Warum die Finanzbuchhaltung von RA‑MICRO einer der wichtigsten Mehrwerte für jede Kanzlei ist

 

 

 

 

 

 

 

Wer eine Kanzlei führt, weiß: Juristische Arbeit ist das eine, wirtschaftliche Stabilität das andere. Gerade für Berufseinsteiger, die frisch in die Selbstständigkeit starten, ist es entscheidend, die eigenen Finanzen jederzeit im Griff zu haben. Genau hier zeigt die Finanzbuchhaltung von RA‑MICRO ihren echten Mehrwert.

Mehr Übersicht, weniger Aufwand

Die integrierte Finanzbuchhaltung sorgt dafür, dass Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Liquidität nicht länger in verschiedenen Systemen verteilt sind. Alles läuft zentral zusammen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert Fehler, die bei manueller oder externer Buchhaltung schnell entstehen können.

Viele Kanzleien merken erst später, wie viel Geld sie durch unklare Prozesse verlieren. Mit RA‑MICRO lassen sich diese Verluste vermeiden, weil:

  • Rechnungen schneller gestellt werden
  • Zahlungseingänge automatisch zugeordnet werden
  • Mahnläufe strukturiert ablaufen
  • Liquidität jederzeit sichtbar ist

Allein durch konsequente Nutzung der Funktionen lassen sich jährlich spürbare Summen einsparen, weil weniger Forderungen offen bleiben und weniger Arbeitszeit für administrative Aufgaben verloren geht.

Unabhängigkeit vom Steuerberater – und trotzdem perfekte Zusammenarbeit

Ein großer Vorteil der RA‑MICRO Finanzbuchhaltung ist die Unabhängigkeit vom Steuerberater. Die laufende Buchhaltung kann vollständig in der Kanzlei erledigt werden. Das spart Kosten, denn die monatliche Verbuchung durch ein Steuerbüro ist oft einer der größten laufenden Posten.

Trotzdem bleibt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sinnvoll und wichtig:
Der Jahresabschluss sollte weiterhin dort erstellt werden. Genau dafür bietet RA‑MICRO eine komfortable Schnittstelle, über die alle relevanten Daten sauber und vollständig übergeben werden können. Das spart Zeit auf beiden Seiten und sorgt für eine reibungslose Abstimmung.

Lohnbuchhaltung weiterhin beim Steuerbüro

Während die Finanzbuchhaltung ideal in RA‑MICRO geführt werden kann, empfiehlt es sich, die Lohnbuchhaltung weiterhin vom Steuerbüro erledigen zu lassen. Der Aufwand ist hoch, die gesetzlichen Anforderungen ändern sich ständig – und die Kosten für die Auslagerung sind überschaubar. Für die meisten Kanzleien ist das die wirtschaftlich sinnvollste Lösung.

Bessere finanzielle Planung

Eine junge Kanzlei braucht Planungssicherheit. RA‑MICRO liefert genau das: übersichtliche Auswertungen, klare Zahlen und jederzeit abrufbare Finanzdaten. Dadurch lassen sich Investitionen, Einstellungen oder strategische Entscheidungen viel sicherer treffen.

Statt nach Bauchgefühl zu handeln, arbeitet die Kanzlei mit echten, aktuellen Zahlen. Das macht die wirtschaftliche Führung deutlich professioneller.

Integriertes Online‑Banking

Ein weiterer Vorteil ist das voll integrierte Online‑Banking. Kontoauszüge müssen nicht mehr manuell importiert werden. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und zugeordnet. Überweisungen lassen sich direkt aus RA‑MICRO heraus ausführen.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler, die bei getrennten Systemen schnell passieren. Gerade für Berufsstarter ist das ein echter Effizienzgewinn.

Besonders wertvoll für junge Kanzleien

Wer frisch gründet, hat meist wenig Zeit und viele Aufgaben. Die Finanzbuchhaltung ist dabei oft ein Thema, das man gerne aufschiebt. Doch genau hier entscheidet sich, wie stabil die Kanzlei wirtschaftlich läuft.

