Kategorie: RA-MICRO

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Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht bevor!

Hier finden Sie alles, was Sie ab dem 1. Januar 2025 wissen müssen.

Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht, mit einer Übergangsfrist bis zum 1.1.2027. Diese Übergangsfrist (§27 Abs. 38 UstG n.F.) besagt, dass zunächst nur der Empfang solcher Nachrichten gewährleistet sein muss. Ab 2027 ist dann auch der Versand verpflichtend.

E-Rechnung – Was ist das eigentlich?

Eine E-Rechnung ist der ab dem 01.01.2025 geltende einheitliche Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen in B2B-Geschäften.

 

Anders als bei Rechnungen aus Papier oder bisher verbreiteten Dateiformaten, wie z.B. PDF-, Word- und Exceldateien, stellt die E-Rechnung die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dieser basiert gemäß der EU-Norm EN-16931 auf einem XML-Format.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle im Inland ansässige Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen und / oder Rechnungen von inländischen Unternehmen erhalten.

Kurzum: Auch Kanzleien.

Was ist das zu erwartende Problem ab 2025?

Da der Absender nicht verpflichtet ist eine PDF-Datei mit zusenden, werden Rechnungen wohl möglich nicht mehr direkt lesbar sein. Es wird eine spezielle Software benötigt, die aus den Strukturdaten (XML) wieder ein lesbares Dokument macht.

Weiterhin sind die Empfänger einer Rechnung verpflichtet, die Vollständigkeit der Rechnung zu überprüfen. Da den XML-Dateien künftig die Charakteristik des Briefpapiers fehlt, ist der Empfänger zwingend auf ein Programm angewiesen, dass ihm bei dieser Überprüfung unterstützt. Da bei einer „ordentlichen“ Rechnung für einen Vorsteuerabzug Bedingungen wie „Echtheit der Herkunft“, „Unversehrtheit des Rechnungsinhalts“, sowie „Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechtsordnung im umsatzsteuerlichen Sinne“ erfüllt werden müssen, wird entweder die eingehende E-Mails elektronisch signiert sein müssen oder gar der Anhang.

Wie löst RA-MICRO diese Vorgaben?

Im Ausgang unterstützen wir die E-Rechnung sowohl im anwaltlichen-, als auch im notariellen Bereich bereits. Hier wird auf das XRechnung-Format gesetzt. Um die strukturelle Integrität zu gewährleisten, wird empfohlen den Versand über den E-Brief und signiert zu veranlassen.

Im Eingang wird die XRechnung mit der Jahresversion, die voraussichtlich ab Mitte November verteilt wird, über den Posteingang verarbeitet.

Muss ich bei RA-MICRO meine Lizenz erweitern?

Das ist in 99,9 % aller Fälle nicht nötig. Bis auf ganz wenige Ausnahmen verfügt jede Kanzlei über das Modul „Finanzbuchhaltung“ und ist dann damit in der Lage die Rechnungen zu verarbeiten.

Erfüllen XRechnung und ZUGFeRD die Formatanforderungen?

Ja, grundsätzlich erfüllen beide Varianten die Formatanforderungen einer E-Rechnung.

Zu beachten ist, dass das ZUGFeRD-Format eine hybride Variante aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei darstellt. Hier ist ab dem 1.1.2025 der strukturierte Teil maßgebend. Aktuell ist noch die Bilddatei der führende Teil, dieses Verhältnis wird mit Einführung der E-Rechnung jedoch umgekehrt.

Was ist zu veranlassen?

  1. Führen Sie eine E-Mail-Archivierung ein, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lösung: Wir bieten Ihnen die Software MailStore Server an, mit der Sie die rechtlichen Bedingungen nach AO, GoBD und DSGVO erfüllen.

  1. Installieren Sie an den Arbeitsplätzen der Buchhaltung Signatursoftware, um um die Echtheit eingehender Rechnungen zu verifizieren.

Lösung: SecSigner können Sie bei uns mieten und das deutlich günstiger, als bei RA-MICRO direkt.

  1. Informieren Sie sich regelmäßig in der RA-MICRO Mediathek, dort im Bereich der Buchhaltung über die aktuellen Möglichkeiten der E-Akte Rechnung.

Weitere Fragen?

