RA-MICRO: OMA = Online Mandats-Aufnahme

Warum diesen kostenfreien Service von RA-MICRO nicht jede Kanzlei nutzt, ist uns vollkommen schleierhaft. Wir arbeiten aber in den nächsten Monaten daran, es zu ändern.

Hier können Sie sich schon einmal ansehen, was der Mandant sieht:

https://www.ra-micro-online.de/OnlineMandat/provide?q=88c31db5-7592-488f-a199-8db4bee4b55f&f=01

So sieht das Symbol aus, dass Sie schnell auf Ihrer eigenen Homepage hinterlegen können:

Die eingegebenen Daten landen dann im Posteingang von RA-MICRO und führen Sie per Assistent durch die Aktenanlage, bei der Sie im besten Fall nur noch die vorgegebenen Daten bestätigen müssen.

Und natürlich ist an die DS-GVO gedacht worden.

Fragen Sie uns! Wir sind für Sie da: 0511/59200416.

RA-MICRO SMS Funktion für Mitteilung des E-Mail Kennwort nutzen

Das von uns bereits vorgestellte „crypted.company Outlook Plug-In für Windows“ ermöglicht den einfachen Austausch verschlüsselter Nachrichten mit Mandanten (Externen) per E-Mail.

Die zu lösende Hürde ist die Übermittlung des Kennworts an den Empfänger.

Die perfekte Lösung dazu bietet RA-MICRO:

Die SMS Funktion aus dem Programm heraus. Bei den allermeisten Mandaten dürften Sie über die Handynummer des Mandanten verfügen. Damit können Sie nun direkt aus RA-MICRO eine SMS absetzen. Der Empfänger ist damit informiert und kann auch später noch in seinen SMS nach dem Kennwort sehen, sollte er es vergessen haben.

Bitte beachten Sie, dass für den Versand einer SMS aus RA-MICRO heraus Kosten entstehen. Ein entsprechender Hinweis erfolgt beim ersten Programmstart. Details finden Sie auch hier: https://www.ra-micro.de/online-recherchen-preise/.

Wir beraten Sie gern unter 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner sind: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

 

RA-MICRO und die DS-GVO

In der Programmversion 2018.05.040 vom 25.05.2018 stellt RA-MICRO den „Lösch-Assistent“ zur Verfügung. Hiermit erhalten Sie eine Liste von Adressen die seit X Jahren keinen Aktenbezug mehr haben.

Sie entscheiden dann, welche der aufgeführten Adressen gelöscht werden können.

Den Löschassistent finden Sie im Bereich „Kanzlei“.

Bei Fragen rund um RA-MICRO sind Herr Frank Rudolph-Pelaccia und Herr Manuel Schneider für Sie da. Sie erreichen uns unter 0511/59200420.

RA-MICRO und die DS-GVO: Protokollierung der Adressdaten

Neu mit der RA-MICRO Version vom 25.05.2018:

„Es werden Protokollierungsfunktionen gemäß datenschutzrechtlichen Vorgaben erweitert. Jegliche Erfassungen sowie Änderungen von Adressdaten werden gem. DSGVO protokolliert. Die Protokolle werden jahrgangsweise geführt und können nach Ablauf von zwei Jahren über den Lösch-Assistenten gelöscht werden. Im Moment ist diese Protokollierung nicht über RA-MICRO einsehbar.“

Mehr Informationen erhalten Sie bei uns unter: 0511/59200420. Ihre Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia und Manuel Schneider.

RA-MICRO und die DS-GVO: Aufbewahrungsfristen erfassen, archivierte E-Akten entsprechend löschen

Bei der Aktenanlage mit RA-MICRO besteht nun die Möglichkeit die Aufbewahrungsfrist zu erfassen. Diese finden Sie im Fenster „Akte anlegen“, „Akte ändern“ und bei der „Akte ablegen“

Über die Funktion des E-Akte Archivierung können Sie Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, endgültig gelöscht werden.

Die Funktion finden Sie im Bereich der Einstellungen zum RA-MICRO E-Workflow, im Reiter „E-Akte“ und dort bei „E-Akten Archive löschen“.

Um nicht unbeabsichtigt E-Akten zu löschen, sprechen Sie uns hierzu gern an.

0511/59200420. Ihr Ansprechpartner: Frank Rudolph-Pelaccia.

RA-MICRO: Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud


von RA Dr. Peter Becker, Berlin


Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.
Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: 
Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer  Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, oft schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl. 

Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat. 

Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdenden Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. Rechenzentrum üblich sein.

Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach:
jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen Rechenzentrums (RZ) hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben. Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration ausgeführt wird. Aufgrund der Microsoft Sicherheitstechnologie der Shielded VM bietet die PC-Virtualisierung mit Microsoft HyperV auf Microsoft Server Plattform einen guten Schutz.
Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud.
Public Cloud teilt sich die Ressourcen mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusive Ressourcen. Bei Public Cloud können Beeinträchtigungen durch die anderen Nutzer nicht immer ausgeschlossen werden, so wird als ein Problem der „noisy neighbor“ genannt, dessen hoher Ressourcenverbrauch durch Beeinträchtigung der eigenen Systemleistung 
fühlbar ist. In Wikipedia sind zu den Stichworten Cloud und Public Cloud gute allgemeinbildende Darstellungen des Themas enthalten. Hier wird die Public Cloud kritisch betrachtet, u.a. wegen der oft kaum gegebenen Möglichkeit zur Rück-Migration auf andere Systeme.

Nach Ansicht des Autors ist die Private Cloud in einem großen deutschen
Rechenzentrum die beste Lösung für die typische deutsche Anwaltskanzlei mit ihrem hohen Anspruch an Sicherheit. Auf exklusiv dem Nutzer zugewiesener (dedizierter) PCHardware wird ein dem Standard Microsoft Hyper-V
virtualisierte – und damit einfach migrierbare Kanzlei-EDV als Einzelplatz oder Netzwerk beliebiger Größe betrieben. Die Geräte veralten nie, da sie turnusmäßig vom RZ ohne Betriebsunterbrechung ausgetauscht werden. Die großen Server-Hosting RZ haben einfache Oberflächen des
Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative  Verwaltung der Kanzlei-EDV im RZ ermöglicht. Alternativ kann die Administration der Kanzlei-EDV im RZ und auch die Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.
Die langfristigen Kosten der Kanzlei-EDV in der Private Cloud liegen langfristig „über alles“ gesehen in vergleichbarer Größenordnung zu denen in der Kanzlei.

beA und DS-GVO – mit RA-MICRO und ius Systemhaus kein Problem

Gefühlt kommen Anwaltskanzleien und Notariate in den letzten 6 Monaten vor lauter gesetzlicher Änderungen kaum zur eigentlichen Arbeit. Erst muss alles für beA und beN passend gemacht werden und die Informationen zum „wie“ sind dürftig, dann kommt die Datenschutz Grundverordnung und auch hier weiß irgendwie niemand, was das für Kanzleien bedeutet und welche Maßnahmen konkret ergriffen werden müssen.

Aber keine Sorge!
Mit uns an Ihrer Seite, sowie der RA-MICRO Kanzleisoftware sind Sie bestens gerüstet. Sprechen Sie uns an, insbesondere auch gern, wenn Sie bisher nicht mit RA-MICRO arbeiten. Denn keine Kanzlei muss sich sorgen um die Anbindung des beA und des beN. Genauso wenig um die technische Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO.
Und nebenbei kümmern wir uns um die Übernahme der Daten aus Ihrer bisherigen Kanzleisoftware.

RA-MICRO und das ius Systemhaus sind (nicht nur) hier der perfekte Partner für Ihre Kanzlei.

Ihr Ansprechpartner in unserem Haus: Herr Rudolph-Pelaccia.
E-Mail: rudolph-pelaccia@ius-systemhaus.de
Telefon: 0511/59200416.

beN-Umstellung muss bis 09.03.2018 abgeschlossen sein

Im Rundschreiben vom 21.02.2018 teilt die Notarkammer Celle mit, dass die Umstellung auf das „besondere elektronische Notarpostfach“ beN bis zum 09.03.2018 abgeschlossen sein soll.

Die Umstellung erfolgt direkt im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV), zur erreichen unter https://sdv.bnotk.de, sofern eine Registerbox im Einsatz und aktiv ist.

RA-MICRO hat beN bereits seit 2016 im Modul Notariat integriert. 

Die Umstellung von EGVP zu RA-MICRO ist mit ein paar Arbeitsschritten verbunden, bei denen wir Sie gern unterstützen.

Sie erreichen uns unter 0511/59200420. Stimmen Sie einen Termin zur Umstellung mit Herrn Rudolph-Pelaccia ab. Planen Sie ungefähr 20 Minuten pro Notar dazu ein. Wir erledigen dies schnell und unkompliziert per Fernwartung.

 

RA-MICRO Informationen: beA – kurz vor dem Zieleinlauf

Zum 01. Januar müssen Sie empfangsbereit sein. Für alle Berufsträger Ihrer Kanzlei. Der Versand an Gerichte startet erst zum 01.01.2020 verpflichtend, gleichwohl werden Sie EB’s bereits ab dem 01.01.2018 elektronisch abgeben müssen.

