Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz

Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz ist eine speziell entwickelte Funktion, die es Kanzleien ermöglicht, Referendaren während ihrer Stationszeit einen eigenen, eingeschränkten Zugang zum RA-MICRO-System zu gewähren. Dies fördert nicht nur die praktische Ausbildung, sondern entlastet auch das Kanzleipersonal durch die Delegation bestimmter Aufgaben an die Referendare.

Einrichtung des Referendar-Arbeitsplatzes

Die Konfiguration des Referendar-Arbeitsplatzes erfolgt über die Benutzerverwaltung in RA-MICRO. Hier können individuelle Rechte und Zugriffsbereiche festgelegt werden, um sicherzustellen, dass der Referendar nur auf die für ihn relevanten Module und Daten zugreifen kann. Dies gewährleistet sowohl die Sicherheit sensibler Mandantendaten als auch eine zielgerichtete Ausbildung.

Funktionen und Vorteile

  • Eingeschränkter Zugriff: Der Referendar erhält Zugang zu ausgewählten Modulen wie der Aktenverwaltung, Dokumentenerstellung und Recherchetools, jedoch keinen Zugriff auf vertrauliche Bereiche wie die Finanzbuchhaltung.
  • Praxisnahe Ausbildung: Durch die Arbeit mit echten Fällen und Dokumenten sammelt der Referendar wertvolle praktische Erfahrungen und wird optimal auf den Kanzleialltag vorbereitet.
  • Entlastung des Teams: Routineaufgaben können an den Referendar delegiert werden, wodurch das Kanzleipersonal mehr Zeit für komplexe Tätigkeiten gewinnt.

Sicherheit und Datenschutz

Die Rechteverwaltung stellt sicher, dass der Referendar nur auf die ihm zugewiesenen Bereiche zugreifen kann. Zudem können Aktivitäten protokolliert werden, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten. Dies entspricht den aktuellen Datenschutzrichtlinien und sorgt für die Integrität der Kanzleidaten.

Fazit

Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz bietet eine hervorragende Möglichkeit, Referendare effizient in den Kanzleialltag zu integrieren und gleichzeitig die Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch die gezielte Rechtevergabe und die praxisnahe Einbindung profitieren sowohl die Kanzlei als auch die angehenden Juristen. Für eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung und Nutzung des Referendar-Arbeitsplatzes können Sie sich das folgende Video ansehen: https://youtu.be/l7A91W7j7iw?si=EB7GyE2fLi8o0Nbw

Bei Fragen oder für eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter Telefon: 0511/9998840 oder per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de. Ihre Ansprechpartner sind Frank Pelaccia und Andreas Süzer.

Effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen in RA-MICRO – Optimieren Sie Ihre Kanzleiabläufe mit uns!

E-Rechnung 2025: Rechtssicher, effizient und vollständig integriert

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue verbindliche Vorgaben für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Diese neuen Regelungen bringen bedeutende Änderungen für Kanzleien mit sich. RA-MICRO bietet eine vollumfängliche Unterstützung bei der rechtskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen – von der automatisierten Erkennung bis hin zur sicheren Archivierung und nahtlosen Integration in die Finanzbuchhaltung.

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kanzlei optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist? Wir, das ius Systemhaus, stehen Ihnen mit kompetenter Beratung und individuellen Lösungen zur Seite. Kontaktieren Sie uns unter Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de. Ihre Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer.


Reibungsloser Empfang und strukturierte Verarbeitung

Mit RA-MICRO können Kanzleien E-Rechnungen mit standardisierten Strukturdatensätzen empfangen und rechtskonform weiterverarbeiten. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, kategorisiert und stehen umgehend zur Bearbeitung bereit. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Sichere Archivierung – Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Im digitalen Arbeitsablauf wird der Posteingang als zentrale „Poststelle“ genutzt, sodass alle eingehenden Rechnungen automatisch in der E-Akte gespeichert werden. Zusätzlich erfolgt eine Ablage im Originalformat an einem definierten, sicheren Speicherort. RA-MICRO gewährleistet damit eine transparente Dokumentation und eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Effiziente Integration in die Finanzbuchhaltung

Die nahtlose Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung erfolgt durch die bewährten Funktionen „Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu I) und „Buchen – Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu II). Relevante Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum werden automatisch aus dem Strukturdatensatz ausgelesen und in die entsprechenden Buchungsmasken übertragen. Dies gewährleistet eine vollständige und fehlerfreie Buchführung.

