RA-MICRO: Die Zukunft der deutschen Kanzlei-EDV liegt in der Cloud


von RA Dr. Peter Becker, Berlin


Die künftige digitale Anwaltskanzlei erfordert einen neuen Typ von Kanzlei-EDV. Die heute typische PC-Netzwerk-Kanzlei-EDV ist ausgelegt als additives Werkzeug zur Papier-Organisation. Soll die Elektronik anstelle des Papiers die zentrale, alleinige Grundlage der anwaltlichen Kanzlei-Existenz sein, sind weitergehende Überlegungen zur elektronischen Kanzleiorganisation anzustellen.
Bei der digitalen Kanzlei fällt der existentiell entscheidende Vorteil der Papierakte weg: 
Die jederzeitige Verfügbarkeit. Auch wenn wir in der Praxis oft und ausgiebig, zuweilen ergebnislos, eine Akte suchen, ist doch der Aktenbestand als Gesamtheit eine beruhigende Existenzgrundlage, dem, – außer dem seltenen Fall von Naturkatastrophen oder Feuer (unabwendbar, daher Wiedereinsetzung) – , nichts etwas anhaben kann. Bei digitaler Kanzlei-EDV können wir dagegen nie sicher sein, ob der Aktenbestand noch da bzw. nutzbar ist. Eine Vielzahl keineswegs unwahrscheinlicher denkbarer  Ereignisse, z. B. einer der zunehmenden Verschlüsselungsangriffe, kann den gesamten Datenbestand unbrauchbar gemacht haben. Und wenn die Sicherungsmedien während des Angriffes verbunden sind, die Sicherungen ebenfalls. Der Schockzustand und die Folgen von „alle (oder ein nicht genau bekannter Teil der) Kanzlei-Akten sind auf einen Schlag einfach weg“ können sich alle Leser sehr gut vorstellen. Und selbst wenn Datensicherungen da sind: Fast nie sind diese in Notfall-Übungen erprobt, oft schlagen in der Praxis Datenrücksicherungen ganz oder – fast genauso schlimm – teilweise fehl. 

Einer Veröffentlichung von Microsoft zum Thema Sicherheit ist zu entnehmen, dass sich die Qualität der Angreifer, überwiegend aus China, Russland und USA, weg vom einzelnen Hobby-Hacker hin zu hochprofessionell organisierten Strukturen entwickelt hat. 

Die Verfügbarkeit der Kanzlei-EDV, die Ausfallsicherheit, hat in Zukunft wesentlich größere Bedeutung als heute.

Die existentielle Abhängigkeit von der immer komplexer werdenden Kanzlei-EDV, verbunden mit einem fortlaufend ansteigenden elektronischen Fehler-/Angriffs-/Ausspähungs-/Erpressungs-/Sabotagepotential führt zwangsläufig zur Überlegung, dass für die digitale Kanzlei im Zeitalter von ERV und beA die Auslagerung der Kanzlei-EDV in ein Rechenzentrum geboten ist. In anderen europäischen Ländern – z. B. Skandinavien – ist diese Entwicklung wesentlich weiter. In ein bis zwei Jahrzehnten wird auch in Deutschland die Kanzlei-EDV in der Cloud, d.h. Rechenzentrum üblich sein.

Wie sicher sind meine Daten im Rechenzentrum? Die Antwort ist einfach:
jedenfalls sicherer als in der Kanzlei! Keine Kanzlei kann den Aufwand eines großen Rechenzentrums (RZ) hinsichtlich rund um die Uhr zu gewährleistender Ausfallsicherheit, 2-facher und oft 3-facher Redundanz der Systeme, höchster technischer Qualität der Komponenten, elektronischer und realer Zugangssicherungen, einer permanent wachenden und aktiven Gefahrenabwehr gegen Cyber-Angriffe und Schadsoftware betreiben. Die Methode der Wahl ist die virtualisierte Kanzlei-EDV in der Cloud, die isoliert von der Hardware und Administration ausgeführt wird. Aufgrund der Microsoft Sicherheitstechnologie der Shielded VM bietet die PC-Virtualisierung mit Microsoft HyperV auf Microsoft Server Plattform einen guten Schutz.
Cloud-Computing bezeichnet die Nutzung durch Dritte zur Verfügung gestellte EDV-Ressourcen über das Internet. Unterschieden werden Public Cloud und Private Cloud.
Public Cloud teilt sich die Ressourcen mit anderen Nutzern, Private Cloud nutzt exklusive Ressourcen. Bei Public Cloud können Beeinträchtigungen durch die anderen Nutzer nicht immer ausgeschlossen werden, so wird als ein Problem der „noisy neighbor“ genannt, dessen hoher Ressourcenverbrauch durch Beeinträchtigung der eigenen Systemleistung 
fühlbar ist. In Wikipedia sind zu den Stichworten Cloud und Public Cloud gute allgemeinbildende Darstellungen des Themas enthalten. Hier wird die Public Cloud kritisch betrachtet, u.a. wegen der oft kaum gegebenen Möglichkeit zur Rück-Migration auf andere Systeme.