So viel zu den Voraussetzungen. Hoffentlich haben Sie nun alle Ihre beA-Karte und die dazugehörende PIN.

Um sich empfangsbereit zu machen, müssen Sie die mitgelieferte PIN nicht ändern. Sollten Sie also noch nicht empfangsbereit sein, belassen Sie es bei der PIN, die Ihnen mitgeteilt worden ist und umschiffen damit ein wesentliches Problem bei der Inbetriebnahme: Java.

Die folgenden Schritte machen Sie schnell empfangsbereit:

  1. Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
  2. Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
  3. Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.

Da beA für Sie keine Archivierung der Nachrichten bietet und diese sogar gem. §27 RAVPV nach 120 Tagen entgültig löschen kann, können Sie die gelesenen Nachrichten nicht in Ihrem Postfach „liegen lassen“. Nutzen Sie RA-MICRO, als Ihr elektronisches Archiv und binden es wie folgt an:

  1. Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
  2. Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
  3. Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.
  4. Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Hier noch abschließend eine Sammlung nützliches beA-Links:

Bestellung der beA-Karte, Mitarbeiterkarte, Aufladesignatur und des Softwarezertifikats: https://bea.bnotk.de/bestellung.

Änderung der mitgelieferten PIN zu den beA Karten: https://bea.bnotk.de/sak.

beA Zugang: https://bea-brak.de.

Automatischer Abruf in RA-MICRO:

Dieser Tage wird das RA-MICRO Update „RA-MICRO 2018“ ausgeliefert. Darin enthalten ist auch die Möglichkeit zum automatischen Empfang über den Posteingang, mit Hilfe eines Softwarezertifikats. Für alle, die eine größere Menge an Nachrichten erwarten eine wichtige Erweiterung. Das Softwarezertifikate muss allerdings zusätzlich für 4,90 € netto jährlich geordert werden. Der Abruf per beA-Karte/-Mitarbeiterkarte aus RA-MICRO wird von der BRAK (ohne Einflussmöglichkeit der Softwareanbieter) in den nächsten Monaten zur Verfügung gestellt. Bis dahin sind die folgende Schritte zur Umsetzung vorzunehmen:

  1. Softwarezertifikat für den jeweiligen Berufsträger oder die Mitarbeiterkarte auf https://bea.bnotk.de/bestellung bestellen.
  2. Das Softwarezertifikat dem jeweiligen Postfach zuweisen. Die Anleitung dazu sprengt den Rahmen, kann bei uns aber per  Mail angefordert werden.
  3. In der RA-MICRO Benutzerverwaltung prüfen, ob allen Anwälten eine Adresse zugeordnet ist und diese mit dem Adressschlüssel 5 oder 7 versehen ist. Wenn nicht, dann nachholen.
  4. In der Benutzerverwaltung das jeweilige beA-Softwarezertifikat hinterlegen.
  5. Den automatischen Import im Posteingang aktivieren.

Das ist nicht ganz einfach, so man es noch nie gemacht hat, aber durchaus lösbar. In 2018 unterstützen wir Sie hierbei gern vor Ort oder per Fernwartung.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420. Auch zwischen dem 27. und 29.12.2017.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Beschreibung dabei hilft, sich bis zum 01.01.2018 empfangsbereit zu machen und wünschen Ihnen eine frohe Weihnachtszeit.

 

beA Einrichtungshinweise – unser Service für Ihre Kanzlei

Bald ist es soweit. Wahrscheinlich hat auch Ihre Kanzlei bereits von Gerichten die Mitteilung bekommen, dass Sie ab dem 01.01.2018 „Zustellungen gegen elektronisches Empfangsbekenntnis“ bekommen werden.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) kommt und Sie müssen es nutzen. Deshalb haben wir hier in Kürze für Sie zusammengefasst, was bis dahin erledigt werden muss und was in RA-MICRO einzustellen ist, damit Sie den Empfang von Nachrichten gewährleisten können und auf Eingänge per elektronischem Empfangsbekenntnis reagieren können.

  • Signaturkarten für alle Berufsträger bestellen und damit für das beA-Postfach registrieren.
    • Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
    • Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
    • Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.
  • Nutzen Sie Ihr Postfach.
    • Erstellen Sie eine neue Nachricht und prüfen damit, ob ein „Pop-Up-Blocker“ aktiv ist. Deaktivieren Sie diesen für die Seiten Ihres Postfachs.
    • Schicken Sie einem befreundeten Kollegen eine Nachricht und bitten um Antwort.
  • Binden Sie RA-MICRO an.
    • Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
    • Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
    • Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.

Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Natürlich unterstützen wir Sie gern bei der Einrichtung. Stimmen Sie einfach einen Termin mit uns ab.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420.