EU-Geldwäscheverordnung ab Juli 2027: Warum Kanzleien ihre GwG-Dokumentation jetzt digitalisieren sollten

Zwei Jahre klingen nach viel Zeit. Für gewachsene Kanzleiprozesse sind sie es nicht. Ab dem 10. Juli 2027 gilt die neue EU-Geldwäscheverordnung unmittelbar in allen Mitgliedstaaten – ohne Umweg über den nationalen Gesetzgeber. Die ebenfalls zum EU-Geldwäschepaket gehörende Richtlinie ist bis dahin in deutsches Recht umzusetzen. Parallel erarbeitet die neue europäische Geldwäschebehörde AMLA technische Regulierungsstandards und Leitlinien, die Prüf-, Dokumentations- und Sorgfaltspflichten weiter konkretisieren.

Für verpflichtete Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte heißt das: Die geldwäscherechtlichen Anforderungen werden europaweit vereinheitlicht – und in der Tendenz detaillierter. Die entscheidende Frage für Ihre Kanzlei lautet deshalb weniger „Was gilt genau ab 2027?“ als vielmehr: Ist unsere Dokumentation so aufgestellt, dass sie mit den Anforderungen mitwachsen kann?

Das Problem: Geprüft zu haben genügt nicht – Sie müssen es belegen können

In vielen Kanzleien läuft die geldwäscherechtliche Prüfung bis heute an der Akte vorbei: eine Word-Vorlage auf dem Server, eine Excel-Liste bei der Büroleitung, die Ausweiskopie im Papierordner, der Vermerk zur Mandatsanbahnung in der E-Mail-Ablage. Solange nichts passiert, funktioniert das. Im Prüfungsfall nicht.

Denn bei einer Prüfung durch die Rechtsanwaltskammer zählt nicht, ob Sie sorgfältig geprüft haben – sondern ob Sie es nachvollziehbar belegen können. Verteilte Dokumentation bedeutet: Suchen unter Zeitdruck, Lücken bei Urlaubsvertretung oder Personalwechsel, und im schlimmsten Fall ein Nachweis, der sich nicht mehr rekonstruieren lässt. Hinzu kommt ein praktisches Risiko, das oft unterschätzt wird: Wer Mandantendaten zur GwG-Prüfung außerhalb der Kanzleisoftware in frei zugänglichen Ordnern ablegt, verlässt den kontrollierten Berechtigungsrahmen – ein Datenschutz- und Verschwiegenheitsthema zugleich.

Dass die Details noch in Bewegung sind, entlastet nicht. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) begleitet die Konkretisierung durch die AMLA ausdrücklich kritisch: Für den Finanzsektor entwickelte Prüf- und Dokumentationspflichten lassen sich nicht ohne Weiteres auf die Anwaltschaft übertragen. Anwaltliche Verschwiegenheit und die bestehenden Aufsichtsstrukturen der Kammern müssten ausreichend berücksichtigt werden – betroffen sind unter anderem anwaltliche Sammelanderkonten, deren Fortbestand durch geplante Prüfpflichten infrage stehen könnte. Kurz: Die Richtung steht fest, die Feinheiten kommen noch. Genau deshalb sollten Sie jetzt die Struktur schaffen, statt 2027 unter Zeitdruck umzustellen.

Die Lösung: Prüfung und Nachweis dort, wo die Akte liegt

Der wirksamste Hebel ist zugleich der einfachste: Die geldwäscherechtliche Prüfung gehört nicht neben die Akte, sondern in die Akte. RA-MICRO unterstützt Sie dabei bereits heute mit der integrierten GwG-Prüfung und dem GwG-Dokumentationsbogen. Beides ist fester Bestandteil der Kanzleisoftware – kein Zusatzsystem, keine Insellösung, keine zweite Datenhaltung.

Der Dokumentationsbogen wurde zuletzt um eine strukturierte Risikoeinschätzung mit den Stufen „gering“, „normal“ und „hoch“ erweitert. Damit dokumentieren Sie nicht nur, dass geprüft wurde, sondern auch, wie Sie zu Ihrer Einschätzung gekommen sind. Genau diese Nachvollziehbarkeit ist es, auf die die AMLA-Standards absehbar hinauslaufen.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO

• Alles am Aktenkontext: Prüfung, Risikostufe und Nachweis liegen in der E-Akte – auffindbar auch dann, wenn die zuständige Kollegin gerade nicht im Haus ist.
• Strukturierte Risikoeinschätzung: Einheitliche Stufen statt individueller Formulierungen – das macht Ihre Prüfpraxis kanzleiweit vergleichbar und darstellbar.
• Auskünfte direkt aus der Software: Adress-, Bonitäts- und Firmenauskünfte rufen Sie unmittelbar aus RA-MICRO ab. Das erleichtert die Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter spürbar – und die Auskunft landet automatisch dokumentiert in der Akte.
• Berechtigungen statt Zufall: Sensible Mandatsdaten bleiben im Rechte- und Rollenkonzept Ihrer Kanzleisoftware – nicht in einem Netzwerkordner, auf den „irgendwie alle“ zugreifen können.
• Updates inklusive: RA-MICRO verfolgt die regulatorische Entwicklung und prüft den Anpassungsbedarf der GwG-Funktionen. Konkretisiert die AMLA ihre Vorgaben, wächst Ihre Software mit – Sie müssen den Prozess nicht neu erfinden.

Dokumentation ohne Mehraufwand: einfach diktieren

Der häufigste Grund für lückenhafte GwG-Vermerke ist banal: Tippen kostet Zeit, die im Mandat fehlt. Genau hier setzt DictaNet an. Mit der professionellen Diktiersoftware und der DictaNet Spracherkennung mit juristischem Fachvokabular sprechen Sie Ihren Vermerk zur Mandatsanbahnung direkt nach dem Erstgespräch – und der Text steht sofort zur Verfügung, revisionsfähig abgelegt in der E-Akte. Wer bereits mit Dragon NaturallySpeaking arbeitet, erreicht denselben Effekt: Dokumentation entsteht dann, wenn die Details noch präsent sind, statt Wochen später aus der Erinnerung.

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Kanzleiprojekten in und um Hannover: Sobald Dokumentation nur noch Sekunden statt Minuten kostet, wird sie auch tatsächlich gemacht. Das ist der eigentliche Compliance-Gewinn.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre GwG-Nachweise heute? Alles, was außerhalb von RA-MICRO liegt, ist ein Kandidat für die Migration.
2. GwG-Funktionen aktivieren: Prüfen Sie, ob GwG-Prüfung und Dokumentationsbogen in Ihrer Installation eingerichtet und im Team bekannt sind.
3. Prozess festlegen: Wer prüft wann, wer entscheidet über die Risikostufe, wer kontrolliert stichprobenartig?
4. Diktatweg einrichten: Vermerke per DictaNet direkt in die Akte – so bleibt der Prozess auch im Tagesgeschäft belastbar.

Sprechen wir darüber – bevor es eilig wird

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover richten wir die GwG-Funktionen in Ihrer Kanzleisoftware ein, schulen Ihr Team und sorgen dafür, dass Berechtigungen, Ablage und Datensicherung zusammenpassen. Auf Wunsch schauen wir uns Ihre gesamte Kanzlei-IT an und zeigen Ihnen, wo Sie Nachweispflichten künftig mit weniger Aufwand erfüllen.

Rufen Sie uns an: 0511 / 999 88 40
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Wir melden uns kurzfristig mit einem Terminvorschlag – unverbindlich und auf Ihre Kanzleigröße zugeschnitten.