Kategorie: RA-MICRO

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Kritische PHP-Sicherheitslücke: Was Kanzleien jetzt von Hosting-Anbietern und IT-Dienstleistern verlangen sollten

Stellen Sie sich vor: Die Kanzlei-Website ist offline, das Mandantenportal nicht erreichbar – und der Hosting-Anbieter schreibt, man habe Server „vorsorglich abgeschaltet“. Genau dieses Szenario ist in den vergangenen Tagen für zahlreiche Unternehmen Realität geworden. Auslöser ist eine kritische Sicherheitslücke in PHP, die in der IT-Community als „php2shell“ bezeichnet wird. Wie die Kanzlei WBS.LEGAL am 23. Oktober 2026 berichtet, haben große Hosting-Anbieter Server mit anfälligen PHP-Anwendungen abgeschaltet, und KRITIS- sowie NIS-2-Unternehmen fordern von ihren Dienstleistern Bestätigungen, dass Patches eingespielt wurden.

Für Rechtsanwälte ist das mehr als ein Technikthema. Wer Mandantendaten verarbeitet, trägt Verantwortung – auch dann, wenn die Technik bei einem Dienstleister liegt.

Das Problem: Verantwortung lässt sich nicht auslagern

PHP läuft auf einem sehr großen Teil aller Webseiten und Webanwendungen. Eine kritische Lücke betrifft deshalb schnell auch Kanzlei-Websites, Online-Formulare, Mandantenportale oder Zusatzanwendungen, die bei einem externen Anbieter gehostet werden. Die rechtlichen Folgen schildert WBS.LEGAL klar:

  • Art. 32 DSGVO: Verantwortliche müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik treffen. Bekannte, verfügbare Patches für kritische Lücken sind zeitnah einzuspielen. Ein Dienstleister entlastet den Betreiber im Außenverhältnis nicht.
  • Art. 82 DSGVO: Betroffene können immateriellen Schadenersatz verlangen. Als Tendenz deutscher Gerichte nennt der Beitrag Beträge von wenigen hundert bis mehreren tausend Euro pro Person.
  • Bußgelder: Möglich sind bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes; mittelständische Unternehmen erhalten laut WBS.LEGAL regelmäßig Bußgelder im fünf- bis sechsstelligen Bereich.
  • NIS-2: Die Richtlinie wird derzeit in deutsches Recht umgesetzt und verlangt die Prüfung der Sicherheit von Zulieferern. Geschäftsführer können bei grober Vernachlässigung des Risikomanagements persönlich haften.

Hinzu kommt der B2B-Aspekt: Arbeiten Sie für Unternehmen, die unter KRITIS oder NIS-2 fallen, werden diese Mandanten künftig Sicherheitsnachweise sehen wollen. Im Extremfall kann die Verbindung gekappt oder die Zusammenarbeit fristlos beendet werden.

Die Lösung: Klare Regeln für Updates und Dienstleister

Die gute Nachricht: Mit wenigen, klar definierten Maßnahmen lässt sich das Risiko deutlich senken. Die Empfehlungen aus dem Beitrag lassen sich direkt auf den Kanzleialltag übertragen:

  • Sicherheitsupdates unverzüglich einspielen – oder einspielen lassen. Legen Sie intern fest, wer dafür zuständig ist und wie schnell kritische Updates erfolgen müssen.
  • Verträge prüfen. Auftragsverarbeitungsverträge und Service-Level-Agreements mit Hosting-Anbietern und IT-Dienstleistern sollten kritische Updates ausdrücklich und sofort vorsehen.
  • Nachweise bereithalten. Wer mit KRITIS- oder NIS-2-Unternehmen zusammenarbeitet, sollte Sicherheitsnachweise dokumentiert vorlegen können.
  • Für den Ernstfall vorbereitet sein. Wissen Sie, wen Sie anrufen, wenn Ihr Hoster Systeme abschaltet? Ein dokumentierter Ablauf spart im Ernstfall wertvolle Stunden.

Was das für Ihre Kanzlei-IT bedeutet

Der Fall zeigt: Aktualität ist keine Nebensache, sondern Teil der anwaltlichen Sorgfalt. Das gilt für die Kanzlei-Website genauso wie für Arbeitsplätze, Server und die eingesetzte Software. Ein Überblick, welche Systeme bei Ihnen laufen, wer sie betreut und wann zuletzt aktualisiert wurde, ist die Grundlage jeder Absicherung.

Hier setzt der RA-MICRO Kanzleicheck an: Er umfasst die Prüfung der technischen Komponenten Ihrer Kanzlei-EDV, der System- und Sicherungssoftware – unkompliziert per Fernwartung. Dazu gehören unter anderem die Prüfung der Aktualität der Software, die Untersuchung von Leistungsfähigkeit und Auslastung der Hardware, Hinweise zur Optimierung der Konfiguration sowie die Beratung zu Backup-Strategien und Notfallplänen. So erhalten Sie schwarz auf weiß, wo Ihre Kanzlei steht, und können gegenüber Mandanten, Versicherern und Aufsicht belegen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Wer seine Kanzleisoftware in der Cloud betreibt, profitiert zusätzlich: Bei RA-MICRO haben Sie die freie Wahl, ob Sie Ihre Kanzleisoftware in der Cloud oder in Ihrer Kanzlei betreiben. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Verantwortlichkeiten für Updates und Sicherheit klar geregelt sind – vertraglich und organisatorisch.

Ihre Vorteile mit ius Systemhaus

Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover kennen wir die Anforderungen von Anwaltskanzleien aus der täglichen Praxis. Wir helfen Ihnen dabei,

  • Ihre Kanzlei-EDV auf einen aktuellen, nachvollziehbar dokumentierten Stand zu bringen,
  • Zuständigkeiten für Updates und Sicherheitsmaßnahmen eindeutig festzulegen,
  • Backup-Strategie und Notfallplan zu prüfen und zu verbessern,
  • und Ihre Systeme so zu organisieren, dass Sie auch bei kritischen Sicherheitsmeldungen handlungsfähig bleiben.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt die Berichterstattung von WBS.LEGAL vom 23.10.2026 zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Technische Details zur Lücke (betroffene Versionen, Patch-Stand) entnehmen Sie bitte den Hinweisen des PHP-Projekts und Ihres Dienstleisters.

Jetzt handeln – bevor die nächste Meldung kommt

Die nächste kritische Sicherheitslücke kommt bestimmt. Die Frage ist, ob Ihre Kanzlei vorbereitet ist. Sprechen Sie uns an: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht, und sorgen für klare Abläufe.

Rufen Sie uns an: 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Nicht jede Ausgabe ist eine Auslage: Gebühren und Auslagen nach RVG sicher abrechnen – mit dem Kostenblatt in RA-MICRO

Am Monatsende zeigt sich in jeder Kanzlei, wie sauber der Alltag dokumentiert wurde: Welche Kosten sind im Mandat tatsächlich angefallen, was darf gegenüber der Mandantschaft abgerechnet werden, und was bekommen Sie später vom Gegner erstattet? Wer hier unscharf arbeitet, verschenkt Vergütung oder riskiert Streit im Kostenfestsetzungsverfahren. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf Gebühren und Auslagen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).

Das Problem: Entstandene Kosten sind nicht automatisch abrechenbar

Nach § 1 Abs. 1 RVG besteht die anwaltliche Vergütung aus Gebühren und Auslagen. Die Gebühren vergüten die eigentliche Tätigkeit, also zum Beispiel die Geschäftsgebühr, die Verfahrensgebühr oder die Terminsgebühr. Daneben entstehen in nahezu jedem Mandat weitere Kosten: für Post und Telekommunikation, für Dokumente oder für Geschäftsreisen.

