Am Monatsende zeigt sich in jeder Kanzlei, wie sauber der Alltag dokumentiert wurde: Welche Kosten sind im Mandat tatsächlich angefallen, was darf gegenüber der Mandantschaft abgerechnet werden, und was bekommen Sie später vom Gegner erstattet? Wer hier unscharf arbeitet, verschenkt Vergütung oder riskiert Streit im Kostenfestsetzungsverfahren. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf Gebühren und Auslagen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).
Das Problem: Entstandene Kosten sind nicht automatisch abrechenbar
Nach § 1 Abs. 1 RVG besteht die anwaltliche Vergütung aus Gebühren und Auslagen. Die Gebühren vergüten die eigentliche Tätigkeit, also zum Beispiel die Geschäftsgebühr, die Verfahrensgebühr oder die Terminsgebühr. Daneben entstehen in nahezu jedem Mandat weitere Kosten: für Post und Telekommunikation, für Dokumente oder für Geschäftsreisen.
Der Haken: Dass Ihrer Kanzlei eine Ausgabe entstanden ist, bedeutet noch nicht, dass dafür ein Auslagentatbestand des Vergütungsverzeichnisses erfüllt ist. Die allgemeinen Geschäftskosten einer Kanzlei sind grundsätzlich bereits durch die Gebühren abgegolten. Das Vergütungsverzeichnis regelt die abrechenbaren Auslagen in Teil 7 vor, unter anderem:
- die Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG,
- Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen nach Nr. 7001 VV RVG,
- die alternativ mögliche Post- und Telekommunikationspauschale nach Nr. 7002 VV RVG,
- Fahrtkosten für Geschäftsreisen nach Nr. 7003 und 7004 VV RVG,
- Tage- und Abwesenheitsgeld nach Nr. 7005 VV RVG,
- sonstige angemessene Auslagen anlässlich einer Geschäftsreise nach Nr. 7006 VV RVG sowie
- die Umsatzsteuer auf die Vergütung nach Nr. 7008 VV RVG.
Soweit Teil 7 nichts anderes bestimmt, kann nach der Vorbemerkung 7 Abs. 1 VV RVG außerdem Ersatz entstandener Aufwendungen nach § 675 in Verbindung mit § 670 BGB verlangt werden. Auch hier gilt: Sorgfältig prüfen, auf welcher Grundlage eine Position angesetzt wird.
Ein Fall aus der Praxis: 2.400 Euro Digitalisierungskosten nicht erstattet
Wie relevant diese Abgrenzung ist, zeigt ein Beschluss des Oberlandesgerichts Brandenburg vom 05.01.2026 (Az. 6 W 43/25). Eine Kanzlei hatte umfangreiche Papierunterlagen nachträglich digitalisieren lassen, um sie leichter bearbeiten zu können. Dafür fielen Kosten von rund 2.400 Euro an, die im Kostenfestsetzungsverfahren von der Gegenseite erstattet werden sollten.
Das Gericht lehnte die Erstattung ab: Die Kosten seien gemäß § 91 Abs. 1 Satz 1 ZPO zur Rechtsverfolgung nicht zwingend erforderlich gewesen. Die Botschaft für den Kanzleialltag ist eindeutig: Tatsächlich entstandene Kanzleikosten und erstattungsfähige Kosten sind nicht zwangsläufig dasselbe.
Zwei Fragen, die Sie getrennt beantworten sollten
Hilfreich ist es, bei jeder Position zwei Fragen auseinanderzuhalten:
- Was kann gegenüber der eigenen Mandantschaft abgerechnet werden?
- Welche dieser Kosten muss später ein Gegner oder die Staatskasse erstatten?
Beides ist nicht immer deckungsgleich. Eine Ausgabe kann wirtschaftlich durchaus bei der Bearbeitung eines Mandats angefallen sein, ohne dass sie vollständig auf einen erstattungspflichtigen Gegner übertragen werden kann. Deshalb sollte schon bei der Erfassung klar sein, welcher Tatbestand zugrunde liegt und wie die jeweilige Position behandelt werden soll.
Die Anforderungen an eine nachvollziehbare Berechnung
Hinzu kommen die formalen Vorgaben: § 10 RVG verlangt unter anderem die Angabe der Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, des jeweiligen Gebührentatbestands, der Bezeichnung der Auslagen und der angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses. Bei wertabhängigen Gebühren ist zudem der zugrunde gelegte Gegenstandswert auszuweisen. Eine strukturierte Erfassung hilft Ihnen also nicht nur intern, sondern ist die Grundlage einer nachvollziehbaren Rechnungslegung.
Praktisch ist auch ein Hinweis zu wiederkehrenden Leistungen: Bei regelmäßig wiederkehrenden pauschalen Leistungen muss aus steuerlicher Sicht nicht zwingend für jeden Monat ein neues Rechnungsdokument erzeugt werden, wenn ein entsprechend ausgestalteter Vertrag vorliegt. Voraussetzung ist, dass dieses Dokument die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält und der Leistungszeitraum erkennbar ist. Die Anforderungen des § 10 RVG bleiben unberührt, und die Regeln zur E-Rechnung samt Übergangsfristen sind zu beachten.
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Eine zentrale Rolle spielt das Kostenblatt. Dort erfassen und dokumentieren Sie die innerhalb einer Akte angefallenen Kosten fortlaufend, zum Beispiel Auslagen, Postkosten, Dokumenten- und Kopierkosten, Reisekosten und weitere kostenrelevante Positionen. Auch Einträge, die für die Zeithonorarabrechnung relevant sind, können Sie dort berücksichtigen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zentrale Übersicht: Alle kostenrelevanten Positionen eines Mandats stehen an einer Stelle bereit.
- Weniger Suchaufwand: Die Positionen müssen bei der Rechnungserstellung nicht erst mühsam zusammengesucht werden.
- Vollständigkeit bei langen Mandaten: Die fortlaufende Erfassung hilft, angefallene Kosten lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren.
- Fundierte Entscheidungen: Mit sauber erfassten Positionen können Sie bewusst entscheiden, ob und auf welcher Grundlage etwas als Gebühr, Auslage oder sonstige Kosten angesetzt wird.
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