Wer darf was in Ihrer Kanzlei? Benutzerrechte und Chiffren in RA-MICRO als Schutzschild für Mandantendaten

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Fachangestellte, Auszubildende, Buchhaltung, Verwaltung: In fast jeder Kanzlei arbeiten täglich mehrere Menschen mit RA-MICRO. Und genau hier liegt eine Frage, die im hektischen Alltag gern untergeht: Wer darf eigentlich was? Wer Mandantendaten, Akten und Finanzbuchhaltung schützen will, braucht eine klare Antwort darauf – nicht erst nach einem Vorfall.

Das Problem: Alle dürfen alles – bis etwas passiert

In vielen Kanzleien wachsen Zugriffsrechte historisch. Der neue Kollege bekommt „erst mal dieselben Rechte wie die anderen“, die Auszubildende sieht plötzlich Zahlungsverkehr, und beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin bleibt das Benutzerkonto noch wochenlang aktiv. Das ist bequem, aber riskant: Sensible Mandantendaten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheit, und auch der Datenschutz verlangt, dass nur die Personen Zugriff haben, die ihn für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.

Hinzu kommt: Wenn etwas schiefgeht – ob durch ein Versehen, einen Irrtum oder einen Angriff von außen – ist der mögliche Schaden umso größer, je mehr Rechte ein einzelnes Benutzerkonto hat.

Die Lösung: Rechte gezielt vergeben

RA-MICRO bietet dafür eine Benutzerverwaltung mit integrierter Rechteverwaltung. Für jedes Benutzerkonto lässt sich individuell festlegen, welche Programmbereiche und Funktionen zur Verfügung stehen. Zentrale Einstellungen können grundsätzlich nur von Personen geändert werden, die über die entsprechenden Verwaltungsrechte verfügen. Das Prinzip dahinter ist einfach: Jede Person erhält nur die Rechte, die sie für ihre Tätigkeit wirklich braucht.

Besonders sinnvoll ist eine differenzierte Rechtevergabe in diesen Situationen:

  • Neue Mitarbeitende und Auszubildende: Rechte passend zum Aufgabengebiet statt Standardprofil für alle.
  • Wechsel des Aufgabenbereichs: Wer in die Buchhaltung wechselt, braucht andere Rechte als zuvor – und manches nicht mehr.
  • Ausscheiden aus der Kanzlei: Benutzerzugang und Berechtigungen zeitnah prüfen und anpassen.

Zusätzlicher Schutz durch Chiffren

Ergänzend zur Rechteverwaltung können besonders schutzbedürftige Programmbereiche in RA-MICRO durch Chiffren abgesichert werden. Vorgesehen sind unter anderem eine Allgemeine Programmchiffre sowie besondere Chiffren für die Buchhaltung und die E-Rechnung. Der Aufruf bestimmter Funktionen hängt dann zusätzlich davon ab, dass die jeweilige Chiffre bekannt ist.

Gerade in der Buchhaltung ist das ein wertvolles Werkzeug: Der Chiffrenschutz kann sich beispielsweise auf das Aktenkonto, Finanz- und Sachkontenübersichten, Kostenblätter oder den Zahlungsverkehr erstrecken. Wie weit der Schutz reicht, konfigurieren Sie in den Allgemeinen Einstellungen auf der Karteikarte „Chiffren“.

Wichtig zu wissen: Benutzerrechte und Chiffren erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich ideal. Die Benutzerverwaltung legt dauerhaft fest, welche Funktionen ein Benutzer nutzen darf. Chiffren sichern zusätzlich die Bereiche ab, in denen ein besonders hoher Schutzbedarf besteht.

Mehrere Schutzebenen sinnvoll kombinieren

Damit nicht genug: RA-MICRO erlaubt weitere Schutzebenen. So können Datenpools mit einem Passwort geschützt werden, und der Zugriff auf Dokumente der E-Akte lässt sich über Exklusivbenutzer einschränken. Zugeordnete Akten-Sachbearbeiter und Personen mit Verwalterrechten behalten dabei ihren Zugriff. Je nach Organisation und Sicherheitsbedarf Ihrer Kanzlei können Sie diese Möglichkeiten passgenau kombinieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Mehr Datenschutz im Alltag: Mandantendaten sind nur für den Personenkreis sichtbar, der sie braucht.
  • Weniger Risiko bei Fehlern: Wer weniger darf, kann auch weniger versehentlich ändern oder löschen.
  • Klare Strukturen: Eine saubere Rechtevergabe macht die Kanzleiorganisation übersichtlich und nachvollziehbar.
  • Nachweisbarkeit: Sie können gegenüber Mandanten, Versicherern oder Aufsicht zeigen, dass Ihre Kanzlei technische und organisatorische Maßnahmen ernst nimmt.

Unser Praxistipp: Rechte regelmäßig prüfen

Einmal eingerichtet ist nicht für immer erledigt. Planen Sie feste Termine ein, zu denen Sie Benutzerrechte überprüfen – bei jeder Neueinstellung, bei jedem Wechsel des Aufgabenbereichs und bei jedem Ausscheiden. Ein kurzer jährlicher Rechte-Check gehört zudem in jedes Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept einer Kanzlei. So bleibt die Rechtevergabe übersichtlich und passt zur gelebten Kanzleiorganisation.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung

Als RA-MICRO Partner aus Hannover kennen wir die Praxis in Kanzleien: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Benutzerverwaltung zur Kanzleiorganisation passt, richten Rechte und Chiffren sauber ein und sorgen dafür, dass auch Ihre IT-Umgebung drumherum stimmt – vom Netzwerk bis zur Datensicherung.

Jetzt unverbindlich beraten lassen:
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Sprechen Sie uns an – wir machen Ihre Kanzlei sicherer, ohne dass der Arbeitsalltag darunter leidet.

TerminalFix: Wenn Ihre Mitarbeiterin den Angriff selbst einfügt

Es gibt Angriffe, die scheitern an guter Technik. Und es gibt Angriffe, die guter Technik ausweichen, indem sie den Menschen vor dem Bildschirm zum Werkzeug machen. Die Methode, mit der Kriminelle im August 2026 in das Berliner Landesnetz gelangten, gehört zur zweiten Gruppe – und genau deshalb sollten Kanzleien sie kennen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat am 4. September 2026 eine Warnung zu einer Kampagne namens „TerminalFix“ veröffentlicht und auf Mastodon bestätigt, dass dies der Einstiegsweg der Ransomware-Gruppe Rhysida in die Berliner Senatsverwaltungen war. Das Besondere: Es wurde keine Sicherheitslücke ausgenutzt. Kein fehlender Patch, kein veralteter Server, kein ungeschütztes Fernzugriffstor. Der Angriff funktionierte, weil ein Mensch getan hat, was man ihm gesagt hat.

Das Problem: ein Captcha, das kein Captcha ist

Der Ablauf ist in seiner Einfachheit unangenehm. Eine Mitarbeiterin landet über eine Phishing-Mail, einen Link aus einem Forum oder eine manipulierte Branchenseite auf einer vorbereiteten Webseite. Dort erscheint ein Captcha im Design von Cloudflare – also die vertraute Abfrage, mit der Webseiten täglich prüfen, ob ein Mensch oder ein Bot zugreift. Diese Abfrage fordert nun auf, ein paar Tasten zu drücken: Windows + X, dann die Windows-Terminal-Umgebung, dann Rechtsklick zum Einfügen, dann Enter.