Benutzerfreundliche Darstellung mit dem E-Rechnungs-Viewer

RA-MICRO bietet in allen relevanten Modulen einen speziellen E-Rechnungs-Viewer, der die Strukturdatensätze übersichtlich und lesbar aufbereitet. Dies erleichtert den Kanzleimitarbeitern den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und sorgt für eine reibungslose Handhabung der E-Rechnungen.

Jetzt optimal vorbereiten – wir beraten Sie!

Mit diesen Neuerungen erleichtert RA-MICRO die gesetzeskonforme und effiziente Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen erheblich. Profitieren Sie von einer optimierten Kanzleiorganisation und einer reibungslosen Integration in Ihre bestehenden Abläufe.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Implementierung? Wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung:

ius Systemhaus
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de
Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer

Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht bevor!

Hier finden Sie alles, was Sie ab dem 1. Januar 2025 wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht, mit einer Übergangsfrist bis zum 1.1.2027. Diese Übergangsfrist (§27 Abs. 38 UstG n.F.) besagt, dass zunächst nur der Empfang solcher Nachrichten gewährleistet sein muss. Ab 2027 ist dann auch der Versand verpflichtend.

E-Rechnung – Was ist das eigentlich?

Eine E-Rechnung ist der ab dem 01.01.2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen in B2B-Geschäften.

 

Anders als bei Rechnungen aus Papier oder bisher verbreiteten Dateiformaten, wie z.B. PDF-, Word- und Exceldateien, stellt die E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß der EU-Norm EN-16931 auf einem XML-Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.

Kurzum: Auch Kanzleien.

Was ist das zu erwartende Problem ab 2025?

Da der Absender nicht verpflichtet ist eine PDF-Datei mit zusenden, werden Rechnungen wohl möglich nicht mehr direkt lesbar sein. Es wird eine spezielle Software benötigt, die aus den Strukturdaten (XML) wieder ein lesbares Dokument macht.

Weiterhin sind die Empfänger einer Rechnung verpflichtet, die Vollständigkeit der Rechnung zu überprüfen. Da den XML-Dateien künftig die Charakteristik des Briefpapiers fehlt, ist der Empfänger zwingend auf ein Programm angewiesen, dass ihm bei dieser Überprüfung unterstützt. Da bei einer „ordentlichen“ Rechnung für einen Vorsteuerabzug Bedingungen wie „Echtheit der Herkunft“, „Unversehrtheit des Rechnungsinhalts“, sowie „Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechtsordnung im umsatzsteuerlichen Sinne“ erfüllt werden müssen, wird entweder die eingehende E-Mails elektronisch signiert sein müssen oder gar der Anhang.

Wie löst RA-MICRO diese Vorgaben?

Im Ausgang unterstützen wir die E-Rechnung sowohl im anwaltlichen-, als auch im notariellen Bereich bereits. Hier wird auf das XRechnung-Format gesetzt. Um die strukturelle Integrität zu gewährleisten, wird empfohlen den Versand über den E-Brief und signiert zu veranlassen.

Im Eingang wird die XRechnung mit der Jahresversion, die voraussichtlich ab Mitte November verteilt wird, über den Posteingang verarbeitet.

Muss ich bei RA-MICRO meine Lizenz erweitern?

Das ist in 99,9 % aller Fälle nicht nötig. Bis auf ganz wenige Ausnahmen verfügt jede Kanzlei über das Modul „Finanzbuchhaltung“ und ist dann damit in der Lage die Rechnungen zu verarbeiten.

Erfüllen XRechnung und ZUGFeRD die Formatanforderungen?

Ja, grundsätzlich erfüllen beide Varianten die Formatanforderungen einer E-Rechnung.

Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier ist ab dem 1.1.2025 der strukturierte Teil maßgebend. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.

Was ist zu veranlassen?

  1. Führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lösung: Wir bieten Ihnen die Software MailStore Server an, mit der Sie die rechtlichen Bedingungen nach AO, GoBD und DSGVO erfüllen.