Der Haken: Dass Ihrer Kanzlei eine Ausgabe entstanden ist, bedeutet noch nicht, dass dafür ein Auslagentatbestand des Vergütungsverzeichnisses erfüllt ist. Die allgemeinen Geschäftskosten einer Kanzlei sind grundsätzlich bereits durch die Gebühren abgegolten. Das Vergütungsverzeichnis regelt die abrechenbaren Auslagen in Teil 7 vor, unter anderem:

  • die Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG,
  • Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen nach Nr. 7001 VV RVG,
  • die alternativ mögliche Post- und Telekommunikationspauschale nach Nr. 7002 VV RVG,
  • Fahrtkosten für Geschäftsreisen nach Nr. 7003 und 7004 VV RVG,
  • Tage- und Abwesenheitsgeld nach Nr. 7005 VV RVG,
  • sonstige angemessene Auslagen anlässlich einer Geschäftsreise nach Nr. 7006 VV RVG sowie
  • die Umsatzsteuer auf die Vergütung nach Nr. 7008 VV RVG.

Soweit Teil 7 nichts anderes bestimmt, kann nach der Vorbemerkung 7 Abs. 1 VV RVG außerdem Ersatz entstandener Aufwendungen nach § 675 in Verbindung mit § 670 BGB verlangt werden. Auch hier gilt: Sorgfältig prüfen, auf welcher Grundlage eine Position angesetzt wird.

Ein Fall aus der Praxis: 2.400 Euro Digitalisierungskosten nicht erstattet

Wie relevant diese Abgrenzung ist, zeigt ein Beschluss des Oberlandesgerichts Brandenburg vom 05.01.2026 (Az. 6 W 43/25). Eine Kanzlei hatte umfangreiche Papierunterlagen nachträglich digitalisieren lassen, um sie leichter bearbeiten zu können. Dafür fielen Kosten von rund 2.400 Euro an, die im Kostenfestsetzungsverfahren von der Gegenseite erstattet werden sollten.

Das Gericht lehnte die Erstattung ab: Die Kosten seien gemäß § 91 Abs. 1 Satz 1 ZPO zur Rechtsverfolgung nicht zwingend erforderlich gewesen. Die Botschaft für den Kanzleialltag ist eindeutig: Tatsächlich entstandene Kanzleikosten und erstattungsfähige Kosten sind nicht zwangsläufig dasselbe.

Zwei Fragen, die Sie getrennt beantworten sollten

Hilfreich ist es, bei jeder Position zwei Fragen auseinanderzuhalten:

  • Was kann gegenüber der eigenen Mandantschaft abgerechnet werden?
  • Welche dieser Kosten muss später ein Gegner oder die Staatskasse erstatten?

Beides ist nicht immer deckungsgleich. Eine Ausgabe kann wirtschaftlich durchaus bei der Bearbeitung eines Mandats angefallen sein, ohne dass sie vollständig auf einen erstattungspflichtigen Gegner übertragen werden kann. Deshalb sollte schon bei der Erfassung klar sein, welcher Tatbestand zugrunde liegt und wie die jeweilige Position behandelt werden soll.

Die Anforderungen an eine nachvollziehbare Berechnung

Hinzu kommen die formalen Vorgaben: § 10 RVG verlangt unter anderem die Angabe der Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, des jeweiligen Gebührentatbestands, der Bezeichnung der Auslagen und der angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses. Bei wertabhängigen Gebühren ist zudem der zugrunde gelegte Gegenstandswert auszuweisen. Eine strukturierte Erfassung hilft Ihnen also nicht nur intern, sondern ist die Grundlage einer nachvollziehbaren Rechnungslegung.

Praktisch ist auch ein Hinweis zu wiederkehrenden Leistungen: Bei regelmäßig wiederkehrenden pauschalen Leistungen muss aus steuerlicher Sicht nicht zwingend für jeden Monat ein neues Rechnungsdokument erzeugt werden, wenn ein entsprechend ausgestalteter Vertrag vorliegt. Voraussetzung ist, dass dieses Dokument die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält und der Leistungszeitraum erkennbar ist. Die Anforderungen des § 10 RVG bleiben unberührt, und die Regeln zur E-Rechnung samt Übergangsfristen sind zu beachten.

Die Lösung: Das Kostenblatt in RA-MICRO

RA-MICRO unterstützt Ihre Kanzlei bei der Erstellung von Rechtsanwaltsvergütungsrechnungen nach dem RVG. Im Gebührenprogramm berücksichtigen Sie neben den Gebührentatbeständen auch die für die Abrechnung relevanten Auslagen. Darüber hinaus stehen unter anderem Funktionen für Beratungshilfe, Kosten- und Vergütungsfestsetzungsanträge sowie weitere Kostenberechnungen zur Verfügung.

Eine zentrale Rolle spielt das Kostenblatt. Dort erfassen und dokumentieren Sie die innerhalb einer Akte angefallenen Kosten fortlaufend, zum Beispiel Auslagen, Postkosten, Dokumenten- und Kopierkosten, Reisekosten und weitere kostenrelevante Positionen. Auch Einträge, die für die Zeithonorarabrechnung relevant sind, können Sie dort berücksichtigen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Zentrale Übersicht: Alle kostenrelevanten Positionen eines Mandats stehen an einer Stelle bereit.
  • Weniger Suchaufwand: Die Positionen müssen bei der Rechnungserstellung nicht erst mühsam zusammengesucht werden.
  • Vollständigkeit bei langen Mandaten: Die fortlaufende Erfassung hilft, angefallene Kosten lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren.
  • Fundierte Entscheidungen: Mit sauber erfassten Positionen können Sie bewusst entscheiden, ob und auf welcher Grundlage etwas als Gebühr, Auslage oder sonstige Kosten angesetzt wird.

Wer sich zusätzlich über aktuelle Rechtsprechung im Gebührenrecht informieren möchte, findet als RA-MICRO-Kundin oder -Kunde die Fachzeitschrift AGS – Anwaltsgebühren-Spezial kostenlos im RA-MICRO Online Konto (RMO-Store).

Jetzt Abrechnung und Kostenerfassung prüfen lassen

Sie möchten sicherstellen, dass in Ihrer Kanzlei Gebühren, Auslagen und Kosten in RA-MICRO optimal erfasst und abgerechnet werden? Als RA-MICRO-Partner zeigen wir Ihnen gern, wie Sie das Kostenblatt und das Gebührenprogramm in Ihrem Alltag effizient nutzen. Sprechen Sie uns an: Tel. 0511/9998840 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Ihr ius Systemhaus aus Hannover – Ihr Partner für RA-MICRO und DictaNet.

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BGH kippt die Bonitätsauskunft als Verzugsschaden: Was Ihre Kanzlei jetzt im Forderungskonto umstellen sollte

Es gibt Urteile, die eine über Jahre eingespielte Routine mit einem Satz beenden. Die beiden Entscheidungen des Bundesgerichtshofs vom 11. Juni 2026 (VII ZR 93/25 und VII ZR 96/25) gehören dazu – und sie betreffen jede Kanzlei, die Forderungen für Mandanten durchsetzt.

Der Kern: Kosten für eine vorgerichtliche Bonitätsauskunft über einen Schuldner in Verzug sind in der Regel kein erstattungsfähiger Verzugsschaden. Die Begründung ist nachvollziehbar und deshalb schwer zu umgehen. Eine Bonitätsauskunft dient vorrangig der Einschätzung des Vollstreckungsrisikos – also der eigenen wirtschaftlichen Entscheidung des Gläubigers, ob sich eine Klage lohnt. Sie ist nicht erforderlich, um den Prozess zu führen. Damit fehlt der Zurechnungszusammenhang zum Verzug.

Eine Erstattung bleibt möglich, aber nur als Ausnahme: Es müssen konkrete Anhaltspunkte für eine dauerhafte Zahlungsunfähigkeit vorgelegen haben, die eine gesonderte Prüfung erforderlich machten. Der BGH ist dabei ausdrücklich streng – bloßer Zahlungsverzug, eine zurückgegangene Lastschrift oder unbezahlte Kleinbeträge genügen nicht. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen hat die Entscheidungen kritisiert, weil sie Kosten vom Verursacher zum Geschädigten verlagern. An der Rechtslage ändert die Kritik nichts.

Das Problem: die Routine steckt in den Vorlagen

Der Schaden entsteht für Kanzleien nicht durch das Urteil selbst, sondern durch die Automatismen, die in den Arbeitsabläufen verankert sind. Die Auskunft wird standardmäßig vor der Klage eingeholt, weil es seit Jahren so gemacht wird. Der Betrag wandert über einen Textbaustein in die Forderungsaufstellung. Niemand fragt beim Einzelfall nach, weil die Position schlicht Teil der Vorlage ist.

