Autor: iussystemhaus

Veröffentlicht am

E-Mail-Verschlüsselung in der Kanzlei: Mandantendaten DSGVO-konform und berufsrechtssicher schützen

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller verschickt. Doch was viele Kanzleien unterschätzen: Eine unverschlüsselte E-Mail ist technisch mit einer Postkarte vergleichbar – auf dem Weg vom Absender zum Empfänger kann sie an mehreren Stellen mitgelesen werden. Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die täglich hochsensible Mandantendaten austauschen, ist das ein erhebliches Risiko. Steigende Phishing-Wellen, professionell gefälschte Absenderadressen und der zunehmende Rückzug großer Anbieter aus der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung machen 2026 deutlich: Wer Mandantenkommunikation per E-Mail betreibt, muss diese aktiv absichern.

Das Problem: Vertraulichkeit ist Berufspflicht – und gesetzlich vorgeschrieben

Für Kanzleien ist E-Mail-Sicherheit kein optionales Extra, sondern eine doppelte Pflicht. Zum einen verpflichtet die anwaltliche Verschwiegenheit (§ 43a BRAO, strafbewehrt über § 203 StGB) dazu, Mandantengeheimnisse wirksam zu schützen. Zum anderen verlangt die DSGVO in Artikel 32 ausdrücklich geeignete technische Maßnahmen – und nennt Verschlüsselung als ein zentrales Beispiel für den Schutz personenbezogener Daten nach dem Stand der Technik.

Die Praxis sieht jedoch oft anders aus: Schriftsätze, Gesundheitsdaten, Verträge oder Kontoinformationen wandern unverschlüsselt durch das Netz. Kommt es zu einem Datenleck, drohen nicht nur empfindliche Bußgelder und Schadensersatzforderungen, sondern auch ein nachhaltiger Vertrauens- und Reputationsverlust. Gerade Mandanten erwarten heute zu Recht, dass ihre Anwältin oder ihr Anwalt mit ihren Daten so sorgfältig umgeht wie mit der Akte im Tresor.

Hinzu kommt: Wird unverschlüsselt versendete Korrespondenz abgefangen oder gelangt sie an einen falschen Empfänger, kann bereits eine einzelne fehlgeleitete E-Mail eine meldepflichtige Datenpanne im Sinne der Artikel 33 und 34 DSGVO auslösen. Dann läuft die 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde, betroffene Mandanten müssen informiert werden, und die Kanzlei muss nachweisen, welche Schutzmaßnahmen sie getroffen hat. Wer in dieser Situation auf eine konsequente Verschlüsselung verweisen kann, steht deutlich besser da – sowohl rechtlich als auch im Gespräch mit dem betroffenen Mandanten. Vorsorge ist hier ungleich günstiger und ruhiger als die Schadensbegrenzung im Nachhinein.

Die Lösung: Verschlüsselung, die zum Kanzleialltag passt

Die gute Nachricht: Wirksame E-Mail-Verschlüsselung ist heute praxistauglich und lässt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. Entscheidend ist, die passende Methode für Ihre Kanzlei auszuwählen und sauber einzurichten. In der Praxis bewähren sich vor allem zwei Verfahren:

  • Transportverschlüsselung (TLS): sichert den Übertragungsweg zwischen den Mailservern ab. Sie ist die Mindestanforderung – allein aber nicht ausreichend, da die Nachricht auf den Servern unverschlüsselt vorliegt.
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/MIME oder PGP): verschlüsselt die Nachricht selbst, sodass ausschließlich der berechtigte Empfänger sie lesen kann. Das ist der Goldstandard für vertrauliche Mandantenkommunikation.

Für den Versand an Mandanten ohne eigene Verschlüsselungsinfrastruktur ergänzen Portallösungen oder passwortgeschützte Container das Bild – so bleibt die Kommunikation auch dann sicher, wenn die Gegenseite technisch nicht vorbereitet ist. Wichtig ist, dass diese Bausteine zentral verwaltet, korrekt konfiguriert und regelmäßig geprüft werden. Genau hier scheitern viele Eigenlösungen: Zertifikate laufen ab, Einstellungen sind inkonsistent, und im entscheidenden Moment funktioniert die Verschlüsselung nicht.

Ihr Vorteil mit ius Systemhaus

Als erfahrener IT-Dienstleister und RA-MICRO- sowie DictaNet-Partner aus Hannover kennen wir die besonderen Anforderungen von Kanzleien ganz genau. Wir richten Ihre E-Mail-Verschlüsselung nicht nur ein, sondern denken sie konsequent in Ihre gesamte Kanzlei-IT hinein – von der sicheren Anbindung an RA-MICRO über das Netzwerk bis zur Datensicherung.

  • Maßgeschneiderte Einrichtung: Wir wählen mit Ihnen das passende Verfahren (TLS, S/MIME, Portallösung) und richten es zuverlässig ein – ohne dass Ihr Kanzleialltag ins Stocken gerät.
  • Nahtlose Integration: Verschlüsselung, RA-MICRO, DictaNet-Diktate und beA greifen sauber ineinander, statt zu konkurrieren. Sicheres Arbeiten bleibt komfortabel.
  • DSGVO- und berufsrechtssicher: Wir dokumentieren die technischen Maßnahmen nachvollziehbar – ein klarer Vorteil bei Datenschutz-Nachweisen und im Ernstfall.
  • Wartung und Monitoring: Wir behalten Zertifikate, Updates und Konfiguration im Blick, damit Ihre Verschlüsselung dauerhaft funktioniert – nicht nur am ersten Tag.
  • Persönlicher Ansprechpartner: Statt anonymer Hotline erreichen Sie feste Ansprechpartner, die Ihre Kanzlei und Ihre Technik kennen.

So verwandeln Sie eine gesetzliche Pflicht in einen echten Wettbewerbsvorteil: Mandanten, die wissen, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind, kommen wieder – und empfehlen Sie weiter. Sicherheit wird zum Qualitätsmerkmal Ihrer Kanzlei.

Und der Einstieg ist unkomplizierter, als viele denken: In einem ersten Gespräch verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre E-Mail- und Server-Umgebung, priorisieren die sinnvollsten Maßnahmen und setzen Schritt für Schritt um – ohne Ihren laufenden Betrieb zu unterbrechen. Auf Wunsch schulen wir Ihr Team zusätzlich im sicheren Umgang mit verschlüsselten Nachrichten und im Erkennen von Phishing-Versuchen.

Typische Schwachstellen – und warum sie im Alltag übersehen werden

In der täglichen Praxis entstehen Sicherheitslücken selten aus Nachlässigkeit, sondern aus Zeitdruck und gewachsenen Strukturen. Ein Anhang wird „schnell noch“ unverschlüsselt verschickt, weil der Mandant gerade wartet. Ein abgelaufenes Zertifikat fällt erst auf, wenn eine wichtige Nachricht nicht zugestellt wird. Oder ein neuer Mitarbeiter richtet sein Postfach ein, ohne die Verschlüsselungsrichtlinie der Kanzlei zu kennen. Hinzu kommt die wachsende Professionalität von Angreifern: Gefälschte Rechnungen, täuschend echte Mandanten-Mails und gezielte Phishing-Angriffe auf Kanzleien haben 2026 spürbar zugenommen.

Der Schlüssel liegt deshalb nicht in einer einmaligen Installation, sondern in einem durchdachten Zusammenspiel aus Technik, klaren Abläufen und geschulten Mitarbeitenden. Wer Verschlüsselung als festen Bestandteil der Kanzleiorganisation versteht – und nicht als nachträglichen Aufsatz – arbeitet spürbar entspannter. Genau dieses Gesamtkonzept bringen wir mit: vom ersten Sicherheits-Check über die Einrichtung bis zur laufenden Betreuung, abgestimmt auf Ihre RA-MICRO-Umgebung.