Was die Nutzerin nicht sieht: Die Webseite hat im Hintergrund per JavaScript bereits einen Befehl in ihre Zwischenablage kopiert. Sie fügt diesen Befehl in die PowerShell ein und führt ihn aus – in gutem Glauben, ein Sicherheitsmerkmal zu bedienen. Während im Vordergrund das falsche Captcha weitere Schritte verlangt und sie damit ablenkt, lädt der Befehl im Hintergrund die erste Schadsoftware nach. Diese nutzt anschließend eine signierte, völlig legitime Windows-Datei, um per Sideloading eigenen Code einzuhängen, versteckt weitere Programmteile per Steganographie in harmlos aussehenden PNG-Bilddateien, verankert sich über Registry-Schlüssel dauerhaft im System, meldet sich im 60-Minuten-Takt bei den Angreifern und baut einen SOCKS-Proxy auf – einen Tunnel ins Netzwerk.

Ab diesem Punkt bewegen sich die Täter im Netz wie ein angemeldeter Benutzer. Sie sehen, worauf dieser Benutzer zugreifen darf. In Berlin lagen zusätzlich Passwortlisten im Klartext auf den Systemen – spätestens damit war der Weg frei. Das Ergebnis kennen Sie: 1,44 Millionen Dateien im Darknet, Veröffentlichung am 4. September.

Warum Kanzleien ein besonders dankbares Ziel sind

Die Angreifer brauchen für diesen Einstieg nur eine einzige Person, die einmal mitspielt. Und sie finden ihre Zielpersonen ohne Aufwand: Namen, Funktionen und E-Mail-Adressen stehen in jeder Kanzlei im Impressum und auf der Teamseite. Wer weiß, dass Frau Meyer das Sekretariat führt und Herr Dr. Schmidt im Baurecht arbeitet, schreibt eine passende Mail. Selbst wenn es erst beim zwanzigsten Versuch klappt, lohnt sich der Aufwand – bei Rhysida ging es um zwei Millionen Euro.

Hinzu kommt eine Zahl, die das BSI nennt und die jede Hoffnung auf einen stillen Ausgang nimmt: In 92 Prozent der Fälle, in denen Kriminelle eine Veröffentlichung androhen, erfolgt sie tatsächlich. Für eine Kanzlei bedeutet das Mandantenakten, Vergleichsentwürfe und Honorarabrechnungen im Darknet – und eine Verschwiegenheitsverletzung, die sich nicht mehr einfangen lässt.

Die Lösung: drei Ebenen, die zusammenwirken

Gegen eine Methode, die gezielt am Virenscanner vorbeigeht, hilft kein einzelnes Produkt. Wirksam ist eine Kombination aus Technik, Rechten und Wissen.

Technisch lässt sich der entscheidende Schritt schlicht verbieten. In einer Anwaltskanzlei braucht kein Sekretariatsarbeitsplatz eine PowerShell. Über Gruppenrichtlinien oder AppLocker wird der Zugriff auf Windows-Terminal und PowerShell für normale Benutzerkonten gesperrt – ein Eingriff, der niemanden bei der Arbeit stört und diesen Angriffsweg schließt. Ergänzend filtert ein moderner DNS- und Webfilter die manipulierten Seiten, bevor das falsche Captcha erscheint.

Bei den Rechten entscheidet sich, wie weit ein erfolgreicher Angriff kommt. Niemand arbeitet im Tagesgeschäft mit Administratorrechten. Die Benutzer- und Rechteverwaltung in RA-MICRO begrenzt zusätzlich, welche Akten und Ablagen ein Konto überhaupt erreicht. Und Passwörter gehören in einen Passwortmanager, nicht in eine Excel-Liste auf dem Gruppenlaufwerk – Berlin hat vorgeführt, was solche Listen wert sind.

Beim Wissen genügt ein einziger, konkreter Satz, den jede Mitarbeiterin kennen muss: Kein echtes Captcha und kein echter Support verlangt jemals, dass Sie Tastenkombinationen drücken oder etwas in ein schwarzes Fenster einfügen. Wer dazu aufgefordert wird, schließt den Browser und ruft die IT an. Dieser eine Satz, einmal in einer Teambesprechung erklärt, ist wirksamer als jede Richtlinie im Ordner.

Wir sehen uns Ihre Arbeitsplätze an

Ob PowerShell auf Ihren Arbeitsplätzen erreichbar ist, ob jemand mit Administratorrechten arbeitet und ob irgendwo Passwortlisten liegen – das lässt sich in Ihrem Netzwerk innerhalb weniger Stunden feststellen. Wir betreuen Kanzleien in Hannover und Umgebung mit Netzwerk, Server, Telefonanlage und RA-MICRO aus einer Hand und wissen deshalb, wo in der Praxis die offenen Türen stehen.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 999 88 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir prüfen Ihre Arbeitsplätze, sperren die kritischen Wege und schulen Ihr Team in einer halben Stunde auf genau diese Masche.

Diktieren statt Tippen: Warum DictaNet und Dragon Ihre Kanzlei jeden Tag Stunden entlasten

Zwischen Termin, Telefonat und Fristenkontrolle bleibt in vielen Kanzleien eines auf der Strecke: die Zeit, in Ruhe Schriftsätze zu formulieren. Dabei steckt gerade im Diktat enormes Potenzial – vorausgesetzt, die Technik dahinter funktioniert zuverlässig, sicher und ohne Umwege. Genau hier setzen DictaNet und die Dragon Spracherkennung an.

Das Problem: Gute Gedanken, aber keine Zeit zum Tippen

Viele Anwältinnen und Anwälte diktieren noch immer so, wie sie es vor Jahren gelernt haben: mit einem Diktiergerät, per Datei-Austausch oder gar handschriftlicher Notiz. Das führt im Kanzleialltag zu typischen Reibungsverlusten:

  • Diktate liegen auf dem Gerät, während das Sekretariat auf Arbeit wartet.
  • Dateien werden per USB-Stick, Mail oder Messenger weitergegeben – ein Risiko für Datenschutz und Berufsgeheimnis.
  • Wer unterwegs ist, im Gericht oder im Homeoffice, kann Diktate nur mit Verzögerung abliefern.
  • Fachbegriffe, Aktenzeichen und Normen müssen mühsam nachgebessert werden.

Das Ergebnis: Fristen rücken näher, Mitarbeitende warten auf Input und die eigentliche Mandatsarbeit leidet.

Die Lösung: Diktieren, wo Sie sind – bearbeiten lassen, wo es Sinn ergibt

Mit DictaNet, der professionellen Diktatlösung für Kanzleien, diktieren Sie mit einem Diktiergerät oder ganz einfach mit Ihrem Smartphone. Ihr Diktat erreicht Ihre Schreibkraft sofort und verschlüsselt – auch dann, wenn Sie sich außerhalb der Kanzlei befinden. Keine Umwege, kein Datei-Chaos, keine Wartezeit.

Und wer Texte lieber direkt selbst entstehen lässt, nutzt die Dragon Spracherkennung: Sie sprechen, Dragon schreibt mit. Optional ist eine auf juristische Texte optimierte Spracherkennung verfügbar, die typische Fachbegriffe aus dem Kanzleialltag zuverlässig erkennt. So entstehen Schriftsätze, Vermerke und Mandantenschreiben im Sprechtempo statt im Tipptempo.

Die Vorteile für Ihre Kanzlei im Überblick

1. Zeit gewinnen. Sprechen ist schneller als Tippen. Jede Minute, die Sie nicht an der Tastatur verbringen, steht für Mandantengespräche, Akquise und strategische Arbeit zur Verfügung.

2. Ortsunabhängig arbeiten. Ob im Büro, im Zug, nach dem Gerichtstermin oder im Homeoffice: Diktate sind in Sekunden im Sekretariat. Ihre Kanzlei bleibt handlungsfähig – auch wenn Sie es nicht im Büro sind.

3. Sicher und berufsrechtskonform. Mandatsgeheimnis und Datenschutz verlangen sichere Übertragungswege. Die verschlüsselte Übermittlung der Diktate schützt vertrauliche Inhalte, statt sie über unsichere Kanäle zu schicken.

