ius Node sorgt dafür, dass jedes neue Dokument durchsuchbar in Ihrer E-Akte landet. Aber was ist mit den Jahren davor? Die Nachlese holt den Altbestand nach – vollautomatisch, im Hintergrund und ohne Cloud. Niemand in Ihrer Kanzlei muss dafür einen Handgriff tun.
Jedes Dokument, das bisher nur als Bild in Ihrer E-Akte liegt, wird erkannt, in ein durchsuchbares PDF umgewandelt und am selben Ort unter demselben Namen zurückgelegt. Die jüngsten Dokumente zuerst, denn die brauchen Sie am ehesten.
Was für neue Dokumente gilt, fehlt Ihnen noch für die alten
Der Bestand vor ius Node bleibt, wie er ist: Seiten, die Sie sehen, Ihre Software aber nicht. Das hat drei Folgen:
- Die Volltextsuche findet sie nicht. Sie suchen nach einem Aktenzeichen, das auf Seite 4 einer älteren Anlage steht, und bekommen null Treffer. Warum das gefährlicher ist als eine Fehlermeldung, haben wir hier ausführlich aufgeschrieben.
- Die KI braucht jedes Mal deutlich mehr Tokens. Das RA-MICRO KI-Widget arbeitet zwar auch mit Bildern, muss dafür aber zuerst eine Texterkennung laufen lassen, und zwar bei jeder Anfrage aufs Neue. Je mehr Altakten als Bild vorliegen, desto teurer wird jede Analyse.
- Alte Akten kommen wieder auf den Tisch. Berufung, Nachtrag, Rückfrage des Mandanten: Dann soll die Suche funktionieren und nicht erst nach dem Abtippen.
Die ehrlichste Prüfung dauert fünf Minuten: Öffnen Sie eine ältere, eingescannte Anlage in Ihrer E-Akte und versuchen Sie, einen Satz mit der Maus zu markieren. Geht das nicht, wissen Sie, wovon diese Seite handelt.
Was die Nachlese tut
Die Nachlese läuft als Dauerdienst auf Ihrem Server und arbeitet in drei Schritten:
- Bestandsaufnahme. Sie prüft jedes PDF in Ihrer E-Akte, im Standardbestand und in jedem Datenpool, ob es durchsuchbar ist. Danach wiederholt sie das alle 24 Stunden und findet nur noch, was neu hinzugekommen ist.
- Erkennung durch ius Node. Was nicht durchsuchbar ist, geht an ius Node, die neuesten Dokumente zuerst. Dort wird ein durchsuchbares PDF daraus.
- Rückgabe an den alten Ort. Das Ergebnis liegt danach an derselben Stelle, unter demselben Namen und mit demselben Zeitstempel. In RA-MICRO sieht die Akte aus wie vorher, nur dass die Suche jetzt funktioniert.
Das funktioniert nur, weil wir die Struktur der E-Akte verstehen. Wo RA-MICRO welche Dokumente ablegt, wie Datenpools und Versionsstände aufgebaut sind und woran ein Dokument erkennbar ist: Das wissen wir aus unserer Arbeit mit RA-MICRO seit 1997.
Gut zu wissen:
- Ohne Cloud. Nachlese und ius Node arbeiten auf Ihren eigenen Systemen. Keine Mandantenunterlagen verlassen Ihre Kanzlei.
- Mehrere E-Akten? Alle Datenpools werden erfasst. Legen Sie später einen neuen Pool an, erkennt die Nachlese ihn beim nächsten Durchlauf von selbst.
- Versionsstände inklusive. Ältere Fassungen eines Dokuments kommen unter exakt ihrem alten Namen zurück.
- Wer schon durchsuchbar ist, bleibt unberührt. Dokumente, die genug Text enthalten, fasst die Nachlese nicht an.
- Was grundsätzlich nicht angefasst wird: digital signierte Dokumente (eine Neuverarbeitung würde die Signatur brechen), passwortgeschützte Dokumente und Dokumente ohne Text und ohne Bild.
Ihr Original wird erst ersetzt, wenn der Ersatz nachweislich besser ist
In Ihrer E-Akte liegt Ihr Geschäft. Deshalb gilt bei der Nachlese: Kein Austausch ohne Gegenwert und keiner ohne Rückfallebene. Bevor ein Dokument ersetzt wird, prüft die Nachlese:
- Das Ergebnis liegt vor, ist plausibel groß und lesbar.
- Es hat genauso viele Seiten wie das Original.
- Es enthält mehr Text als vorher.
- Das Original ist unverändert. Hat in der Zwischenzeit jemand daran gearbeitet, gewinnt der Anwender, und die Nachlese lässt das Dokument in Ruhe.
- Das Dokument ist gerade nicht in Benutzung.
- Für die Sicherung ist Platz vorhanden.