  1. Installieren Sie an den Arbeitsplätzen der Buchhaltung Signatursoftware, um um die Echtheit eingehender Rechnungen zu verifizieren.

Lösung: SecSigner können Sie bei uns mieten und das deutlich günstiger, als bei RA-MICRO direkt.

  1. Informieren Sie sich regelmäßig in der RA-MICRO Mediathek, dort im Bereich der Buchhaltung über die aktuellen Möglichkeiten der E-Akte Rechnung.

Weitere Fragen?

Insbesondere, da die Jahresversion noch nicht zur Verfügung steht, sind noch einige Fragen offen. Scheuen Sie sich nicht und schicken diese gerne an vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind gern für Sie da.

Wenn Sie mit uns über die Einführung von MailStore Server oder die Bestellung von SecSigner Lizenzen sprechen wollen, nutzen Sie gern die gleiche E-Mail-Adresse oder rufen uns an unter 0511/9998840.

Austausch der beA-Softwarezertifikate

Nachdem im vergangenen Jahr die beA-Karten der Anwältinnen und Anwälte getauscht wurden, erfolgt nun der Austausch der beA-Karten für Mitarbeitende und für die beA-Softwarezertifikate.

Die beA-Karten für Mitarbeitende werden Ihnen wie gewohnt zugeschickt und können dann aktiviert werden.

Bei den beA-Softwarezertifikaten verhält sich dies etwas anders. Diese wurden Ihnen bereits zur Verfügung gestellt und können im Portal der Zertifizierungsstelle neu heruntergeladen oder gekündigt werden.

Zu Beginn hatte die Kammer fälschlicherweise mitgeteilt, dass die Zertifikate zum Ende ihrer Gültigkeit getauscht werden müssen. Diese Info war jedoch nicht korrekt!

Alle alten beA-Softwarezertifikate werden im Jahr 2024 (ein genaues Datum ist leider noch nicht bekannt), deaktiviert und funktionieren somit nicht mehr, unabhängig ob Sie das Zertifikat getauscht haben oder nicht.

In beiden Fällen unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne! Wenden Sie sich hierzu einfach an support@ius-systemhaus.de , mit dem Stichworten „Austausch der beA-Softwarezertifikate“ und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Problemlösung: beA-Karte wird nicht gefunden

Aktuell erreichen uns außergewöhnlich viele Anfragen, dass die beA-Karten für den Versand aus dem beA-Postausgang oder für die beA-Fernsignatur nicht gefunden werden.

Die endgültige Lösung hierzu ist noch nicht gefunden, wir haben allerdings einen „Workaround“ anzubieten, der recht zuverlässig funktioniert:

  1. Stecken Sie Ihr Kartenlesegerät in einen anderen USB-Anschluss ihres Computers.
  2. Prüfen Sie über die Software des Herstellers, die generell installiert sein sollte, ob der Kartenleser gefunden wird. 
  3. Prüfen Sie ob der Kartenleser und die Hersteller Software auf dem aktuellen Stand sind (ist direkt aus der Anwendungssoftware des Herstellers möglich).

Wenn die 3 vorgenannten Punkte nicht funktionieren und nach 3. gegebenenfalls auch ein Neustart des Computers erfolgt ist, laden Sie sich von der Internetseite des Geräteherstellers (in den überwiegenden Fällen ist das die Firma Reiner SCT) die aktuelle Version des Treibers für ihren Kartenleser herunter und installieren diese.  (Reiner SCT: REINER SCT – Support Anfrage (reiner-sct.com))

Wird der Kartenleser dann weiterhin nicht gefunden, stecken Sie diesen bitte noch einmal in einen anderen USB Anschluss. Wenn Sie keinen freien USB Anschluss besitzen, stecken Sie einfach 2 der angeschlossenen Geräte um.

Funktioniert es weiterhin nicht? Dann senden Sie bitte eine E-Mail an support@ius.systems . Unser Fachteam meldet sich dann schnellstmöglich bei Ihnen.

RA-MICRO SQL-Module – Umstellungshinweis

In der aktuellen Anwenderinformation weist RA-MICRO gegebenenfalls darauf hin, dass die SQL-Modulumstellungen bei Ihnen noch nicht vollständig vorgenommen sind. Häufig nutzen Kanzleien nur die E-Akte auf SQL, weil der Datenbestand entsprechend groß geworden ist.