Daraus folgen drei konkrete Risiken. Erstens werden Beträge weiter geltend gemacht, die das Gericht absetzt – mit entsprechender Kostenquote. Zweitens trägt der Mandant die Auskunftskosten künftig selbst, ohne das zu wissen, wenn Ihre Vergütungsvereinbarung diesen Punkt nicht regelt. Drittens – und das ist das eigentliche Haftungsthema – kann eine unaufgeforderte, nicht erstattungsfähige Auslage als Pflichtverletzung gewertet werden, wenn der Mandant nicht vorher informiert wurde.

Hinzu kommt ein Effekt, der sich erst über die Zeit zeigt. Wer die Position weiter standardmäßig ansetzt, produziert in jedem bestrittenen Verfahren eine zusätzliche Angriffsfläche für die Gegenseite. Ein gut vorbereiteter Schuldnervertreter setzt genau hier an, und zwar nicht nur bei der Auskunft selbst, sondern bei der Frage, wie sorgfältig die Forderungsaufstellung insgesamt erstellt wurde. Eine erkennbar aus der Vorlage gefallene Position schwächt die Glaubwürdigkeit der übrigen Nebenforderungen mit – ein Nachteil, der in keiner Kostenquote auftaucht, sich aber im Verhandlungsergebnis niederschlägt.

Die Lösung: drei Stellen in RA-MICRO prüfen

Die gute Nachricht ist, dass sich die Umstellung an wenigen, klar benennbaren Stellen erledigen lässt.

Erstens Textbausteine und Mahnvorlagen. Wenn in Ihren Mahn- und Klagevorlagen eine Position für Auskunftskosten automatisch mitläuft, gehört sie entfernt oder in eine bewusst zu aktivierende Variante überführt. In RA-MICRO betrifft das die Bausteine für vorgerichtliche Mahnung und Forderungsaufstellung. Die Position sollte nur noch dann erscheinen, wenn jemand sie aktiv setzt – und dann mit einer Begründung im Aktenvermerk.

Zweitens das Forderungskonto. Prüfen Sie, wie Auskunftskosten in Ihren laufenden Forderungskonten verbucht sind. Positionen, die nach der neuen Linie nicht durchsetzbar sind, gehören nicht in die Hauptforderung oder die Nebenkosten gegenüber dem Schuldner, sondern in die Abrechnung gegenüber dem Mandanten. Wer das nachträglich korrigieren muss, hat deutlich mehr Arbeit als bei einer sauberen Trennung von Beginn an – die Zwangsvollstreckungsfunktionen in RA-MICRO rechnen mit dem, was im Forderungskonto steht.

Drittens die Mandantenkommunikation. Ergänzen Sie Ihre Mandatsbedingungen und Ihre Eingangskorrespondenz im Inkassobereich um einen kurzen, klaren Hinweis: Eine Bonitätsprüfung ist sinnvoll zur Einschätzung des Vollstreckungsrisikos, die Kosten sind nach aktueller BGH-Rechtsprechung aber regelmäßig nicht vom Schuldner erstattungsfähig und gehen zu Ihren Lasten. Einmal als Baustein hinterlegt, ist dieser Hinweis in jeder Akte in zwei Klicks gesetzt – und entschärft die Haftungsfrage vollständig.

Warum sich der Aufwand auszahlt

Anwaltliche Qualität zeigt sich für Mandanten selten an der Schriftsatzprosa, sondern daran, dass Abrechnungen stimmen und keine unerwarteten Positionen auftauchen. Wer jetzt umstellt, vermeidet abgesetzte Kosten, führt ein saubereres Forderungskonto und kann gegenüber dem Mandanten belegen, dass die Kanzlei aktuelle Rechtsprechung in ihre Abläufe übernimmt. Das ist ein Argument, das im Wettbewerb um Inkassomandate wirkt.

Technisch ist die Umstellung in einer eingerichteten RA-MICRO Installation Sache von wenigen Stunden – vorausgesetzt, man weiß, welche Bausteine, Vorlagen und Kontenstrukturen betroffen sind und wie Änderungen so gesetzt werden, dass sie das nächste Update überleben.

Wir stellen Ihre Vorlagen gemeinsam mit Ihnen um

Wir kennen Ihre RA-MICRO Installation und wissen, wo Ihre Bausteine, Mahnvorlagen und Forderungskonten hinterlegt sind. Gern gehen wir die betroffenen Stellen mit Ihnen durch, passen die Vorlagen an und prüfen Ihren Versionsstand gleich mit.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 999 88 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen – wir sorgen dafür, dass Ihre Software sie korrekt abbildet.

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Kanzlei ohne feste Räume? Was die BRAK-Reform der Kanzleipflicht für Ihre IT bedeutet

Braucht eine Kanzlei feste Räume? Diese Frage beschäftigt die Anwaltschaft aktuell mehr denn je. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat sich positioniert: Ihre 171. Hauptversammlung beschloss am 25. September 2026 mit großer Mehrheit einen Vorschlag zur Neufassung von § 27 Abs. 1 BRAO. Anwältinnen und Anwälte sollen ihren Beruf künftig auch ohne dauerhaft unterhaltene Kanzleiräume ausüben können. Für Ihre Kanzlei ist das mehr als eine berufsrechtliche Randnotiz, denn es berührt unmittelbar Ihre IT, Ihre Erreichbarkeit und den Schutz Ihrer Mandantendaten.

Die Ausgangslage: Der BGH hält an festen Räumen fest

Nach § 27 Abs. 1 BRAO müssen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte im Bezirk ihrer Rechtsanwaltskammer eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Mit Urteil vom 01.12.2025 (Az. AnwZ (Brfg) 50/24) entschied der Bundesgerichtshof, dass die Kanzleipflicht grundsätzlich bestimmte, dauerhaft verfügbare Räumlichkeiten voraussetzt. Dort müssen Anwälte gewöhnlich arbeiten und dem rechtsuchenden Publikum zu angemessenen Zeiten zur Verfügung stehen. Eine ständige persönliche Anwesenheit verlangt das Gericht allerdings nicht.

Im entschiedenen Fall nutzte ein Rechtsanwalt eine Adresse in einem Berliner Businesscenter mit Kanzleischild, Briefkasten und Postservice. Besprechungsräume mietete er nur bei Bedarf stundenweise an, ansonsten arbeitete er von zu Hause und führte seine Akten digital. Das genügte dem BGH nicht. Wichtig: Es gibt kein pauschales Coworking-Verbot. Entscheidend sind die dauerhafte Verfügbarkeit geeigneter Räume und eine ordnungsgemäße Kanzleiorganisation, insbesondere der Zugang zu vertraulicher Beratung und die sichere Aufbewahrung überlassener Unterlagen.

Der Vorschlag der BRAK: ein funktionaler Kanzleibegriff

Die BRAK möchte die Kanzlei künftig über die erforderlichen sachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen der Berufsausübung definieren. Ausdrücklich gewährleistet sein sollen Zustellungen, Erreichbarkeit, Verschwiegenheit und Beschlagnahmeschutz, und zwar digital wie analog. Für den Vorschlag stimmten 23 Kammerpräsidentinnen und Kammerpräsidenten, vier votierten dagegen, eine Person enthielt sich. Die nähere Ausgestaltung soll nach einer gesetzlichen Neuregelung durch die Satzungsversammlung erfolgen.

Wichtig für die Praxis: Der Beschluss ist eine rechtspolitische Initiative und ändert die geltende Kanzleipflicht noch nicht. Wer flexible Büromodelle nutzt oder plant, muss weiterhin die gesetzlichen Vorgaben und die Rechtsprechung beachten. Eine Geschäftsadresse mit lediglich nach Bedarf buchbaren Besprechungsräumen genügt nach aktueller Lage nicht.