RA‑MICRO nimmt jungen Kanzleien viel Arbeit ab und sorgt dafür, dass:

  • die Buchhaltung von Anfang an sauber aufgebaut ist
  • keine Einnahmen verloren gehen
  • die Kanzlei jederzeit zahlungsfähig bleibt
  • die wirtschaftliche Entwicklung klar sichtbar ist
  • die Kosten für externe Buchhaltung deutlich sinken

Das schafft Sicherheit und gibt Raum für das Wesentliche: die juristische Arbeit.

Wir richten das Programm für euch ein

Falls die Finanzbuchhaltung in RA‑MICRO noch nicht eingerichtet ist, übernehmen wir das gerne. Wir sorgen dafür, dass alles korrekt konfiguriert ist, alle Funktionen optimal genutzt werden und die Kanzlei sofort starten kann.

Mandatsgewinnung neu gedacht: Der RA‑MICRO Mandat Scout

Die digitale Transformation macht auch vor der Mandatsakquise nicht halt. Mit dem neuen RA‑MICRO Mandat Scout stellt der Softwareanbieter ein KI‑gestütztes Tool vor, das neue Mandatsanfragen automatisiert über die Kanzlei‑Homepage erfasst und sicher in den Posteingang übermittelt.

 

 

 

 

 

Damit wird ein Prozess digitalisiert, der bisher oft zeitaufwendig und fehleranfällig war. Der Mandat Scout ermöglicht:

  • automatische Erfassung neuer Mandatsanfragen

  • KI‑gestützte Vorqualifizierung

  • sichere Übermittlung in den elektronischen Posteingang

  • Entlastung des Kanzleiteams

  • schnellere Reaktionszeiten für Mandanten

💡 Warum das wichtig ist

Kanzleien stehen zunehmend unter Druck, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Mandanten schneller zu bedienen. Der Mandat Scout schafft genau hier einen echten Mehrwert: weniger manuelle Arbeit, mehr Fokus auf die juristische Tätigkeit.

Wir beraten Sie gern und richten für Sie das neue und bis Ende 2026 kostenfreie Tool in RA-MICRO ein. 

Vereinbaren Sie einfach einen Termin unter vertrieb@ius-systemhaus.de. 

Windows Recall im Kanzlei-Alltag – Chancen und Risiken für Juristen

Mit „Windows Recall“ hat Microsoft eine neue Funktion eingeführt, die für Aufsehen sorgt. Das KI-gestützte Feature erstellt in kurzen Abständen Screenshots des Bildschirminhalts und macht diese über eine durchsuchbare Zeitleiste auffindbar. Auf den ersten Blick klingt das nach einem praktischen zweiten Gedächtnis für den PC. Doch gerade im juristischen Alltag stellen sich Fragen zu Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht.


Was ist Windows Recall?

Windows Recall läuft lokal auf dem PC und speichert automatisch Bildschirmaufnahmen. Diese werden verschlüsselt abgelegt und sind nur über die persönliche Windows-Authentifizierung (z. B. Windows Hello) zugänglich. Dadurch lassen sich frühere Arbeitsstände, E-Mails, Webseiten oder Dokumente schnell wiederfinden – auch dann, wenn man vergessen hat, sie zu speichern oder zu markieren.


Potenzieller Nutzen für Juristen

  • Dokumentenrecherche: Wiederfinden von Vertragsentwürfen oder Schriftsätzen anhand von Inhalten.

  • Mandantenkommunikation: Auffinden von Chat- oder Mail-Ausschnitten ohne langes Durchsuchen.

  • Recherche in Datenbanken: Zugriff auf vorherige Treffer in Beck-Online, juris & Co.

  • Arbeitsorganisation: Überblick über die eigene Bearbeitungshistorie.

Gerade in komplexen Mandaten oder bei umfangreichen Recherchen kann Recall damit den Arbeitsalltag effizienter machen.


Wo liegen die Risiken?

Trotz Verschlüsselung und lokalem Speicherort bleibt der Einsatz von Recall im Kanzlei-Kontext berufsrechtlich und datenschutzrechtlich problematisch. Gründe sind:

  1. Anwaltliche Verschwiegenheitspflicht
    Recall erstellt ungefragt Aufzeichnungen über vertrauliche Inhalte. Schon das Speichern solcher Screenshots kann einen Verstoß gegen § 43a BRAO bzw. § 203 StGB darstellen.