4. Nahtlos in RA-MICRO integriert. DictaNet fügt sich in Ihre RA-MICRO Kanzleisoftware ein. Das Diktat landet dort, wo es gebraucht wird – im Workflow Ihrer Akte, nicht in einem Nebenkanal.

5. Entlastung für das Team. Strukturierte Diktat-Abläufe machen Aufgaben im Sekretariat planbar. Weniger Rückfragen, weniger Suchen, mehr Konzentration auf das Wesentliche.

Gut eingerichtet ist halb gewonnen

Die beste Spracherkennung nützt wenig, wenn Mikrofon, Netzwerk oder Arbeitsplatz nicht optimal eingerichtet sind. Genau deshalb kommt es auf die Technik im Hintergrund an: die passende Hardware, ein stabil laufendes Netzwerk, saubere Einbindung in RA-MICRO und eine kurze, praxisnahe Einweisung für alle Beteiligten. Als langjähriger RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover begleiten wir Kanzleien von der ersten Beratung über die Installation bis zur Schulung – alles aus einer Hand.

Unser Tipp: Starten Sie klein. Wenige Diktate pro Tag über das Smartphone reichen oft schon aus, um den Unterschied zu spüren. Mit wachsender Routine wird Diktieren zur selbstverständlichen Arbeitsweise – und die Spracherkennung lernt Ihre Ausdrucksweise zunehmend besser kennen.

Jetzt Zeit zurückgewinnen – wir beraten Sie gern

Möchten Sie wissen, wie DictaNet und Dragon in Ihrer Kanzlei konkret funktionieren? Wir zeigen es Ihnen – unverbindlich, praxisnah und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.

Rufen Sie uns an: 0511/9998840
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Ihr Team vom ius Systemhaus, Hannover – Ihr Partner für RA-MICRO und DictaNet.

Kein Lösegeld, aber Daten im Darknet: Was Ihre Kanzlei aus dem Hackerangriff auf den Berliner Senat lernen sollte

Ausweiskopien, Gehaltsabrechnungen, interne Unterlagen: Nach einem Cyberangriff auf die Berliner Senatsverwaltung sind riesige Datensätze im Darknet aufgetaucht. Das Land hatte sich geweigert, das geforderte Lösegeld an die Hackergruppe Rhysida zu zahlen. Die Folge: Die Täter veröffentlichten die erbeuteten Daten. Für die Betroffenen ist das ein Albtraum. Für Ihre Kanzlei ist es ein Weckruf.

Das Problem: Ihre Kanzlei ist ein attraktives Ziel

Rechtsanwälte verwalten genau die Daten, die Angreifer besonders interessant finden: Mandantenakten, Vertragsentwürfe, Gesundheits- und Finanzdaten, Korrespondenz mit Gerichten und Gegenseiten. Dazu kommt die anwaltliche Verschwiegenheit. Ein Datenabfluss ist deshalb nicht nur ein IT-Problem, sondern ein berufsrechtliches und haftungsrechtliches Risiko.

Der Fall Berlin zeigt zwei Dinge sehr deutlich:

  • Nicht zahlen schützt nicht vor Veröffentlichung. Wer kein Lösegeld zahlt, riskiert, dass die Daten im Netz landen. Wer zahlt, hat dennoch keine Garantie, dass sie gelöscht werden.
  • Der Schaden entsteht oft schon vor dem Angriff. Entscheidend ist, wie gut Netzwerk, Berechtigungen, Datensicherung und Notfallplanung vorbereitet sind.

Die Pflichten nach einem Datenleck

Kommt es in Ihrer Kanzlei zu einer Datenpanne mit Risiko für die Betroffenen, greift die DSGVO: Nach Art. 33 DSGVO muss der Vorfall in der Regel innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Bei hohem Risiko sind zusätzlich die Betroffenen zu informieren. Wer in dieser Phase erst klären muss, wer überhaupt zuständig ist und welche Systeme betroffen sind, verliert wertvolle Zeit.

Die Lösung: Vorbereitung statt Schadensbegrenzung

Sie müssen kein Konzern sein, um sich wirksam zu schützen. Fünf Bausteine bringen in der Praxis den größten Effekt:

  1. Saubere Netzwerkstruktur: Server, Arbeitsplätze, Drucker und Gäste-WLAN gehören in getrennte Bereiche. So bleibt ein Vorfall begrenzt und breitet sich nicht über die ganze Kanzlei aus.
  2. Restriktive Berechtigungen: Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf jede Akte und jedes Laufwerk. Je kleiner der Zugriffskreis, desto kleiner der mögliche Schaden.
  3. Datensicherung mit Rückweg: Backups müssen regelmäßig laufen, vom Produktivnetz getrennt aufbewahrt und vor allem getestet werden. Ein Backup, das sich nicht zurückspielen lässt, ist keines.
  4. Aktuelle Software und Patches: Betriebssystem, Server, Firewall und Kanzleisoftware sollten stets auf aktuellem Stand sein. Viele Angriffe nutzen Lücken, für die längst Updates existieren.
  5. Notfallplan und Ansprechpartner: Wer entscheidet im Ernstfall? Wen rufen Sie an? Wer meldet an die Aufsichtsbehörde? Ein kurzer, schriftlicher Plan spart im Ernstfall Stunden.

Ihre Vorteile mit einem erfahrenen IT-Partner

Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner kennen wir die Anforderungen von Kanzleien aus der täglichen Praxis. Wir betrachten Ihre IT nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel von Kanzleisoftware, Netzwerk, Datensicherung und Arbeitsabläufen. Das bringt Ihnen konkrete Vorteile:

  • Überblick statt Bauchgefühl: Wir prüfen Ihre Kanzlei-EDV und zeigen Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht.
  • Lösungen aus einer Hand: Netzwerk, Server, Backup und RA-MICRO greifen ineinander, ohne Schnittstellen-Streit zwischen verschiedenen Dienstleistern.
  • Kurze Wege im Ernstfall: Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt, ist im Notfall Gold wert.
  • Verständlich erklärt: Sie bekommen klare Empfehlungen in der Sprache Ihrer Kanzlei, nicht in IT-Fachchinesisch.

Was Mandanten und Aufsichtsbehörden von Ihnen erwarten

Wer Mandatsgeheimnisse verwaltet, wird im Streitfall an seiner Vorsorge gemessen. Aufsichtsbehörden und Mandanten fragen nicht nur, was passiert ist, sondern auch, was die Kanzlei vorher getan hat. Dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen, regelmäßige Updates, getestete Backups und eine klare Zuständigkeit für den Ernstfall zeigen, dass Sie Ihre Sorgfaltspflichten ernst nehmen. Das schafft Vertrauen und kann im Ernstfall erheblich zur Entlastung beitragen.

Ein realistischer Einstieg in den Kanzleialltag

Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Starten Sie mit den Maßnahmen, die den größten Hebel haben: ein geprüftes Backup, getrennte Netzwerkbereiche und ein kurzer Notfallplan auf einer Seite. Anschließend arbeiten Sie sich Schritt für Schritt vor. Wir begleiten Sie dabei pragmatisch und so, dass Ihr Kanzleibetrieb mit RA-MICRO und DictaNet jederzeit reibungslos weiterläuft.

Prüfen Sie Ihre Kanzlei, bevor es andere tun

Beantworten Sie sich ehrlich ein paar Fragen: Wann wurde zuletzt ein Backup zurückgespielt? Wer hat Administratorrechte? Wann gab es das letzte Update der Firewall? Und wissen alle Mitarbeiter, was bei einem Verdacht zu tun ist? Wenn Sie bei einer dieser Fragen zögern, lohnt sich ein gemeinsamer Blick auf Ihre Umgebung.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Wir unterstützen Sie gerne bei einer kompakten Standortbestimmung Ihrer Kanzlei-IT, damit Ihre Mandantendaten dort bleiben, wo sie hingehören.

ius Systemhaus, Hannover
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IT-Notfallplan für die Kanzlei: Was passiert, wenn RA-MICRO morgen nicht startet?