Die Umstellung der übrigen Module wird nun empfohlen und macht unseres Erachtens auch unbedingt sind. Neben der technisch besseren Datenhaltung, erhält ihre Kanzlei neue Funktionalitäten, die im Alltag unbedingt praktisch sind. So wird beispielsweise durch die Umstellung des Aktenregisters die Aktenkurzbezeichnung auf 75 Zeichen erweitert und es sind bis zu 9 Wiedervorlagen pro Akte möglich. Überdies ist die Anzahl der Beteiligten je Akte erheblich erweitert.

Wir bieten Ihnen die Umstellung der Module zu einer Pauschale an, wie auch die komplette Umstellung der Kanzlei auf die SQL-Datenhaltung.


Sie können Ihr individuelles Angebot ganz einfach anfragen, indem Sie uns eine E-Mail an ra-micro@ius-ius-systemhaus.de schicken. Teilen Sie uns in dieser E-Mail bitte Ihre Kontaktdaten mit, ihre RA-MICRO Lizenznummer und welche Module sie bisher schon auf SQL umgestellt haben. Letzteres bekommen Sie im Rahmen der Hinweismeldung aufgelistet. Machen Sie einfach von diesem Fenster einen Screenshot (Tastenkombination: Alt+Druck) und fügen diesen Screenshot der E-Mail bei.

Da während einer SQL-Umstellung nicht gearbeitet werden kann, führen wir diese entweder in den Mittagspausen oder außerhalb ihrer Bürozeiten durch.

Warum die SQL Umstellung nicht selbst machen?


Natürlich können Sie die Umstellung auch selbst vornehmen. RA-MICRO hat dazu einen komfortablen Assistenten bereitgestellt. Allerdings gibt es an dieser Stelle 2 Dinge, die man wissen muss:
1. Es gibt keinen „Zurück-Knopf“. Wenn etwas schief geht, müssen Sie die komplette Datensicherung zurückspielen und auch gegebenenfalls bereits angelegte SQL-Datenbanken löschen.
2. Insbesondere bei der sinnvollen Umstellung des Adressregisters kommt es häufig zu Fehlern, wenn Ihre Kanzleidaten aus Datenübernahmen besitzt oder schon sehr lange (vor dem Jahr 2000) mit RA-MICRO arbeitet. Dann ist eine Abstimmung mit dem jeweiligen Fachteam von RA-MICRO notwendig und Daten müssen nachbearbeitet werden.

Das fängt unsere Pauschale ab und Sie müssen sich um diese Probleme keine Gedanken machen. Die Rechnung gibt es erst, wenn die Umstellung vollständig abgeschlossen ist.

 

Wenn Sie vorab Fragen haben, freuen wir uns ebenfalls über eine kurze E-Mail an ra-micro@ius-systemhaus.de.

SecSigner Version 7.30 – Unterstützung für Notarvertreter und mehrere Signaturen

Mit Spannung erwartet und nun endlich da! Die Version 7.30 des SecSigners in der BR-Edition enthält die Möglichkeit zwischen den im Online-Speicher befindlichen Fernsignaturen auszuwählen. Damit kann auch die Rolle des Notarvertreters ausgewählt werden und im Notariat entsprechend über z.B. RA-MICRO signiert werden. 

Die BR-Edition bekommen Sie nur über Ihren SecSigner Partner (wie uns). Die Version ist kostenpflichtig und wird nicht frei zum Download angeboten. 

Bei Bedarf sind wir gern für Sie da: ra-micro@ius-systemhaus.de

Ihr Frank Pelaccia

Neues Video zu RA-MICRO E-Akte 2 online

Es gibt (endlich) ein neues Video in unserem Youtube Kanal. Das Thema: „E-Akte 2“. Mein persönliches Lieblingsthema aktuell, so musste es unbedingt ein kurzes „Fanvideo“ dazu geben. 

Zugegeben, etwas mit der heißen Nadel gestrickt, aber hoffentlich kann meine Begeisterung trotzdem transportiert werden. 

