Ihre E-Akte ist voll mit Dokumenten, die für RA-MICRO gar nicht existieren. Der Schriftsatz des Gegners aus dem beA, die Anlage vom Mandanten per Mail, die eingescannte Papierpost — für die Volltextsuche sind das Bilder. Für jede KI sind es blinde Flecken. Sie sehen das Dokument. Ihre Software nicht.
ius SMARTscan schließt diese Lücke — vollautomatisch, im Hintergrund und ohne Cloud. Jedes Dokument, das nicht durchsuchbar in der E-Akte landet, wird erkannt, umgewandelt und durchsuchbar zurückgelegt. Ohne dass jemand in Ihrer Kanzlei einen zusätzlichen Handgriff dafür tut.
Ohne Texterkennung ist Ihr Dokument nur ein Bild
Ein gescanntes PDF sieht aus wie Text. Technisch ist es eine Fotografie. Das hat drei Folgen, die im Kanzleialltag jeden Tag Zeit kosten:
- Die Volltextsuche findet es nicht. Sie suchen in RA-MICRO nach einem Aktenzeichen, das auf Seite 4 einer eingescannten Anlage steht — und bekommen null Treffer. Das Dokument liegt in der Akte. Gefunden wird es nicht. Warum das gefährlicher ist als eine Fehlermeldung, haben wir hier ausführlich aufgeschrieben.
- Die KI kann es nicht lesen. Das RA-MICRO KI-Widget analysiert Akten, prüft Fristen und Risiken — aber nur an dem Text, den es findet. Was als Bild in der Akte liegt, existiert für die Analyse nicht. Und die KI sagt Ihnen nicht, dass sie die halbe Akte nicht gelesen hat.
- Sie können nichts kopieren. Markieren Sie den entscheidenden Absatz in der E-Akte 2 und ziehen ihn in Ihren Schriftsatz — geht nur, wenn dort Text ist. Sonst tippen Sie ab.
Was ius SMARTscan tut
Der entscheidende Punkt ist, wer prüft — und das macht RA-MICRO selbst. Sobald ein neues Dokument in die E-Akte gespeichert wird, prüft RA-MICRO, ob es durchsuchbar ist. Ist es das nicht, übergibt RA-MICRO es automatisch an ius SMARTscan. Dort wird ein durchsuchbares PDF/A-1b daraus, das zurück in die Akte geht. Niemand muss daran denken. Niemand muss wissen, welche Dokumente betroffen sind.
- Egal, auf welchem Weg das Dokument hereinkam. Scans aus Ihren Geräten, Eingänge über beA, der RA-MICRO Posteingang, Dateien über die Outlook-Schnittstelle — geprüft wird beim Speichern in die E-Akte, nicht am Scanner.
- Und das ist der Unterschied zu OCR im Kopierer. Ihr Multifunktionsgerät erfasst nur, was über das Glas läuft. Der gegnerische Schriftsatz, der per beA hereinkommt, berührt es nie — und ist ausgerechnet das Dokument, dessen Inhalt Sie nicht kennen und deshalb durchsuchen wollen.
- Ihre vorhandene Hardware bleibt. Kopierer, Multifunktionssysteme und Desktopscanner werden eingebunden. Neue Geräte brauchen Sie nicht.
- Client oder Server. Texterkennung direkt am Arbeitsplatz oder zentral auf Ihrem Server — passend zu Ihrer Kanzleistruktur.
Ohne Cloud. Ihre Akten bleiben bei Ihnen.
Das ist kein Nebensatz, sondern für eine Kanzlei der entscheidende Punkt: Die Verarbeitung findet auf Ihren Systemen statt. Keine Mandantenunterlagen, die zur Texterkennung an einen Dienstleister irgendwohin hochgeladen werden. Ihre Verschwiegenheitspflicht endet nicht an der Schnittstelle zu einem OCR-Anbieter — und mit ius SMARTscan stellt sich die Frage erst gar nicht.
Dazu kommt Ausfallsicherheit: Ist das Netzlaufwerk einmal nicht erreichbar, läuft ein lokaler Notbetrieb weiter. Und eine Laufzeitüberwachung meldet Störungen — auch dann, wenn ius SMARTscan unsichtbar auf dem Server arbeitet. Ein Dienst, der still ausfällt, ist schlimmer als gar keiner. Denselben Grundsatz fahren wir bei der Betreuung und der Datensicherung.