Insbesondere, da die Jahresversion noch nicht zur Verfügung steht, sind noch einige Fragen offen. Scheuen Sie sich nicht und schicken diese gerne an vertrieb@ius-systemhaus.de. Wir sind gern für Sie da.

Wenn Sie mit uns über die Einführung von MailStore Server oder die Bestellung von SecSigner Lizenzen sprechen wollen, nutzen Sie gern die gleiche E-Mail-Adresse oder rufen uns an unter 0511/9998840.

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Austausch der beA-Softwarezertifikate

Nachdem im vergangenen Jahr die beA-Karten der Anwältinnen und Anwälte getauscht wurden, erfolgt nun der Austausch der beA-Karten für Mitarbeitende und für die beA-Softwarezertifikate.

Die beA-Karten für Mitarbeitende werden Ihnen wie gewohnt zugeschickt und können dann aktiviert werden.

Bei den beA-Softwarezertifikaten verhält sich dies etwas anders. Diese wurden Ihnen bereits zur Verfügung gestellt und können im Portal der Zertifizierungsstelle neu heruntergeladen oder gekündigt werden.

Zu Beginn hatte die Kammer fälschlicherweise mitgeteilt, dass die Zertifikate zum Ende ihrer Gültigkeit getauscht werden müssen. Diese Info war jedoch nicht korrekt!

Alle alten beA-Softwarezertifikate werden im Jahr 2024 (ein genaues Datum ist leider noch nicht bekannt), deaktiviert und funktionieren somit nicht mehr, unabhängig ob Sie das Zertifikat getauscht haben oder nicht.

In beiden Fällen unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne! Wenden Sie sich hierzu einfach an support@ius-systemhaus.de , mit dem Stichworten „Austausch der beA-Softwarezertifikate“ und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

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Problemlösung: beA-Karte wird nicht gefunden

Aktuell erreichen uns außergewöhnlich viele Anfragen, dass die beA-Karten für den Versand aus dem beA-Postausgang oder für die beA-Fernsignatur nicht gefunden werden.

Die endgültige Lösung hierzu ist noch nicht gefunden, wir haben allerdings einen „Workaround“ anzubieten, der recht zuverlässig funktioniert:

  1. Stecken Sie Ihr Kartenlesegerät in einen anderen USB-Anschluss ihres Computers.
  2. Prüfen Sie über die Software des Herstellers, die generell installiert sein sollte, ob der Kartenleser gefunden wird. 
  3. Prüfen Sie ob der Kartenleser und die Hersteller Software auf dem aktuellen Stand sind (ist direkt aus der Anwendungssoftware des Herstellers möglich).

Wenn die 3 vorgenannten Punkte nicht funktionieren und nach 3. gegebenenfalls auch ein Neustart des Computers erfolgt ist, laden Sie sich von der Internetseite des Geräteherstellers (in den überwiegenden Fällen ist das die Firma Reiner SCT) die aktuelle Version des Treibers für ihren Kartenleser herunter und installieren diese.  (Reiner SCT: REINER SCT – Support Anfrage (reiner-sct.com))

Wird der Kartenleser dann weiterhin nicht gefunden, stecken Sie diesen bitte noch einmal in einen anderen USB Anschluss. Wenn Sie keinen freien USB Anschluss besitzen, stecken Sie einfach 2 der angeschlossenen Geräte um.

Funktioniert es weiterhin nicht? Dann senden Sie bitte eine E-Mail an support@ius.systems . Unser Fachteam meldet sich dann schnellstmöglich bei Ihnen.

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RA-MICRO SQL-Module – Umstellungshinweis

In der aktuellen Anwenderinformation weist RA-MICRO gegebenenfalls darauf hin, dass die SQL-Modulumstellungen bei Ihnen noch nicht vollständig vorgenommen sind. Häufig nutzen Kanzleien nur die E-Akte auf SQL, weil der Datenbestand entsprechend groß geworden ist.

Die Umstellung der übrigen Module wird nun empfohlen und macht unseres Erachtens auch unbedingt sind. Neben der technisch besseren Datenhaltung, erhält ihre Kanzlei neue Funktionalitäten, die im Alltag unbedingt praktisch sind. So wird beispielsweise durch die Umstellung des Aktenregisters die Aktenkurzbezeichnung auf 75 Zeichen erweitert und es sind bis zu 9 Wiedervorlagen pro Akte möglich. Überdies ist die Anzahl der Beteiligten je Akte erheblich erweitert.