Besteht ein Dokument eine Prüfung nicht, bleibt das Original, wie es ist. Besteht es alle, wandert die alte Fassung zuerst in ein Original-Archiv. Erst danach erfolgt der Austausch, über eine Zwischendatei im selben Ordner und nie durch direktes Überschreiben. Ohne gelungene Sicherung wird nicht ersetzt. Bricht ein Kopiervorgang ab, ist das Original unversehrt.
Die Nachlese löscht keine Dokumente aus Ihrer E-Akte. Das Original-Archiv räumt sich selbst nach Alter, Größe, Anzahl und freiem Platz auf; die Grenzen sind einstellbar. Es ist eine kurzfristige Rückfallebene und keine Datensicherung. Wie Ihr Backup aufgestellt sein sollte, lesen Sie hier.
Schnell genug, ohne Ihren Kanzleialltag zu stören
Die Nachlese arbeitet mit angezogener Handbremse: standardmäßig höchstens 2 Dokumente pro Minute, also nie mehr als 2.880 am Tag. Im Eingang von ius Node liegen nie mehr Dokumente, als vorgesehen sind. Teilt sich die Nachlese ein Ordnerpaar mit Ihrer Tagespost, wartet ein neuer Scan deshalb höchstens ein bis zwei Minuten und nicht hinter dem ganzen Altbestand. Wer auch das ausschließen will, richtet ein eigenes Ordnerpaar ein.
Wie lange es insgesamt dauert, hängt von der Größe Ihres Bestands ab. Beispielrechnung für 1 Million Dokumente, von denen 20 % nicht durchsuchbar sind (200.000 Dokumente):
| Tempo | Dauer |
|---|---|
| 2 Dokumente pro Minute (Standard) | ca. 69 Tage |
| 5 Dokumente pro Minute | ca. 28 Tage |
| 10 Dokumente pro Minute | ca. 14 Tage |
Das Tempo lässt sich erhöhen; wir beobachten gemeinsam, ob die Tagespost darunter leidet. Und weil die jüngsten Dokumente zuerst drankommen, merken Sie den Nutzen vom ersten Tag an und nicht erst am Ende.
Erst prüfen, dann ersetzen: So führen wir die Nachlese bei Ihnen ein
- Kostenfreier Check. Vorab bestimmen wir den Umfang: Wie groß ist der Teil Ihrer E-Akte, der nicht durchsuchbar ist, und was bedeutet das für die Nachlese bei Ihnen?
- Probebetrieb. Alles läuft, nur der Austausch unterbleibt. Kein Original wird auch nur zum Schreiben geöffnet; die Ergebnisse legt die Nachlese in einem separaten Probe-Ordner ab.
- Fünf Dokumente echt. Wir ersetzen fünf Dokumente tatsächlich, Sie öffnen sie in RA-MICRO und prüfen das Ergebnis.
- Echtbetrieb. Danach läuft die Nachlese durch, bis der Bestand erledigt ist.
Jederzeit unter Kontrolle. In der Verwaltung stehen drei Knöpfe bereit: Anhalten, Abbrechen und Von vorne. Keiner davon fasst Ihren Bestand an, sie beenden nur die Verarbeitung. Angehalten wird zwischen zwei Dokumenten, nie mitten im Austausch. Ein Wächter prüft jede Minute, ob alles läuft, startet Hängendes neu und meldet Störungen im Protokoll und im Windows-Ereignisprotokoll. Ein Dienst, der still ausfällt, ist schlimmer als gar keiner.
So sieht das im Betrieb aus: Die Verwaltung zeigt auf einen Blick, wie viele Dokumente erfasst, wie viele schon in Ordnung und wie viele ersetzt sind.
Voraussetzungen und Preis
Das brauchen Sie (die Nachlese setzt ius Node voraus):
- ius Node ist installiert und hat mindestens ein Ordnerpaar, das die Nachlese benutzen darf. Ein eigenes Paar ist sauberer, ein bestehendes genügt.
- Der Server erreicht die RA-MICRO-Datenfreigabe mit den Ordnern
ra\arundra\easowie allen Datenpools. - Genug freier Speicherplatz für das Original-Archiv.
Das kostet es:
| Arbeitsplätze | Einmalpreis netto |
|---|---|
| bis 5 | 250 € |
| 6 bis 19 | 500 € |
| ab 20 | 750 € |
Alle Preise gelten einmalig je Kanzlei, netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Den Umfang klären wir vorab im kostenfreien Check.
Unsere Eigenentwicklung
Wie ius Node haben wir auch die Nachlese selbst entwickelt, und sie ist im Praxiseinsatz an Beständen mit mehreren hunderttausend Dokumenten erprobt. Sie kommt nicht von der Stange, sondern von uns.
Sprechen wir über Ihren Altbestand
Wie groß ist der Teil Ihrer E-Akte, der für Suche und KI unsichtbar ist? Fordern Sie unseren kostenfreien Check an: Er bestimmt den Umfang der Nachlese bei Ihnen, bevor Sie sich entscheiden.
Telefon: 0511 / 9998840
E-Mail: vertrieb@ius-systemhaus.de
Oder ein Ticket unter ius.freshdesk.com