Nach Ansicht des Autors ist die Private Cloud in einem großen deutschen
Rechenzentrum die beste Lösung für die typische deutsche Anwaltskanzlei mit ihrem hohen Anspruch an Sicherheit. Auf exklusiv dem Nutzer zugewiesener (dedizierter) PCHardware wird ein dem Standard Microsoft Hyper-V
virtualisierte – und damit einfach migrierbare Kanzlei-EDV als Einzelplatz oder Netzwerk beliebiger Größe betrieben. Die Geräte veralten nie, da sie turnusmäßig vom RZ ohne Betriebsunterbrechung ausgetauscht werden. Die großen Server-Hosting RZ haben einfache Oberflächen des
Kundenkontos, die auch dem fachkundigen Laien die administrative  Verwaltung der Kanzlei-EDV im RZ ermöglicht. Alternativ kann die Administration der Kanzlei-EDV im RZ und auch die Betreuung des RZ-Kundenkontos durch einen EDV-Dienstleister erfolgen.
Die langfristigen Kosten der Kanzlei-EDV in der Private Cloud liegen langfristig „über alles“ gesehen in vergleichbarer Größenordnung zu denen in der Kanzlei.

beA und DS-GVO – mit RA-MICRO und ius Systemhaus kein Problem

Gefühlt kommen Anwaltskanzleien und Notariate in den letzten 6 Monaten vor lauter gesetzlicher Änderungen kaum zur eigentlichen Arbeit. Erst muss alles für beA und beN passend gemacht werden und die Informationen zum „wie“ sind dürftig, dann kommt die Datenschutz Grundverordnung und auch hier weiß irgendwie niemand, was das für Kanzleien bedeutet und welche Maßnahmen konkret ergriffen werden müssen.

Aber keine Sorge!
Mit uns an Ihrer Seite, sowie der RA-MICRO Kanzleisoftware sind Sie bestens gerüstet. Sprechen Sie uns an, insbesondere auch gern, wenn Sie bisher nicht mit RA-MICRO arbeiten. Denn keine Kanzlei muss sich sorgen um die Anbindung des beA und des beN. Genauso wenig um die technische Umsetzung der Anforderungen der DS-GVO.
Und nebenbei kümmern wir uns um die Übernahme der Daten aus Ihrer bisherigen Kanzleisoftware.

RA-MICRO und das ius Systemhaus sind (nicht nur) hier der perfekte Partner für Ihre Kanzlei.

Ihr Ansprechpartner in unserem Haus: Herr Rudolph-Pelaccia.
E-Mail: rudolph-pelaccia@ius-systemhaus.de
Telefon: 0511/59200416.

RA-MICRO Informationen: beA – kurz vor dem Zieleinlauf

Zum 01. Januar müssen Sie empfangsbereit sein. Für alle Berufsträger Ihrer Kanzlei. Der Versand an Gerichte startet erst zum 01.01.2020 verpflichtend, gleichwohl werden Sie EB’s bereits ab dem 01.01.2018 elektronisch abgeben müssen.

So viel zu den Voraussetzungen. Hoffentlich haben Sie nun alle Ihre beA-Karte und die dazugehörende PIN.

Um sich empfangsbereit zu machen, müssen Sie die mitgelieferte PIN nicht ändern. Sollten Sie also noch nicht empfangsbereit sein, belassen Sie es bei der PIN, die Ihnen mitgeteilt worden ist und umschiffen damit ein wesentliches Problem bei der Inbetriebnahme: Java.

Die folgenden Schritte machen Sie schnell empfangsbereit:

  1. Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
  2. Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
  3. Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.

Da beA für Sie keine Archivierung der Nachrichten bietet und diese sogar gem. §27 RAVPV nach 120 Tagen entgültig löschen kann, können Sie die gelesenen Nachrichten nicht in Ihrem Postfach „liegen lassen“. Nutzen Sie RA-MICRO, als Ihr elektronisches Archiv und binden es wie folgt an:

  1. Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
  2. Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
  3. Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.
  4. Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Hier noch abschließend eine Sammlung nützliches beA-Links:

Bestellung der beA-Karte, Mitarbeiterkarte, Aufladesignatur und des Softwarezertifikats: https://bea.bnotk.de/bestellung.

Änderung der mitgelieferten PIN zu den beA Karten: https://bea.bnotk.de/sak.

beA Zugang: https://bea-brak.de.