Jetzt unverbindlich beraten lassen

Sie möchten wissen, wie sicher die E-Mail-Kommunikation Ihrer Kanzlei wirklich ist? Wir prüfen Ihren Status quo und zeigen Ihnen den schnellsten Weg zu einer rechtssicheren, alltagstauglichen Verschlüsselung. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Kanzlei.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Veröffentlicht am

RA-MICRO Notariat: Zusammenfassung jetzt direkt in der E-Akte speichern – mehr Übersicht im elektronischen Rechtsverkehr

Der elektronische Rechtsverkehr (ERV) ist im Notariat längst Pflicht und Alltag zugleich. Registeranmeldungen zum Handels-, Vereins- oder Partnerschaftsregister sowie Grundbuchanträge laufen heute vollständig digital. Damit steigen die Anforderungen an eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation. Eine aktuelle Neuerung in der RA-MICRO Notariatssoftware setzt genau hier an: Die Zusammenfassung Ihrer Registeranmeldungen und Grundbuchanträge lässt sich künftig direkt in der E-Akte speichern.

Das Problem: Wichtige Vorgangsinformationen liegen oft verstreut

Wer im Notariat täglich mit dem elektronischen Rechtsverkehr arbeitet, kennt die Herausforderung: Zu jedem übermittelten Antrag entsteht eine Zusammenfassung, die den Inhalt und den Status des Vorgangs dokumentiert. Liegt diese Information außerhalb der eigentlichen Akte – etwa nur im Versandprotokoll oder in einem separaten Ablagesystem – wird die Nachverfolgung mühsam. Vertretungssituationen, spätere Rückfragen des Registergerichts oder des Grundbuchamts und Prüfungen werden so unnötig zeitaufwendig. Im schlimmsten Fall fehlt der entscheidende Nachweis genau dann, wenn er gebraucht wird.

Die Lösung: Ein Vorgang, eine Akte, alle Informationen

Mit der neuen Funktion im RA-MICRO Notariat schließen Sie diese Lücke. Bei der Erstellung einer Registeranmeldung oder eines Grundbuchantrags können Sie die Zusammenfassung des Vorgangs ab sofort unmittelbar in der E-Akte ablegen. Damit sind alle relevanten Informationen genau dort gebündelt, wo sie hingehören: in der elektronischen Akte des jeweiligen Vorgangs. Das umständliche Suchen in getrennten Ablagen entfällt – Sie und Ihr Team haben den vollständigen Verlauf jederzeit mit einem Klick im Blick.

Ihre Vorteile im Notariatsalltag

Lückenlose Dokumentation: Die Zusammenfassung wird fester Bestandteil der E-Akte. So entsteht eine durchgängige, revisionssichere Historie jedes Register- und Grundbuchvorgangs – ein klarer Vorteil bei Prüfungen und im Qualitätsmanagement Ihres Notariats.

Schnellerer Zugriff: Ob bei Rückfragen des Gerichts, bei Fristenkontrollen oder in Vertretungsfällen – alle Beteiligten finden die benötigten Informationen sofort am richtigen Ort, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Weniger Fehlerquellen: Wenn Vorgangsdaten und Zusammenfassung gemeinsam in der E-Akte liegen, sinkt das Risiko, dass wichtige Unterlagen übersehen werden oder verloren gehen. Das schafft Sicherheit für Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Mandantschaft.

Effiziente Arbeitsabläufe: Die Funktion fügt sich nahtlos in den gewohnten ERV-Prozess der RA-MICRO Notariatssoftware ein. Es entsteht kein Mehraufwand – im Gegenteil: Sie sparen bei jedem Vorgang wertvolle Zeit, die Ihnen für die eigentliche notarielle Tätigkeit zur Verfügung steht.

Die digitale E-Akte als Herzstück des modernen Notariats

Die neue Speicheroption ist ein weiterer konsequenter Schritt auf dem Weg zum vollständig digitalen, papierlosen Notariat. Mit der RA-MICRO E-Akte arbeiten Sie wie mit der klassischen Papierakte – nur schneller, sicherer und ortsunabhängig. Sämtliche Dokumente, Anträge und nun auch die ERV-Zusammenfassungen sind zentral abgelegt, durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Gerade im sensiblen Bereich der Register- und Grundbuchanmeldungen ist diese Verlässlichkeit Gold wert.

Jetzt Potenziale heben – wir unterstützen Sie

Moderne Notariatsarbeit lebt von durchdachten, integrierten Lösungen. Ob Sie die neue ERV-Funktion optimal einrichten, Ihre E-Akte effizienter strukturieren oder Ihre gesamte Kanzlei- und Notariats-IT auf den neuesten Stand bringen möchten – wir von ius Systemhaus, Ihrem RA-MICRO-Partner aus Hannover, stehen Ihnen zur Seite. Von der Software-Konfiguration über die passende Hardware bis zu Netzwerk und Datensicherung erhalten Sie alles aus einer Hand.

Sprechen Sie uns an! Rufen Sie an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihr Notariat noch leistungsfähiger und zukunftssicher.

Veröffentlicht am

KI-Kompetenzpflicht seit Februar 2025: Was Ihre Kanzlei jetzt nachweisen muss – und wie RA-MICRO Sie absichert

Künstliche Intelligenz ist längst im Kanzleialltag angekommen – ob bei der Recherche, beim Entwurf von Schriftsätzen oder beim Diktat. Was viele Kanzleien dabei übersehen: Seit dem 2. Februar 2025 gilt mit Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (KI-VO) die sogenannte KI-Kompetenzpflicht. Und sie betrifft nicht nur große Tech-Konzerne, sondern ausdrücklich auch Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die KI-Systeme in ihrer Kanzlei einsetzen. Mit dem nächsten Stichtag am 2. August 2026 und den dann greifenden Governance-Strukturen gewinnt das Thema 2026 zusätzlich an Dringlichkeit.

Was die KI-Kompetenzpflicht für Ihre Kanzlei bedeutet

Artikel 4 KI-VO verpflichtet sowohl Anbieter als auch Betreiber von KI-Systemen dazu, ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ bei allen Personen sicherzustellen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung dieser Systeme befasst sind. Sobald Ihre Kanzlei also ein KI-Werkzeug einsetzt – etwa zur Texterstellung oder zur Spracherkennung – gelten Sie als Betreiber im Sinne der Verordnung. KI-Kompetenz meint dabei mehr als technisches Grundwissen: Ihr Team muss die Chancen und die Risiken von KI sachkundig einschätzen und Ergebnisse kritisch bewerten können.

Das Problem: Unstrukturierte KI-Nutzung wird zum Haftungsrisiko

In der Praxis greifen Mitarbeitende häufig zu frei verfügbaren KI-Diensten, ohne dass klare Regeln, Freigaben oder Schulungen existieren. Genau hier lauert die Gefahr: Werden Mandantendaten unbedacht in ein öffentliches KI-Modell eingegeben, drohen Verstöße gegen die DSGVO und gegen die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO. Hinzu kommt das Risiko fehlerhafter KI-Ergebnisse – etwa erfundener Urteile oder Fundstellen.

Zwar ist ein Verstoß gegen die Kompetenzpflicht selbst nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Kommt es jedoch durch fehlerhafte oder ungeschulte KI-Nutzung zu einem Schaden, kann dies als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Schulungs- und Sicherheitsmaßnahmen wird damit zum entscheidenden Schutzschild für Ihre Kanzlei.

Die Lösung: Sichere, integrierte KI statt unkontrollierter Insellösungen

Der Schlüssel liegt nicht im Verzicht auf KI, sondern in ihrem strukturierten und sicheren Einsatz. Statt auf unkontrollierte Einzeltools zu setzen, sollten Kanzleien auf Werkzeuge vertrauen, die von Grund auf für den juristischen Alltag und die besonderen Vertraulichkeitsanforderungen entwickelt wurden – und die sich nahtlos in Ihre bestehende Kanzleisoftware einfügen. So behalten Sie die Kontrolle über sensible Daten und schaffen zugleich die Grundlage für eine saubere Dokumentation.