Zwischen dem 7. und 12. August 2026 zogen Angreifer Daten aus zwei Berliner Senatsverwaltungen ab. Die Ransomware-Gruppe „Rhysida“ forderte 30 Bitcoin – rund zwei Millionen Euro. Als Berlin nicht zahlte, veröffentlichten die Täter am 4. September 2026 etwa 1,44 Millionen Dateien im Darknet: Personalakten, Disziplinarverfahren, Finanzunterlagen, Angaben zur kritischen Infrastruktur. Der Einstieg erfolgte nach Analyse des BSI nicht über eine exotische Sicherheitslücke, sondern über eine Methode namens „TerminalFix“: Ein Mitarbeiter wurde auf eine manipulierte Webseite gelockt, die ein gefälschtes Cloudflare-Captcha zeigte – und fügte einen Befehl, der unbemerkt in seiner Zwischenablage lag, selbst in die Windows-PowerShell ein.

Für Kanzleien ist daran weniger die Größe des Schadens bemerkenswert als der Ablauf danach. Am 14. August wurden die betroffenen Verwaltungen vom Landesnetz getrennt, am 17. August ging die erste Pressemitteilung heraus, am 21. August konnten 50.000 Berliner Haushalte kein Wohngeld erhalten, weil die Zahlungsabläufe stillstanden. Erst am 24. August waren die Behörden wieder grundsätzlich arbeitsfähig. Zehn Tage, in denen eine Organisation mit geprüftem Notfallplan deutlich schneller zurück im Betrieb gewesen wäre. Ohne Plan beginnt am Tag der Entdeckung das Improvisieren – und Improvisieren kostet in einer Kanzlei nicht nur Nerven, sondern Fristen.

Das eigentliche Problem: Niemand weiß, wer was zuerst tut

Stellen Sie sich einen Montagmorgen vor. RA-MICRO startet nicht, die Datenbank meldet einen Fehler, auf dem Server liegt eine Textdatei mit einer Lösegeldforderung. Jetzt stellen sich innerhalb der ersten Stunde Fragen, die niemand aus dem Stand beantworten kann: Wer trennt den Server vom Netz? Wer darf das entscheiden, wenn der Partner im Termin sitzt? Welche Telefonnummer hat der IT-Dienstleister, wenn das Mailpostfach nicht erreichbar ist? Welche Fristen laufen heute ab, und wo stehen sie, wenn das Fristenbuch in der verschlüsselten Datenbank liegt? Und ab wann läuft eigentlich die 72-Stunden-Meldefrist nach Art. 33 DSGVO?

Dazu kommt eine rechtliche Entwicklung, die viele Kanzleien noch nicht auf dem Schirm haben. Die Rechtsprechung hat die Beweislast verschoben: Nach der Linie des EuGH muss die verantwortliche Stelle beweisen, dass ihre Sicherheitsvorkehrungen dem Stand der Technik entsprachen (EuGH, Urt. v. 14.12.2023 – C-340/21). Der BGH hat ergänzt, dass schon der reine Kontrollverlust über personenbezogene Daten einen ersatzfähigen immateriellen Schaden darstellt (BGH, Urt. v. 18.11.2024 – VI ZR 10/24). Übersetzt in den Kanzleialltag heißt das: Nach einem Vorfall müssen Sie belegen können, was Sie vorher getan haben. Ein Notfallplan in der Schublade ist deshalb nicht nur Betriebsorganisation, sondern Dokumentation.

Die Lösung: ein Notfallplan, der auf eine Seite passt

Ein Notfallplan für eine Kanzlei muss kein 40-seitiges Handbuch sein. Wirksam ist, was im Ernstfall auch ausgedruckt neben dem Telefon liegt und von jeder Mitarbeiterin ohne Rückfrage angewendet werden kann. Fünf Bausteine genügen als Gerüst.

Erstens Alarmierung: eine feste Meldekette mit Namen, Mobilnummern und Vertretung – Kanzleileitung, IT-Dienstleister, Datenschutzbeauftragter, Versicherer. Auf Papier, nicht nur im Outlook-Adressbuch.

Zweitens Sofortmaßnahmen: klare Anweisung, welche Systeme in welcher Reihenfolge vom Netz getrennt werden – und welche ausdrücklich nicht abgeschaltet werden, weil sonst forensische Spuren verloren gehen.

Drittens Wiederanlauf-Reihenfolge: Welche Systeme bringen die Kanzlei am schnellsten zurück in den Arbeitsmodus? In der Praxis sind das die RA-MICRO Datenbank, der Dokumentenbestand, die Diktate aus DictaNet und die Telefonie. Diese Reihenfolge gehört vorher festgelegt, nicht im Krisengespräch.

Viertens Ersatzbetrieb: Wie bleibt die Kanzlei erreichbar und handlungsfähig, während der Server wiederhergestellt wird? Eine Cloud-Telefonanlage läuft unabhängig vom Kanzleiserver weiter und lässt Anrufe per Weiterschaltung auf Mobiltelefone auflaufen. Eine aktuelle Papier- oder Offline-Fristenliste sichert die Fristenkontrolle für die ersten Tage.

Fünftens Meldung und Dokumentation: ein vorbereitetes Protokollformular für Zeitpunkt der Entdeckung, betroffene Datenarten, ergriffene Maßnahmen. Damit halten Sie die Frist aus Art. 33 DSGVO ein und haben zugleich den Nachweis, den Versicherer und Aufsichtsbehörde später sehen wollen.

Warum sich der Aufwand rechnet

Eine funktionierende Notfallvorsorge ist in einer RA-MICRO Kanzlei schneller aufgebaut, als viele erwarten, weil die Bausteine meist schon vorhanden sind. Ein geprüftes Backup der SQL-Datenbank ist die technische Grundlage – entscheidend ist der dokumentierte Rückspieltest, nicht die grüne Meldung im Sicherungsprotokoll. Die Benutzer- und Rechteverwaltung in RA-MICRO begrenzt im Angriffsfall den Radius, weil Verschlüsselungssoftware nur erreicht, worauf der angemeldete Benutzer zugreifen darf. DictaNet und Dragon NaturallySpeaking halten den Diktatweg aufrecht, sobald die Arbeitsplätze wieder stehen, weil Diktat und Spracherkennung lokal funktionieren. Und die Cloud-Telefonanlage trennt Ihre Erreichbarkeit von der Hardware in Ihrem Serverraum.

Der eigentliche Gewinn liegt im Zeitverhalten. Kanzleien mit geübtem Notfallplan sind erfahrungsgemäß innerhalb von Stunden teilarbeitsfähig, Kanzleien ohne Plan in Tagen. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob ein Vorfall ein unangenehmer Mittwoch wird oder ein Haftungsfall.

Sprechen wir über Ihren Notfallplan

Wir kennen Ihre Infrastruktur – Server, Netzwerk, Telefonanlage und RA-MICRO aus einer Hand. Genau deshalb können wir einen Notfallplan erstellen, der zu Ihrer Kanzlei passt und im Ernstfall auch funktioniert: Meldekette, Wiederanlauf-Reihenfolge, Rückspieltest Ihrer Datensicherung und ein Notfallblatt für den Empfang. In der Regel genügt dafür ein halber Tag.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 999 88 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir sehen uns Ihre IT an und sagen Ihnen offen, wo Ihre Kanzlei heute steht – damit Sie am Tag X nicht improvisieren müssen.