Automatischer Abruf in RA-MICRO:

Dieser Tage wird das RA-MICRO Update „RA-MICRO 2018“ ausgeliefert. Darin enthalten ist auch die Möglichkeit zum automatischen Empfang über den Posteingang, mit Hilfe eines Softwarezertifikats. Für alle, die eine größere Menge an Nachrichten erwarten eine wichtige Erweiterung. Das Softwarezertifikate muss allerdings zusätzlich für 4,90 € netto jährlich geordert werden. Der Abruf per beA-Karte/-Mitarbeiterkarte aus RA-MICRO wird von der BRAK (ohne Einflussmöglichkeit der Softwareanbieter) in den nächsten Monaten zur Verfügung gestellt. Bis dahin sind die folgende Schritte zur Umsetzung vorzunehmen:

  1. Softwarezertifikat für den jeweiligen Berufsträger oder die Mitarbeiterkarte auf https://bea.bnotk.de/bestellung bestellen.
  2. Das Softwarezertifikat dem jeweiligen Postfach zuweisen. Die Anleitung dazu sprengt den Rahmen, kann bei uns aber per  Mail angefordert werden.
  3. In der RA-MICRO Benutzerverwaltung prüfen, ob allen Anwälten eine Adresse zugeordnet ist und diese mit dem Adressschlüssel 5 oder 7 versehen ist. Wenn nicht, dann nachholen.
  4. In der Benutzerverwaltung das jeweilige beA-Softwarezertifikat hinterlegen.
  5. Den automatischen Import im Posteingang aktivieren.

Das ist nicht ganz einfach, so man es noch nie gemacht hat, aber durchaus lösbar. In 2018 unterstützen wir Sie hierbei gern vor Ort oder per Fernwartung.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420. Auch zwischen dem 27. und 29.12.2017.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Beschreibung dabei hilft, sich bis zum 01.01.2018 empfangsbereit zu machen und wünschen Ihnen eine frohe Weihnachtszeit.

 

beA Einrichtungshinweise – unser Service für Ihre Kanzlei

Bald ist es soweit. Wahrscheinlich hat auch Ihre Kanzlei bereits von Gerichten die Mitteilung bekommen, dass Sie ab dem 01.01.2018 „Zustellungen gegen elektronisches Empfangsbekenntnis“ bekommen werden.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) kommt und Sie müssen es nutzen. Deshalb haben wir hier in Kürze für Sie zusammengefasst, was bis dahin erledigt werden muss und was in RA-MICRO einzustellen ist, damit Sie den Empfang von Nachrichten gewährleisten können und auf Eingänge per elektronischem Empfangsbekenntnis reagieren können.

  • Signaturkarten für alle Berufsträger bestellen und damit für das beA-Postfach registrieren.
    • Auf https://www.bea-brak.de laden Sie zunächst das „Client Security“ herunter.
    • Dann registrieren Sie die Karte des jeweiligen Berufsträgers über „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“.
    • Anschließend können Sie sich über den Button „Anmelden“ in Ihrem Postfach anmelden.
  • Nutzen Sie Ihr Postfach.
    • Erstellen Sie eine neue Nachricht und prüfen damit, ob ein „Pop-Up-Blocker“ aktiv ist. Deaktivieren Sie diesen für die Seiten Ihres Postfachs.
    • Schicken Sie einem befreundeten Kollegen eine Nachricht und bitten um Antwort.
  • Binden Sie RA-MICRO an.
    • Aktualisieren Sie RA-MICRO auf den neusten Stand: Hauptmenü – Kanzlei – Online Patch.
    • Starten Sie den „Posteingang“ und lassen sich dort die Quellen anzeigen. Aktivieren Sie hier die „Importverzeichnisse beA“ für die Anwälte Ihrer Kanzlei.
    • Sofern Ihr RA-MICRO Serverlaufwerk „R:\“ ist, finden Sie nun für jeden Anwalt Ihrer Kanzlei einen Datei-Ordner unter „R:\RA\beA\“.

Jetzt können Sie eingegangene Nachrichten aus dem beA in den Unterordner (R:\RA\beA\NAME\exp\) des jeweiligen Anwalts exportieren. Dort holt das Modul „Posteingang“ Ihre Nachrichten dann ab und diese können den Akten zugeordnet werden.

Natürlich unterstützen wir Sie gern bei der Einrichtung. Stimmen Sie einfach einen Termin mit uns ab.

Sie erreichen uns Montags bis Freitags von 08:30 – 17:00 Uhr unter 0511/59200420.

 

Sichere Mandantenkommunikation über beA

Alle Kanzleien und insbesondere Notare haben ein Problem in der Kommunikation mit Mandanten. E-Mails werden gewünscht, sind aber schlicht nicht sicher.

