Ein Anruf des Mandanten, eine Rückfrage des Gerichts, eine Nachfrage aus dem Team – und plötzlich muss der Entwurf von letzter Woche wieder auf den Tisch. Kennen Sie diese Situation? Gerade in Kanzleien, in denen mehrere Personen an denselben Akten arbeiten, entscheidet die Struktur der Dokumentenablage darüber, wie schnell ein Schriftsatz wiedergefunden, ergänzt oder geprüft werden kann. RA-MICRO hat dafür mit der Druckdateinummer ein Werkzeug im Programm, das in der Praxis oft unterschätzt wird – und das den Unterschied zwischen „irgendwo gespeichert“ und „jederzeit auffindbar“ ausmacht.
Das Problem: Wenn Speichern nicht gleich Ordnung bedeutet
Viele Schriftsätze entstehen zunächst ganz klassisch in Microsoft Word. Wird ein Dokument dort über „Datei > Speichern unter“ abgelegt, landet lediglich eine Datei an einem gewählten Speicherort – ohne Bezug zur Akte, ohne Verknüpfung zu Adressdaten, ohne nachvollziehbare Historie. Für den Moment reicht das vielleicht aus. Sobald aber mehrere Entwürfe zu einer Akte existieren, mehrere Kolleginnen und Kollegen beteiligt sind oder ein Schreiben Wochen später erneut aufgerufen werden muss, wird genau diese lose Ablage zum Zeitfresser. Wer suchen muss, statt zu finden, verliert wertvolle Minuten – und im schlimmsten Fall den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Die Lösung: Struktur direkt aus der RA-MICRO Word-Schnittstelle
Wird ein Schreiben stattdessen über die RA-MICRO Word-Schnittstelle als Druckdatei gespeichert, vergibt RA-MICRO automatisch eine fortlaufende Druckdateinummer – benutzerbezogen und jahrgangsweise. Damit erhält jedes Dokument eine eindeutige Kennung und lässt sich später gezielt über die Druckdateiverwaltung wieder aufrufen. Anders als die einfache Word-Speicherung wird eine Druckdatei als vollwertiger Bestandteil des elektronischen Schriftverkehrs behandelt: inklusive Akten- und Adressinformationen, Dokumentdaten und den notwendigen Verknüpfungen.
Wählen Sie beim Speichern zusätzlich die E-Akte aus, legt RA-MICRO automatisch ein verlinktes PDF in der E-Akte ab – während der bearbeitbare Entwurf parallel in der Druckdateiverwaltung erhalten bleibt. So lässt sich ein Schriftsatz sowohl in der E-Akte lückenlos nachvollziehen als auch bei Bedarf im Originalformat weiterbearbeiten. Wird ein Schreiben später geändert, entscheiden Sie selbst: Die bestehende Druckdatei überschreiben oder eine neue Druckdateinummer für einen neuen Bearbeitungsstand anlegen. Damit behalten Sie auch bei mehrfach überarbeiteten Schriftsätzen jederzeit die Kontrolle.
Ein Beispiel aus der Praxis
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Eine Sachbearbeiterin diktiert per DictaNet einen Entwurf zur Klageerwiderung, die Schreibkraft überträgt ihn in Word und speichert ihn über die RA-MICRO Word-Schnittstelle als Druckdatei mit E-Akte-Bezug. Zwei Tage später möchte der zuständige Anwalt den Entwurf prüfen und ergänzen – im Urlaub der Kollegin übernimmt ein Vertreter die Akte. Ohne eindeutige Kennung müsste er zunächst klären, welches von mehreren gespeicherten Dokumenten der aktuelle Stand ist. Mit Druckdateinummer und E-Akte-Verknüpfung ist das in Sekunden erledigt: Der richtige Bearbeitungsstand ist eindeutig identifizierbar, nachvollziehbar und direkt weiterbearbeitbar. Genau solche Situationen entscheiden im Alltag darüber, ob Fristen und Mandantentermine entspannt oder unter Zeitdruck erledigt werden.
Auch mit Blick auf Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit zahlt sich die konsequente Nutzung der Druckdateinummer aus: Da jeder Bearbeitungsstand dokumentiert und über die E-Akte als Metadatum sichtbar ist, lässt sich jederzeit nachweisen, wann welche Fassung eines Schriftsatzes erstellt und bearbeitet wurde. Für Kanzleien, die auf strukturierte Qualitätssicherung und lückenlose Aktenführung Wert legen, ist das ein handfester Mehrwert – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Ihre Vorteile im Kanzleialltag
Für Kanzleien bedeutet das konkret: Schriftsätze sind nicht mehr irgendwo verstreut, sondern über eine eindeutige Nummer und die Verknüpfung zur Akte jederzeit auffindbar – auch wenn mehrere Personen an derselben Sache arbeiten. Die Druckdateinummer lässt sich zudem als zusätzliches Metadatum in der E-Akte anzeigen, sodass der Bearbeitungsstand für das gesamte Team transparent bleibt. Gerade in Kombination mit DictaNet und Dragon NaturallySpeaking, mit denen Diktate schnell in Schriftsätze überführt werden, entsteht so eine durchgängige, nachvollziehbare Kette von der ersten Aufnahme bis zum fertigen, archivierten Dokument in der E-Akte. Weniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Reibungsverluste – und mehr Zeit für die eigentliche mandatsbezogene Arbeit.
Gerade weil dieses Feature so nah am täglichen Schriftverkehr sitzt, zahlt es sich für jede Kanzleigröße aus: vom Einzelanwalt, der Ordnung in seine eigenen Entwürfe bringen möchte, bis zur Kanzlei mit mehreren Sachbearbeitern, die gemeinsam an Akten arbeiten. Die Druckdateinummer ist dabei kein separates Zusatzprodukt, sondern fester Bestandteil Ihrer RA-MICRO Kanzleisoftware – sie muss also nicht extra eingerichtet oder zugekauft werden. Es lohnt sich aber, den Workflow im Team einmal bewusst zu besprechen, damit alle Mitarbeitenden das Potenzial voll ausschöpfen.
Jetzt den vollen Nutzen aus Ihrer RA-MICRO Installation holen
Viele Kanzleien nutzen RA-MICRO seit Jahren – und heben dennoch nicht das volle Potenzial ihrer Software, weil praktische Funktionen wie die Druckdateinummer im Alltag untergehen. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützt ius Systemhaus Sie dabei, diese und weitere Funktionen optimal in Ihre bestehenden Abläufe einzubinden – von der Einrichtung der Word-Schnittstelle über die Verknüpfung mit der E-Akte bis zur Schulung Ihres Teams.
Sprechen Sie uns an: Wir zeigen Ihnen unverbindlich, wie Sie mit der Druckdateinummer, der E-Akte und DictaNet/Dragon Ihren Schriftverkehr strukturieren und im Kanzleialltag Zeit sparen. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de – wir beraten Sie gern persönlich und finden gemeinsam die passende Lösung für Ihre Kanzlei.