Ihre Vorteile mit RA-MICRO, JURA KI Assistent, DictaNet und Dragon

Mit dem JURA KI Assistenten in RA-MICRO nutzen Sie Künstliche Intelligenz datenschutzkonform: Sensible Inhalte werden bereits lokal anonymisiert, bevor sie an ein KI-Modell übertragen werden. Zusätzlich verifiziert der Assistent zitierte Gesetze und Urteile auf ihre Echtheit und verlinkt sie zur schnellen Prüfung – sogenannte „Halluzinationen“ der KI werden so wirksam entschärft. Das nimmt Ihrem Team einen Großteil des Risikos ab und erfüllt zugleich den Kern der Kompetenzpflicht: eine sachkundige, kontrollierte Nutzung.

Auch beim Diktat profitieren Sie von sicherer KI: Mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung von Dragon NaturallySpeaking erstellen Sie Schriftsätze in einem Bruchteil der Zeit – verschlüsselt und ortsunabhängig, ob im Büro, bei Gericht oder unterwegs. Weil alle Komponenten in die RA-MICRO Kanzleisoftware integriert sind, behalten Sie jederzeit die Kontrolle und können Ihre Arbeitsabläufe revisionssicher nachvollziehen.

Ihre ersten Schritte zur KI-Compliance

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge sind in Ihrer Kanzlei im Einsatz? Legen Sie verbindliche Nutzungsregeln fest, schulen Sie Ihr Team in den Grundlagen und im sicheren Umgang mit Mandantendaten – und dokumentieren Sie diese Maßnahmen nachvollziehbar. Auf dieser Basis setzen Sie mit den richtigen, integrierten Werkzeugen auf eine Lösung, die Effizienz und Rechtssicherheit verbindet.

Jetzt handeln – wir begleiten Sie

Die KI-Kompetenzpflicht ist kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance, Ihre Kanzlei zukunftssicher aufzustellen. Wir von ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover – unterstützen Sie dabei, KI sicher, rechtskonform und nachweisbar in Ihren Kanzleialltag zu integrieren: von der Einrichtung des JURA KI Assistenten über DictaNet und Dragon bis zur passenden IT- und Netzwerkinfrastruktur.

Sprechen Sie uns an! Rufen Sie an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihre Kanzlei fit für die KI-Pflichten 2025/2026.

Passend dazu: Das neue RA-MICRO KI-Widget in der E-Akte · KI in der Rechtsrecherche: Halluzinationen vermeiden

Veröffentlicht am

Adress-, Bonitäts- und Firmenauskünfte direkt aus RA-MICRO: Recherchieren ohne Medienbruch

Bevor eine Forderung beigetrieben, eine Klage zugestellt oder ein neues Mandat angenommen wird, steht oft dieselbe Frage im Raum: Stimmt die Anschrift überhaupt noch? Ist beim Gegner etwas zu holen? Und mit wem genau habe ich es auf der anderen Seite eigentlich zu tun? Wer diese Fragen erst beantwortet, wenn der Gerichtsvollzieher unverrichteter Dinge zurückkommt oder die Zustellung scheitert, verliert Zeit, Geld und Nerven. Die RA-MICRO Online Recherchen setzen genau hier an – und liefern Adress-, Bonitäts- und Firmenauskünfte direkt aus Ihrer Kanzleisoftware heraus, ohne Umweg über Drittportale.

Das Problem: Recherche frisst Zeit – und birgt Risiken

In vielen Kanzleien läuft die Schuldner- und Gegnerrecherche noch immer als Nebenschauplatz mit zahlreichen Medienbrüchen ab: Hier ein Einwohnermeldeamt anschreiben, dort ein Auskunftsportal im Browser öffnen, Zugangsdaten suchen, Ergebnisse abtippen, Belege ausdrucken und schließlich von Hand in die Akte heften. Jeder dieser Schritte kostet Arbeitszeit, jeder Wechsel zwischen Programm und Portal ist eine Fehlerquelle – und am Monatsende fehlt der saubere Nachweis, welche Auskunft zu welchem Fall gehörte und was sie gekostet hat.

Hinzu kommt die wirtschaftliche Komponente. Wer eine Zwangsvollstreckung einleitet, ohne vorher die Bonität des Schuldners zu prüfen, riskiert, gutes Geld schlechtem hinterherzuwerfen: Gerichts- und Vollstreckungskosten fallen an, obwohl von vornherein absehbar war, dass nichts zu holen ist. Auch berufsrechtlich lohnt der Blick: Der Bundesgerichtshof hat erst kürzlich klargestellt, dass die Kosten einer Schufa-Bonitätsauskunft in der Regel nicht ohne Weiteres dem Verbraucher aufgebürdet werden dürfen. Umso wichtiger ist es, schon im Kanzleialltag genau zu wissen, welche Recherche im konkreten Fall sinnvoll, verhältnismäßig und korrekt abrechenbar ist. Eine integrierte, dokumentierte Lösung ist hier jedem Flickenteppich aus Einzelportalen überlegen.

Die Lösung: Recherchieren, wo Sie ohnehin arbeiten

Mit den RA-MICRO Online Recherchen führen Sie Anfragen wie Adressermittlungen, Bonitäts- und Firmenauskünfte direkt aus der Kanzleisoftware durch – aus der Akte heraus, mit den Daten, die dort bereits hinterlegt sind. Sie müssen weder das Programm verlassen noch sich in fremde Portale einloggen oder Beträge doppelt erfassen. Die Anfrage wird gestellt, das Ergebnis kommt unmittelbar zurück, und es liegt sofort dort, wo es hingehört: bei der richtigen Akte.

Besonders überzeugend ist das Abrechnungsmodell. Für die Online Recherchen zahlen Sie keine Grundgebühr – es entstehen nur Kosten, wenn Sie eine Auskunft tatsächlich abrufen. Diese anfallenden Kosten lassen sich anschließend direkt in RA-MICRO verbuchen und damit sauber dem jeweiligen Mandat zuordnen. So wird aus einer früher mühsam zu dokumentierenden Auslage ein nachvollziehbarer, korrekt weiterberechenbarer Posten. Und falls Sie die Funktion auch unabhängig von der Kanzleisoftware nutzen möchten: Die Online Recherchen sind ebenso ohne installierte RA-MICRO Kanzleisoftware verfügbar.

Wie sich das im Alltag auszahlt, zeigt ein typischer Fall: Eine Mahnung kommt als unzustellbar zurück, der Schuldner ist offenbar umgezogen. Statt nun eine separate Behördenanfrage zu starten, lösen Sie direkt aus der Akte eine Adressermittlung aus, erhalten die aktuelle Anschrift, hängen anschließend eine Bonitätsauskunft an und entscheiden auf dieser Grundlage, ob sich die Zwangsvollstreckung überhaupt lohnt. Was früher Tage und mehrere Programme beanspruchte, ist so in wenigen Minuten erledigt – ohne die Akte je zu verlassen.

Ihre Vorteile: schneller, sicherer, wirtschaftlicher

Der größte Gewinn ist Zeit. Recherche ohne Medienbruch bedeutet weniger Klicks, kein Abtippen und keine verlorenen Belege – Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf die juristische Arbeit konzentrieren, statt zwischen Portalen zu jonglieren. Gleichzeitig steigt die Datenqualität: Weil Anfrage und Ergebnis automatisch der Akte zugeordnet werden, vermeiden Sie Übertragungsfehler und haben jederzeit einen lückenlosen Nachweis Ihrer Recherchen.

Wirtschaftlich profitieren Sie doppelt. Sie treffen fundierte Entscheidungen, bevor Sie Kosten auslösen – eine Bonitätsauskunft vor der Vollstreckung schützt vor teuren Leerläufen. Und weil keine Grundgebühr anfällt, sondern nur tatsächlich genutzte Auskünfte berechnet werden, behalten Sie die Kosten vollständig in der Hand. Die direkte Verbuchung in RA-MICRO sorgt zudem dafür, dass abrechenbare Auslagen nicht mehr untergehen. So wird aus einem lästigen Pflichtschritt ein Baustein, der Ihre Kanzlei effizienter und Ihre Mandatsbearbeitung professioneller macht.