Bitte beachten Sie, dass das folgende Video bei Youtube liegt: 

Fragen und Anregungen sind immer willkommen. Sie erreichen mich per E-Mail unter frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Wenn es Ihnen gefallen hat, abonnieren Sie gern unseren Youtube Kanal: https://www.youtube.com/@iussystemhaus

Mit besten Grüßen aus Hannover, 

Ihr Frank Pelaccia

 

 

enercity Opfer von Hackerangriffen – es kann auch Ihre Kanzlei treffen

Der am vergangenen Donnerstag, den 26. Oktober bekannt gewordene Angriff auf die früheren Stadtwerke Hannover, jetzt enercity, zeigt die allgegenwärtige Bedrohung durch Cyberangriffe aus dem Internet.

Nun ist die klassische Anwaltskanzlei weniger wahrscheinlich ein Opfer von gezielten Angriffen durch spezialisierte Hacker, als dass bei den hannoverschen Stadtwerken der Fall ist, dennoch spielen in den letzten Jahren immer häufiger ungezielte Angriffe eine Rolle. Hierbei greifen Hackergruppen große Mengen an Netzwerken gleichzeitig an, um hier über ungeschützte Internetzugänge oder bekannte Sicherheitslücken Zugriff auf das Netzwerk zu erhalten. Ziel ist entweder der Abgriff von Daten, die Platzierung von Verschlüsselungstrojaner, mit anschließender Erpressung oder der Zugriff auf Rechenleistung für kriminelle Zwecke.

Weiterhin verfügen viele Kanzleien nicht über echte Firewalls, welche das Netzwerk grundlegend vor dem Internet abschotten und nur solchen Netzwerkverkehr zu lassen, der seitens des Nutzers gewollt ist. Auch wenn hierdurch keine 100-prozentige Sicherheit erreicht werden kann, so machen Sie es dem Hacker so schwer, dass er lieber zum nächsten Netzwerk übergeht, als einen Weg an Ihrer Firewall vorbei zu finden. Vergleichbar mit einem guten Fahrradschloss.

Genauso wichtig ist das regelmäßige Schließen von Sicherheitslücken. Hierzu ist es wichtig, dass sämtliche Programme auf Ihrem Computer steht auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Dies gilt insbesondere für solche Programme, die mit dem Internet kommunizieren. Zuvorderst natürlich das Betriebssystem selbst, aber auch insbesondere die Microsoft Office-Programme.

Abschließend braucht jeder Arbeitsplatz ein Virenschutz Programm, welches heute deutlich weiter geht, als den Platz nur vor Viren zu schützen. Über komplexe, verhaltensbasierte Routinen, werden insbesondere solche Angriffe erkannt, die sich nicht klassisch einem Computervirus zuordnen lassen. Hier empfiehlt es sich auf Branchengrößen, wie zum Beispiel den Schutz von ESET zurückzugreifen.

Zum Schluss, aber fast am wichtigsten, ist der Einsatz eines Datensicherungsprogramms. Insbesondere für ihren Server, aber auch für all die Plätze, auf denen Programme und Einstellungen zu finden sind, die sich nur mit großem Aufwand wieder herstellen lassen. Oft wird unterschätzt, wie groß der Aufwand ist, einen Arbeitsplatz wieder betriebsfertig zu machen. Ist ein solcher Platz von einem Virus befallen und muss neu installiert werden, sind 3-5 Stunden Dienstleistungen nicht ungewöhnlich. Setzt man die hiermit einhergehenden Kosten für den IT-Dienstleister, sowie auch die Kosten für den Arbeitsausfall an diesem Arbeitsplatz in Relation zu etwa 70 € netto, die eine gute Datensicherungssoftware kostet, wird schnell deutlich, dass man hier am falschen Ende sparen kann. Zumindest die neuralgischen Plätze in der Kanzlei (Berufsträger und Buchhaltung) sollten per regelmäßigen Backups gesichert werden, um im Bedarfsfall schnell wieder betriebsbereit zu sein.

Zu all den vorgenannten Themen haben wir Lösungen für Sie und beraten Sie gerne, welche dieser Lösungen am besten zu ihrer Kanzlei passt. Klar ist, dass eine Einzelkämpfer Kanzlei anders geschützt wird, als eine Wirtschaftskanzlei mit 80 Mitarbeitern.

Sie erreichen uns unter: 0511/59200420 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de