RA-MICRO E-Akte schneller laden

Wenn das Laden einer E-Akte Ihnen zu lange dauert, hilft der folgende Hinweis:

Neben dem Feld für die Aktennummer finden Sie „Filter“-Funktionen. Nutzen Sie diese auch, um den Umfang Ihrer Akte zu reduzieren. Oft reichen Ihnen doch die letzten 180 Tage. Dann setzen Sie den Filter für diesen Zeitraum und rufen anschließend die Akte auf. Sie werden merken, dass es enorm viel schneller geht.

Viel Spaß mit der E-Akte.

Noch nicht zufrieden oder noch Fragen? Dann rufen Sie uns an oder schreiben eine E-Mail: Telefon: 0511/59200420 oder E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de

RA-MICRO Virenscanner

Die folgenden Einstellungen des Virenscanners empfehlen sich für den entspannten Betrieb mit RA-MICRO.

Bitte beachten Sie, dass jeder Virenscanner anders funktioniert und einzurichten ist. So kann nicht jeder Virenscanner kann mit Platzhaltern umgehen. Einige sind zentral verwaltet, andere verfügen zudem über erweiterte Funktionen, die mitunter auch angepasst werden müssen.

Wichtig ist stets „Sicherheit geht vor“. Also testen Sie sich ran. Nehmen Sie den Schutz auf dem Server nur dann aus, wenn auf dem Server selbst ein Virenscanner läuft (dringend empfohlen). Der wichtigste Virenschutz ist weiterhin der Anwender. Also investieren Sie mindestens so viel in die Schulung Ihrer Mitarbeiter, wie in den Virenschutz.

Richten Sie zudem regelmäßige „Vollscans“ der Arbeitsplätze und der Server ein, da durch die Ausnahmen natürlich Sicherheitslücken entstehen.

Eine Haftung für die Befolgung der nachstehenden Empfehlungen schließen wir ausdrücklich aus.

Ausnahmen vom Live-Scan (Online-Scan):
C:\ra
C:\start
C:\ DictaNet
C:\users\%username%\AppData\Local\xenocode
C:\users\%username%\AppData\Local\Temp\spoon
C:\users\%username%\AppData\Local\Temp\dms

Serverlaufwerk:\RA\*.* (z.B. R:\RA\*.*)

Bei aktivem Schutz vor Verschlüsselungstrojanern (Ramsonware), sollten zudem .enc-Dateien auf Serverlaufwerk\RA\*.* ausgenommen werden.

Sie sind sich unsicher, dann rufen Sie uns an: 0511/59200420. Wir beraten Sie gern!

Weiter Informationen finden Sie hier: https://www.ra-micro.de/faqs/virenscanner-und-ra-micro/
und hier: https://ra-micro-koeln.de/fehlmeldungen-des-anti-virenscanners/

RA-MICRO: OMA = Online Mandats-Aufnahme

Warum diesen kostenfreien Service von RA-MICRO nicht jede Kanzlei nutzt, ist uns vollkommen schleierhaft. Wir arbeiten aber in den nächsten Monaten daran, es zu ändern.

Hier können Sie sich schon einmal ansehen, was der Mandant sieht:

https://www.ra-micro-online.de/OnlineMandat/provide?q=88c31db5-7592-488f-a199-8db4bee4b55f&f=01

So sieht das Symbol aus, dass Sie schnell auf Ihrer eigenen Homepage hinterlegen können:

Die eingegebenen Daten landen dann im Posteingang von RA-MICRO und führen Sie per Assistent durch die Aktenanlage, bei der Sie im besten Fall nur noch die vorgegebenen Daten bestätigen müssen.

Und natürlich ist an die DS-GVO gedacht worden.

Fragen Sie uns! Wir sind für Sie da: 0511/59200416.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Die Gesetzgebung macht schon lange eine Aufbewahrung der Unternehmenskommunikation zur Pflicht – dazu zählt auch das Hauptkommunikationsmittel Nummer 1: die E-Mail.

Mit MailStore, der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung, erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben – auch wichtige Grundsteine der in Kürze eintretenden DSGVO –, entlasten die Postfächer sowie Mailserver Ihrer Kunden und sparen enorm Zeit bei der Suche nach E-Mails.

Bieten Sie Ihren Kunden außerdem:

  • Sicherheit: Schutz vor Manipulation dank aktuellster Sicherheitstechnologien.
  • Backup: Sicherung des E-Mail-Archivs vor Datenverlust durch regelmäßige und mehrstufige Systemchecks.
  • Flexibilität: Nutzung bereits vorhandener E-Mail-Clients bei einfacher Bedienung und minimalem Schulungsaufwand.