Der Governikus Communicator Justiz Edition (https://www.governikus.de/produkte-loesungen/governikus-communicator/justiz-edition/) stellt eine ernst zunehmende Alternative dar. Bürger, die sich das kostenfreie Programm herunterladen und installieren, können direkt aus EGVP oder beA adressiert werden. Umgekehrt ebenso. Die zugrunde liegende Plattform ist hierbei die gleiche und seit einigen Wochen sind alle Besitzer eines beA-Postfachs für die Bürger zu finden.

Wir benutzen diese Kommunikation bereits mit einigen Kanzleien. Sie bietet sich in unseren Augen insbesondere für Stammmandanten und sicherheitsbewusste Mandanten an.

Governikus Communicator Justiz Edition

Gern beraten wir Sie hierzu weiterführend!

02.08.2017: Braunschweiger Anwaltsverein informiert sich über kommenden Start des beA.

Am heutigen Abend informieren wir den Braunschweiger Anwaltsverein über die Einführung des beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) zum 1.1.2018.

Wir bedanken uns bei dem Präsidenten, Herrn Rechtsanwalt Michael Stern, für die Einladung und freuen uns auf die gemeinsame Veranstaltung.

http://www.anwaltsverein-bs.de/

Wenn Sie Fragen zum beA haben, rufen Sie uns gerne unter 0511/59200420 an. Herr Frank Rudolph-Pelaccia steht Ihnen für Fragen gern zur Verfügung.

RA-MICRO Informationsmittage zu beA und E-Akte

Bisher haben fünf Termine stattgefunden und über 90 Teilnehmer konnten über den aktuellen Stand des „besonderen elektronischen Anwaltspostfachs“(kurz: beA) informiert werden.
Jeweils im Anschluss an die Informationen zum beA gab es eine praktische Vorführung der elektronischen Aktenführung mit RA-MICRO.
Hierbei wurden die Arbeitsschritte von der Erfassung eines Dokuments, über den Durchlauf in der Kanzlei, bis hin zum Versand an einen Mandanten vorgeführt und mit reichlich praktischen Hinweisen unterfüttert.

Am 5. Juli (bereits ausgebucht) findet der vorerst letzte Termin dieser Reihe statt. Weitere Termine sind für den Herbst geplant, da wir zunächst im Anschluss an die Sommerferien das Thema Spracherkennung und digitales Diktat fokussieren.

Wenn Sie aufgrund der Überbuchung unserer Seminare keine Gelegenheit zur Teilnahme hatten, können Sie trotzdem die Unterlagen per E-Mail bei uns anfordern. Schicken Sie hierzu bitte eine E-Mail an bea@ius-systemhaus.de.

Wenn Sie Unterstützung zur Einrichtung des beA suchen, finden Sie diese bei uns. Sie erreichen uns unter 0511/59200420.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aufgrund der vielen Freischaltungen von beA-Karten hier zunächst einen Termin vereinbaren müssen und ihnen aller Voraussicht nach nicht sofort zur Verfügung stehen können.

Ausgebucht: Informationsmittag „beA kommt! Wir machen Ihre Kanzlei startklar.“

Unsere ersten drei Termine für jeweils 20 Personen sind ausgebucht.

Wir planen, aufgrund der hohen Nachfrage zwei weitere Termine. Da ab Ende Juni die Sommerferien in Niedersachsen beginnen, haben wir uns hier noch nicht festgelegt.

Melden Sie sich gern weiter zu den angesetzten Terminen an. Wir merken sie in diesem Fall bevorzugt für die neuen Termine vor.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Termine: Informationsmittag „beA kommt! Wir machen Ihre Kanzlei startklar.“

Die Nutzungspflicht von beA startet am 1.1.2018.

Wir sind darauf gut vorbereitet und wollen sie entsprechend informieren, was bis dahin von ihrer Kanzlei getan werden sollte und wie RA-MICRO sie dabei unterstützt. Hierzu veranstalten wir am

7. Juni
14. Juni
und am 16.6.2017, jeweils von 13 bis 14:30 Uhr einen „Informationsmittag“.

 

Hier stellen wir Ihnen die Möglichkeiten der elektronischen Aktenführung mit RA-MICRO vor, zeigen den gegenwärtigen Stand der RA-MICRO-Schnittstelle zu beA und haben auch einen bewährten Dokumentenscanner, dessen Arbeitserleichterungen wir Ihnen praktisch vorführen.

Wir haben die Termine auf jeweils 20 Teilnehmer begrenzt und vergeben die Plätze in der Reihenfolge der Anmeldung. Pro Kanzlei können zwei Mitarbeiter teilnehmen.

Sie möchten teilnehmen? Sehr gern! Bitte nutzen Sie das beigefügte Anmeldeformular. Bitte beachten Sie, dass eine Teilnahme nur dann erfolgt, wenn wir diese zuvor bestätigt haben.

beA – Workshops – nur Anmeldung

Für Ihre Fragen erreichen Sie uns unter: 0511/59200420.