PDF/A Format für das Urkundenarchiv

Dank eines unserer Kunden, haben wir eine wertvolle Information zu den PDF/A Formaten erhalten. 

So bestätigt die Bundesnotarkammer, dass auch das Format PDF/A 1a für die Übermittlung an das Urkundenarchiv geeignet ist.

Damit sind viele Kopierermodelle „aus dem Schneider“, was die weitere Nutzung anbelangt. Dort ist häufig die Formatvariante PDF/A 1b nicht verfügbar. 

Sie wollen auf Nummer sicher gehen, so kontaktieren Sie ggf. die Bundesnotarkammer. Dort kann ein Beispieldokument von aus Ihrer Kanzlei geprüft werden. 

Wie? Das verraten wir Ihnen gern. Schreiben Sie uns unter ra-micro@ius-systemhaus.de

Hier noch ein Ausschnitt aus der E-Mail der BNotK an unseren Kunden:

beA und die Uhrzeit

Vermehrt erreichen uns Kanzleien, die Probleme mit der beA Anmeldung, der Nutzung des Posteingangs oder -ausgangs von RA-MICRO oder der Abgabe von eEBs haben. Bei einer überwiegenden Anzahl fällt auf, dass die Computerzeit falsch ist. 

Normalerweise aktualisiert Windows 10 die Uhrzeit zuverlässig über das Internet. In Netzwerken kann und sollte (!) die Aktualisierung jedoch über den Server laufen und dort sieht die Lage oft anders aus. 

Prüfen Sie also (anhand Ihres Handys), ob die Windows Uhrzeit bei Ihnen richtig ist (eine Minute ist schon relevant). Wenn nicht, kontaktieren Sie uns oder Ihren IT-Partner. 

RA-MICRO E-Akte und PDF/A

Ab dem 30.06.2019 müssen Dokumente im Rahmen des beA im Format PDF/A und durchsuchbar (OCR) übermittelt werden.
Bis dahin müssen die übermittelnden Kanzlei klären, ob die technischen Voraussetzungen gegeben sind.

Insbesondere beim Scan über einen Kopierer ist das häufig nicht der Fall und muss teuer nachgerüstet werden. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, ob ein Dokumentenscanner nicht die bessere Wahl ist.

Wir empfehlen die Dokumentenscanner der Firma Canon (https://www.canon.de/scanners/document-scanners/). Dort finden Sie ein vollständiges Portfolio und drei wesentliche Vorteile:

Die Scanqualität:

Führen Sie sich vor Augen, dass Sie die eingescannten Dokumente am Bildschirm lesen müssen. Auch die Empfänger Ihrer Dokumente werden das tun. Von herausragender Wichtigkeit ist entsprechend die Qualität des Scans. Hier besticht Canon überzeugend.

Die Anwendungssoftware:

Canon Capture On Touch ist unseres Erachtens eine der besten Programme am Markt. Profile sind super schnell eingerichtet, angepasst und nutzbar. Die Bedienung ist so leicht, dass wir in der Regel nur einmal mit Ihnen zu tun haben werden. Die Übergabe an RA-MICRO erfolgt ebenso reibungslos, wie effizient.
Nachträgliches Löschen einzelner Seiten, Trennen von Dokumenten und verschieben der Reihenfolge – alles kein Problem.
Natürlich beherrscht die Software das automatische Löschen leerer Rückseiten, das Trennen anhand von Trennblättern, die Bildverbesserung, die automatische Ausrichtung anhand des Texts und vieles mehr.

Der Service:

Für eine wirklich geringen Aufpreis erhalten Sie 3 Jahre Vor Ort Service durch den Hersteller. Natürlich mit Ausnahme der Verschleißteile. Einfach anrufen und der Service findet statt. Findet zwar nur selten statt, da die Geräte absolut robust sind, aber wenn, dann hat man ein beruhigendes Gefühl.

Welches der richtige Scanner für Ihre Kanzlei ist, finden wir gemeinsam heraus. Sie können sich bei uns die gängigen Modelle jederzeit ansehen und live erleben.