Das Problem: Flexibilität ohne Sicherheit ist keine Lösung

Unabhängig davon, wie die Reform ausgeht, zeigt die Debatte eine Entwicklung, die längst in den Kanzleien angekommen ist: Mandatsarbeit findet an mehreren Orten statt. Im Büro, im Homeoffice, im Gericht oder beim Mandanten. Der Maßstab bleibt dabei unverändert hoch. Verschwiegenheit, Erreichbarkeit und sichere Aufbewahrung von Unterlagen sind keine Frage des Standorts, sondern der Organisation. Genau hier entscheidet Ihre IT darüber, ob flexibles Arbeiten ein Wettbewerbsvorteil oder ein Haftungsrisiko wird.

Typische Schwachstellen kennen wir aus der Beratungspraxis: Akten liegen auf privaten Geräten, der Zugriff von unterwegs läuft über unsichere Verbindungen, Telefonate erreichen die Kanzlei nur zu den Bürozeiten am Schreibtisch, und niemand kann nachvollziehen, wer von wo auf welche Daten zugreift. Das sind Lücken, die weder ein Kammerbeschluss noch ein Gerichtsurteil schließen. Das muss Ihre Kanzleiorganisation leisten.

Die Lösung: Eine Kanzlei-IT, die jeden Arbeitsort absichert

Als RA-MICRO Partner unterstützen wir Kanzleien in Hannover und darüber hinaus dabei, ihre Arbeitsmodelle technisch und organisatorisch sauber aufzustellen. RA-MICRO bietet dafür mit der RA-MICRO Kanzleisoftware, RA-MICRO Essentials als browserbasierter Kanzleisoftware und dem RA-MICRO Cloud-Konzept mit virtualisiertem Arbeitsplatz im deutschen Rechenzentrum unterschiedliche Wege, von jedem Ort aus auf dieselbe Kanzleiumgebung zuzugreifen. Welcher Weg zu Ihrer Kanzlei passt, hängt von Größe, Arbeitsweise und Sicherheitsanforderungen ab.

Wir betrachten dabei das Gesamtbild: Netzwerk und Zugriffswege, Benutzerrechte und Chiffren in RA-MICRO, Datensicherung und Notfallplanung sowie die Erreichbarkeit der Kanzlei. Wer seine Telefonanlage so einrichtet, dass Mandanten die Kanzlei verlässlich erreichen, auch wenn das Team verteilt arbeitet, zeigt genau das, was die BRAK als Kern der Kanzlei beschreibt: organisierte, verlässliche Erreichbarkeit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Rechtssicherheit im Blick: Wir helfen Ihnen, Ihre Kanzleiorganisation so aufzustellen, dass sie sowohl den heutigen Anforderungen als auch einer möglichen Reform gewachsen ist.
  • Zugriff von überall, kontrolliert: Kanzleisoftware, Akten und Diktat stehen Ihnen am Arbeitsort Ihrer Wahl zur Verfügung, und Sie behalten die Kontrolle darüber, wer was sehen darf.
  • Effizient arbeiten mit Sprache: Mit DictaNet und Dragon diktieren Sie Schriftsätze und Vermerke ortsunabhängig und sparen Zeit im Alltag.
  • Ein Ansprechpartner: Netzwerk, Telefonanlage, RA-MICRO und Diktat aus einer Hand, persönlich betreut aus Hannover.

Jetzt handeln: Der Kanzlei-Check für flexible Arbeitsmodelle

Ob die Reform kommt und wie sie am Ende aussieht, ist offen. Sicher ist: Die Anforderungen an Erreichbarkeit, Verschwiegenheit und sichere Datenhaltung gelten schon heute. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Kanzlei-IT zukunftsfest zu machen. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Ihre Kanzlei steht, und zeigen Ihnen konkrete Schritte auf.

Sprechen Sie uns an: Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Gerichtliche Genehmigung per eNoVA: So erstellen Notariate Ersuchen ans Gericht direkt in RA-MICRO

Jede Urkunde, die einer gerichtlichen Genehmigung bedarf, bringt im Notariat zusätzlichen Aufwand mit sich: Zuständiges Gericht ermitteln, Urkundendaten zusammensuchen, das Ersuchen formulieren, Aktenzeichen nachhalten. Genau hier setzt RA-MICRO an. Mit dem Release 2026.10.001 steht im Notariat in der Gruppe eNoVA die neue Funktion Gerichtliche Genehmigung zur Verfügung. Sie macht aus einem oft manuellen Vorgang einen klar strukturierten, digitalen Arbeitsschritt.

Das Problem: Dieselben Daten, immer wieder neu erfasst

Ob familiengerichtliche, betreuungsgerichtliche, nachlassgerichtliche oder landwirtschaftsgerichtliche Genehmigung: Die Angaben, die das Gericht benötigt, liegen im Kern bereits in Ihrem Notariat vor – in der Akte und in der Urkundenliste. Trotzdem werden Urkundennummer, Urkundendatum, Aktennummer oder Gericht in der Praxis häufig mehrfach getippt. Das kostet Zeit, bindet Ihre Mitarbeitenden bei Routinearbeit und ist eine unnötige Fehlerquelle. Gerade in Notariaten mit hohem Urkundenaufkommen summiert sich dieser Mehraufwand Woche für Woche.

Hinzu kommt: Je nachdem, welche gerichtliche Entscheidung gewünscht ist, sind andere Angaben erforderlich. Wer hier den Überblick verliert, riskiert Rückfragen des Gerichts und damit Verzögerungen im Vollzug der Urkunde.

Die Lösung: Gerichtliche Genehmigung in der Gruppe eNoVA

Die neue Funktion ermöglicht die strukturierte Erstellung und Bearbeitung gerichtlicher Ersuchen direkt aus RA-MICRO. Relevante Angaben zur Urkunde, zum Vorgang, zum zuständigen Gericht und zur gewünschten gerichtlichen Entscheidung werden übersichtlich erfasst und für die elektronische Weiterverarbeitung vorbereitet. Unterstützt werden insbesondere:

  • familiengerichtliche Genehmigungen,
  • betreuungsgerichtliche Genehmigungen,
  • nachlassgerichtliche Genehmigungen,
  • landwirtschaftsgerichtliche Genehmigungen sowie
  • das Rechtskraftzeugnis nach § 46 FamFG.

Der Vorgang „Gerichtliche Genehmigung“ führt Sie über mehrere thematisch gegliederte Karteikarten Schritt für Schritt durch die Erfassung. Am Ende steht eine strukturierte Nachricht für den Versand an das gewählte Gericht – ohne Medienbrüche und ohne Zettelwirtschaft.

So arbeitet Ihr Team mit der neuen Funktion

Auf der Karteikarte Grunddaten erfassen Sie unter anderem Urkundennummer, Urkundendatum, Aktennummer, Bundesland und zuständiges Gericht. Je nach Art des Ersuchens kommt das gerichtliche Aktenzeichen hinzu. Der entscheidende Vorteil: Bereits vorhandene Daten werden, soweit möglich, automatisch aus der Urkundenliste beziehungsweise der Akte vorgeschlagen oder übernommen. Ihre Mitarbeitenden bestätigen und ergänzen, statt alles neu einzugeben.

Für das Ersuchen wählen Sie die gewünschte gerichtliche Entscheidung aus. Abhängig von dieser Auswahl passt RA-MICRO die weiteren Eingaben und Pflichtfelder automatisch an. Das betrifft insbesondere den Umfang der beantragten Genehmigung, Angaben zu einem Negativattest und die Behandlung des gerichtlichen Aktenzeichens. Die Maske zeigt also genau das, was im konkreten Fall gebraucht wird – nicht mehr und nicht weniger.