  2. DSGVO – Prinzip der Datenminimierung
    Mandantendaten dürfen nur gespeichert werden, wenn es erforderlich und zweckgebunden ist. Recall speichert jedoch „ins Blaue hinein“ – auch Inhalte, die für die Mandatsbearbeitung irrelevant sind.

  3. Gefahr unfreiwilliger Offenlegung
    Im Fall einer Durchsuchung oder Beschlagnahme könnten Ermittlungsbehörden Zugriff auf Recall-Daten erhalten. Damit würde ein unfreiwilliges, vollständiges Protokoll sensibler Mandatsarbeit offengelegt.

  4. Fehlkonfiguration
    Wird vergessen, sensible Anwendungen wie RA-MICRO oder das beA auszuschließen, entstehen unbemerkt hunderte vertrauliche Screenshots.


Fazit: Chancen ja – aber nicht für Mandatsarbeit

Windows Recall ist ein innovatives Werkzeug mit großem Potenzial für Recherche, persönliche Notizen und organisatorische Zwecke.
Im juristischen Alltag mit Mandantendaten ist es jedoch heikel, weil die automatische Protokollierung gegen datenschutz- und berufsrechtliche Vorgaben verstößt.

Empfehlung:

  • Recall nur dort einsetzen, wo keine vertraulichen Daten verarbeitet werden (z. B. private Recherche, Fachliteratur, allgemeine Organisation).

  • Kanzlei- und Mandantendaten von Recall konsequent ausschließen oder getrennt bearbeiten.


Beratung gewünscht?

Sie möchten wissen, wie Windows Recall und andere moderne IT-Funktionen rechtssicher in Ihrer Kanzlei eingesetzt werden können?

👉 Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne.

📞 0511 / 9998840
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Sicherer E-Mail-Versand von Rechnungen: Neues Urteil mit Folgen

Ein aktuelles Urteil des Oberlandesgerichts Schleswig-Holstein stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit beim Versand von Rechnungen per E-Mail an Privatkunden. IT-Sicherheit ist gerade in der Rechtsbranche ein zentrales Thema, da sensible Mandantendaten jederzeit geschützt sein müssen. Doch reicht eine TLS-Verschlüsselung dafür aus?

Hintergrund des Urteils

In einem aktuellen Fall wurde eine Rechnung in Höhe von über 15.000 Euro per E-Mail an einen privaten Kunden versandt. Diese E-Mail wurde von Cyberkriminellen abgefangen und manipuliert, sodass die Überweisung auf ein falsches Konto erfolgte. Das Gericht entschied, dass der unzureichend geschützte Versand gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt. Die Folge: Das Unternehmen musste dem geschädigten Kunden Schadensersatz leisten.

Was bedeutet das für Juristen und Kanzleien?

Juristische Dokumente und Rechnungen enthalten oft besonders schützenswerte Informationen. Während viele Unternehmen bislang auf eine TLS-Transportverschlüsselung setzten, könnte dies nach diesem Urteil nicht mehr ausreichend sein. Die DSGVO verlangt eine risikobasierte Sicherheitsstrategie: Je höher das Risiko eines Datenmissbrauchs, desto strikter müssen die Sicherheitsmaßnahmen sein. Besonders bei hohen Beträgen oder sensiblen Dokumenten ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erforderlich.

Empfohlene Maßnahmen für Kanzleien und Unternehmen

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und gleichzeitig Mandanten optimal zu schützen, sollten Unternehmen ihre aktuellen IT-Sicherheitsmaßnahmen überprüfen:

  1. Einsatz von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Statt nur die Transportstrecke zu verschlüsseln, sollten Nachrichten und Anhänge durchgängig gesichert werden.
  2. Sichere Kundenportale: Rechnungen und andere sensible Dokumente können über verschlüsselte Online-Portale zur Verfügung gestellt werden.
  3. Sensibilisierung der Mandanten: Klare Hinweise auf potenzielle Betrugsversuche und Anleitungen zur Verifizierung von Rechnungen können Schäden verhindern.
  4. IT-Sicherheitslösungen vom Spezialisten: Speziell für Kanzleien entwickelte IT-Lösungen, die Datenschutz und Sicherheitsstandards erfüllen, bieten bestmöglichen Schutz.

