Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore

Die Gesetzgebung macht schon lange eine Aufbewahrung der Unternehmenskommunikation zur Pflicht – dazu zählt auch das Hauptkommunikationsmittel Nummer 1: die E-Mail.

Mit MailStore, der weltweit führenden E-Mail-Archivierungslösung, erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben – auch wichtige Grundsteine der in Kürze eintretenden DSGVO –, entlasten die Postfächer sowie Mailserver Ihrer Kunden und sparen enorm Zeit bei der Suche nach E-Mails.

Bieten Sie Ihren Kunden außerdem:

  • Sicherheit: Schutz vor Manipulation dank aktuellster Sicherheitstechnologien.
  • Backup: Sicherung des E-Mail-Archivs vor Datenverlust durch regelmäßige und mehrstufige Systemchecks.
  • Flexibilität: Nutzung bereits vorhandener E-Mail-Clients bei einfacher Bedienung und minimalem Schulungsaufwand.

Natürlich bekommen Sie MailStore bei uns. Es beraten Sie: Herr Frank Rudolph-Pelaccia und Herr Manuel Schneider unter 0511/59200420.

RA-MICRO SMS Funktion für Mitteilung des E-Mail Kennwort nutzen

Das von uns bereits vorgestellte „crypted.company Outlook Plug-In für Windows“ ermöglicht den einfachen Austausch verschlüsselter Nachrichten mit Mandanten (Externen) per E-Mail.

Die zu lösende Hürde ist die Übermittlung des Kennworts an den Empfänger.

Die perfekte Lösung dazu bietet RA-MICRO:

Die SMS Funktion aus dem Programm heraus. Bei den allermeisten Mandaten dürften Sie über die Handynummer des Mandanten verfügen. Damit können Sie nun direkt aus RA-MICRO eine SMS absetzen. Der Empfänger ist damit informiert und kann auch später noch in seinen SMS nach dem Kennwort sehen, sollte er es vergessen haben.

Bitte beachten Sie, dass für den Versand einer SMS aus RA-MICRO heraus Kosten entstehen. Ein entsprechender Hinweis erfolgt beim ersten Programmstart. Details finden Sie auch hier: https://www.ra-micro.de/online-recherchen-preise/.

Wir beraten Sie gern unter 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner sind: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

 

RA-MICRO und die DS-GVO

In der Programmversion 2018.05.040 vom 25.05.2018 stellt RA-MICRO den „Lösch-Assistent“ zur Verfügung. Hiermit erhalten Sie eine Liste von Adressen die seit X Jahren keinen Aktenbezug mehr haben.

Sie entscheiden dann, welche der aufgeführten Adressen gelöscht werden können.

Den Löschassistent finden Sie im Bereich „Kanzlei“.

Bei Fragen rund um RA-MICRO sind Herr Frank Rudolph-Pelaccia und Herr Manuel Schneider für Sie da. Sie erreichen uns unter 0511/59200420.

RA-MICRO und die DS-GVO: Protokollierung der Adressdaten

Neu mit der RA-MICRO Version vom 25.05.2018:

„Es werden Protokollierungsfunktionen gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben erweitert. Jegliche Erfassungen sowie Änderungen von Adressdaten werden gem. DSGVO protokolliert. Die Protokolle werden jahrgangsweise geführt und können nach Ablauf von zwei Jahren über den Lösch-Assistenten gelöscht werden. Im Moment ist diese Protokollierung nicht über RA-MICRO einsehbar.“

Mehr Informationen erhalten Sie bei uns unter: 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

RA-MICRO und die DS-GVO: Aufbewahrungsfristen erfassen, archivierte E-Akten entsprechend löschen

Bei der Aktenanlage mit RA-MICRO besteht nun die Möglichkeit die Aufbewahrungsfrist zu erfassen. Diese finden Sie im Fenster „Akte anlegen“, „Akte ändern“ und bei der „Akte ablegen“

Über die Funktion des E-Akte Archivierung können Sie Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, endgültig gelöscht werden.

Die Funktion finden Sie im Bereich der Einstellungen zum RA-MICRO E-Workflow, im Reiter „E-Akte“ und dort bei „E-Akten Archive löschen“.

Um nicht unbeabsichtigt E-Akten zu löschen, sprechen Sie uns hierzu gern an.

0511/59200420. Ihr Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia.

E-Mail Verschlüsselung einfach gemacht

Das große praktische Problem an E-Mail Verschlüsselung ist die fehlende Barrierefreiheit.
Bei den Standards wie S/MIME und PGP müssen Sie aufwendig Schlüssel austauschen und diese auf allen beteiligten Geräten vorhalten. Separate Verschlüsselungsprogramme müssen beim Empfänger installiert werden.

ZIP-Container müssen erst erstellt werden.

Crypto-Mail integriert sich bei Ihnen in Outlook und versieht die Anlagen (MS Office-Dokumente und PDF-Dateien) vor dem Versand mit einem Kennwort. Selbst der gesamte Text, nebst Anlagen kann in eine so verschlüsselte PDF-Datei gepackt werden.

Der Empfänger wird dann einfach nach dem Kennwort gefragt.

Definierte Schlüssel können hinterlegt werden und so die wiederholte Eingabe sparen. Der Preis ist überschaubar, insbesondere im Hinblick auf die eingesparte Zeit gegenüber allen anderen Lösungen oder dem Porto im Vergleich zum Versand per Post.