Zusätzlich steht eine Übersicht über die erstellten Anfragen zur gerichtlichen Genehmigung bereit. Bereits angelegte Ersuchen lassen sich zentral einsehen und für die weitere Bearbeitung wieder aufrufen. So behalten Sie jederzeit im Blick, welche Genehmigungen beantragt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Praxisbeispiel: Vom Urkundenentwurf zum Ersuchen in wenigen Minuten

Stellen Sie sich vor, ein Grundstückskaufvertrag unter Beteiligung eines Minderjährigen wurde beurkundet und benötigt eine familiengerichtliche Genehmigung. Ihre Mitarbeiterin öffnet den Vorgang, die Grunddaten werden aus Akte und Urkundenliste vorgeschlagen, die gewünschte Entscheidung wird gewählt, die Pflichtfelder passen sich an – und die strukturierte Nachricht an das Gericht ist vorbereitet. Kein erneutes Suchen, kein Abtippen, keine Rückfragen aus Unsicherheit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Weniger Tipparbeit: Automatische Vorbelegungen aus Akte und Urkundenliste reduzieren die mehrfache Eingabe vorhandener Daten.
  • Mehr Sicherheit: Pflichtfelder passen sich der gewählten gerichtlichen Entscheidung an – das senkt das Risiko unvollständiger Ersuchen.
  • Volle Transparenz: Die Übersicht der erstellten Anfragen schafft einen zentralen Überblick über alle laufenden Genehmigungsverfahren.
  • Durchgängig digital: Die Angaben werden für die elektronische Weiterverarbeitung vorbereitet und fügen sich in den eNoVA-Workflow Ihres Notariats ein.
  • Alles in einer Software: Sie arbeiten direkt aus RA-MICRO heraus, in gewohnter Umgebung und ohne zusätzliche Insellösung.

Effizient diktieren, sauber dokumentieren

Das Zusammenspiel mit Ihrem Diktat-Workflow macht den Nutzen noch größer: Wer Vermerke und Begleitschreiben mit DictaNet und Dragon spricht statt tippt, spart zusätzlich Zeit und hat die Hände frei für das, was ein Notariat ausmacht – die rechtssichere Beratung der Beteiligten. Die strukturierte Erfassung in RA-MICRO und die schnelle Texterstellung per Spracherkennung ergänzen sich ideal.

Verfügbar ab Version 2026.10.001 – wir sorgen für den reibungslosen Einstieg

Die Funktion ist ab der Version 2026.10.001 verfügbar. Damit Ihr Notariat sie ohne Reibungsverluste nutzen kann, sollte das Update sauber eingespielt und die Arbeitsplätze korrekt eingerichtet sein. Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover kümmern wir uns um genau diese Punkte: Update-Betreuung, Einrichtung, Schulung Ihrer Mitarbeitenden und die IT-Infrastruktur, auf der Ihre Kanzleisoftware zuverlässig läuft.

Jetzt Beratung sichern

Möchten Sie wissen, wie die Gerichtliche Genehmigung in Ihren Notariatsalltag passt? Wir zeigen Ihnen die Funktion in der Praxis, prüfen Ihren Versionsstand und unterstützen Sie bei der Einführung. Sprechen Sie uns an:

ius Systemhaus, Hannover
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Wer darf was in Ihrer Kanzlei? Benutzerrechte und Chiffren in RA-MICRO als Schutzschild für Mandantendaten

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Fachangestellte, Auszubildende, Buchhaltung, Verwaltung: In fast jeder Kanzlei arbeiten täglich mehrere Menschen mit RA-MICRO. Und genau hier liegt eine Frage, die im hektischen Alltag gern untergeht: Wer darf eigentlich was? Wer Mandantendaten, Akten und Finanzbuchhaltung schützen will, braucht eine klare Antwort darauf – nicht erst nach einem Vorfall.

Das Problem: Alle dürfen alles – bis etwas passiert

In vielen Kanzleien wachsen Zugriffsrechte historisch. Der neue Kollege bekommt „erst mal dieselben Rechte wie die anderen“, die Auszubildende sieht plötzlich Zahlungsverkehr, und beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin bleibt das Benutzerkonto noch wochenlang aktiv. Das ist bequem, aber riskant: Sensible Mandantendaten unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheit, und auch der Datenschutz verlangt, dass nur die Personen Zugriff haben, die ihn für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.

Hinzu kommt: Wenn etwas schiefgeht – ob durch ein Versehen, einen Irrtum oder einen Angriff von außen – ist der mögliche Schaden umso größer, je mehr Rechte ein einzelnes Benutzerkonto hat.

Die Lösung: Rechte gezielt vergeben

RA-MICRO bietet dafür eine Benutzerverwaltung mit integrierter Rechteverwaltung. Für jedes Benutzerkonto lässt sich individuell festlegen, welche Programmbereiche und Funktionen zur Verfügung stehen. Zentrale Einstellungen können grundsätzlich nur von Personen geändert werden, die über die entsprechenden Verwaltungsrechte verfügen. Das Prinzip dahinter ist einfach: Jede Person erhält nur die Rechte, die sie für ihre Tätigkeit wirklich braucht.

Besonders sinnvoll ist eine differenzierte Rechtevergabe in diesen Situationen:

  • Neue Mitarbeitende und Auszubildende: Rechte passend zum Aufgabengebiet statt Standardprofil für alle.
  • Wechsel des Aufgabenbereichs: Wer in die Buchhaltung wechselt, braucht andere Rechte als zuvor – und manches nicht mehr.
  • Ausscheiden aus der Kanzlei: Benutzerzugang und Berechtigungen zeitnah prüfen und anpassen.

Zusätzlicher Schutz durch Chiffren

Ergänzend zur Rechteverwaltung können besonders schutzbedürftige Programmbereiche in RA-MICRO durch Chiffren abgesichert werden. Vorgesehen sind unter anderem eine Allgemeine Programmchiffre sowie besondere Chiffren für die Buchhaltung und die E-Rechnung. Der Aufruf bestimmter Funktionen hängt dann zusätzlich davon ab, dass die jeweilige Chiffre bekannt ist.

Gerade in der Buchhaltung ist das ein wertvolles Werkzeug: Der Chiffrenschutz kann sich beispielsweise auf das Aktenkonto, Finanz- und Sachkontenübersichten, Kostenblätter oder den Zahlungsverkehr erstrecken. Wie weit der Schutz reicht, konfigurieren Sie in den Allgemeinen Einstellungen auf der Karteikarte „Chiffren“.

Wichtig zu wissen: Benutzerrechte und Chiffren erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich ideal. Die Benutzerverwaltung legt dauerhaft fest, welche Funktionen ein Benutzer nutzen darf. Chiffren sichern zusätzlich die Bereiche ab, in denen ein besonders hoher Schutzbedarf besteht.

Mehrere Schutzebenen sinnvoll kombinieren

Damit nicht genug: RA-MICRO erlaubt weitere Schutzebenen. So können Datenpools mit einem Passwort geschützt werden, und der Zugriff auf Dokumente der E-Akte lässt sich über Exklusivbenutzer einschränken. Zugeordnete Akten-Sachbearbeiter und Personen mit Verwalterrechten behalten dabei ihren Zugriff. Je nach Organisation und Sicherheitsbedarf Ihrer Kanzlei können Sie diese Möglichkeiten passgenau kombinieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Mehr Datenschutz im Alltag: Mandantendaten sind nur für den Personenkreis sichtbar, der sie braucht.
  • Weniger Risiko bei Fehlern: Wer weniger darf, kann auch weniger versehentlich ändern oder löschen.
  • Klare Strukturen: Eine saubere Rechtevergabe macht die Kanzleiorganisation übersichtlich und nachvollziehbar.
  • Nachweisbarkeit: Sie können gegenüber Mandanten, Versicherern oder Aufsicht zeigen, dass Ihre Kanzlei technische und organisatorische Maßnahmen ernst nimmt.

Unser Praxistipp: Rechte regelmäßig prüfen

Einmal eingerichtet ist nicht für immer erledigt. Planen Sie feste Termine ein, zu denen Sie Benutzerrechte überprüfen – bei jeder Neueinstellung, bei jedem Wechsel des Aufgabenbereichs und bei jedem Ausscheiden. Ein kurzer jährlicher Rechte-Check gehört zudem in jedes Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept einer Kanzlei. So bleibt die Rechtevergabe übersichtlich und passt zur gelebten Kanzleiorganisation.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung

Als RA-MICRO Partner aus Hannover kennen wir die Praxis in Kanzleien: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Benutzerverwaltung zur Kanzleiorganisation passt, richten Rechte und Chiffren sauber ein und sorgen dafür, dass auch Ihre IT-Umgebung drumherum stimmt – vom Netzwerk bis zur Datensicherung.