Fazit: IT-Sicherheit ist keine Option, sondern Pflicht

Das Urteil verdeutlicht, dass Kanzleien und Unternehmen im juristischen Umfeld ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen anpassen müssen, um Haftungsrisiken zu vermeiden. ius Systemhaus unterstützt Juristen mit maßgeschneiderten IT-Lösungen, die höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre IT-Sicherheitsstrategie optimieren? Kontaktieren Sie uns:

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Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz

Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz ist eine speziell entwickelte Funktion, die es Kanzleien ermöglicht, Referendaren während ihrer Stationszeit einen eigenen, eingeschränkten Zugang zum RA-MICRO-System zu gewähren. Dies fördert nicht nur die praktische Ausbildung, sondern entlastet auch das Kanzleipersonal durch die Delegation bestimmter Aufgaben an die Referendare.

Einrichtung des Referendar-Arbeitsplatzes

Die Konfiguration des Referendar-Arbeitsplatzes erfolgt über die Benutzerverwaltung in RA-MICRO. Hier können individuelle Rechte und Zugriffsbereiche festgelegt werden, um sicherzustellen, dass der Referendar nur auf die für ihn relevanten Module und Daten zugreifen kann. Dies gewährleistet sowohl die Sicherheit sensibler Mandantendaten als auch eine zielgerichtete Ausbildung.

Funktionen und Vorteile

  • Eingeschränkter Zugriff: Der Referendar erhält Zugang zu ausgewählten Modulen wie der Aktenverwaltung, Dokumentenerstellung und Recherchetools, jedoch keinen Zugriff auf vertrauliche Bereiche wie die Finanzbuchhaltung.
  • Praxisnahe Ausbildung: Durch die Arbeit mit echten Fällen und Dokumenten sammelt der Referendar wertvolle praktische Erfahrungen und wird optimal auf den Kanzleialltag vorbereitet.
  • Entlastung des Teams: Routineaufgaben können an den Referendar delegiert werden, wodurch das Kanzleipersonal mehr Zeit für komplexe Tätigkeiten gewinnt.

Sicherheit und Datenschutz

Die Rechteverwaltung stellt sicher, dass der Referendar nur auf die ihm zugewiesenen Bereiche zugreifen kann. Zudem können Aktivitäten protokolliert werden, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten. Dies entspricht den aktuellen Datenschutzrichtlinien und sorgt für die Integrität der Kanzleidaten.

Fazit

Der RA-MICRO Referendar-Arbeitsplatz bietet eine hervorragende Möglichkeit, Referendare effizient in den Kanzleialltag zu integrieren und gleichzeitig die Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch die gezielte Rechtevergabe und die praxisnahe Einbindung profitieren sowohl die Kanzlei als auch die angehenden Juristen. Für eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung und Nutzung des Referendar-Arbeitsplatzes können Sie sich das folgende Video ansehen: https://youtu.be/l7A91W7j7iw?si=EB7GyE2fLi8o0Nbw

Bei Fragen oder für eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter Telefon: 0511/9998840 oder per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de. Ihre Ansprechpartner sind Frank Pelaccia und Andreas Süzer.

Effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen in RA-MICRO – Optimieren Sie Ihre Kanzleiabläufe mit uns!

E-Rechnung 2025: Rechtssicher, effizient und vollständig integriert

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue verbindliche Vorgaben für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Diese neuen Regelungen bringen bedeutende Änderungen für Kanzleien mit sich. RA-MICRO bietet eine vollumfängliche Unterstützung bei der rechtskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen – von der automatisierten Erkennung bis hin zur sicheren Archivierung und nahtlosen Integration in die Finanzbuchhaltung.

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kanzlei optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist? Wir, das ius Systemhaus, stehen Ihnen mit kompetenter Beratung und individuellen Lösungen zur Seite. Kontaktieren Sie uns unter Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de. Ihre Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer.