Als Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover richten wir die Online Recherchen passend zu Ihren Arbeitsabläufen ein, binden sie sauber in Ihre bestehende RA-MICRO-Umgebung ein und zeigen Ihrem Team in einer kurzen Einweisung, wie sich Adress-, Bonitäts- und Firmenauskünfte künftig mit wenigen Klicks erledigen lassen.

Jetzt Recherche-Workflow modernisieren

Möchten Sie Adressermittlungen, Bonitäts- und Firmenauskünfte künftig ohne Medienbruch direkt aus RA-MICRO erledigen und dabei jede Auskunft korrekt abrechnen? Wir beraten Sie gern und richten die Online Recherchen gemeinsam mit Ihnen ein. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie eine E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns darauf, Ihre Kanzlei ein gutes Stück effizienter zu machen.

Veröffentlicht am

RA-MICRO Kanzleicheck: Lassen Sie Ihre Kanzlei-IT per Fernwartung auf Herz und Nieren prüfen

Ihre Kanzlei läuft. Die Akten sind digital, die E-Akte ist im Einsatz, RA-MICRO erledigt zuverlässig den Kanzleialltag – und genau deshalb fällt selten auf, was im Hintergrund schleichend zum Risiko wird: eine Datensicherung, die seit Monaten unbemerkt fehlschlägt. Ein Server, der bei jedem RA-MICRO-Update an seine Leistungsgrenze kommt. Eine Firewall-Konfiguration, die nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht. Solche Schwachstellen zeigen sich oft erst dann, wenn es bereits zu spät ist – beim Datenverlust, beim Systemausfall oder beim Cyberangriff. Der RA-MICRO Kanzleicheck setzt genau hier an: Er bringt Klarheit, bevor aus einem unsichtbaren Problem ein teurer Notfall wird.

Das Problem: Wer prüft eigentlich Ihre IT, solange alles „irgendwie läuft“?

Anwältinnen und Anwälte tragen eine besondere Verantwortung. Mandantendaten sind hochsensibel, die Verschwiegenheitspflicht ist berufsrechtlich verankert, und die DSGVO verlangt nachweisbar funktionierende technische Schutzmaßnahmen. Trotzdem ist die Kanzlei-IT in vielen Büros ein blinder Fleck: Niemand fühlt sich zuständig, solange der Rechner morgens hochfährt und RA-MICRO startet.

Die Realität sieht jedoch anders aus. Festplatten altern, Backup-Routinen geraten nach Updates aus dem Takt, Sicherungsmedien laufen voll, und Hardware, die vor fünf Jahren großzügig dimensioniert war, bremst heute jeden Arbeitsschritt aus. Hinzu kommt das nahende Support-Ende von Windows 10: Wer jetzt nicht weiß, in welchem Zustand seine Systeme wirklich sind, plant Modernisierung und Datenschutz im Blindflug. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Ihre IT geprüft werden sollte – sondern wann und durch wen.

Und die Kosten eines Ernstfalls sind beträchtlich. Steht die Kanzlei-IT auch nur einen Tag still, ruht der gesamte Betrieb: keine Akteneinsicht, keine Fristenkontrolle, kein Zugriff auf die E-Akte, kein Diktat. Hinzu kommen mögliche Meldepflichten bei einem Datenschutzvorfall und – im schlimmsten Fall – der dauerhafte Verlust von Mandantendaten. Gemessen daran ist eine vorausschauende Prüfung eine der günstigsten Versicherungen, die eine Kanzlei abschließen kann.

Die Lösung: Der RA-MICRO Kanzleicheck – unkompliziert per Fernwartung

Der Kanzleicheck ist die strukturierte Prüfung der technischen Komponenten Ihrer Kanzlei-EDV, Ihrer System- und Ihrer Sicherungssoftware – komfortabel und ohne Betriebsunterbrechung per Fernwartung. Statt eines aufwändigen Vor-Ort-Termins schalten wir uns nach Ihrer Freigabe sicher auf Ihre Systeme und nehmen die zentralen Bereiche unter die Lupe:

Geprüft werden unter anderem die Aktualität Ihrer Software – von RA-MICRO über das Betriebssystem bis zu sicherheitsrelevanten Komponenten – sowie die Leistungsfähigkeit und Auslastung Ihrer Hardware. Wir erkennen, ob Server und Arbeitsplätze für Ihre tägliche Last und für kommende RA-MICRO-Versionen ausreichend dimensioniert sind. Sie erhalten konkrete Hinweise zur Optimierung Ihrer EDV-Konfiguration und – besonders wichtig – eine fundierte Beratung zu Ihren Backup-Strategien und Notfallplänen. Denn eine Datensicherung ist nur dann etwas wert, wenn sie im Ernstfall auch nachweislich wiederherstellbar ist.

Wie wertvoll dieser nüchterne Blick von außen ist, zeigt die Praxis immer wieder. Eine Kanzlei führt jede Nacht brav ihr Backup durch – doch beim genaueren Hinsehen wird gesichert, was längst nicht mehr produktiv genutzt wird, während die aktuelle RA-MICRO-Datenbank durch eine geänderte Pfadstruktur seit Wochen aus der Sicherung herausgefallen ist. Solche Konstellationen fallen im Alltag niemandem auf, weil ja „das Backup läuft“. Erst eine gezielte Prüfung der Sicherungskette deckt die Lücke auf – idealerweise, bevor ein Hardwaredefekt oder ein Verschlüsselungstrojaner sie schmerzhaft offenlegt. Genau diese Art von verstecktem Risiko macht der Kanzleicheck sichtbar und bewertet, wie dringend gehandelt werden sollte.

Ihre Vorteile: Sicherheit, die sich rechnet

Der Kanzleicheck verwandelt Unsicherheit in eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Sie wissen anschließend genau, wo Ihre Kanzlei-IT steht, welche Risiken bestehen und welche Investitionen sich wirklich lohnen – und welche Sie sich sparen können. Das schützt nicht nur Ihre Mandantendaten, sondern auch Ihr Budget vor unnötigen Anschaffungen.

Gleichzeitig stärken Sie Ihre DSGVO-Konformität: Eine dokumentierte Prüfung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen ist ein überzeugender Nachweis dafür, dass Sie den Schutz sensibler Daten ernst nehmen. Da der Check per Fernwartung erfolgt, gibt es keine Ausfallzeiten – Ihr Kanzleibetrieb läuft währenddessen ungestört weiter. Und weil wir als Ihr RA-MICRO Vor-Ort-Partner Ihre Software und die typischen Anforderungen einer Kanzlei aus der Praxis kennen, erhalten Sie keine generischen IT-Floskeln, sondern Empfehlungen, die exakt auf Ihre RA-MICRO-Umgebung, Ihre E-Akte und Ihr DictaNet-Diktiersystem zugeschnitten sind.

Nicht zu unterschätzen ist außerdem der Gewinn an Ruhe im Kanzleialltag. Wer weiß, dass seine IT geprüft und seine Datensicherung belastbar ist, arbeitet entspannter und kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Mandantinnen und Mandanten. Statt im Hinterkopf die ständige Sorge mitzutragen, „ob im Ernstfall wirklich alles funktioniert“, haben Sie schwarz auf weiß, woran Sie sind – und einen konkreten Fahrplan, falls Handlungsbedarf besteht. Diese Planungssicherheit ist für eine Kanzlei oft mehr wert als jede einzelne technische Empfehlung.

Besonders sinnvoll ist der Kanzleicheck als regelmäßiger Gesundheitscheck: einmal jährlich durchgeführt, deckt er schleichende Veränderungen frühzeitig auf und sorgt dafür, dass Datensicherung, Hardware und Sicherheitskonfiguration dauerhaft auf dem aktuellen Stand bleiben. So tauschen Sie das ungute Gefühl „läuft schon irgendwie“ gegen die Gewissheit, dass Ihre Kanzlei technisch wirklich abgesichert ist.

