beA und DS-GVO – mit RA-MICRO und ius Systemhaus kein Problem

Gefühlt kommen Anwaltskanzleien und Notariate in den letzten 6 Monaten vor lauter gesetzlicher Änderungen kaum zur eigentlichen Arbeit. Erst muss alles für beA und beN passend gemacht werden und die Informationen zum „wie“ sind dürftig, dann kommt die Datenschutz Grundverordnung und auch hier weiß irgendwie niemand, was das für Kanzleien bedeutet und welche Maßnahmen konkret ergriffen werden müssen.

Aber keine Sorge!
Mit uns an Ihrer Seite, sowie der RA-MICRO Kanzleisoftware sind Sie bestens gerüstet. Sprechen Sie uns an, insbesondere auch gern, wenn Sie bisher nicht mit RA-MICRO arbeiten. Denn keine Kanzlei muss sich sorgen um die Anbindung des beA und des beN. Genauso wenig um die technische Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO.
Und nebenbei kümmern wir uns um die Übernahme der Daten aus Ihrer bisherigen Kanzleisoftware.

RA-MICRO und das ius Systemhaus sind (nicht nur) hier der perfekte Partner für Ihre Kanzlei.

Ihr Ansprechpartner in unserem Haus: Herr Rudolph-Pelaccia.
E-Mail: rudolph-pelaccia@ius-systemhaus.de
Telefon: 0511/59200416.

beN-Umstellung muss bis 09.03.2018 abgeschlossen sein

Im Rundschreiben vom 21.02.2018 teilt die Notarkammer Celle mit, dass die Umstellung auf das „besondere elektronische Notarpostfach“ beN bis zum 09.03.2018 abgeschlossen sein soll.

Die Umstellung erfolgt direkt im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV), zur erreichen unter https://sdv.bnotk.de, sofern eine Registerbox im Einsatz und aktiv ist.

RA-MICRO hat beN bereits seit 2016 im Modul Notariat integriert. 

Die Umstellung von EGVP zu RA-MICRO ist mit ein paar Arbeitsschritten verbunden, bei denen wir Sie gern unterstützen.

Sie erreichen uns unter 0511/59200420. Stimmen Sie einen Termin zur Umstellung mit Herrn Rudolph-Pelaccia ab. Planen Sie ungefähr 20 Minuten pro Notar dazu ein. Wir erledigen dies schnell und unkompliziert per Fernwartung.

 

RA-MICRO Informationen: beA – kurz vor dem Zieleinlauf

Zum 01. Januar müssen Sie empfangsbereit sein. Für alle Berufsträger Ihrer Kanzlei. Der Versand an Gerichte startet erst zum 01.01.2020 verpflichtend, gleichwohl werden Sie EB’s bereits ab dem 01.01.2018 elektronisch abgeben müssen.

So viel zu den Voraussetzungen. Hoffentlich haben Sie nun alle Ihre beA-Karte und die dazugehörende PIN.

Um sich empfangsbereit zu machen, müssen Sie die mitgelieferte PIN nicht ändern. Sollten Sie also noch nicht empfangsbereit sein, belassen Sie es bei der PIN, die Ihnen mitgeteilt worden ist und umschiffen damit ein wesentliches Problem bei der Inbetriebnahme: Java.

Die folgenden Schritte machen Sie schnell empfangsbereit:

  1. Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
  2. Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
  3. Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.

Da beA für Sie keine Archivierung der Nachrichten bietet und diese sogar gem. §27 RAVPV nach 120 Tagen entgültig löschen kann, können Sie die gelesenen Nachrichten nicht in Ihrem Postfach „liegen lassen“. Nutzen Sie RA-MICRO, als Ihr elektronisches Archiv und binden es wie folgt an:

  1. Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
  2. Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
  3. Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.
  4. Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Hier noch abschließend eine Sammlung nützliches beA-Links:

Bestellung der beA-Karte, Mitarbeiterkarte, Aufladesignatur und des Softwarezertifikats: https://bea.bnotk.de/bestellung.

Änderung der mitgelieferten PIN zu den beA Karten: https://bea.bnotk.de/sak.

beA Zugang: https://bea-brak.de.