Hier können Sie Ihre Lizenzen direkt bestellen. 

Bei Fragen sprechen Sie uns an: Frank Rudolph-Pelaccia, 0511/59200420

RA-MICRO: Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud


von RA Dr. Peter Becker, Berlin


Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.
Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: 
Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer  Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, oft schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl. 

Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat. 

Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdenden Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. Rechenzentrum üblich sein.

Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach:
jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen Rechenzentrums (RZ) hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben. Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration ausgeführt wird. Aufgrund der Microsoft Sicherheitstechnologie der Shielded VM bietet die PC-Virtualisierung mit Microsoft HyperV auf Microsoft Server Plattform einen guten Schutz.
Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud.
Public Cloud teilt sich die Ressourcen mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusive Ressourcen. Bei Public Cloud können Beeinträchtigungen durch die anderen Nutzer nicht immer ausgeschlossen werden, so wird als ein Problem der „noisy neighbor“ genannt, dessen hoher Ressourcenverbrauch durch Beeinträchtigung der eigenen Systemleistung 
fühlbar ist. In Wikipedia sind zu den Stichworten Cloud und Public Cloud gute allgemeinbildende Darstellungen des Themas enthalten. Hier wird die Public Cloud kritisch betrachtet, u.a. wegen der oft kaum gegebenen Möglichkeit zur Rück-Migration auf andere Systeme.

Nach Ansicht des Autors ist die Private Cloud in einem großen deutschen
Rechenzentrum die beste Lösung für die typische deutsche Anwaltskanzlei mit ihrem hohen Anspruch an Sicherheit. Auf exklusiv dem Nutzer zugewiesener (dedizierter) PCHardware wird ein dem Standard Microsoft Hyper-V
virtualisierte – und damit einfach migrierbare Kanzlei-EDV als Einzelplatz oder Netzwerk beliebiger Größe betrieben. Die Geräte veralten nie, da sie turnusmäßig vom RZ ohne Betriebsunterbrechung ausgetauscht werden. Die großen Server-Hosting RZ haben einfache Oberflächen des
Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative  Verwaltung der Kanzlei-EDV im RZ ermöglicht. Alternativ kann die Administration der Kanzlei-EDV im RZ und auch die Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.
Die langfristigen Kosten der Kanzlei-EDV in der Private Cloud liegen langfristig „über alles“ gesehen in vergleichbarer Größenordnung zu denen in der Kanzlei.

Datenschutzbeauftragte – eine Auswahl

Im Rahmen der Gespräche zur DS-GVO werden wir immer wieder nach Datenschutzbeauftragten gefragt, die wir empfehlen. Hier eine Auswahl von Dienstleistern, die insbesondere das spezielle Geschäft von Rechtsanwälten und Notaren verstehen (in alphabetischer Reihenfolge):

Beredi GmbH:

BEREDI Marketing GmbH
Jessica Stehn-Bäcker
Auf der Koppel 55
21521 Aumühle bei Hamburg

Telefon: +49 40 22861374
Fax: +49 40 22861379
Email: js@beredi-datenschutz.de
www.beredi-datenschutz.de

Florian Hielscher:

ioflex – Florian Hielscher (Inhaber)
Gartenstraße 1
31863 Coppenbrügge
Tel.: +49 (0) 5156 959 05 61
info@ioflex.de

Preamandatum:

praemandatum GmbH

Goseriede 4 / Tiedthof
30159 Hannover

Telefon: +49. (0) 5 11. 31 01 50 00
Telefax: +49. (0) 5 11. 31 01 50 05
E-Mail: kontakt@praemandatum.de (GPG-Key)

Wir haben an den genannten Unternehmen weder Anteile, noch erhalten wir Vermittlungsprovisionen. Wir haften nicht für die Leistungen dieser Unternehmen und weisen ausdrücklich darauf hin, dass sich sämtliche Leistungen außerhalb unseres Einflussbereiches befinden.

Bei Fragen steht Ihnen Herr Rudolph-Pelaccia gern zur Verfügung.

beA und DS-GVO – mit RA-MICRO und ius Systemhaus kein Problem

Gefühlt kommen Anwaltskanzleien und Notariate in den letzten 6 Monaten vor lauter gesetzlicher Änderungen kaum zur eigentlichen Arbeit. Erst muss alles für beA und beN passend gemacht werden und die Informationen zum „wie“ sind dürftig, dann kommt die Datenschutz Grundverordnung und auch hier weiß irgendwie niemand, was das für Kanzleien bedeutet und welche Maßnahmen konkret ergriffen werden müssen.

Aber keine Sorge!
Mit uns an Ihrer Seite, sowie der RA-MICRO Kanzleisoftware sind Sie bestens gerüstet. Sprechen Sie uns an, insbesondere auch gern, wenn Sie bisher nicht mit RA-MICRO arbeiten. Denn keine Kanzlei muss sich sorgen um die Anbindung des beA und des beN. Genauso wenig um die technische Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO.
Und nebenbei kümmern wir uns um die Übernahme der Daten aus Ihrer bisherigen Kanzleisoftware.

RA-MICRO und das ius Systemhaus sind (nicht nur) hier der perfekte Partner für Ihre Kanzlei.

Ihr Ansprechpartner in unserem Haus: Herr Rudolph-Pelaccia.
E-Mail: rudolph-pelaccia@ius-systemhaus.de
Telefon: 0511/59200416.