Künstliche Intelligenz mit Aktenwissen: Wie RA-MICRO KI-Aktenanalyse, KI-Kommentare und der JURA KI Assistent Ihre Kanzlei entlasten

Auf dem EDV-Gerichtstag 2026 und auf der LEGAL REVOLUTION 2026 in Berlin drehte sich fast alles um eine Frage: Wie kommt Künstliche Intelligenz aus der Demo-Folie in den echten Kanzleialltag? RA-MICRO hat dort gezeigt, wohin die Entwicklung geht – und im Oktober stehen gleich mehrere Webinare zu den KI-Lösungen an. Für Kanzleien ist das der richtige Moment, eine Entscheidung zu treffen: Bleibt KI ein privates Experiment einzelner Kollegen – oder wird sie zum geordneten Bestandteil Ihrer Kanzleiorganisation?

Das Problem: KI ohne Akte ist nur ein besserer Textgenerator

Die meisten Kanzleien haben es längst ausprobiert. Ein Browserfenster, ein allgemeiner Chatbot, eine Frage zum Sachverhalt. Das Ergebnis liest sich flüssig – und ist im Zweifel unbrauchbar. Dafür gibt es drei nüchterne Gründe.

Erstens: Das Modell kennt Ihre Akte nicht. Es weiß nichts von der Fristenlage, nichts vom Schriftsatz der Gegenseite, nichts von der Korrespondenz der letzten acht Monate. Alles, was es beurteilen soll, müssen Sie vorher mühsam hineinkopieren – und genau diese Vorarbeit ist der Zeitfresser, den Sie eigentlich loswerden wollten.

Zweitens: Mandatsdaten haben in einem öffentlichen Sprachmodell nichts verloren. Wer Namen, Aktenzeichen oder Vertragsentwürfe in einen frei zugänglichen Dienst einspeist, berührt die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, § 203 StGB, die Anforderungen des § 43e BRAO an die Einbindung von Dienstleistern und die Pflicht zu angemessenen technischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern eine Frage, die Ihnen jeder Datenschutzbeauftragte und jede Cyberversicherung stellen wird.

Drittens: Erfundene Fundstellen. Sprachmodelle formulieren überzeugend – auch dann, wenn das zitierte Urteil nie existiert hat. Ein Aktenzeichen, das niemand geprüft hat, ist in einem Schriftsatz kein Zeitgewinn, sondern ein Haftungsrisiko.

Die Lösung: KI, die in Ihrer Kanzleisoftware sitzt

Der entscheidende Unterschied ist nicht, welches Sprachmodell im Hintergrund arbeitet. Der entscheidende Unterschied ist, wo die KI sitzt. RA-MICRO verfolgt konsequent den Ansatz, die Intelligenz dorthin zu bringen, wo Ihre Daten ohnehin schon liegen: in die E-Akte.

KI-Aktenanalyse. Sie stellen Fragen zum aktuellen Stand einer Akte oder lassen sich den Verlauf des Falls zusammenfassen. Für die Urlaubsvertretung, die Mandantenrückfrage zwischen zwei Terminen oder die Übernahme eines fremden Dezernats ist das schlicht eine andere Liga als das Durchblättern von 300 Seiten.

KI Widget. Analysieren Sie Dokumente und stellen Sie in natürlicher Sprache Fragen dazu – ohne Suchsyntax, ohne vorher zu wissen, in welchem Dokument die Antwort steht.

KI-Kommentare. Das Werkzeug ermittelt zu einem beliebigen Sachverhalt passende Urteile und Entscheidungen. Recherche beginnt damit nicht mehr bei null, sondern bei einer belastbaren Vorauswahl.

JURA KI Assistent. Hier liegt der eigentliche Hebel für alle, die KI berufsrechtlich sauber einsetzen wollen. Der Assistent anonymisiert Texte automatisch und lokal, bevor sie überhaupt an ein KI-Modell übertragen werden. Zusätzlich verifiziert er zitierte Gesetze und Urteile auf Echtheit und verlinkt sie zur schnellen Einsicht. Damit sind genau die beiden Probleme adressiert, an denen der Browser-Chatbot scheitert: Vertraulichkeit und Zitatsicherheit.

KI Mandat Scout. Ein KI-Chatbot zur interaktiven Mandatsannahme auf Ihrer Kanzlei-Website – er nimmt Anfragen strukturiert auf, während Sie im Termin sind.

Und die Entwicklung geht weiter: Mit dem angekündigten RA-MICRO KI-Modul rückt KI-Unterstützung noch tiefer in die täglichen Arbeitsabläufe.

Was das für Ihre Kanzlei konkret bedeutet

Zeit, die Sie abrechnen können. Zusammenfassen, Suchen und Sichten sind Tätigkeiten, die niemand honoriert. Genau diese Aufgaben lassen sich verlagern – die juristische Bewertung bleibt selbstverständlich bei Ihnen.

Berufsrechtliche Sicherheit statt Grauzone. Lokale Anonymisierung, Betrieb in der Cloud im deutschen Rechenzentrum oder on-premises in Ihren eigenen Räumen: Bei RA-MICRO haben Sie die Wahl – auch bei der browserbasierten Lösung RA-MICRO Essentials. Diese Wahlfreiheit ist bares Geld wert, wenn Sie Ihre Verarbeitungsverzeichnisse und Ihre Mandantenkommunikation sauber halten wollen.

Ein Baustein Ihrer KI-Kompetenz. Die EU-KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, ein angemessenes Kompetenzniveau ihrer Mitarbeitenden. Eine in die Kanzleisoftware integrierte, dokumentierte Lösung mit Schulungsangebot ist deutlich leichter nachzuweisen als eine gewachsene Sammlung privater Accounts.

Perfekte Ergänzung zum Diktat. In Kombination mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht ein durchgehender Workflow: Sie diktieren, die Spracherkennung schreibt, die KI fasst zusammen und prüft die Fundstellen. Ihre Schreibkraft erhält Diktate verschlüsselt – auch dann, wenn Sie gerade nicht in der Kanzlei sind.

Sprechen wir über Ihre Kanzlei

KI in der Kanzlei ist kein Softwarekauf, sondern eine Frage der richtigen Einrichtung: Welche Module passen zu Ihrer Kanzleigröße? Cloud oder eigener Server? Wie binden Sie Ihr Team ein, ohne den laufenden Betrieb zu stören? Als Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover begleiten wir Sie von der Bestandsaufnahme über die Einrichtung bis zur Schulung – herstellerübergreifend abgestimmt auf Ihre vorhandene IT, Ihr Netzwerk und Ihre Telefonanlage.

Lassen Sie uns unverbindlich besprechen, welcher erste Schritt für Ihre Kanzlei der sinnvollste ist.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover
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Einwurf-Einschreiben vor Gericht: Warum der Zugangsnachweis zur Beweisfalle wird – und wie Ihre Kanzlei mit RA-MICRO auf Nummer sicher geht

Kündigungen, Mahnungen, Fristsetzungen, Widerrufe: Wenn es darauf ankommt, dass ein Schreiben nachweislich beim Empfänger angekommen ist, greifen viele Kanzleien und ihre Mandanten seit Jahren zum Einwurf-Einschreiben. Günstig, schnell, bewährt – so dachte man. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zeigt jedoch: Der vermeintlich sichere Zugangsnachweis kann im Prozess schnell zur Beweisfalle werden.

Was das BAG entschieden hat

Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) hat das BAG klargestellt, dass das damals von der Deutschen Post verwendete Scan-Verfahren beim Einwurf-Einschreiben keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründet. Im Streit stand der Zugang einer Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM).

Der Knackpunkt: Nach den Feststellungen der Vorinstanz bestätigte der Zusteller die Auslieferung auf seinem Scanner und schloss den elektronischen Vorgang ab, bevor die Sendung tatsächlich im Briefkasten lag. Der Auslieferungsbeleg deutete damit allenfalls darauf hin, dass der Einwurf unmittelbar bevorstand – einen bereits erfolgten Zugang belegte er nicht. Das BAG grenzte dieses Verfahren ausdrücklich vom früheren Peel-off-Label-Verfahren ab, bei dem die Zustellung erst nach dem Einwurf auf einem sendungsbezogenen Beleg bestätigt wurde.

