Kennen Sie das? Ein Mandant überweist die offene Rechnung – und legt gleich noch einen kleinen Betrag als Vorauszahlung für künftige Auslagen obendrauf. Eine freundliche Geste, die im Kanzleialltag aber oft Mehrarbeit bedeutet: Der Zahlungseingang muss zugeordnet, der Mehrbetrag separat behandelt und später womöglich umgebucht werden. Genau hier setzt eine Erweiterung an, die RA-MICRO am 09.11.2026 in den Aktuellen Hinweisen veröffentlicht hat: In der Finanzbuchhaltung II lässt sich der gesamte Zahlungseingang nun in einem einzigen Buchungsvorgang verarbeiten.
Das Problem: Ein Zahlungseingang, mehrere Arbeitsschritte
Zahlt ein Mandant zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag eine Auslagenvorauszahlung, sind in der Buchhaltung zwei Dinge gleichzeitig abzubilden: der Ausgleich der Rechnung und die Vereinnahmung des Mehrbetrags. Bisher mussten solche Zahlungseingänge laut RA-MICRO zunächst gebucht und später umgebucht oder über aufwendige Einzel- oder Splitbuchungen erfasst werden. Das kostet Zeit, bindet Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchhaltung und erhöht das Risiko, dass sich bei der nachträglichen Korrektur Fehler einschleichen.
Besonders unbequem war der Fall, wenn im Aktenkonto noch gar kein passendes Auslagen-Soll erfasst war – etwa weil die Auslagen erst künftig entstehen oder noch nicht als Soll im Aktenkonto stehen. Gerade dann blieb nur der Umweg über Zwischenschritte.
Die Lösung: Die neue Option „auf Auslagenvorauszahlung“
Mit der Erweiterung der Funktion „Buchen“ in der Fibu II steht bei der Verbuchung eines Zahlungseingangs auf eine Rechnung in der Rechnungsauswahl die neue Option „auf Auslagenvorauszahlung“ zur Verfügung. Damit ordnen Sie den zusätzlich gezahlten Betrag direkt dem dafür vorgesehenen Auslagenvorauszahlungskonto zu. Der gesamte Zahlungseingang wird in einem Zug verarbeitet:
- Der offene Rechnungsbetrag wird der Rechnung zugeordnet.
- Der zusätzlich gezahlte Betrag wird als Auslagenvorauszahlung gebucht.
Eine Zwischenbuchung auf Fremdgeld oder eine Aufteilung in mehrere Buchungsvorgänge ist dafür nicht mehr erforderlich. Und: Die Zuordnung funktioniert auch dann, wenn im Aktenkonto noch kein entsprechendes Auslagen-Soll vorhanden ist.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Mandant erhält eine Rechnung über 119,00 € und überweist insgesamt 123,50 €. Davon sind 4,50 € als zusätzliche Auslagenvorauszahlung bestimmt. Bei der Verbuchung werden 119,00 € der Rechnung zugeordnet. Die zusätzlichen 4,50 € buchen Sie im selben Buchungsvorgang über „auf Auslagenvorauszahlung“ direkt als solche. Kein Umweg, keine Nacharbeit, keine zweite Buchung.
Warum das für Ihre Kanzlei wichtig ist
Buchhaltung in der Kanzlei lebt von Nachvollziehbarkeit. Jede zusätzliche Umbuchung ist ein weiterer Schritt, den jemand später verstehen und erklären können muss – bei Rückfragen des Mandanten ebenso wie in der täglichen Kontenpflege. Wenn der Zahlungseingang von Beginn an richtig zugeordnet wird, bleibt der Vorgang in der Akte schlüssig und leicht prüfbar. Das schafft Ruhe im Tagesgeschäft und spart Ihrem Team Rückfragen und Suchaufwand.
Hinzu kommt der Faktor Mandantenfreundlichkeit: Wer eine Vorauszahlung leistet, erwartet zu Recht, dass sie sauber verbucht ist. Mit der neuen Option ist das ohne Zusatzaufwand möglich.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Für Kanzleien, die mit RA-MICRO arbeiten, bringt die Neuerung ganz konkrete Entlastung im Tagesgeschäft:
- Weniger Arbeitsschritte: Ein Zahlungseingang wird in einem Buchungsvorgang erledigt, statt zunächst gebucht und später umgebucht zu werden.
- Weniger Fehlerquellen: Aufwendige Einzel- oder Splitbuchungen entfallen, ebenso die Zwischenbuchung auf Fremdgeld.
- Mehr Flexibilität: Die Zuordnung ist auch ohne vorhandenes Auslagen-Soll im Aktenkonto möglich.
- Saubere Abbildung: Rechnungsbetrag und Vorauszahlung werden von Anfang an getrennt und korrekt verbucht.
Gerade in Kanzleien mit vielen Zahlungseingängen pro Woche summieren sich solche kleinen Zeitgewinne schnell – und Ihr Team kann sich stärker auf das konzentrieren, was wirklich zählt: eine zuverlässige, nachvollziehbare Buchhaltung und zufriedene Mandanten.
Verfügbarkeit: ab Version 2026.11.001
Die neue Funktion ist laut RA-MICRO ab der Version 2026.11.001 verfügbar. Damit Sie sie nutzen können, muss Ihre Installation entsprechend aktualisiert sein. Ob Ihre Kanzlei bereits auf dem aktuellen Stand ist und wie das Update reibungslos in Ihren Betrieb integriert wird, klären wir gern gemeinsam mit Ihnen – als RA-MICRO Partner kennen wir die Abläufe in Kanzleien und sorgen dafür, dass Neuerungen nicht zur Unterbrechung, sondern zum Gewinn werden.
Fazit: Kleine Erweiterung, spürbarer Nutzen
Die Verbuchung von Auslagenvorauszahlungen ist kein Großprojekt – aber sie kommt im Kanzleialltag regelmäßig vor. Dass RA-MICRO diesen Fall jetzt in einem einzigen Buchungsvorgang abbildet, ist ein gutes Beispiel für Software, die sich an der täglichen Praxis orientiert: weniger Klicks, weniger Korrekturen, mehr Überblick.
Sprechen Sie mit uns
Möchten Sie wissen, wie Sie die Neuerungen aus RA-MICRO Version 2026.11.001 in Ihrer Kanzlei optimal nutzen, oder wünschen Sie eine Schulung für Ihr Buchhaltungsteam? Wir beraten Sie persönlich und praxisnah. Rufen Sie uns an unter 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Ihr ius Systemhaus aus Hannover – RA-MICRO und DictaNet Partner.