Jetzt unverbindlich beraten lassen:
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Sprechen Sie uns an – wir machen Ihre Kanzlei sicherer, ohne dass der Arbeitsalltag darunter leidet.

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Diktieren statt Tippen: Warum DictaNet und Dragon Ihre Kanzlei jeden Tag Stunden entlasten

Zwischen Termin, Telefonat und Fristenkontrolle bleibt in vielen Kanzleien eines auf der Strecke: die Zeit, in Ruhe Schriftsätze zu formulieren. Dabei steckt gerade im Diktat enormes Potenzial – vorausgesetzt, die Technik dahinter funktioniert zuverlässig, sicher und ohne Umwege. Genau hier setzen DictaNet und die Dragon Spracherkennung an.

Das Problem: Gute Gedanken, aber keine Zeit zum Tippen

Viele Anwältinnen und Anwälte diktieren noch immer so, wie sie es vor Jahren gelernt haben: mit einem Diktiergerät, per Datei-Austausch oder gar handschriftlicher Notiz. Das führt im Kanzleialltag zu typischen Reibungsverlusten:

  • Diktate liegen auf dem Gerät, während das Sekretariat auf Arbeit wartet.
  • Dateien werden per USB-Stick, Mail oder Messenger weitergegeben – ein Risiko für Datenschutz und Berufsgeheimnis.
  • Wer unterwegs ist, im Gericht oder im Homeoffice, kann Diktate nur mit Verzögerung abliefern.
  • Fachbegriffe, Aktenzeichen und Normen müssen mühsam nachgebessert werden.

Das Ergebnis: Fristen rücken näher, Mitarbeitende warten auf Input und die eigentliche Mandatsarbeit leidet.

Die Lösung: Diktieren, wo Sie sind – bearbeiten lassen, wo es Sinn ergibt

Mit DictaNet, der professionellen Diktatlösung für Kanzleien, diktieren Sie mit einem Diktiergerät oder ganz einfach mit Ihrem Smartphone. Ihr Diktat erreicht Ihre Schreibkraft sofort und verschlüsselt – auch dann, wenn Sie sich außerhalb der Kanzlei befinden. Keine Umwege, kein Datei-Chaos, keine Wartezeit.

Und wer Texte lieber direkt selbst entstehen lässt, nutzt die Dragon Spracherkennung: Sie sprechen, Dragon schreibt mit. Optional ist eine auf juristische Texte optimierte Spracherkennung verfügbar, die typische Fachbegriffe aus dem Kanzleialltag zuverlässig erkennt. So entstehen Schriftsätze, Vermerke und Mandantenschreiben im Sprechtempo statt im Tipptempo.

Die Vorteile für Ihre Kanzlei im Überblick

1. Zeit gewinnen. Sprechen ist schneller als Tippen. Jede Minute, die Sie nicht an der Tastatur verbringen, steht für Mandantengespräche, Akquise und strategische Arbeit zur Verfügung.

2. Ortsunabhängig arbeiten. Ob im Büro, im Zug, nach dem Gerichtstermin oder im Homeoffice: Diktate sind in Sekunden im Sekretariat. Ihre Kanzlei bleibt handlungsfähig – auch wenn Sie es nicht im Büro sind.

3. Sicher und berufsrechtskonform. Mandatsgeheimnis und Datenschutz verlangen sichere Übertragungswege. Die verschlüsselte Übermittlung der Diktate schützt vertrauliche Inhalte, statt sie über unsichere Kanäle zu schicken.

4. Nahtlos in RA-MICRO integriert. DictaNet fügt sich in Ihre RA-MICRO Kanzleisoftware ein. Das Diktat landet dort, wo es gebraucht wird – im Workflow Ihrer Akte, nicht in einem Nebenkanal.

5. Entlastung für das Team. Strukturierte Diktat-Abläufe machen Aufgaben im Sekretariat planbar. Weniger Rückfragen, weniger Suchen, mehr Konzentration auf das Wesentliche.

Gut eingerichtet ist halb gewonnen

Die beste Spracherkennung nützt wenig, wenn Mikrofon, Netzwerk oder Arbeitsplatz nicht optimal eingerichtet sind. Genau deshalb kommt es auf die Technik im Hintergrund an: die passende Hardware, ein stabil laufendes Netzwerk, saubere Einbindung in RA-MICRO und eine kurze, praxisnahe Einweisung für alle Beteiligten. Als langjähriger RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover begleiten wir Kanzleien von der ersten Beratung über die Installation bis zur Schulung – alles aus einer Hand.

Unser Tipp: Starten Sie klein. Wenige Diktate pro Tag über das Smartphone reichen oft schon aus, um den Unterschied zu spüren. Mit wachsender Routine wird Diktieren zur selbstverständlichen Arbeitsweise – und die Spracherkennung lernt Ihre Ausdrucksweise zunehmend besser kennen.

Jetzt Zeit zurückgewinnen – wir beraten Sie gern

Möchten Sie wissen, wie DictaNet und Dragon in Ihrer Kanzlei konkret funktionieren? Wir zeigen es Ihnen – unverbindlich, praxisnah und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.

Rufen Sie uns an: 0511/9998840
Oder schreiben Sie uns: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Ihr Team vom ius Systemhaus, Hannover – Ihr Partner für RA-MICRO und DictaNet.

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Künstliche Intelligenz mit Aktenwissen: Wie RA-MICRO KI-Aktenanalyse, KI-Kommentare und der JURA KI Assistent Ihre Kanzlei entlasten

Auf dem EDV-Gerichtstag 2026 und auf der LEGAL REVOLUTION 2026 in Berlin drehte sich fast alles um eine Frage: Wie kommt Künstliche Intelligenz aus der Demo-Folie in den echten Kanzleialltag? RA-MICRO hat dort gezeigt, wohin die Entwicklung geht – und im Oktober stehen gleich mehrere Webinare zu den KI-Lösungen an. Für Kanzleien ist das der richtige Moment, eine Entscheidung zu treffen: Bleibt KI ein privates Experiment einzelner Kollegen – oder wird sie zum geordneten Bestandteil Ihrer Kanzleiorganisation?

Das Problem: KI ohne Akte ist nur ein besserer Textgenerator

Die meisten Kanzleien haben es längst ausprobiert. Ein Browserfenster, ein allgemeiner Chatbot, eine Frage zum Sachverhalt. Das Ergebnis liest sich flüssig – und ist im Zweifel unbrauchbar. Dafür gibt es drei nüchterne Gründe.

Erstens: Das Modell kennt Ihre Akte nicht. Es weiß nichts von der Fristenlage, nichts vom Schriftsatz der Gegenseite, nichts von der Korrespondenz der letzten acht Monate. Alles, was es beurteilen soll, müssen Sie vorher mühsam hineinkopieren – und genau diese Vorarbeit ist der Zeitfresser, den Sie eigentlich loswerden wollten.

Zweitens: Mandatsdaten haben in einem öffentlichen Sprachmodell nichts verloren. Wer Namen, Aktenzeichen oder Vertragsentwürfe in einen frei zugänglichen Dienst einspeist, berührt die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, § 203 StGB, die Anforderungen des § 43e BRAO an die Einbindung von Dienstleistern und die Pflicht zu angemessenen technischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern eine Frage, die Ihnen jeder Datenschutzbeauftragte und jede Cyberversicherung stellen wird.

Drittens: Erfundene Fundstellen. Sprachmodelle formulieren überzeugend – auch dann, wenn das zitierte Urteil nie existiert hat. Ein Aktenzeichen, das niemand geprüft hat, ist in einem Schriftsatz kein Zeitgewinn, sondern ein Haftungsrisiko.

Die Lösung: KI, die in Ihrer Kanzleisoftware sitzt

Der entscheidende Unterschied ist nicht, welches Sprachmodell im Hintergrund arbeitet. Der entscheidende Unterschied ist, wo die KI sitzt. RA-MICRO verfolgt konsequent den Ansatz, die Intelligenz dorthin zu bringen, wo Ihre Daten ohnehin schon liegen: in die E-Akte.