Die Deutsche Post hat nach eigenen Angaben reagiert: Der Einwurf wird nun nach dem Scan zusätzlich digital bestätigt und mit Unterschrift sowie einer Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert. Für Altfälle und laufende Verfahren bleibt die Unsicherheit jedoch bestehen.

Das Problem: Beweissicherheit beginnt in der Kanzleiorganisation

Für Ihre Kanzlei heißt das vor allem eines: Ein Zugangsnachweis ist nur so gut wie seine Dokumentation. In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:

  • Einlieferungsbelege gehen verloren – der kleine Papierbeleg landet in der Handakte, auf dem Schreibtisch oder im Papierkorb.
  • Sendungsstatus wird nicht gesichert – der Online-Status ist nur begrenzt abrufbar und wird oft erst dann gesucht, wenn der Zugang bestritten wird.
  • Keine Verknüpfung mit Fristen – ob und wann ein Schreiben zugegangen ist, bestimmt häufig den Lauf weiterer Fristen. Fehlt die Verbindung zur Fristenkontrolle, entstehen Haftungsrisiken.
  • Kein einheitlicher Versandweg – jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter geht anders vor, eine klare Kanzleirichtlinie fehlt.

Wer im Ernstfall den Zugang beweisen muss, braucht deshalb mehr als einen Stempel auf Papier: eine lückenlose, jederzeit auffindbare Dokumentation direkt in der Akte.

Die Lösung: Digitale Zustellwege nutzen und Nachweise zentral in RA-MICRO dokumentieren

1. Elektronischen Rechtsverkehr konsequent nutzen. Wo immer möglich, ist der Versand über das beA der sicherste Weg. Gegenüber Gerichten und Kollegen erhalten Sie mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) einen strukturierten, maschinenlesbaren Nachweis. RA-MICRO bindet das beA direkt in den Kanzleialltag ein – Versand, Eingang und Empfangsbekenntnisse werden aktenbezogen verarbeitet, statt in separaten Postfächern zu verschwinden.

2. Belege sofort in die E-Akte. Bleibt es beim Postversand – etwa bei Erklärungen gegenüber Privatpersonen oder Unternehmen –, gehören Einlieferungsbeleg, Sendungsstatus und ggf. Auslieferungsbeleg unmittelbar in die RA-MICRO E-Akte. Einscannen, der Akte zuordnen, fertig. So finden Sie den Nachweis auch Monate später mit wenigen Klicks – im Büro, im Homeoffice oder im Gerichtssaal.

3. Zugang und Fristen verknüpfen. Legen Sie in RA-MICRO eine Wiedervorlage an, um den Sendungsstatus zeitnah zu prüfen und zu sichern. Hängt eine weitere Frist am Zugang, wird sie direkt in der Fristenkontrolle notiert – nachvollziehbar für das gesamte Team.

4. Aktenvermerke per Sprache. Besondere Umstände – etwa zusätzliche Zustellung per Boten oder Rücksprache mit dem Empfänger – halten Sie am schnellsten per Diktat fest. Mit DictaNet diktieren Sie den Aktenvermerk direkt am Arbeitsplatz oder per Smartphone-App unterwegs; die Sprachdatei gelangt verschlüsselt ins Sekretariat. Mit der optionalen, auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht der Vermerk sogar ohne Abschreiben.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Beweissicherheit: Alle Zugangsnachweise liegen zentral, vollständig und revisionssicher in der Akte.
  • Weniger Haftungsrisiko: Zugang und Folgefristen sind miteinander verknüpft und werden nicht übersehen.
  • Zeitersparnis: Kein Suchen nach Papierbelegen, keine Rückfragen im Team.
  • Ortsunabhängigkeit: Mit RA-MICRO und DictaNet greifen Sie auch unterwegs auf Nachweise zu und dokumentieren sofort.
  • Einheitliche Prozesse: Ein klarer, digital unterstützter Versandweg für die gesamte Kanzlei.

Jetzt handeln: Ihr Versandprozess im Check

Die BAG-Entscheidung ist ein guter Anlass, die eigenen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen: Wie versendet Ihre Kanzlei fristrelevante Schreiben? Wo landen die Belege? Und ist das beA bereits optimal in Ihren Workflow eingebunden?

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei – von der Einrichtung der E-Akte und des beA-Workflows über die Schulung Ihres Teams bis zur passenden Diktier- und Spracherkennungslösung. Gemeinsam machen wir Ihre Zustellprozesse beweissicher.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern persönlich:
Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover.

„Es geht nicht mehr“ – warum gute Störungsmeldungen Ihrer Kanzlei bares Geld sparen

Jede Supportanfrage beginnt mit einer Beschreibung – und die Qualität dieser Beschreibung entscheidet darüber, ob das Problem in zwanzig Minuten oder in zwei Tagen gelöst ist. Klassiker aus der Praxis: „Der Drucker geht nicht.“ „RA-MICRO hängt.“ „Seit heute früh ist alles langsam.“ Gemeint ist damit alles Mögliche, und der erste Schritt des Supports besteht darin, per Rückfrage überhaupt erst herauszufinden, worüber gesprochen wird.

Das ist niemandem vorzuwerfen. Wer mitten in der Fristenkontrolle steckt, hat weder Zeit noch das technische Vorwissen, um einzuschätzen, welche Details für die Fehlersuche relevant sind. Genau hier setzt das erweiterte RA-MICRO Supportformular an.

Das Formular stellt die Fragen, die sonst der Support stellen müsste

Statt eines leeren Textfeldes führt das neue Formular Schritt für Schritt durch die Punkte, die sich in der Fehleranalyse erfahrungsgemäß als entscheidend erweisen:

  • Seit wann besteht die Störung?
  • Wie häufig ist sie bisher aufgetreten?
  • Tritt das Problem einmalig, sporadisch oder regelmäßig auf?
  • Wird eine Fehlermeldung angezeigt?
  • Welche weiteren Beobachtungen oder Besonderheiten gibt es?

Zusätzlich lassen sich Screenshots und weitere für die Analyse hilfreiche Informationen direkt mit der Anfrage übermitteln. Der zuständige Mitarbeiter erhält damit von Beginn an ein umfassenderes Bild – Rückfragen entfallen, der Einstieg in die eigentliche Fehleranalyse erfolgt früher.

Der entscheidende Gedanke dahinter: Anwenderinnen und Anwender müssen nicht selbst einschätzen, welche technischen Details wichtig sind. Das Formular gibt die Orientierung vor.

Warum diese Fragen so viel verraten

Für Techniker sind die Antworten alles andere als Formalien – sie grenzen die Ursache oft schon im ersten Schritt ein:

„Seit wann?“ verknüpft die Störung mit einem Ereignis. Seit dem Update? Seit dem neuen Switch? Seit der Umstellung des Internetanschlusses? Eine Zeitangabe ist häufig der schnellste Weg zum Auslöser.

„Einmalig, sporadisch oder regelmäßig?“ trennt Welten. Ein reproduzierbarer Fehler ist meist ein Konfigurations- oder Programmthema. Ein sporadischer Fehler deutet häufiger auf Netzwerk, Auslastung oder Hardware – und wird mit einem Neustart eben nicht gelöst, sondern nur verschoben.

„Wird eine Fehlermeldung angezeigt?“ Die wörtliche Meldung oder ein Screenshot ist oft wertvoller als eine ganze Seite Beschreibung. Sie enthält Fehlercodes, Pfade und Modulnamen, die direkt zur Ursache führen.

„Betrifft es einen oder alle Arbeitsplätze?“ – die Frage hinter den weiteren Beobachtungen. Ein einzelner Arbeitsplatz weist auf Client, Profil oder Berechtigung. Alle Arbeitsplätze weisen auf Server, Netzwerk oder Datenbank. Diese eine Information halbiert den Suchraum.