Machen Sie den ersten Schritt – wir begleiten Sie

Als Ihr Partner für RA-MICRO, DictaNet und Dragon NaturallySpeaking aus Hannover kümmern wir uns nicht nur um Ihre Software, sondern um die gesamte technische Basis Ihrer Kanzlei. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie sicher und leistungsfähig Ihre IT heute wirklich ist – bevor es ein Ernstfall für Sie tut.

Vereinbaren Sie jetzt Ihren RA-MICRO Kanzleicheck. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie eine E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir beraten Sie gern persönlich und unverbindlich – damit Ihre Kanzlei sicher, schnell und startklar bleibt.

Veröffentlicht am

Stromausfall in der Kanzlei? Warum eine USV heute zur digitalen Grundausstattung gehört

Ein kurzer Stromausfall, ein Spannungsspitzen-Gewitter an einem schwülen Sommernachmittag, ein ausgelöster Sicherungsautomat im Treppenhaus – und plötzlich steht die ganze Kanzlei still. Was früher ein ärgerlicher Moment war, ist in der vollständig digitalisierten Anwaltskanzlei von heute ein echtes Betriebsrisiko. Server fahren unkontrolliert herunter, Akten sind nicht mehr erreichbar, das Telefon schweigt. Genau hier setzt eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) an – die vielleicht unterschätzteste, aber wirksamste Versicherung für Ihre Kanzlei-IT.

Das Problem: Ihre Kanzlei hängt am Strom – mehr denn je

Die moderne Kanzlei arbeitet papierlos. RA-MICRO, die E-Akte, DictaNet, der beA-Zugang, die Finanzbuchhaltung, die Telefonanlage und der Internetzugang laufen über zentrale Server, Netzwerk-Switches und Router. Fällt der Strom auch nur für Sekunden aus, kann das gravierende Folgen haben:

Server und NAS-Systeme schalten sich schlagartig ab, ohne ihre Daten ordnungsgemäß zu sichern. Im schlimmsten Fall werden Datenbanken – etwa die zentrale RA-MICRO-Datenbank – beschädigt und müssen aus dem Backup wiederhergestellt werden. Das kostet Stunden, manchmal Tage, in denen Ihre Kanzlei nicht arbeitsfähig ist. Hinzu kommen Spannungsschwankungen und Überspannungen, die Hardware schleichend altern lassen oder sofort zerstören. Und während Sie auf den Techniker warten, laufen Fristen weiter, Mandanten erreichen Sie nicht, und das digitale Diktat aus dem Termin ist im Zweifel verloren.

Gerade in den Sommermonaten häufen sich Gewitter mit Blitzeinschlägen und Netzschwankungen. Und mit dem Auslaufen des Windows-10-Supports modernisieren viele Kanzleien gerade ihre Hardware – der ideale Zeitpunkt, auch die Stromversorgung auf ein professionelles Fundament zu stellen.

Die Lösung: Eine USV überbrückt, schützt und sichert ab

Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung ist ein Gerät, das zwischen Steckdose und Ihrer IT geschaltet wird. Im Normalbetrieb filtert sie Spannungsschwankungen und Überspannungen heraus und liefert Ihren Geräten konstant sauberen Strom. Fällt der Strom aus, übernimmt sofort und unterbrechungsfrei ein integrierter Akku – Ihre Server, Netzwerkkomponenten und Telefonanlage laufen einfach weiter.

Das Entscheidende: Selbst wenn der Stromausfall länger andauert, sorgt die USV über eine Management-Software dafür, dass Ihre Server kontrolliert und sauber heruntergefahren werden, bevor der Akku leer ist. Keine beschädigten Datenbanken, keine verlorenen Transaktionen, kein Datenchaos. Bei kurzen Ausfällen – und das sind die häufigsten – überbrückt die USV die kritischen Sekunden und Minuten ganz ohne Unterbrechung, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter den Ausfall oft gar nicht bemerken.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Schutz Ihrer RA-MICRO-Daten: Die zentrale Datenbank ist das Herz Ihrer Kanzlei. Eine USV verhindert, dass ein plötzlicher Stromausfall die Datenbank beschädigt – und ergänzt damit Ihre Datensicherungsstrategie ideal. Backup und USV gehören zusammen: Das Backup rettet die Daten, die USV verhindert den Schaden überhaupt erst.

Durchgängige Erreichbarkeit: Auch Ihre IP-Telefonanlage, Ihr Router und Ihre Switches lassen sich an die USV anschließen. So bleiben Sie für Ihre Mandanten erreichbar und behalten den Zugriff auf Cloud-Dienste, selbst wenn im Haus kurzzeitig der Strom fehlt.

Längere Lebensdauer der Hardware: Saubere Spannung schont Server, Festplatten und Netzteile. Das senkt Ausfallrisiken und schützt Ihre Investition in moderne Kanzlei-Technik.

Planbare Sicherheit statt teurer Notfälle: Ein einziger ernsthafter Datenverlust kostet schnell ein Vielfaches dessen, was eine professionell dimensionierte USV-Lösung ausmacht – von Ausfallzeiten, Stress und versäumten Fristen ganz zu schweigen.

Auf die richtige Auslegung kommt es an

Eine USV ist kein Produkt von der Stange. Wie viele Geräte sollen abgesichert werden? Wie lange muss die Überbrückung mindestens halten? Wird ein automatisches, geordnetes Herunterfahren mehrerer Server benötigt? Soll die USV in die bestehende Netzwerküberwachung eingebunden werden? Diese Fragen entscheiden über die richtige Geräteklasse und Akkukapazität. Eine zu klein dimensionierte USV gibt im Ernstfall trügerische Sicherheit – eine fachgerecht geplante Lösung schützt zuverlässig genau die Komponenten, auf die es in Ihrer Kanzlei ankommt.

Als Ihr IT-Systemhaus und RA-MICRO- sowie DictaNet-Partner aus Hannover analysieren wir Ihre Kanzlei-IT, dimensionieren die passende USV, richten das automatische Server-Shutdown ein und binden die Überwachung in Ihre bestehende Infrastruktur ein. Auf Wunsch verbinden wir das Ganze mit einem Rundum-Check Ihrer Datensicherung – damit Stromausfall und Datenverlust für Ihre Kanzlei kein Thema mehr sind.

Jetzt Kanzlei-IT absichern

Warten Sie nicht auf den nächsten Stromausfall, um über Ihre Absicherung nachzudenken. Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Sie Ihre Server, Ihre RA-MICRO-Umgebung und Ihre Erreichbarkeit zuverlässig vor Strom- und Spannungsproblemen schützen.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern persönlich:
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr Partner für eine sichere, leistungsfähige und zukunftsfähige Kanzlei-IT in Hannover und Umgebung.

Veröffentlicht am

Die ganze Kanzlei in der Tasche: Mobiler Aktenzugriff mit der RA-MICRO E-Akte App

Der Termin bei Gericht beginnt in zehn Minuten, die Mandantin ruft mit einer dringenden Rueckfrage an, und der entscheidende Schriftsatz liegt – im Aktenschrank in der Kanzlei. Szenen wie diese kennt jede Kanzlei. Anwaeltinnen und Anwaelte arbeiten laengst nicht mehr nur am Schreibtisch: Gerichtstermine, Mandantenbesuche, Homeoffice und die Fahrt dazwischen gehoeren zum Alltag. Wer in genau diesen Momenten keinen Zugriff auf die Akte hat, verliert Zeit, Souveraenitaet und im Zweifel das Vertrauen des Mandanten. Die gute Nachricht: Mit der RA-MICRO E-Akte App tragen Sie Ihre gesamte Kanzlei sicher in der Jackentasche – und das jetzt auch auf dem iPhone.

