Der erste Kontakt entscheidet. Wer heute eine Kanzlei sucht, tut das abends auf dem Sofa, am Wochenende oder in der Mittagspause – und erwartet, sofort handeln zu können. Genau hier verlieren viele Kanzleien wertvolle Mandate: Wer erst am nächsten Werktag zurückruft, um Stammdaten abzufragen, gibt potenziellen Mandanten Zeit, sich anderweitig umzusehen. Mit dem RA-MICRO Online-Mandat (OMA) drehen Sie diesen Prozess um – und gewinnen neue Mandate digital, rund um die Uhr und ohne zusätzliche Tipparbeit.
Das Problem: Mandatsaufnahme kostet Zeit und Mandanten
Die klassische Mandatsaufnahme ist ein Flaschenhals. Der Interessent ruft an, schildert sein Anliegen, und Ihre Mitarbeiter notieren Name, Anschrift, Geburtsdatum, Gegnerdaten und den Sachverhalt – oft auf Papier oder in einer separaten Notiz. Anschließend werden diese Daten manuell in die Kanzleisoftware übertragen. Dieser doppelte Aufwand verschlingt nicht nur Arbeitszeit, sondern ist auch eine klassische Fehlerquelle: Zahlendreher im Aktenzeichen, falsch verstandene Namen, fehlende Angaben.
Hinzu kommt: Außerhalb der Bürozeiten ist niemand erreichbar. Wer am Sonntagabend dringend einen Anwalt sucht, landet auf dem Anrufbeantworter – und häufig am Montag schon bei der Konkurrenz. In einem Markt, in dem Mandanten zunehmend digital vergleichen, ist mangelnde Erreichbarkeit ein echter Wettbewerbsnachteil.
Auch für Ihr Team bedeutet die manuelle Aufnahme eine spürbare Belastung: Jedes Erstgespräch bindet eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, jede nachträgliche Rückfrage zu fehlenden Angaben kostet erneut Zeit. Gerade in Phasen mit hohem Anfrageaufkommen oder bei knapper Personaldecke geraten so wertvolle Anfragen ins Hintertreffen – nicht, weil das Mandat uninteressant wäre, sondern weil schlicht die Kapazität für die Erfassung fehlt. Ein strukturierter, digitaler Prozess schafft hier spürbar Entlastung.
Die Lösung: Der digitale Mandatsaufnahmebogen
Das RA-MICRO Online-Mandat ist ein digitaler Mandatsaufnahmebogen, über den neue Mandanten ihre persönlichen und fallbezogenen Stammdaten selbst erfassen – bequem online, von jedem Endgerät aus und zu jeder Tageszeit. Sie binden das OMA einfach in Ihre Kanzlei-Homepage ein. Der Interessent klickt, füllt den auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Bogen aus und sendet ihn ab.
Das Entscheidende geschieht danach: Die eingegebenen Daten werden in der RA-MICRO Kanzleisoftware automatisiert verarbeitet und für die Anlage eines neuen Mandanten und/oder Falls genutzt. Kein Abtippen, kein Medienbruch, keine verlorenen Notizzettel. Aus einem Website-Besucher wird mit wenigen Klicks ein strukturiert erfasstes Mandat in Ihrer E-Akte.
So einfach funktioniert es
Der Ablauf ist denkbar unkompliziert – für Sie wie für Ihre Mandanten:
- Einbinden: Sie verlinken das Online-Mandat auf Ihrer Kanzlei-Homepage, etwa über einen gut sichtbaren Button „Jetzt Mandat anfragen“.
- Ausfüllen: Der Interessent trägt seine Daten und sein Anliegen selbständig in den vorbereiteten Bogen ein – in seinem Tempo und ohne Wartezeit am Telefon.
- Übernehmen: Die Angaben landen automatisiert in RA-MICRO. Sie prüfen die Daten, legen Mandant und Akte per Klick an und steigen direkt in die inhaltliche Bearbeitung ein.
Was früher mehrere Telefonate und manuelle Eingaben erforderte, ist so in wenigen Minuten erledigt – ohne dass Sie oder Ihr Team einen einzigen Datensatz abtippen müssen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Erreichbarkeit rund um die Uhr: Neue Mandate kommen auch nachts, am Wochenende und im Urlaub herein – ohne dass jemand ans Telefon muss.
- Schluss mit der Tipparbeit: Die Stammdaten fließen automatisch in die Mandats- und Aktenanlage. Das spart pro Mandat spürbar Zeit und reduziert Übertragungsfehler.
- Individuell auf Ihre Kanzlei zugeschnitten: Das OMA ist genau auf die Informationsbedürfnisse Ihrer Kanzlei abgestimmt und anpassbar – Sie fragen nur ab, was Sie wirklich benötigen, je nach Rechtsgebiet.
- Professioneller Auftritt: Ein moderner, digitaler Erstkontakt signalisiert Mandanten, dass Ihre Kanzlei zeitgemäß und gut organisiert arbeitet.
- Saubere Datenbasis: Vollständige, strukturierte Daten von Anfang an – die ideale Grundlage für die weitere Bearbeitung in der E-Akte, im E-Workflow und beim Diktat mit DictaNet.
- Nahtlose Integration: Als Teil der RA-MICRO Welt fügt sich das OMA reibungslos in Ihre bestehende Kanzleiorganisation ein – ob klassisch installiert, in der RA-MICRO Cloud oder mit der browserbasierten Lösung RA-MICRO Essentials.
Mehr als Effizienz: ein Vertriebskanal für Ihre Kanzlei
Das Online-Mandat ist nicht nur ein Werkzeug zur Arbeitserleichterung – es ist ein aktiver Baustein Ihrer Mandantengewinnung. Jede Anfrage, die digital und vollständig hereinkommt, ist ein Mandat, das Sie sonst vielleicht verpasst hätten. Während andere Kanzleien noch Rückruflisten abarbeiten, haben Sie den Fall bereits in der Akte. So verwandeln Sie Ihre Homepage von einer reinen Visitenkarte in ein echtes Akquise-Instrument – und nutzen die Digitalisierung dort, wo sie sich unmittelbar auszahlt: bei neuen Mandaten und barer Münze.
Selbstverständlich erfolgt die Datenübermittlung sicher und im Einklang mit den Anforderungen des Datenschutzes – ein Punkt, der gerade bei der Erfassung sensibler Mandantendaten unverzichtbar ist.
Jetzt mit Ihrem RA-MICRO Partner aus Hannover starten
Als langjähriger RA-MICRO und DictaNet Partner unterstützt Sie das ius Systemhaus bei der Einrichtung und Einbindung des Online-Mandats in Ihre Kanzlei-Homepage – von der passenden Konfiguration des Aufnahmebogens bis zur reibungslosen Anbindung an Ihre RA-MICRO Installation. Wir sorgen dafür, dass aus Website-Besuchern strukturierte Mandate werden.
Sie möchten wissen, wie das OMA konkret in Ihrer Kanzlei aussehen kann? Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern persönlich und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mandatsaufnahme digitalisieren und neue Mandanten gewinnen.
ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de