Reibungsloser Empfang und strukturierte Verarbeitung

Mit RA-MICRO können Kanzleien E-Rechnungen mit standardisierten Strukturdatensätzen empfangen und rechtskonform weiterverarbeiten. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, kategorisiert und stehen umgehend zur Bearbeitung bereit. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Sichere Archivierung – Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Im digitalen Arbeitsablauf wird der Posteingang als zentrale „Poststelle“ genutzt, sodass alle eingehenden Rechnungen automatisch in der E-Akte gespeichert werden. Zusätzlich erfolgt eine Ablage im Originalformat an einem definierten, sicheren Speicherort. RA-MICRO gewährleistet damit eine transparente Dokumentation und eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Effiziente Integration in die Finanzbuchhaltung

Die nahtlose Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung erfolgt durch die bewährten Funktionen „Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu I) und „Buchen – Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu II). Relevante Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum werden automatisch aus dem Strukturdatensatz ausgelesen und in die entsprechenden Buchungsmasken übertragen. Dies gewährleistet eine vollständige und fehlerfreie Buchführung.

Benutzerfreundliche Darstellung mit dem E-Rechnungs-Viewer

RA-MICRO bietet in allen relevanten Modulen einen speziellen E-Rechnungs-Viewer, der die Strukturdatensätze übersichtlich und lesbar aufbereitet. Dies erleichtert den Kanzleimitarbeitern den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und sorgt für eine reibungslose Handhabung der E-Rechnungen.

Jetzt optimal vorbereiten – wir beraten Sie!

Mit diesen Neuerungen erleichtert RA-MICRO die gesetzeskonforme und effiziente Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen erheblich. Profitieren Sie von einer optimierten Kanzleiorganisation und einer reibungslosen Integration in Ihre bestehenden Abläufe.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Implementierung? Wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung:

ius Systemhaus
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de
Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer

RA-MICRO JURA KI Assistent – Der smarte Assistent für Ihre Rechtsrecherche

Mit dem JURA KI Assistent haben Sie die Möglichkeit, juristische Texte sicher und effizient durch künstliche Intelligenz zu analysieren. Diese Lösung anonymisiert lokal juristische Texte, bevor sie an das KI-Modell Ihrer Wahl gesendet werden. Zitate und Gesetzestexte werden verifiziert und direkt verlinkt – so sparen Sie Zeit und gewinnen an Präzision. Wir richten das System fachgerecht für Sie ein und beraten Sie zu einem sicheren, DSGVO-konformen Einsatz.

Kindern ein Lächeln schenken mit Engelbaum

Liebe Kundinnen und Kunden,

die Weihnachtszeit steht vor der Tür – eine Zeit der Besinnung, der Wärme und des Gebens. Leider können nicht alle Kinder diese besondere Zeit im Jahr unbeschwert genießen. Viele von ihnen erleben Weihnachten ohne Geschenke oder festliche Stimmung.

Wir möchten Ihnen heute die Aktion Engelbaum vorstellen. Diese Initiative hat es sich zur Aufgabe gemacht, benachteiligten Kindern ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern, indem sie ihnen zu Weihnachten ein persönliches Geschenk ermöglicht.

Auch wir vom ius Systemhaus haben uns in diesem Jahr wieder mit einigen Geschenken beteiligt. Es ist uns ein Anliegen, einen kleinen Beitrag zu leisten und Kindern eine Freude zu machen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben und ebenfalls einem Kind ein schöneres Weihnachtsfest ermöglichen möchten, würden wir uns freuen, wenn Sie sich an dieser Aktion beteiligen. 

Besuchen Sie gerne die Webseite von Engelbaum, um mehr zu erfahren und vielleicht selbst Teil dieser wundervollen Aktion zu werden: engelbaum.shop

Wir danken Ihnen herzlich für Ihre Unterstützung und wünschen Ihnen eine besinnliche Adventszeit.

Ihr Team des ius Systemhaus

 

RA-MICRO Online-Mandatsaufnahme (OMA) – Mandatsanlage leicht gemacht

Die Online-Mandatsaufnahme vereinfacht die Aufnahme neuer Mandate in Ihrer Kanzlei. Mandanten können ihre persönlichen und fallbezogenen Daten direkt online erfassen, und diese Daten werden anschließend automatisch in Ihre RA-MICRO Kanzleisoftware übertragen. Dank der automatisierten Datenerfassung sparen Sie wertvolle Zeit bei der Mandatsanlage und minimieren Fehlerquellen. Zudem lässt sich das Formular individuell an das Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei anpassen und in Ihre Homepage integrieren, was den Prozess für Mandanten und Kanzlei gleichermaßen erleichtert. Unser Team übernimmt die Einrichtung und Anpassung, sodass Sie die Vorteile sofort nutzen können!

Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht bevor!

Hier finden Sie alles, was Sie ab dem 1. Januar 2025 wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht, mit einer Übergangsfrist bis zum 1.1.2027. Diese Übergangsfrist (§27 Abs. 38 UstG n.F.) besagt, dass zunächst nur der Empfang solcher Nachrichten gewährleistet sein muss. Ab 2027 ist dann auch der Versand verpflichtend.

E-Rechnung – Was ist das eigentlich?

Eine E-Rechnung ist der ab dem 01.01.2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen in B2B-Geschäften.

 

Anders als bei Rechnungen aus Papier oder bisher verbreiteten Dateiformaten, wie z.B. PDF-, Word- und Exceldateien, stellt die E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß der EU-Norm EN-16931 auf einem XML-Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.

Kurzum: Auch Kanzleien.

Was ist das zu erwartende Problem ab 2025?

Da der Absender nicht verpflichtet ist eine PDF-Datei mit zusenden, werden Rechnungen wohl möglich nicht mehr direkt lesbar sein. Es wird eine spezielle Software benötigt, die aus den Strukturdaten (XML) wieder ein lesbares Dokument macht.

Weiterhin sind die Empfänger einer Rechnung verpflichtet, die Vollständigkeit der Rechnung zu überprüfen. Da den XML-Dateien künftig die Charakteristik des Briefpapiers fehlt, ist der Empfänger zwingend auf ein Programm angewiesen, dass ihm bei dieser Überprüfung unterstützt. Da bei einer „ordentlichen“ Rechnung für einen Vorsteuerabzug Bedingungen wie „Echtheit der Herkunft“, „Unversehrtheit des Rechnungsinhalts“, sowie „Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechtsordnung im umsatzsteuerlichen Sinne“ erfüllt werden müssen, wird entweder die eingehende E-Mails elektronisch signiert sein müssen oder gar der Anhang.

Wie löst RA-MICRO diese Vorgaben?

Im Ausgang unterstützen wir die E-Rechnung sowohl im anwaltlichen-, als auch im notariellen Bereich bereits. Hier wird auf das XRechnung-Format gesetzt. Um die strukturelle Integrität zu gewährleisten, wird empfohlen den Versand über den E-Brief und signiert zu veranlassen.

Im Eingang wird die XRechnung mit der Jahresversion, die voraussichtlich ab Mitte November verteilt wird, über den Posteingang verarbeitet.

Muss ich bei RA-MICRO meine Lizenz erweitern?

Das ist in 99,9 % aller Fälle nicht nötig. Bis auf ganz wenige Ausnahmen verfügt jede Kanzlei über das Modul „Finanzbuchhaltung“ und ist dann damit in der Lage die Rechnungen zu verarbeiten.

Erfüllen XRechnung und ZUGFeRD die Formatanforderungen?

Ja, grundsätzlich erfüllen beide Varianten die Formatanforderungen einer E-Rechnung.

Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier ist ab dem 1.1.2025 der strukturierte Teil maßgebend. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.

Was ist zu veranlassen?

  1. Führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lösung: Wir bieten Ihnen die Software MailStore Server an, mit der Sie die rechtlichen Bedingungen nach AO, GoBD und DSGVO erfüllen.

  1. Installieren Sie an den Arbeitsplätzen der Buchhaltung Signatursoftware, um um die Echtheit eingehender Rechnungen zu verifizieren.

Lösung: SecSigner können Sie bei uns mieten und das deutlich günstiger, als bei RA-MICRO direkt.

  1. Informieren Sie sich regelmäßig in der RA-MICRO Mediathek, dort im Bereich der Buchhaltung über die aktuellen Möglichkeiten der E-Akte Rechnung.

Weitere Fragen?

Insbesondere, da die Jahresversion noch nicht zur Verfügung steht, sind noch einige Fragen offen. Scheuen Sie sich nicht und schicken diese gerne an vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind gern für Sie da.

Wenn Sie mit uns über die Einführung von MailStore Server oder die Bestellung von SecSigner Lizenzen sprechen wollen, nutzen Sie gern die gleiche E-Mail-Adresse oder rufen uns an unter 0511/9998840.