Das Problem: Mobil arbeiten, aber ohne die Akte

Viele Kanzleien behelfen sich unterwegs mit Notloesungen: Dokumente werden vor dem Termin schnell ausgedruckt, per E-Mail an sich selbst geschickt oder auf einen USB-Stick kopiert. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch ein echtes Sicherheitsrisiko. Mandantendaten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und der DSGVO – ungeschuetzte E-Mails oder verlorene USB-Sticks koennen schnell zum Haftungsfall werden. Hinzu kommt: Wer unterwegs eine Frist notiert oder eine Information aufnimmt, muss sie spaeter muehsam ins System uebertragen. Solche Medienbrueche sind fehleranfaellig und rauben wertvolle Arbeitszeit, die im Mandat besser aufgehoben waere.

Die Loesung: Ihre E-Akte sicher auf dem Smartphone

Die RA-MICRO E-Akte App bringt die elektronische Akte direkt auf Ihr Smartphone. Sie greifen von unterwegs verschluesselt auf Ihre Mandate zu – lesen Schriftsaetze, pruefen Korrespondenz, sehen Termine und Fristen ein und haben alle relevanten Dokumente sofort zur Hand. Nach Android steht die App nun auch fuer das iPhone bereit, sodass Ihr gesamtes Team unabhaengig vom Geraet mobil arbeiten kann. Die Verbindung zur Kanzlei erfolgt gesichert, die Daten bleiben dort, wo sie hingehoeren – geschuetzt und DSGVO-konform. So sind Sie bei Gericht, beim Mandanten oder im Homeoffice jederzeit voll auskunftsfaehig, ohne ein einziges Blatt Papier mitnehmen zu muessen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Voller Aktenzugriff unterwegs: Dokumente, Korrespondenz, Termine und Fristen Ihrer Mandate sind ortsunabhaengig sofort verfuegbar – ideal fuer Gerichtstermine und Auswaertstermine.
  • Sicherheit und Datenschutz: Der Zugriff erfolgt verschluesselt. Ihre Mandantendaten bleiben geschuetzt und erfuellen die Anforderungen von Berufsrecht und DSGVO – ganz ohne riskante Behelfsloesungen.
  • Nahtlos diktieren mit DictaNet: Halten Sie unterwegs einen Vermerk oder Schriftsatz fest. Mit der DictaNet Diktier-Loesung wird Ihr Diktat verschluesselt an die Schreibkraft uebertragen – auch ausserhalb der Kanzlei, sogar mit optionaler Spracherkennung.
  • Kein Medienbruch: Alles, was Sie mobil erfassen, fliesst in den RA-MICRO E-Workflow zurueck. Doppelte Erfassung und das muehsame Nachpflegen entfallen.
  • Perfekt fuer Cloud und Essentials: In Kombination mit dem RA-MICRO Cloud-Konzept oder der browserbasierten Loesung RA-MICRO Essentials arbeiten Sie und Ihr Team komplett ortsunabhaengig – im Buero, im Homeoffice und unterwegs auf demselben Datenbestand.

Drei Situationen, in denen sich der mobile Zugriff sofort auszahlt

Im Gerichtssaal: Die Gegenseite legt ein Schreiben vor, an das Sie sich nur vage erinnern. Statt zu vertagen oder zu raten, oeffnen Sie die betreffende Akte in der App und pruefen den Vorgang in Sekunden – souveraen und bestens vorbereitet.

Beim Mandanten vor Ort: Im Beratungsgespraech kommen neue Fragen auf. Sie rufen die relevanten Unterlagen direkt auf dem Smartphone auf, klaeren offene Punkte sofort und diktieren anschliessend per DictaNet gleich den Aktenvermerk – die Schreibkraft erhaelt ihn verschluesselt, noch bevor Sie wieder im Buero sind.

Im Homeoffice: Eine Frist laeuft, doch das entscheidende Dokument liegt im System der Kanzlei. Ueber das RA-MICRO Cloud-Konzept oder RA-MICRO Essentials arbeiten Sie auf demselben Datenbestand wie Ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort – ohne Versionschaos und ohne Sicherheitsluecke.

Mehr als nur eine App: durchgaengig digital arbeiten

Die E-Akte App entfaltet ihren vollen Nutzen als Teil eines durchdachten Gesamtkonzepts. Wenn Posteingang, Fristenkalender, E-Workflow und mobiler Zugriff sauber ineinandergreifen, wird aus einzelnen Werkzeugen eine echte digitale Kanzlei. Genau hier setzen wir an: Als erfahrener RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover sorgen wir dafuer, dass die mobilen Geraete Ihrer Kanzlei sicher eingebunden, die Zugriffe sauber berechtigt und die Verbindung zuverlaessig verschluesselt ist. So profitieren Sie von der Mobilitaet, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

Jetzt mobil durchstarten – wir richten es fuer Sie ein

Moechten Sie Ihre Kanzlei wirklich mobil machen und kuenftig von ueberall sicher auf Ihre Akten zugreifen? Wir beraten Sie gern, welche Konfiguration aus RA-MICRO E-Akte App, DictaNet und RA-MICRO Cloud oder Essentials am besten zu Ihrer Kanzlei passt – und uebernehmen die sichere Einrichtung von A bis Z. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie uns an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Gemeinsam machen wir Ihre Kanzlei startklar fuer das mobile Arbeiten.

Veröffentlicht am

RA-MICRO Cloud-Konzept: Sichere Kanzlei-IT ohne eigenen Server

Ein Server im Hinterzimmer, der gewartet, gesichert und alle paar Jahre teuer ersetzt werden will. Updates, die am Wochenende eingespielt werden müssen. Und im Hinterkopf die ständige Frage: Läuft die Datensicherung eigentlich zuverlässig? Viele Kanzleien kennen dieses Gefühl – und fragen sich zu Recht, ob es nicht eine modernere, entspanntere Lösung gibt. Die gibt es: Mit dem RA-MICRO Cloud-Konzept betreiben Sie Ihre komplette Kanzleisoftware sicher in einem deutschen Rechenzentrum – ohne eigenen Server, ohne Wartungsstress, dafür mit Zugriff von überall. Als Ihr RA-MICRO Partner aus Hannover begleiten wir Sie beim Umstieg.

Das Problem: Der eigene Server bindet Zeit, Geld und Nerven

Ein lokaler Kanzleiserver war jahrzehntelang Standard – aber er bringt Lasten mit, die im Kanzleialltag oft unterschätzt werden. Hardware altert und muss nach drei bis fünf Jahren mit erheblichem Investitionsaufwand ersetzt werden. Betriebssysteme und Datenbanken brauchen regelmäßige Pflege. Sicherheitsupdates dulden keinen Aufschub, denn jede Lücke ist ein Einfallstor für Ransomware. Und die Datensicherung – das Rückgrat jeder Kanzlei – funktioniert nur dann, wenn sie konsequent überwacht und regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit getestet wird.

Hinzu kommt der Faktor Standort: Wer auf einen physischen Server in den eigenen Räumen angewiesen ist, arbeitet ortsgebunden. Homeoffice, Gerichtstermin, Zweigstelle oder die Akte am Wochenende von zu Hause – all das wird umständlich oder erfordert zusätzliche, oft störanfällige Fernzugriffslösungen. Spätestens wenn die Hardware ausfällt oder ein Wasserschaden den Technikraum trifft, zeigt sich, wie verletzlich das klassische Modell ist.

Die Lösung: RA-MICRO komplett aus der Cloud

Das RA-MICRO Cloud-Konzept verlagert Ihre gesamte Kanzleisoftware in ein professionelles, nach deutschen Datenschutzstandards betriebenes Rechenzentrum. Sie arbeiten exakt mit der gewohnten RA-MICRO Oberfläche – von der Adressverwaltung über die E-Akte und den E-Workflow bis zur Finanzbuchhaltung und Zwangsvollstreckung – nur eben ohne Server im eigenen Haus. Updates, Backups, Virenschutz und Verfügbarkeit übernimmt RA-MICRO im Hintergrund. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter merken davon nichts, außer dass die Software immer aktuell und einsatzbereit ist.