Nicht zu unterschätzen ist dabei der Effekt auf die Qualität der Antwort. Strukturierte und aussagekräftige Angaben beschleunigen nicht nur die Bearbeitung – sie führen auch zu passgenaueren Lösungen. Wer die Situation nachvollziehen kann, empfiehlt nicht den Standardweg, sondern den, der zu Ihrer Konfiguration passt. Das ist besonders dann wertvoll, wenn eine Störung mehrere Ursachen haben kann und ein falscher erster Lösungsversuch nur Zeit kostet.

Übertragen Sie das Prinzip auf Ihre gesamte Kanzlei-IT

Was RA-MICRO für Anwendungsfragen bereitstellt, lohnt sich als Gewohnheit für alle Störungsmeldungen – ob es um die Telefonanlage, das Netzwerk, den Scanner oder das Diktiersystem geht. Unsere Empfehlung für Ihr Team:

  1. Screenshot statt Nacherzählung. Windows-Taste + Umschalt + S genügt.
  2. Uhrzeit notieren. In Protokolldateien lässt sich damit gezielt suchen.
  3. Arbeitsplatz benennen. Ein gepflegter Gerätename spart jedes Mal die Rückfrage „An welchem Rechner?“.
  4. Reichweite prüfen. Ein kurzer Blick zur Kollegin: Tritt es dort auch auf?
  5. Nicht mehrfach neu starten, bevor jemand draufgeschaut hat – ein Neustart löscht mitunter genau die Spur, die zur Ursache führt.

Der Zeitaufwand dafür liegt bei zwei Minuten. Der Ertrag ist erheblich: schnellere Lösungen, weniger Ausfallzeit, geringere Kosten.

Support, der Ihre Kanzlei kennt

Ein gutes Formular ist die eine Hälfte. Die andere ist ein Ansprechpartner, der Ihre Umgebung nicht bei jedem Ticket neu erfragen muss. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover kennen wir bei unseren Kunden Server, Netzwerk, Telefonanlage und Arbeitsplätze – und können deshalb bei einer Störung sofort einordnen, wo sie herkommen kann.

Unser Angebot für Ihre Kanzlei:

  • Fernwartung mit kurzen Reaktionszeiten für RA-MICRO, DictaNet, Dragon NaturallySpeaking und Ihre übrige Kanzlei-IT.
  • Dokumentierte IT-Umgebung: Geräte, Versionsstände und Zuständigkeiten sauber erfasst – die Grundlage für jede schnelle Diagnose.
  • Proaktive Wartung: Updates, Backups und Monitoring, damit viele Störungen gar nicht erst zum Ticket werden.
  • Kurze Team-Einweisung, wie Störungen so gemeldet werden, dass sie schnell lösbar sind.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass in Ihrer Kanzlei zu viel Zeit zwischen „Es geht nicht“ und „Es geht wieder“ vergeht, lohnt sich ein Gespräch.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns:

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Skonto, Teilzahlung, Abzug: Warum RA-MICRO Fibu I jetzt zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag unterscheidet

Seit die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend ist, erreichen Kanzleien immer mehr Eingangsrechnungen als strukturierte Datensätze – ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X. Das ist ein Fortschritt: Beträge, Steuersätze und Zahlungsziele müssen nicht mehr abgetippt werden, sie stehen maschinenlesbar im Dokument. RA-MICRO liest diese Daten in der Funktion E-Eingangsrechnung aus und übergibt sie an die Dispodatei, aus der heraus der Zahlungsverkehr abgewickelt wird.

In der Praxis gab es dabei bislang eine kleine, aber lästige Unschärfe – und genau die adressiert RA-MICRO mit der jüngsten Erweiterung im Modul Fibu I: Die Übergabe aus der E-Eingangsrechnung an die Dispodatei unterscheidet nun ausdrücklich zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag.

Warum diese Unterscheidung im Alltag zählt

Der Betrag, der auf einer Rechnung steht, und der Betrag, der tatsächlich das Konto verlässt, sind erstaunlich oft nicht identisch. Typische Fälle aus dem Kanzleialltag:

  • Skontoabzug: Die Rechnung lautet über 1.190 Euro, bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen werden 2 Prozent abgezogen – überwiesen werden 1.166,20 Euro.
  • Teilzahlung: Eine größere Investition in Hardware oder Software wird in Raten beglichen.
  • Abzüge nach Reklamation: Eine Position wird einbehalten, während der Rest fristgerecht gezahlt wird.
  • Verrechnung mit einer Gutschrift aus einem früheren Vorgang.

Wird in solchen Fällen nur ein einziger Betrag mitgeführt, entsteht eine Lücke zwischen Buchhaltung und Zahlungsverkehr. Entweder stimmt die Überweisung nicht mit der Zahlungsvereinbarung überein, oder der offene Posten wird nicht sauber ausgeglichen und taucht in der OP-Liste als Restforderung auf, die niemand mehr zuordnen kann. Wer schon einmal im Januar nach einem Restbetrag von 23,80 Euro aus dem Vorjahr gesucht hat, kennt den Aufwand, den eine solche Kleinigkeit verursacht.

Was die Erweiterung bringt

Indem die Dispodatei beide Werte kennt, bleibt die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung erhalten. Der Rechnungsbetrag dokumentiert, was gefordert wurde; der Überweisungsbetrag steuert, was tatsächlich angewiesen wird. Für die Kanzlei bedeutet das konkret:

  • Weniger manuelle Korrekturen zwischen Rechnungserfassung und Zahlungslauf.
  • Saubere offene Posten – Differenzen sind erklärbar statt mysteriös.
  • Nachvollziehbarkeit für den Steuerberater, der am Jahresende nicht nachfragen muss, warum Rechnung und Zahlung auseinanderfallen.
  • Skonto wird nutzbar, statt aus Bequemlichkeit verschenkt zu werden. Bei 2 Prozent auf zehn Tage entspricht das aufs Jahr gerechnet einer zweistelligen Verzinsung – eine der wenigen risikolosen Renditen im Büroalltag.

Hinzu kommt ein Aspekt, der in der Diskussion um die E-Rechnung gern untergeht: Die Pflicht zur Entgegennahme strukturierter Rechnungen ist das eine – der wirtschaftliche Nutzen entsteht erst, wenn die ausgelesenen Daten auch wirklich weiterverarbeitet werden. Eine E-Rechnung, die am Ende doch ausgedruckt, abgeheftet und manuell in die Überweisung getippt wird, kostet die Kanzlei mehr Zeit als die alte Papierrechnung. Erst die durchgängige Kette von der Erfassung über die Dispodatei bis zum Zahlungslauf macht aus der gesetzlichen Pflicht einen echten Effizienzgewinn.

Das Modul Fibu I kann deutlich mehr, als die meisten nutzen

Diese Erweiterung ist ein gutes Beispiel für ein Muster, das wir bei Kanzleien immer wieder sehen: RA-MICRO Fibu I wird für Basisbuchungen eingesetzt – und ein erheblicher Teil der Funktionen bleibt unberührt. Dabei liegen gerade dort die Zeitersparnisse:

  • die automatisierte Verarbeitung von E-Eingangsrechnungen statt manueller Erfassung,
  • die Dispodatei als zentrale Steuerung des Zahlungsverkehrs inklusive Fälligkeitsübersicht,
  • die OP-Liste als Frühwarnsystem statt als Jahresabschluss-Pflichtübung,
  • das Aktenkonto als Bindeglied zwischen Mandat und Buchhaltung.

Der Unterschied zwischen einer Kanzlei, die diese Funktionen nutzt, und einer, die es nicht tut, liegt selten am Programm. Er liegt daran, dass die Einrichtung einmal sauber gemacht und das Team einmal richtig eingewiesen wurde.