Für Notare ist Durchsuchbarkeit keine Komfortfrage
Beim Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer ist das Format vorgeschrieben, nicht empfohlen: Für erzeugte elektronische Dokumente ist PDF/A-1b zu verwenden, für sonstige Dokumente soll es ebenfalls verwendet werden. Für die Übertragung von Papierurkunden in elektronische Form nach § 56 Abs. 1 BeurkG gelten zusätzlich die Vorgaben der Bundesnotarkammer — Farbscan, mindestens 300 dpi, BSI-konformes Verfahren.
Die Urkunde liegt danach 100 Jahre im Archiv. Wer hier das falsche Format erzeugt, merkt es nicht heute — sondern wenn es zu spät ist, es noch zu ändern. ius SMARTscan erzeugt PDF/A-1b und passt damit zu Kanzlei- und Notariatsprozessen. Mehr zum RA-MICRO Notariat.
Und beim Versand ans Gericht? Die ehrliche Antwort
Hier wird viel Halbwissen verbreitet, deshalb sagen wir es genau: Seit dem 1.1.2022 ist für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten nur das Dateiformat PDF zwingend (§ 2 Abs. 1 ERVV). Bestimmte Versionen sind nicht vorgegeben — auch PDF/A nicht. Und seit dem ERV-AusbauG sind die Bekanntmachungen zum elektronischen Rechtsverkehr (ERVB) nur noch Soll-Vorschriften. Durchsuchbarkeit ist damit keine zwingende Formvorschrift mehr.
Nur: Zwingend ist die Bearbeitbarkeit nach § 130a Abs. 2 ZPO. Und genau hier liegt der Punkt — die Einhaltung der Soll-Vorschriften wirkt wie eine Garantie dafür, dass Ihr Schriftsatz bei Gericht bearbeitbar ist. Wer PDF/A einreicht, hat Schriftarten eingebettet, kein JavaScript, keine gesperrten Druck- und Kopierfunktionen. Wer es nicht tut, verlässt sich darauf, dass es beim konkreten Gericht schon klappen wird. Bei einem fristwahrenden Schriftsatz ist das eine Wette, die niemand eingehen muss.
Was ius SMARTscan kostet
29,00 Euro netto pro Kanzlei und Monat, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer — Einführungspreis für die ersten 50 Kanzleien. Monatlich kündbar.
Ein Preis für die gesamte Kanzlei, unabhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze. Nicht pro Nutzer, nicht pro Dokument, nicht pro Seite. Ob bei Ihnen drei Leute arbeiten oder dreißig, ändert am Preis nichts.
Die Einrichtung wird separat berechnet: 1,80 Euro netto pro Minute zzgl. Fernwartungspauschale oder Anfahrt. Eine normale Installation dauert rund 30 Minuten. Wir sagen das hier und nicht im Kleingedruckten, damit Sie wissen, woran Sie sind.
Datenblatt und Bestellung
Alle Angaben zu Leistung, Preis und Einrichtung finden Sie kompakt auf zwei Seiten — inklusive Bestellformular zum Ausfüllen:
📄 ius SMARTscan – Datenblatt und Bestellformular (PDF)
So bestellen Sie
- Datenblatt herunterladen und die Bestellung auf Seite 2 ausfüllen.
- Unterschrieben an vertrieb@ius-systemhaus.de senden.
- Wir melden uns umgehend zur Terminabstimmung. Die Einrichtung dauert rund 30 Minuten.
Lieber vorher reden? Rufen Sie an: 0511 / 9998840. Wir schauen uns gemeinsam an, wie viel in Ihrer Akte tatsächlich unsichtbar ist.
Unsere Eigenentwicklung
ius SMARTscan haben wir selbst entwickelt — aus dem, was uns über Jahre in der Betreuung von über 600 Kanzleien und Notariaten begegnet ist. Es gibt die Lösung nicht von der Stange und nicht im Online Store. Sie kommt von uns.
Sprechen wir darüber, was in Ihrer Akte liegt
Die ehrlichste Prüfung dauert fünf Minuten: Öffnen Sie eine eingescannte Anlage in Ihrer E-Akte und versuchen Sie, einen Satz mit der Maus zu markieren. Geht das nicht, wissen Sie, wovon diese Seite handelt.
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: vertrieb@ius-systemhaus.de
Oder ein Ticket unter ius.freshdesk.com
Rechtsstand der Angaben zum elektronischen Rechtsverkehr: Juli 2026. Quellen: § 2 Abs. 1 ERVV, § 130a Abs. 2 ZPO, ERVB 2022; für das Notariat die Vorgaben der Bundesnotarkammer zum Elektronischen Urkundenarchiv und § 56 Abs. 1 BeurkG. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.