Wir bieten Ihnen die Umstellung der Module zu einer Pauschale an, wie auch die komplette Umstellung der Kanzlei auf die SQL-Datenhaltung.


Sie können Ihr individuelles Angebot ganz einfach anfragen, indem Sie uns eine E-Mail an ra-micro@ius-ius-systemhaus.de schicken. Teilen Sie uns in dieser E-Mail bitte Ihre Kontaktdaten mit, ihre RA-MICRO Lizenznummer und welche Module sie bisher schon auf SQL umgestellt haben. Letzteres bekommen Sie im Rahmen der Hinweismeldung aufgelistet. Machen Sie einfach von diesem Fenster einen Screenshot (Tastenkombination: Alt+Druck) und fügen diesen Screenshot der E-Mail bei.

Da während einer SQL-Umstellung nicht gearbeitet werden kann, führen wir diese entweder in den Mittagspausen oder außerhalb ihrer Bürozeiten durch.

Warum die SQL Umstellung nicht selbst machen?


Natürlich können Sie die Umstellung auch selbst vornehmen. RA-MICRO hat dazu einen komfortablen Assistenten bereitgestellt. Allerdings gibt es an dieser Stelle 2 Dinge, die man wissen muss:
1. Es gibt keinen „Zurück-Knopf“. Wenn etwas schief geht, müssen Sie die komplette Datensicherung zurückspielen und auch gegebenenfalls bereits angelegte SQL-Datenbanken löschen.
2. Insbesondere bei der sinnvollen Umstellung des Adressregisters kommt es häufig zu Fehlern, wenn Ihre Kanzleidaten aus Datenübernahmen besitzt oder schon sehr lange (vor dem Jahr 2000) mit RA-MICRO arbeitet. Dann ist eine Abstimmung mit dem jeweiligen Fachteam von RA-MICRO notwendig und Daten müssen nachbearbeitet werden.

Das fängt unsere Pauschale ab und Sie müssen sich um diese Probleme keine Gedanken machen. Die Rechnung gibt es erst, wenn die Umstellung vollständig abgeschlossen ist.

 

Wenn Sie vorab Fragen haben, freuen wir uns ebenfalls über eine kurze E-Mail an ra-micro@ius-systemhaus.de.

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SecSigner Version 7.30 – Unterstützung für Notarvertreter und mehrere Signaturen

Mit Spannung erwartet und nun endlich da! Die Version 7.30 des SecSigners in der BR-Edition enthält die Möglichkeit zwischen den im Online-Speicher befindlichen Fernsignaturen auszuwählen. Damit kann auch die Rolle des Notarvertreters ausgewählt werden und im Notariat entsprechend über z.B. RA-MICRO signiert werden. 

Die BR-Edition bekommen Sie nur über Ihren SecSigner Partner (wie uns). Die Version ist kostenpflichtig und wird nicht frei zum Download angeboten. 

Bei Bedarf sind wir gern für Sie da: ra-micro@ius-systemhaus.de

Ihr Frank Pelaccia

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Neues Video zu RA-MICRO E-Akte 2 online

Es gibt (endlich) ein neues Video in unserem Youtube Kanal. Das Thema: „E-Akte 2“. Mein persönliches Lieblingsthema aktuell, so musste es unbedingt ein kurzes „Fanvideo“ dazu geben. 

Zugegeben, etwas mit der heißen Nadel gestrickt, aber hoffentlich kann meine Begeisterung trotzdem transportiert werden. 

Bitte beachten Sie, dass das folgende Video bei Youtube liegt: 

Fragen und Anregungen sind immer willkommen. Sie erreichen mich per E-Mail unter frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. 

Wenn es Ihnen gefallen hat, abonnieren Sie gern unseren Youtube Kanal: https://www.youtube.com/@iussystemhaus

Mit besten Grüßen aus Hannover, 

Ihr Frank Pelaccia

 

 

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enercity Opfer von Hackerangriffen – es kann auch Ihre Kanzlei treffen

Der am vergangenen Donnerstag, den 26. Oktober bekannt gewordene Angriff auf die früheren Stadtwerke Hannover, jetzt enercity, zeigt die allgegenwärtige Bedrohung durch Cyberangriffe aus dem Internet.