Automatischer Abruf in RA-MICRO:

Dieser Tage wird das RA-MICRO Update „RA-MICRO 2018“ ausgeliefert. Darin enthalten ist auch die Möglichkeit zum automatischen Empfang über den Posteingang, mit Hilfe eines Softwarezertifikats. Für alle, die eine größere Menge an Nachrichten erwarten eine wichtige Erweiterung. Das Softwarezertifikate muss allerdings zusätzlich für 4,90 € netto jährlich geordert werden. Der Abruf per beA-Karte/-Mitarbeiterkarte aus RA-MICRO wird von der BRAK (ohne Einflussmöglichkeit der Softwareanbieter) in den nächsten Monaten zur Verfügung gestellt. Bis dahin sind die folgende Schritte zur Umsetzung vorzunehmen:

  1. Softwarezertifikat für den jeweiligen Berufsträger oder die Mitarbeiterkarte auf https://bea.bnotk.de/bestellung bestellen.
  2. Das Softwarezertifikat dem jeweiligen Postfach zuweisen. Die Anleitung dazu sprengt den Rahmen, kann bei uns aber per  Mail angefordert werden.
  3. In der RA-MICRO Benutzerverwaltung prüfen, ob allen Anwälten eine Adresse zugeordnet ist und diese mit dem Adressschlüssel 5 oder 7 versehen ist. Wenn nicht, dann nachholen.
  4. In der Benutzerverwaltung das jeweilige beA-Softwarezertifikat hinterlegen.
  5. Den automatischen Import im Posteingang aktivieren.

Das ist nicht ganz einfach, so man es noch nie gemacht hat, aber durchaus lösbar. In 2018 unterstützen wir Sie hierbei gern vor Ort oder per Fernwartung.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420. Auch zwischen dem 27. und 29.12.2017.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Beschreibung dabei hilft, sich bis zum 01.01.2018 empfangsbereit zu machen und wünschen Ihnen eine frohe Weihnachtszeit.

 

beA Einrichtungshinweise – unser Service für Ihre Kanzlei

Bald ist es soweit. Wahrscheinlich hat auch Ihre Kanzlei bereits von Gerichten die Mitteilung bekommen, dass Sie ab dem 01.01.2018 „Zustellungen gegen elektronisches Empfangsbekenntnis“ bekommen werden.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) kommt und Sie müssen es nutzen. Deshalb haben wir hier in Kürze für Sie zusammengefasst, was bis dahin erledigt werden muss und was in RA-MICRO einzustellen ist, damit Sie den Empfang von Nachrichten gewährleisten können und auf Eingänge per elektronischem Empfangsbekenntnis reagieren können.

  • Signaturkarten für alle Berufsträger bestellen und damit für das beA-Postfach registrieren.
    • Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
    • Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
    • Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.
  • Nutzen Sie Ihr Postfach.
    • Erstellen Sie eine neue Nachricht und prüfen damit, ob ein „Pop-Up-Blocker“ aktiv ist. Deaktivieren Sie diesen für die Seiten Ihres Postfachs.
    • Schicken Sie einem befreundeten Kollegen eine Nachricht und bitten um Antwort.
  • Binden Sie RA-MICRO an.
    • Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
    • Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
    • Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.

Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Natürlich unterstützen wir Sie gern bei der Einrichtung. Stimmen Sie einfach einen Termin mit uns ab.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420.

 

Sichere Mandantenkommunikation über beA

Alle Kanzleien und insbesondere Notare haben ein Problem in der Kommunikation mit Mandanten. E-Mails werden gewünscht, sind aber schlicht nicht sicher.

Der Governikus Communicator Justiz Edition (https://www.governikus.de/produkte-loesungen/governikus-communicator/justiz-edition/) stellt eine ernst zunehmende Alternative dar. Bürger, die sich das kostenfreie Programm herunterladen und installieren, können direkt aus EGVP oder beA adressiert werden. Umgekehrt ebenso. Die zugrunde liegende Plattform ist hierbei die gleiche und seit einigen Wochen sind alle Besitzer eines beA-Postfachs für die Bürger zu finden.