Voraussetzung: ein aktueller Versionsstand

Wie bei allen Weiterentwicklungen gilt: Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn eine aktuelle RA-MICRO Version installiert ist – und zwar auf allen Arbeitsplätzen, an denen gebucht wird. Gerade in gewachsenen Netzwerken hinkt regelmäßig ein Rechner hinterher. Ein kurzer Versionscheck bringt hier schnell Klarheit.

Wir holen das Maximum aus Ihrer FiBu heraus

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei:

  • Update- und Versionscheck per Fernwartung – damit neue Funktionen auch tatsächlich ankommen.
  • Einrichtung der E-Eingangsrechnung inklusive Übergabe an die Dispodatei und Abstimmung mit Ihrem Kontenrahmen.
  • Schulung Ihres Buchhaltungsteams – kompakt, praxisnah und an Ihren eigenen Belegen.
  • Prozessberatung, wenn Rechnungsfreigabe, Zahlung und Ablage heute noch über drei verschiedene Wege laufen.

Und wenn Sie parallel darüber nachdenken, wie Sie Schriftsätze schneller erstellen: Mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entstehen Texte im Sprechtempo – auch unterwegs, auch aus dem Homeoffice. Wir zeigen Ihnen gern, wie beides zusammenspielt.

Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Der ungesperrte Bildschirm ist Ihr größtes Datenschutzrisiko – wie Windows Hello den Kanzleialltag absichert

Die Szene kennt jede Kanzlei: Die Kollegin geht kurz zum Drucker, der Kollege holt sich einen Kaffee, jemand öffnet die Tür für den Boten. Der Bildschirm bleibt an – offen liegt die Mandantenakte, die E-Mail des Gegners, der Entwurf des Vergleichs. Niemand handelt hier fahrlässig. Der Grund ist banal und menschlich: Wer sich zehnmal am Tag mit einem 14-stelligen Kennwort neu anmelden muss, sperrt den Rechner irgendwann nicht mehr.

Genau an dieser Stelle scheitern in der Praxis viele gut gemeinte Sicherheitskonzepte. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) weist regelmäßig darauf hin, dass die Absicherung der „digitalen Fenster und Türen“ zu den Grundlagen gehört. Für Kanzleien kommt hinzu, dass der Zugriffsschutz nicht nur eine IT-Frage ist, sondern unmittelbar an die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) und die Anforderungen der DS-GVO an technisch-organisatorische Maßnahmen rührt.

Sicherheit muss bequem sein, sonst wird sie umgangen

Windows Hello ist seit Jahren fester Bestandteil von Windows 10 und Windows 11 – und in vielen Kanzleien schlicht nicht aktiviert. Dabei löst es genau das Problem, an dem die Kennwortdisziplin scheitert: Gesichtserkennung oder Fingerabdruck entsperren den Arbeitsplatz in unter einer Sekunde. Damit wird konsequentes Sperren zur Gewohnheit statt zur Zumutung.

Technisch erkennt eine kompatible Infrarotkamera das Gesicht; alternativ genügt ein Fingerabdrucksensor. Die biometrischen Erkennungsdaten verbleiben nach Angaben von Microsoft lokal auf dem Gerät – sie wandern nicht in eine Cloud. Für die datenschutzrechtliche Bewertung in der Kanzlei ist das ein wesentlicher Punkt.

Worauf es bei der Hardware ankommt

Viele Business-Notebooks bringen bereits eine Windows-Hello-kompatible Infrarotkamera oder einen Fingerabdrucksensor mit. Ob Ihr Gerät geeignet ist, sehen Sie unter Einstellungen → Konten → Anmeldeoptionen.

Wichtig für die Beschaffung: Eine gewöhnliche Webcam genügt nicht. Achten Sie beim Kauf ausdrücklich auf die Kennzeichnung „Windows Hello-kompatibel“ beziehungsweise „Works with Windows Hello“. Für vorhandene Desktop-Arbeitsplätze lassen sich passende externe USB-Kameras oder Fingerabdrucksensoren nachrüsten – das ist in aller Regel günstiger, als einen funktionierenden Rechner zu ersetzen.

Die PIN ist nicht das kleine Kennwort – sie ist die bessere Alternative

Wo biometrische Anmeldung nicht möglich ist, dient die Windows-Hello-PIN als Rückfalloption. Hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis: Eine vierstellige PIN klinge doch viel unsicherer als ein komplexes Kennwort.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Bindung. Anders als ein Anmeldekennwort ist die PIN an genau diesen einen PC gebunden. Sie entsperrt ausschließlich den geschützten Sicherheitsschlüssel dieses Geräts und lässt sich an keinem anderen Rechner verwenden. Ein abgefangenes Kennwort können Angreifer aus der Ferne einsetzen – eine abgefangene PIN ist ohne das physische Gerät wertlos.

Ein weiterer Punkt spricht für die biometrische Anmeldung: Sie lässt sich nicht weitergeben. Der Zettel unter der Tastatur, das gemeinsam genutzte Kennwort im Sekretariat, die schnelle Anmeldung „unter dem Konto der Kollegin, weil es gerade eilig war“ – all das sind Praktiken, die jede Protokollierung wertlos machen und im Schadensfall kaum zu erklären sind. Wer sich mit Gesicht oder Fingerabdruck anmeldet, meldet sich zwangsläufig als er selbst an. Das ist weniger eine technische als eine organisatorische Verbesserung, und sie wiegt im Kanzleialltag oft schwerer.

Fünf Empfehlungen für den Kanzleialltag

  1. Gesichtserkennung oder Fingerabdruck an allen geeigneten Arbeitsplätzen einrichten.
  2. Für jede Person ein eigenes Windows-Benutzerkonto – Sammelkonten machen jede Nachvollziehbarkeit unmöglich und sind datenschutzrechtlich kaum haltbar.
  3. Bildschirm beim Verlassen sperren mit Windows-Taste + L. Dieser Reflex lässt sich im Team in wenigen Tagen etablieren, sobald das Entsperren nicht mehr schmerzt.
  4. Windows-Hello-PIN als persönliche Rückfalloption einrichten.
  5. Aktuelle und unterstützte Windows-Versionen einsetzen – ein Gerät ohne Sicherheitsupdates entwertet jede Anmeldelösung.

Auch in RDP- und Terminalserver-Umgebungen lässt sich Windows Hello grundsätzlich einsetzen – ein Punkt, der gerade für Kanzleien mit zentraler Serverstruktur oder Cloud-Konzept relevant ist. Die konkrete Umsetzung hängt allerdings von der jeweiligen Konfiguration ab und sollte vor dem Rollout geprüft werden.

Wir richten das für Ihre Kanzlei ein

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover betreuen wir Kanzleien von der Einzelkanzlei bis zur Sozietät mit Terminalserver und mehreren Standorten. Für das Thema Anmeldesicherheit bieten wir Ihnen an:

  • Bestandsaufnahme Ihrer Arbeitsplätze: Wir prüfen, welche Geräte Windows Hello bereits unterstützen und wo eine Nachrüstung sinnvoll ist.
  • Einrichtung und Rollout: Benutzerkonten, biometrische Anmeldung, PIN-Richtlinien und automatische Bildschirmsperre – sauber konfiguriert statt an jedem Arbeitsplatz einzeln zusammengeklickt.
  • Beratung zu Terminalserver und Cloud: Damit die Anmeldelösung auch im Homeoffice und bei mobilen Arbeitsplätzen trägt.
  • Dokumentation für Ihr Datenschutzkonzept: Ein nachweisbar umgesetzter Zugriffsschutz hilft Ihnen gegenüber Mandanten, Aufsicht und Cyberversicherern.

Der Aufwand ist überschaubar, der Effekt im Alltag spürbar: Ein Team, das den Rechner gerne sperrt, ist sicherer als jede Richtlinie, die niemand einhält.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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