Nun ist die klassische Anwaltskanzlei weniger wahrscheinlich ein Opfer von gezielten Angriffen durch spezialisierte Hacker, als dass bei den hannoverschen Stadtwerken der Fall ist, dennoch spielen in den letzten Jahren immer häufiger ungezielte Angriffe eine Rolle. Hierbei greifen Hackergruppen große Mengen an Netzwerken gleichzeitig an, um hier über ungeschützte Internetzugänge oder bekannte Sicherheitslücken Zugriff auf das Netzwerk zu erhalten. Ziel ist entweder der Abgriff von Daten, die Platzierung von Verschlüsselungstrojaner, mit anschließender Erpressung oder der Zugriff auf Rechenleistung für kriminelle Zwecke.

Weiterhin verfügen viele Kanzleien nicht über echte Firewalls, welche das Netzwerk grundlegend vor dem Internet abschotten und nur solchen Netzwerkverkehr zu lassen, der seitens des Nutzers gewollt ist. Auch wenn hierdurch keine 100-prozentige Sicherheit erreicht werden kann, so machen Sie es dem Hacker so schwer, dass er lieber zum nächsten Netzwerk übergeht, als einen Weg an Ihrer Firewall vorbei zu finden. Vergleichbar mit einem guten Fahrradschloss.

Genauso wichtig ist das regelmäßige Schließen von Sicherheitslücken. Hierzu ist es wichtig, dass sämtliche Programme auf Ihrem Computer steht auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Dies gilt insbesondere für solche Programme, die mit dem Internet kommunizieren. Zuvorderst natürlich das Betriebssystem selbst, aber auch insbesondere die Microsoft Office-Programme.

Abschließend braucht jeder Arbeitsplatz ein Virenschutz Programm, welches heute deutlich weiter geht, als den Platz nur vor Viren zu schützen. Über komplexe, verhaltensbasierte Routinen, werden insbesondere solche Angriffe erkannt, die sich nicht klassisch einem Computervirus zuordnen lassen. Hier empfiehlt es sich auf Branchengrößen, wie zum Beispiel den Schutz von ESET zurückzugreifen.

Zum Schluss, aber fast am wichtigsten, ist der Einsatz eines Datensicherungsprogramms. Insbesondere für ihren Server, aber auch für all die Plätze, auf denen Programme und Einstellungen zu finden sind, die sich nur mit großem Aufwand wieder herstellen lassen. Oft wird unterschätzt, wie groß der Aufwand ist, einen Arbeitsplatz wieder betriebsfertig zu machen. Ist ein solcher Platz von einem Virus befallen und muss neu installiert werden, sind 3-5 Stunden Dienstleistungen nicht ungewöhnlich. Setzt man die hiermit einhergehenden Kosten für den IT-Dienstleister, sowie auch die Kosten für den Arbeitsausfall an diesem Arbeitsplatz in Relation zu etwa 70 € netto, die eine gute Datensicherungssoftware kostet, wird schnell deutlich, dass man hier am falschen Ende sparen kann. Zumindest die neuralgischen Plätze in der Kanzlei (Berufsträger und Buchhaltung) sollten per regelmäßigen Backups gesichert werden, um im Bedarfsfall schnell wieder betriebsbereit zu sein.

Zu all den vorgenannten Themen haben wir Lösungen für Sie und beraten Sie gerne, welche dieser Lösungen am besten zu ihrer Kanzlei passt. Klar ist, dass eine Einzelkämpfer Kanzlei anders geschützt wird, als eine Wirtschaftskanzlei mit 80 Mitarbeitern.

Sie erreichen uns unter: 0511/59200420 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Windows 11 Version 22H2 – rechtzeitig aktualisieren

Sehr geehrte Damen und Herren,

am 20. September hat Microsoft das „Windows 11 2022“-Update der Öffentlichkeit vorgestellt. Dieses Update ist auch mit der Bezeichnung Version 22H2 bekannt. Mit diesem Update kommen viele neue und sinnvolle Sicherheitsfunktionen, insbesondere zum Schutz vor Cyberangriffen. Aber überdies ist es zum stabilen Betrieb von RA-MICRO notwendig, dass auch Windows stets auf einem aktuellen Stand gehalten wird. Wir empfehlen Ihnen hier rechtzeitig die Aktualisierung durchzuführen. Vermeiden Sie dadurch unnötige Betriebsunterbrechungen, durch eine ungeplante Installation des genannten Updates.