Wir benutzen diese Kommunikation bereits mit einigen Kanzleien. Sie bietet sich in unseren Augen insbesondere für Stammmandanten und sicherheitsbewusste Mandanten an.

Governikus Communicator Justiz Edition

Gern beraten wir Sie hierzu weiterführend!

E-Notarpostfach – Keine Sonderzeichen in Dateianhängen!

Aus gegebenem Anlass informieren wir Sie:

Es ist gegenwärtig nicht möglich, über das E-Notarpostfach von RA-MICRO Dateianhängen zu versenden, die Sonderzeichen enthalten. Insbesondere das beliebte „&“ führt dazu, dass Nachrichten nicht versendet werden können.

Aktuell erfolgt dann lediglich der Hinweis, dass die Nachricht nicht versendet werden kann. RA-MICRO arbeitet an einer detaillierteren Fehlermeldung, sodass dem Anwender sofort klar ist, wo das Problem liegt. Bis dahin hoffen wir, dass sie diesen Hinweis gelesen haben.

Ihr Team des ius Systemhaus!
Ihre Spezialisten, nicht nur für das Notariat…

RA-MICRO Informationsmittage zu beA und E-Akte

Bisher haben fünf Termine stattgefunden und über 90 Teilnehmer konnten über den aktuellen Stand des „besonderen elektronischen Anwaltspostfachs“(kurz: beA) informiert werden.
Jeweils im Anschluss an die Informationen zum beA gab es eine praktische Vorführung der elektronischen Aktenführung mit RA-MICRO.
Hierbei wurden die Arbeitsschritte von der Erfassung eines Dokuments, über den Durchlauf in der Kanzlei, bis hin zum Versand an einen Mandanten vorgeführt und mit reichlich praktischen Hinweisen unterfüttert.

Am 5. Juli (bereits ausgebucht) findet der vorerst letzte Termin dieser Reihe statt. Weitere Termine sind für den Herbst geplant, da wir zunächst im Anschluss an die Sommerferien das Thema Spracherkennung und digitales Diktat fokussieren.

Wenn Sie aufgrund der Überbuchung unserer Seminare keine Gelegenheit zur Teilnahme hatten, können Sie trotzdem die Unterlagen per E-Mail bei uns anfordern. Schicken Sie hierzu bitte eine E-Mail an bea@ius-systemhaus.de.

Wenn Sie Unterstützung zur Einrichtung des beA suchen, finden Sie diese bei uns. Sie erreichen uns unter 0511/59200420.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aufgrund der vielen Freischaltungen von beA-Karten hier zunächst einen Termin vereinbaren müssen und ihnen aller Voraussicht nach nicht sofort zur Verfügung stehen können.

Konvertierung der EGVP-Postfächer zu beN wieder möglich.

Wie uns eben die Bundesnotarkammer informierte, ist das Problem bei der Konvertierung von EGVP-Postfächern zum neuen „besonderen elektronischen Notarpostfach“ (kurz: beN) behoben.

Wir konnten gerade bei zwei Notaren, die auf ihre Konvertierung warteten, dies erfolgreich nachstellen.

Die Konvertierung wird benötigt, da RA-MICRO im Bereich Notariat nunmehr seit April 2017 die Nutzung von beN voraussetzt.

Wenn wir Sie hierbei unterstützen dürfen, kommen Sie gerne auf uns zu: 0511/59200420.

RA-MICRO: Automatische Mandatsanlage – Online!

Unter:

RA-MICRO Online Mandats-Plattform – Automatischer Datenimport und Aktenanlage in RA-MICRO

informiert RA-MICRO über eine neue Möglichkeit, Mandanten Ihre Falldaten online erfassen zu lassen und daraus automatisch Akten in Ihrer Kanzlei anlegen zu lassen.

Die Vorteile überwiegen bei weitem die Nachteile und machen dies zu einer hervorragenden Erweiterung der Kanzleisoftware RA-MICRO!

Hier können Sie es live testen: https://ra-micro-online.de/onlineMandat/provide?f=01

Wir beraten Sie gern im Detail: 0511/59200420.