KI-Aktenanalyse. Sie stellen Fragen zum aktuellen Stand einer Akte oder lassen sich den Verlauf des Falls zusammenfassen. Für die Urlaubsvertretung, die Mandantenrückfrage zwischen zwei Terminen oder die Übernahme eines fremden Dezernats ist das schlicht eine andere Liga als das Durchblättern von 300 Seiten.

KI Widget. Analysieren Sie Dokumente und stellen Sie in natürlicher Sprache Fragen dazu – ohne Suchsyntax, ohne vorher zu wissen, in welchem Dokument die Antwort steht.

KI-Kommentare. Das Werkzeug ermittelt zu einem beliebigen Sachverhalt passende Urteile und Entscheidungen. Recherche beginnt damit nicht mehr bei null, sondern bei einer belastbaren Vorauswahl.

JURA KI Assistent. Hier liegt der eigentliche Hebel für alle, die KI berufsrechtlich sauber einsetzen wollen. Der Assistent anonymisiert Texte automatisch und lokal, bevor sie überhaupt an ein KI-Modell übertragen werden. Zusätzlich verifiziert er zitierte Gesetze und Urteile auf Echtheit und verlinkt sie zur schnellen Einsicht. Damit sind genau die beiden Probleme adressiert, an denen der Browser-Chatbot scheitert: Vertraulichkeit und Zitatsicherheit.

KI Mandat Scout. Ein KI-Chatbot zur interaktiven Mandatsannahme auf Ihrer Kanzlei-Website – er nimmt Anfragen strukturiert auf, während Sie im Termin sind.

Und die Entwicklung geht weiter: Mit dem angekündigten RA-MICRO KI-Modul rückt KI-Unterstützung noch tiefer in die täglichen Arbeitsabläufe.

Was das für Ihre Kanzlei konkret bedeutet

Zeit, die Sie abrechnen können. Zusammenfassen, Suchen und Sichten sind Tätigkeiten, die niemand honoriert. Genau diese Aufgaben lassen sich verlagern – die juristische Bewertung bleibt selbstverständlich bei Ihnen.

Berufsrechtliche Sicherheit statt Grauzone. Lokale Anonymisierung, Betrieb in der Cloud im deutschen Rechenzentrum oder on-premises in Ihren eigenen Räumen: Bei RA-MICRO haben Sie die Wahl – auch bei der browserbasierten Lösung RA-MICRO Essentials. Diese Wahlfreiheit ist bares Geld wert, wenn Sie Ihre Verarbeitungsverzeichnisse und Ihre Mandantenkommunikation sauber halten wollen.

Ein Baustein Ihrer KI-Kompetenz. Die EU-KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, ein angemessenes Kompetenzniveau ihrer Mitarbeitenden. Eine in die Kanzleisoftware integrierte, dokumentierte Lösung mit Schulungsangebot ist deutlich leichter nachzuweisen als eine gewachsene Sammlung privater Accounts.

Perfekte Ergänzung zum Diktat. In Kombination mit DictaNet und der auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht ein durchgehender Workflow: Sie diktieren, die Spracherkennung schreibt, die KI fasst zusammen und prüft die Fundstellen. Ihre Schreibkraft erhält Diktate verschlüsselt – auch dann, wenn Sie gerade nicht in der Kanzlei sind.

Sprechen wir über Ihre Kanzlei

KI in der Kanzlei ist kein Softwarekauf, sondern eine Frage der richtigen Einrichtung: Welche Module passen zu Ihrer Kanzleigröße? Cloud oder eigener Server? Wie binden Sie Ihr Team ein, ohne den laufenden Betrieb zu stören? Als Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover begleiten wir Sie von der Bestandsaufnahme über die Einrichtung bis zur Schulung – herstellerübergreifend abgestimmt auf Ihre vorhandene IT, Ihr Netzwerk und Ihre Telefonanlage.

Lassen Sie uns unverbindlich besprechen, welcher erste Schritt für Ihre Kanzlei der sinnvollste ist.

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover
Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Einwurf-Einschreiben vor Gericht: Warum der Zugangsnachweis zur Beweisfalle wird – und wie Ihre Kanzlei mit RA-MICRO auf Nummer sicher geht

Kündigungen, Mahnungen, Fristsetzungen, Widerrufe: Wenn es darauf ankommt, dass ein Schreiben nachweislich beim Empfänger angekommen ist, greifen viele Kanzleien und ihre Mandanten seit Jahren zum Einwurf-Einschreiben. Günstig, schnell, bewährt – so dachte man. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zeigt jedoch: Der vermeintlich sichere Zugangsnachweis kann im Prozess schnell zur Beweisfalle werden.

Was das BAG entschieden hat

Mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az. 2 AZR 184/25) hat das BAG klargestellt, dass das damals von der Deutschen Post verwendete Scan-Verfahren beim Einwurf-Einschreiben keinen Anscheinsbeweis für den Zugang begründet. Im Streit stand der Zugang einer Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM).

Der Knackpunkt: Nach den Feststellungen der Vorinstanz bestätigte der Zusteller die Auslieferung auf seinem Scanner und schloss den elektronischen Vorgang ab, bevor die Sendung tatsächlich im Briefkasten lag. Der Auslieferungsbeleg deutete damit allenfalls darauf hin, dass der Einwurf unmittelbar bevorstand – einen bereits erfolgten Zugang belegte er nicht. Das BAG grenzte dieses Verfahren ausdrücklich vom früheren Peel-off-Label-Verfahren ab, bei dem die Zustellung erst nach dem Einwurf auf einem sendungsbezogenen Beleg bestätigt wurde.

Die Deutsche Post hat nach eigenen Angaben reagiert: Der Einwurf wird nun nach dem Scan zusätzlich digital bestätigt und mit Unterschrift sowie einer Bestätigung der Einlage im Scanner dokumentiert. Für Altfälle und laufende Verfahren bleibt die Unsicherheit jedoch bestehen.

Das Problem: Beweissicherheit beginnt in der Kanzleiorganisation

Für Ihre Kanzlei heißt das vor allem eines: Ein Zugangsnachweis ist nur so gut wie seine Dokumentation. In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen:

  • Einlieferungsbelege gehen verloren – der kleine Papierbeleg landet in der Handakte, auf dem Schreibtisch oder im Papierkorb.
  • Sendungsstatus wird nicht gesichert – der Online-Status ist nur begrenzt abrufbar und wird oft erst dann gesucht, wenn der Zugang bestritten wird.
  • Keine Verknüpfung mit Fristen – ob und wann ein Schreiben zugegangen ist, bestimmt häufig den Lauf weiterer Fristen. Fehlt die Verbindung zur Fristenkontrolle, entstehen Haftungsrisiken.
  • Kein einheitlicher Versandweg – jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter geht anders vor, eine klare Kanzleirichtlinie fehlt.

Wer im Ernstfall den Zugang beweisen muss, braucht deshalb mehr als einen Stempel auf Papier: eine lückenlose, jederzeit auffindbare Dokumentation direkt in der Akte.

Die Lösung: Digitale Zustellwege nutzen und Nachweise zentral in RA-MICRO dokumentieren

1. Elektronischen Rechtsverkehr konsequent nutzen. Wo immer möglich, ist der Versand über das beA der sicherste Weg. Gegenüber Gerichten und Kollegen erhalten Sie mit dem elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) einen strukturierten, maschinenlesbaren Nachweis. RA-MICRO bindet das beA direkt in den Kanzleialltag ein – Versand, Eingang und Empfangsbekenntnisse werden aktenbezogen verarbeitet, statt in separaten Postfächern zu verschwinden.

2. Belege sofort in die E-Akte. Bleibt es beim Postversand – etwa bei Erklärungen gegenüber Privatpersonen oder Unternehmen –, gehören Einlieferungsbeleg, Sendungsstatus und ggf. Auslieferungsbeleg unmittelbar in die RA-MICRO E-Akte. Einscannen, der Akte zuordnen, fertig. So finden Sie den Nachweis auch Monate später mit wenigen Klicks – im Büro, im Homeoffice oder im Gerichtssaal.

3. Zugang und Fristen verknüpfen. Legen Sie in RA-MICRO eine Wiedervorlage an, um den Sendungsstatus zeitnah zu prüfen und zu sichern. Hängt eine weitere Frist am Zugang, wird sie direkt in der Fristenkontrolle notiert – nachvollziehbar für das gesamte Team.

