene Beträge an. Fehlerhafte Mahnungen über bereits (teilweise) beglichene Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Das schützt nicht nur Ihre Liquiditätsplanung, sondern auch die Beziehung zu Ihren Mandanten, die zu Recht eine fehlerfreie Abrechnung erwarten.
Ihre Vorteile mit RA-MICRO auf einen Blick
Die Erweiterung fügt sich nahtlos in die bewährte RA-MICRO Fibu ein und bringt Ihrer Kanzlei mehrere handfeste Vorteile. Sie gewinnen volle Transparenz, weil jede Zahlung bis auf die einzelne Rechnung heruntergebrochen ist. Sie arbeiten revisionssicher, weil Stapel, Journal und Aktenkonto dieselbe klare Aufschlüsselung zeigen und jede Buchung prüffest dokumentiert ist. Sie sparen Zeit beim Abgleich, weil offene Posten korrekt geführt werden und aufwändige Nachrecherchen entfallen. Und Sie verbessern die Auskunftsfähigkeit gegenüber Mandanten und Prüfern, weil sich jede Teilzahlung sofort belegen lässt.
Dass RA-MICRO auch solche Detailprozesse konsequent optimiert, ist typisch für den Marktführer im Bereich Kanzleisoftware: Es sind gerade die vielen kleinen Verbesserungen im Tagesgeschäft, die in Summe für spürbar mehr Effizienz und weniger Fehler sorgen. Ihre Buchhaltung wird nicht nur schneller, sondern vor allem verlässlicher.
Jetzt Ihre Kanzlei-Buchhaltung mit RA-MICRO optimieren
Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner in Hannover sorgen wir von ius Systemhaus dafür, dass Sie diese und viele weitere Funktionen der Fibu I optimal nutzen. Wir richten Ihre Finanzbuchhaltung passgenau ein, schulen Ihr Team im effizienten Buchen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um RA-MICRO persönlich zur Seite – damit Ihre Kanzlei ihre Zahlungsprozesse transparent, revisionssicher und ohne unnötigen Aufwand abwickelt.
Sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gern in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie mit RA-MICRO Fibu I den Überblick über jede Zahlung behalten.
ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner in Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
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