Hierbei unterstützen wir Sie gern und bitten Sie diesbezüglich einen Termin für eine Fernwartung mit uns zu vereinbaren.

Wenn Sie die Installation selbst durchführen wollen, prüfen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig auf aktuelle Windows-Updates. Wundern Sie sich nicht, wenn dieses Update für Ihren Computer noch nicht zur Verfügung steht. Manchmal verhindert die eingesetzte Hardware eine sofortige Installation. Wenn Sie wissen wollen, welche Version von Windows bei Ihnen im Einsatz ist, so öffnen Sie das Fenster „Ausführen“ (Windows-Taste + R) und geben dort „winver“ (ohne Anführungszeichen) ein und klicken auf OK. Dass sich dann öffnende Fenster zeigt Ihnen die installierte Windows-Version an.

Zur Terminvereinbarung erreichen Sie uns unter 0511/59200420. 

Schicken Sie uns auch gerne eine E-Mail an Support@ius.Systems

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Neue beA Karte nicht rechtzeitig aktiviert. Was nun?

Sie haben neue beA-Karten bekommen, diese aber nicht rechtzeitig bis zum 8.9.2022 aktiviert? Dann müssen Sie jetzt schleunigst handeln:

Sofern Sie nicht über ein Softwarezertifikat verfügen oder eine Mitarbeiterkarte haben, über die eingehende Nachrichten abgerufen werden können, werden Sie sich wohl oder übel an die Telefon Hotline der Bundesrechtsanwaltskammer für das beA wenden müssen. Diese erreichen Sie unter:

030/21787017

Sie werden nicht die einzigen sein, stellen Sie sich also auf lange Wartezeiten ein. Hierüber müssen Sie jetzt Ihre bisherige beA-Karte von Ihrem Postfach trennen.

Anschließend ist die Registrierung der neuen beA-Karte möglich. Wählen Sie hier bitte auf der Seite https://bea-brak.de „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach„

Folgen Sie dem Assistenten unter Verwendung der neuen beA-Karte. Abschließend können Sie sich mit der neuen Karte im beA anmelden.

Thema qualifizierte elektronische Signatur (qeS):

Das gleiche Problem wird Sie bei der qualifizierten elektronischen Signatur treffen. Wenn Sie diese noch nicht übertragen haben, muss das ebenfalls noch erfolgen. Hier haben Sie allerdings das Glück, dass auf der alten beA-Karte diese Signatur noch bis Ende 2022 gültig ist. D. h. für Sie, dass Sie mit der alten beA-Karte im Postausgang von RA-MICRO signieren können. Für den Versand muss dann allerdings die neue beA Karte genommen werden.

Zur Übertragung der Signatur auf die neue Karte (respektive in die Fernsignatur), suchen Sie bitte zunächst eine E-Mail der Bundesnotarkammer, die zum gleichen Zeitpunkt ankam, wie die E-Mail mit der Sie den Empfang der Karte bestätigt haben. Auch der Absender ist hier der gleiche. Als Suchbegriff in Ihrem E-Mail-Programm empfiehlt sich „zs-no-reply@bnotk.de“. Davon ausgehend, dass diese E-Mail älter als einen Monat ist (dann ist der Link abgelaufen), leiten Sie diese bitte weiter an die E-Mail-Adresse „zs@bnotk.de“ und bitten um die Erteilung eines neuen Links zur Übertragung der qualifizierten elektronischen Signatur. 

Sobald dieser Link per E-Mail gekommen ist, schließen Sie bitte die Übertragung der Signatur darüber ab. Halten Sie dazu bitte eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses bereit.

Sobald die Signatur übertragen worden ist, können Sie die neue beA-Karte in vollem Umfang verwenden. Zur elektronischen Signatur im Postausgang von RA-MICRO benötigen Sie dann jedoch noch die Software SecSigner, die Sie gerne bei uns einzeln und zu hervorragenden Konditionen erwerben können.

Gern unterstützen wir Sie. Schreiben Sie uns bitte an 

support@ius.systems

Ihr Team des ius Systemhaus

 

 

 

 

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