Natürlich bekommen Sie MailStore bei uns. Es beraten Sie: Herr Frank Rudolph-Pelaccia und Herr Manuel Schneider unter 0511/59200420.

RA-MICRO SMS Funktion für Mitteilung des E-Mail Kennwort nutzen

Das von uns bereits vorgestellte „crypted.company Outlook Plug-In für Windows“ ermöglicht den einfachen Austausch verschlüsselter Nachrichten mit Mandanten (Externen) per E-Mail.

Die zu lösende Hürde ist die Übermittlung des Kennworts an den Empfänger.

Die perfekte Lösung dazu bietet RA-MICRO:

Die SMS Funktion aus dem Programm heraus. Bei den allermeisten Mandaten dürften Sie über die Handynummer des Mandanten verfügen. Damit können Sie nun direkt aus RA-MICRO eine SMS absetzen. Der Empfänger ist damit informiert und kann auch später noch in seinen SMS nach dem Kennwort sehen, sollte er es vergessen haben.

Bitte beachten Sie, dass für den Versand einer SMS aus RA-MICRO heraus Kosten entstehen. Ein entsprechender Hinweis erfolgt beim ersten Programmstart. Details finden Sie auch hier: https://www.ra-micro.de/online-recherchen-preise/.

Wir beraten Sie gern unter 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner sind: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

 

RA-MICRO und die DS-GVO

In der Programmversion 2018.05.040 vom 25.05.2018 stellt RA-MICRO den „Lösch-Assistent“ zur Verfügung. Hiermit erhalten Sie eine Liste von Adressen die seit X Jahren keinen Aktenbezug mehr haben.

Sie entscheiden dann, welche der aufgeführten Adressen gelöscht werden können.

Den Löschassistent finden Sie im Bereich „Kanzlei“.

Bei Fragen rund um RA-MICRO sind Herr Frank Rudolph-Pelaccia und Herr Manuel Schneider für Sie da. Sie erreichen uns unter 0511/59200420.

RA-MICRO und die DS-GVO: Protokollierung der Adressdaten

Neu mit der RA-MICRO Version vom 25.05.2018:

„Es werden Protokollierungsfunktionen gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben erweitert. Jegliche Erfassungen sowie Änderungen von Adressdaten werden gem. DSGVO protokolliert. Die Protokolle werden jahrgangsweise geführt und können nach Ablauf von zwei Jahren über den Lösch-Assistenten gelöscht werden. Im Moment ist diese Protokollierung nicht über RA-MICRO einsehbar.“

Mehr Informationen erhalten Sie bei uns unter: 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

RA-MICRO und die DS-GVO: Aufbewahrungsfristen erfassen, archivierte E-Akten entsprechend löschen

Bei der Aktenanlage mit RA-MICRO besteht nun die Möglichkeit die Aufbewahrungsfrist zu erfassen. Diese finden Sie im Fenster „Akte anlegen“, „Akte ändern“ und bei der „Akte ablegen“

Über die Funktion des E-Akte Archivierung können Sie Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, endgültig gelöscht werden.

Die Funktion finden Sie im Bereich der Einstellungen zum RA-MICRO E-Workflow, im Reiter „E-Akte“ und dort bei „E-Akten Archive löschen“.

Um nicht unbeabsichtigt E-Akten zu löschen, sprechen Sie uns hierzu gern an.

0511/59200420. Ihr Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia.

E-Mail Verschlüsselung einfach gemacht

Das große praktische Problem an E-Mail Verschlüsselung ist die fehlende Barrierefreiheit.
Bei den Standards wie S/MIME und PGP müssen Sie aufwendig Schlüssel austauschen und diese auf allen beteiligten Geräten vorhalten. Separate Verschlüsselungsprogramme müssen beim Empfänger installiert werden.

ZIP-Container müssen erst erstellt werden.

Crypto-Mail integriert sich bei Ihnen in Outlook und versieht die Anlagen (MS Office-Dokumente und PDF-Dateien) vor dem Versand mit einem Kennwort. Selbst der gesamte Text, nebst Anlagen kann in eine so verschlüsselte PDF-Datei gepackt werden.

Der Empfänger wird dann einfach nach dem Kennwort gefragt.

Definierte Schlüssel können hinterlegt werden und so die wiederholte Eingabe sparen. Der Preis ist überschaubar, insbesondere im Hinblick auf die eingesparte Zeit gegenüber allen anderen Lösungen oder dem Porto im Vergleich zum Versand per Post.

Hier können Sie Ihre Lizenzen direkt bestellen. 

Bei Fragen sprechen Sie uns an: Frank Rudolph-Pelaccia, 0511/59200420