Sie erreichen zur Beratung:
Frank Pelaccia und Manuel Schneider unter 0511/59200420. Oder Sie schicken eine E-Mail an: ra-micro@ius-systemhaus.de

beA und DS-GVO – mit RA-MICRO und ius Systemhaus kein Problem

Gefühlt kommen Anwaltskanzleien und Notariate in den letzten 6 Monaten vor lauter gesetzlicher Änderungen kaum zur eigentlichen Arbeit. Erst muss alles für beA und beN passend gemacht werden und die Informationen zum „wie“ sind dürftig, dann kommt die Datenschutz Grundverordnung und auch hier weiß irgendwie niemand, was das für Kanzleien bedeutet und welche Maßnahmen konkret ergriffen werden müssen.

Aber keine Sorge!
Mit uns an Ihrer Seite, sowie der RA-MICRO Kanzleisoftware sind Sie bestens gerüstet. Sprechen Sie uns an, insbesondere auch gern, wenn Sie bisher nicht mit RA-MICRO arbeiten. Denn keine Kanzlei muss sich sorgen um die Anbindung des beA und des beN. Genauso wenig um die technische Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO.
Und nebenbei kümmern wir uns um die Übernahme der Daten aus Ihrer bisherigen Kanzleisoftware.

RA-MICRO und das ius Systemhaus sind (nicht nur) hier der perfekte Partner für Ihre Kanzlei.

Ihr Ansprechpartner in unserem Haus: Herr Rudolph-Pelaccia.
E-Mail: rudolph-pelaccia@ius-systemhaus.de
Telefon: 0511/59200416.

beN-Umstellung muss bis 09.03.2018 abgeschlossen sein

Im Rundschreiben vom 21.02.2018 teilt die Notarkammer Celle mit, dass die Umstellung auf das „besondere elektronische Notarpostfach“ beN bis zum 09.03.2018 abgeschlossen sein soll.

Die Umstellung erfolgt direkt im Stammdatenverzeichnis der Bundesnotarkammer (SDV), zur erreichen unter https://sdv.bnotk.de, sofern eine Registerbox im Einsatz und aktiv ist.

RA-MICRO hat beN bereits seit 2016 im Modul Notariat integriert. 

Die Umstellung von EGVP zu RA-MICRO ist mit ein paar Arbeitsschritten verbunden, bei denen wir Sie gern unterstützen.

Sie erreichen uns unter 0511/59200420. Stimmen Sie einen Termin zur Umstellung mit Herrn Rudolph-Pelaccia ab. Planen Sie ungefähr 20 Minuten pro Notar dazu ein. Wir erledigen dies schnell und unkompliziert per Fernwartung.

 

E-Notarpostfach – Keine Sonderzeichen in Dateianhängen!

Aus gegebenem Anlass informieren wir Sie:

Es ist gegenwärtig nicht möglich, über das E-Notarpostfach von RA-MICRO Dateianhängen zu versenden, die Sonderzeichen enthalten. Insbesondere das beliebte „&“ führt dazu, dass Nachrichten nicht versendet werden können.

Aktuell erfolgt dann lediglich der Hinweis, dass die Nachricht nicht versendet werden kann. RA-MICRO arbeitet an einer detaillierteren Fehlermeldung, sodass dem Anwender sofort klar ist, wo das Problem liegt. Bis dahin hoffen wir, dass sie diesen Hinweis gelesen haben.

Ihr Team des ius Systemhaus!
Ihre Spezialisten, nicht nur für das Notariat…

Konvertierung der EGVP-Postfächer zu beN wieder möglich.

Wie uns eben die Bundesnotarkammer informierte, ist das Problem bei der Konvertierung von EGVP-Postfächern zum neuen „besonderen elektronischen Notarpostfach“ (kurz: beN) behoben.

Wir konnten gerade bei zwei Notaren, die auf ihre Konvertierung warteten, dies erfolgreich nachstellen.

Die Konvertierung wird benötigt, da RA-MICRO im Bereich Notariat nunmehr seit April 2017 die Nutzung von beN voraussetzt.

Wenn wir Sie hierbei unterstützen dürfen, kommen Sie gerne auf uns zu: 0511/59200420.