Der Clou: Bei RA-MICRO haben Sie die freie Wahl. Sie können die vollwertige Kanzleisoftware in der Cloud betreiben oder mit der browserbasierten Lösung RA-MICRO Essentials von jedem Gerät aus arbeiten – ohne Installation, einfach über den Browser. So wird aus jedem Notebook, Tablet und sogar dem heimischen Rechner ein vollwertiger Kanzleiarbeitsplatz. Ein Anruf vom Mandanten, während Sie im Zug sitzen? Akte öffnen, Sachstand prüfen, Notiz diktieren – fertig.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Der größte Gewinn ist Planbarkeit. Statt unregelmäßiger, hoher Investitionen in Serverhardware zahlen Sie eine kalkulierbare monatliche Gebühr – Ihre IT-Kosten werden transparent und budgetierbar. Gleichzeitig entfällt das Risiko teurer Ausfälle: Fällt ein Endgerät aus, melden Sie sich einfach am nächsten an, denn Ihre Daten liegen sicher im Rechenzentrum, nicht auf dem Gerät. Das ist gelebte Ausfallsicherheit.

Auch beim Thema Sicherheit spielt das Cloud-Konzept seine Stärken aus. Professionelle Rechenzentren bieten ein Schutzniveau, das eine einzelne Kanzlei mit vertretbarem Aufwand kaum erreichen kann: redundante Internetanbindung, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Brandschutz, Zutrittskontrolle und mehrfach gespiegelte Datensicherungen. Ihre hochsensiblen Mandantendaten sind dort besser aufgehoben als auf einem Server, der im Putzschrank neben dem Heizungsrohr steht. Und weil die Wartung zentral erfolgt, sind Sicherheitslücken geschlossen, bevor sie zum Problem werden.

Nicht zuletzt gewinnen Sie Flexibilität für das Wachstum Ihrer Kanzlei. Ein neuer Arbeitsplatz ist in Minuten eingerichtet, eine Zweigstelle wird ohne eigene Serverinfrastruktur angebunden, und neue Kolleginnen und Kollegen sind sofort produktiv. Skalierung ohne Hardwarebestellung – das verschafft Ihnen unternehmerischen Spielraum.

Reibungslos im Zusammenspiel mit DictaNet und der E-Akte

Das Cloud-Konzept entfaltet seinen vollen Nutzen im Verbund mit den übrigen RA-MICRO Komponenten. Diktieren Sie unterwegs mit DictaNet – per Diktiergerät oder Smartphone – und Ihre Schreibkraft erhält das Diktat sofort verschlüsselt, egal wo Sie sich gerade befinden. In Kombination mit der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entstehen Schriftsätze schneller als je zuvor. Die digitale E-Akte ist dabei immer und überall griffbereit, sodass Sie auch beim Gerichtstermin oder im Homeoffice auf den vollständigen Aktenbestand zugreifen. So wird die digitale Kanzlei vom Schlagwort zur gelebten Realität.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Wer ohnehin vor einer Servererneuerung steht oder sein Betriebssystem modernisieren muss, sollte die Cloud-Frage jetzt stellen – denn statt erneut in alternde Hardware zu investieren, lässt sich das Budget zukunftssicher anlegen. Auch steigende Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit sprechen für den Umstieg: Im Rechenzentrum sind viele Pflichten elegant gelöst, die Sie sonst selbst dokumentieren und absichern müssten. Und der Umzug ist unkomplizierter, als viele denken – Ihre bestehenden RA-MICRO Daten werden vollständig übernommen, Ihr Team arbeitet in der vertrauten Umgebung weiter.

Unser Angebot: Ihr persönlicher Cloud-Check

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob und wie das Cloud-Konzept zu Ihrer Kanzlei passt. Im Rahmen eines Kanzleichecks analysieren wir per Fernwartung Ihre aktuelle IT, beraten Sie zu Datensicherung und Sicherheit und begleiten Sie vom ersten Gespräch über die Datenübernahme bis zur Schulung Ihres Teams – ohne Ihren laufenden Kanzleibetrieb zu stören.

Rufen Sie uns an: 0511 / 999 88 40
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr Partner für RA-MICRO, DictaNet und Dragon NaturallySpeaking in Hannover. Wir machen Ihre Kanzlei digital. Sicher. Effizient.

Veröffentlicht am

E-Rechnungspflicht 2027: Machen Sie Ihre Kanzlei-Buchhaltung jetzt mit RA-MICRO startklar

Der Countdown läuft: Am 31. Dezember 2026 endet die erste Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele Unternehmen – und damit auch Anwaltskanzleien – im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen. Wer jetzt handelt, verschafft sich nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch einen spürbaren Effizienzgewinn in der Kanzleiorganisation. Die gute Nachricht: RA-MICRO hat die E-Eingangsrechnung im Juni 2026 erneut erweitert – und wir als Ihr RA-MICRO Partner in Hannover begleiten Sie beim Umstieg.

Das Problem: Die Schonfrist ist fast vorbei

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können – auch Ihre Kanzlei. Bislang durften Rechnungen dank Übergangsregelung weiterhin als Papier oder einfaches PDF verschickt werden. Genau diese Schonfrist läuft zum Jahresende aus. Ab 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zur Ausstellung echter E-Rechnungen verpflichtet, ab 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle.

Wichtig zu verstehen: Ein per E-Mail versendetes PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gefordert ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. Wer Eingangsrechnungen weiterhin ausdruckt, abheftet und manuell in die Buchhaltung überträgt, riskiert nicht nur Beanstandungen bei der nächsten Betriebsprüfung – er verschenkt auch täglich wertvolle Arbeitszeit, die besser in die Mandatsarbeit fließen sollte.

Die Lösung: E-Eingangsrechnung in RA-MICRO – jetzt noch leistungsfähiger

Als Marktführer unter den Kanzleisoftware-Anbietern hat RA-MICRO die E-Rechnung längst tief in die Finanzbuchhaltung integriert. Das Modul E-Eingangsrechnung nimmt strukturierte Rechnungen entgegen, visualisiert sie übersichtlich und übergibt die Daten direkt an die Fibu – ohne Medienbruch, ohne Abtippen, ohne Zahlendreher.

Mit dem Juni-Update 2026 ist die Verarbeitung noch komfortabler geworden: Eingangsrechnungen können nun direkt aus der Erfassung an die Dispodatei übergeben werden. Das bedeutet für Ihre Kanzlei: Die Rechnung kommt an, wird geprüft, gebucht und steht unmittelbar für die Zahlungsdisposition bereit – ein durchgängiger digitaler Workflow vom Posteingang bis zur Überweisung. In Kombination mit den ebenfalls neuen Echtzeit- und Terminüberweisungen im RA-MICRO Zahlungsverkehr schließt sich der Kreis zu einem vollständig digitalen Rechnungswesen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Der Umstieg auf die E-Rechnung mit RA-MICRO ist weit mehr als Pflichterfüllung. Kanzleien, die wir bei der Einführung begleitet haben, berichten übereinstimmend von deutlich schlankeren Abläufen: Eingangsrechnungen werden in Sekunden statt Minuten verbucht, Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an, und der Zahlungsstatus ist jederzeit transparent. Die strukturierten Daten erleichtern zudem die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und verkürzen die Vorbereitung des Jahresabschlusses spürbar. Und weil alles in der vertrauten RA-MICRO Umgebung stattfindet, entfällt aufwendige Einarbeitung – Ihr Team arbeitet dort weiter, wo es ohnehin täglich zu Hause ist: in der Kanzleisoftware, von der Aktenanlage bis zur E-Akte.

Auch ausgehend sind Sie mit RA-MICRO vorbereitet: Honorarrechnungen lassen sich im strukturierten Format erzeugen, sodass Sie gewerblichen Mandanten schon heute das liefern können, was ab 2027 zur Pflicht wird. Das ist nicht nur compliant, sondern auch ein Zeichen von Professionalität gegenüber Ihrer Mandantschaft.