4. Aktenvermerke per Sprache. Besondere Umstände – etwa zusätzliche Zustellung per Boten oder Rücksprache mit dem Empfänger – halten Sie am schnellsten per Diktat fest. Mit DictaNet diktieren Sie den Aktenvermerk direkt am Arbeitsplatz oder per Smartphone-App unterwegs; die Sprachdatei gelangt verschlüsselt ins Sekretariat. Mit der optionalen, auf juristische Texte optimierten Spracherkennung entsteht der Vermerk sogar ohne Abschreiben.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Beweissicherheit: Alle Zugangsnachweise liegen zentral, vollständig und revisionssicher in der Akte.
  • Weniger Haftungsrisiko: Zugang und Folgefristen sind miteinander verknüpft und werden nicht übersehen.
  • Zeitersparnis: Kein Suchen nach Papierbelegen, keine Rückfragen im Team.
  • Ortsunabhängigkeit: Mit RA-MICRO und DictaNet greifen Sie auch unterwegs auf Nachweise zu und dokumentieren sofort.
  • Einheitliche Prozesse: Ein klarer, digital unterstützter Versandweg für die gesamte Kanzlei.

Jetzt handeln: Ihr Versandprozess im Check

Die BAG-Entscheidung ist ein guter Anlass, die eigenen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen: Wie versendet Ihre Kanzlei fristrelevante Schreiben? Wo landen die Belege? Und ist das beA bereits optimal in Ihren Workflow eingebunden?

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover unterstützen wir Sie dabei – von der Einrichtung der E-Akte und des beA-Workflows über die Schulung Ihres Teams bis zur passenden Diktier- und Spracherkennungslösung. Gemeinsam machen wir Ihre Zustellprozesse beweissicher.

Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern persönlich:
Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover.

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„Es geht nicht mehr“ – warum gute Störungsmeldungen Ihrer Kanzlei bares Geld sparen

Jede Supportanfrage beginnt mit einer Beschreibung – und die Qualität dieser Beschreibung entscheidet darüber, ob das Problem in zwanzig Minuten oder in zwei Tagen gelöst ist. Klassiker aus der Praxis: „Der Drucker geht nicht.“ „RA-MICRO hängt.“ „Seit heute früh ist alles langsam.“ Gemeint ist damit alles Mögliche, und der erste Schritt des Supports besteht darin, per Rückfrage überhaupt erst herauszufinden, worüber gesprochen wird.

Das ist niemandem vorzuwerfen. Wer mitten in der Fristenkontrolle steckt, hat weder Zeit noch das technische Vorwissen, um einzuschätzen, welche Details für die Fehlersuche relevant sind. Genau hier setzt das erweiterte RA-MICRO Supportformular an.

Das Formular stellt die Fragen, die sonst der Support stellen müsste

Statt eines leeren Textfeldes führt das neue Formular Schritt für Schritt durch die Punkte, die sich in der Fehleranalyse erfahrungsgemäß als entscheidend erweisen:

  • Seit wann besteht die Störung?
  • Wie häufig ist sie bisher aufgetreten?
  • Tritt das Problem einmalig, sporadisch oder regelmäßig auf?
  • Wird eine Fehlermeldung angezeigt?
  • Welche weiteren Beobachtungen oder Besonderheiten gibt es?

Zusätzlich lassen sich Screenshots und weitere für die Analyse hilfreiche Informationen direkt mit der Anfrage übermitteln. Der zuständige Mitarbeiter erhält damit von Beginn an ein umfassenderes Bild – Rückfragen entfallen, der Einstieg in die eigentliche Fehleranalyse erfolgt früher.

Der entscheidende Gedanke dahinter: Anwenderinnen und Anwender müssen nicht selbst einschätzen, welche technischen Details wichtig sind. Das Formular gibt die Orientierung vor.

Warum diese Fragen so viel verraten

Für Techniker sind die Antworten alles andere als Formalien – sie grenzen die Ursache oft schon im ersten Schritt ein:

„Seit wann?“ verknüpft die Störung mit einem Ereignis. Seit dem Update? Seit dem neuen Switch? Seit der Umstellung des Internetanschlusses? Eine Zeitangabe ist häufig der schnellste Weg zum Auslöser.

„Einmalig, sporadisch oder regelmäßig?“ trennt Welten. Ein reproduzierbarer Fehler ist meist ein Konfigurations- oder Programmthema. Ein sporadischer Fehler deutet häufiger auf Netzwerk, Auslastung oder Hardware – und wird mit einem Neustart eben nicht gelöst, sondern nur verschoben.

„Wird eine Fehlermeldung angezeigt?“ Die wörtliche Meldung oder ein Screenshot ist oft wertvoller als eine ganze Seite Beschreibung. Sie enthält Fehlercodes, Pfade und Modulnamen, die direkt zur Ursache führen.

„Betrifft es einen oder alle Arbeitsplätze?“ – die Frage hinter den weiteren Beobachtungen. Ein einzelner Arbeitsplatz weist auf Client, Profil oder Berechtigung. Alle Arbeitsplätze weisen auf Server, Netzwerk oder Datenbank. Diese eine Information halbiert den Suchraum.

Nicht zu unterschätzen ist dabei der Effekt auf die Qualität der Antwort. Strukturierte und aussagekräftige Angaben beschleunigen nicht nur die Bearbeitung – sie führen auch zu passgenaueren Lösungen. Wer die Situation nachvollziehen kann, empfiehlt nicht den Standardweg, sondern den, der zu Ihrer Konfiguration passt. Das ist besonders dann wertvoll, wenn eine Störung mehrere Ursachen haben kann und ein falscher erster Lösungsversuch nur Zeit kostet.

Übertragen Sie das Prinzip auf Ihre gesamte Kanzlei-IT

Was RA-MICRO für Anwendungsfragen bereitstellt, lohnt sich als Gewohnheit für alle Störungsmeldungen – ob es um die Telefonanlage, das Netzwerk, den Scanner oder das Diktiersystem geht. Unsere Empfehlung für Ihr Team:

  1. Screenshot statt Nacherzählung. Windows-Taste + Umschalt + S genügt.
  2. Uhrzeit notieren. In Protokolldateien lässt sich damit gezielt suchen.
  3. Arbeitsplatz benennen. Ein gepflegter Gerätename spart jedes Mal die Rückfrage „An welchem Rechner?“.
  4. Reichweite prüfen. Ein kurzer Blick zur Kollegin: Tritt es dort auch auf?
  5. Nicht mehrfach neu starten, bevor jemand draufgeschaut hat – ein Neustart löscht mitunter genau die Spur, die zur Ursache führt.

Der Zeitaufwand dafür liegt bei zwei Minuten. Der Ertrag ist erheblich: schnellere Lösungen, weniger Ausfallzeit, geringere Kosten.

Support, der Ihre Kanzlei kennt

Ein gutes Formular ist die eine Hälfte. Die andere ist ein Ansprechpartner, der Ihre Umgebung nicht bei jedem Ticket neu erfragen muss. Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover kennen wir bei unseren Kunden Server, Netzwerk, Telefonanlage und Arbeitsplätze – und können deshalb bei einer Störung sofort einordnen, wo sie herkommen kann.

Unser Angebot für Ihre Kanzlei:

  • Fernwartung mit kurzen Reaktionszeiten für RA-MICRO, DictaNet, Dragon NaturallySpeaking und Ihre übrige Kanzlei-IT.
  • Dokumentierte IT-Umgebung: Geräte, Versionsstände und Zuständigkeiten sauber erfasst – die Grundlage für jede schnelle Diagnose.
  • Proaktive Wartung: Updates, Backups und Monitoring, damit viele Störungen gar nicht erst zum Ticket werden.
  • Kurze Team-Einweisung, wie Störungen so gemeldet werden, dass sie schnell lösbar sind.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass in Ihrer Kanzlei zu viel Zeit zwischen „Es geht nicht“ und „Es geht wieder“ vergeht, lohnt sich ein Gespräch.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns:

Telefon: 0511 / 999 88 40
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

ius Systemhaus – Ihr RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover.

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