Revisionssicher archiviert – direkt in der E-Akte

Ein Aspekt, der bei der E-Rechnung gerne übersehen wird: Strukturierte Rechnungen müssen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden – ein ausgedrucktes Exemplar im Ordner genügt den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht. Auch hier spielt RA-MICRO seine Stärken aus: Eingangs- wie Ausgangsrechnungen werden digital und revisionssicher in der E-Akte abgelegt und sind bei Bedarf in Sekunden auffindbar – ob bei der Betriebsprüfung, bei Rückfragen des Mandanten oder beim Jahresabschluss. Das spart Platz im Archiv und Nerven im Kanzleialltag.

Und weil moderne Kanzleiorganisation nicht am Schreibtisch endet: Über das RA-MICRO Cloud-Konzept und RA-MICRO Essentials greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Buchhaltungsdaten zu. So behalten Sie den Überblick über offene Posten und Zahlungseingänge, egal ob Sie im Gerichtstermin, im Homeoffice oder auf Reisen sind – die freigewordene Zeit diktieren Sie unterwegs am besten gleich mit DictaNet in neue Schriftsätze.

Warum jetzt handeln?

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Umstellungsprojekten zeigt: Die technische Einrichtung ist schnell erledigt – entscheidend ist, dass die Abläufe in der Kanzlei sauber aufgesetzt werden. Wer die Umstellung erst im Dezember angeht, gerät unter Zeitdruck. Wer jetzt startet, kann die neuen Prozesse in Ruhe einüben, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schulen und geht entspannt ins Jahr 2027 – während andere Kanzleien noch zwischen Jahresabschluss, Fristen und Weihnachtsgeschäft improvisieren müssen.

Hinzu kommt: Die Umstellung ist der ideale Anlass, die gesamte Kanzlei-IT auf den Prüfstand zu stellen. Im Rahmen eines Kanzleichecks prüfen wir gerne gleich mit, ob Ihre EDV, Ihre Datensicherung und Ihr Netzwerk für die digitalen Workflows optimal aufgestellt sind – per Fernwartung, ohne Ihren Kanzleibetrieb zu stören.

Unser Angebot: E-Rechnungs-Check für Ihre Kanzlei

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützen wir Sie von der Analyse über die Einrichtung der E-Eingangsrechnung bis zur Schulung Ihres Teams – auf Wunsch komplett per Fernwartung. Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen E-Rechnungs-Check und gehen Sie das Thema an, bevor der Jahresendspurt beginnt.

Rufen Sie uns an: 0511 / 999 88 40
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr Partner für RA-MICRO, DictaNet und Dragon NaturallySpeaking in Hannover. Wir machen Ihre Kanzlei digital. Sicher. Effizient.

Veröffentlicht am

Cloud-Telefonie mit TeamFON: Die smarte Telefonanlage für Ihre Kanzlei

Mandanten, die nicht durchkommen. Anrufe, die ins Leere laufen. Mitarbeiter im Home-Office, die unter einer anderen Nummer erreichbar sind. Das sind keine Ausnahmesituationen – das ist Alltag in vielen Kanzleien, die noch auf veraltete TK-Anlagen setzen. Mit Cloud-Telefonie auf Basis von TeamFON gehört das der Vergangenheit an.

Was ist TeamFON – und warum ist es für Kanzleien die richtige Wahl?

TeamFON ist ein führender deutscher Anbieter von Cloud-Telefonanlagen und betreibt seine Infrastruktur im Rechenzentrum München Ost – zertifiziert nach ISO 27001 und vollständig nach deutschen Datenschutzstandards. Das bedeutet: Ihre Telefongespräche und Kanzleidaten bleiben in Deutschland, abhörsicher, DSGVO-konform und hochverfügbar.

Für Rechtsanwaltskanzleien und Notariate ist das keine Kür, sondern Pflicht. Mandantenkommunikation unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheit – und die beginnt bereits bei der Telefonanlage.

Das Problem mit klassischen Telefonanlagen

Traditionelle ISDN-basierte Anlagen sind in die Jahre gekommen. Die ISDN-Abschaltung durch die Telekommunikationsanbieter ist längst im vollen Gange – wer noch nicht umgestellt hat, lebt auf Zeit. Hinzu kommen hohe Wartungskosten, fehlende Flexibilität und die schlechte Integration in moderne Arbeitswelten: Home-Office, mobiles Arbeiten, mehrere Kanzleistandorte – all das funktioniert mit alter Hardware nur mit großem Aufwand.

Cloud-Telefonie löst diese Probleme grundlegend. Die Telefonanlage zieht aus dem Technikraum ins Rechenzentrum – und Sie und Ihr Team sind überall erreichbar: im Büro, zuhause, beim Gericht, auf Dienstreise.

Die TeamFON-Lösung: Funktionen, die Kanzleien brauchen

TeamFON bietet weit mehr als einfaches IP-Telefonieren. Die wichtigsten Funktionen für den Kanzleibetrieb im Überblick:

  • Smartphone App: Mitarbeiter sind unter der gewohnten Büronummer erreichbar – egal ob im Büro, im Home-Office oder unterwegs. Kein zweites Diensthandy notwendig.
  • Zeitbasierte Anrufsteuerung: Begrüßungstexte und Weiterleitungen lassen sich tages- und uhrzeitabhängig steuern – ideal für Kanzleizeiten, Mittagspausen und Notfallerreichbarkeiten.
  • Fax to E-Mail: Eingehende Faxe landen direkt im E-Mail-Postfach – kein Faxgerät, kein Toner, keine verlorenen Dokumente.
  • Besetztlampenfelder & paralleles Klingeln: Der Überblick über Verfügbarkeit und laufende Gespräche bleibt erhalten – auch bei mehreren Mitarbeitern und Standorten.
  • Softphone & Webclient: Telefonieren direkt am PC – ohne Tischtelefon, mit vollständiger Funktionalität.
  • Vorhandene Rufnummern bleiben: Für Mandanten ändert sich nichts. Ihre gewohnte Kanzleinummer bleibt erhalten.

Integration mit RA-MICRO: Mandantenakte öffnet sich automatisch

Besonders wertvoll für RA-MICRO-Kanzleien: Die TeamFON-basierte Telefonlösung lässt sich mit einer RA-MICRO-Schnittstelle verbinden. Klingelt das Telefon, öffnet sich die Mandantenakte automatisch – noch bevor Sie abheben. Kein manuelles Suchen, keine Verzögerung, professionelles Gesprächsmanagement vom ersten Sekunde an.

Das steigert die Effizienz im Kanzleibetrieb erheblich: Anrufzeiten werden verkürzt, Rückfragen reduziert, und der Mandant erlebt von Beginn an eine persönliche, kompetente Betreuung. Das zahlt sich aus – in Mandantenzufriedenheit und in der täglich gesparten Zeit.

Einfacher Umstieg – keine große Investition

Der Wechsel zu TeamFON ist unkompliziert. Eine aufwändige Hardware-Investition ist in der Regel nicht notwendig: Bestehende IP-fähige Endgeräte können weitergenutzt werden, alternativ stehen zertifizierte Tischtelefone auf Miet- oder Kaufbasis zur Verfügung. Wer lieber am PC oder Smartphone telefoniert, ist mit Softphone und App sofort startklar – ohne jedes Gerät.

Die Umstellung läuft im laufenden Betrieb: Ihre Rufnummern bleiben aktiv, Mandanten merken nichts vom Wechsel – außer vielleicht, dass Sie jetzt noch besser erreichbar sind.

Jetzt auf moderne Kanzlei-Telefonie umsteigen

Als RA-MICRO Vor-Ort-Partner in Hannover begleiten wir Sie beim gesamten Umstieg: von der Bedarfsanalyse über die Konfiguration bis zur Einrichtung der RA-MICRO-Schnittstelle. Wir kennen die Anforderungen von Kanzleien – und wir kennen die Lösung.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich:

📞 0511 / 9998840
✉️ frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Modern telefonieren. Sicher kommunizieren. Mit TeamFON und ius Systemhaus.

Datenschutzerklärung Stolz präsentiert von WordPress