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Vibe Coding in der Kanzlei: Wenn KI-gebaute Tools zum Datenschutzrisiko werden

Eine kleine App für die Fristenübersicht, ein Formular für die Mandatsanfrage, ein internes Tool für die Zeiterfassung: Mit KI-Werkzeugen wie ChatGPT, Claude, Cursor oder Lovable entstehen solche Anwendungen heute in wenigen Tagen. Das Stichwort lautet „Vibe Coding“ – Software, die per Sprachbefehl und Prompt entsteht und oft ungeprüft live geht. Für Kanzleien klingt das verlockend. Doch Prof. Christian Solmecke von WBS.LEGAL weist in einem aktuellen Beitrag vom 29. Oktober 2026 darauf hin: Sobald echte Nutzer, Zahlungen und personenbezogene Daten im Spiel sind, gelten dieselben Anforderungen wie bei professionell entwickelter Software. Und die Verantwortung trägt der Betreiber.

Das Problem: Schnell gebaut, schlecht abgesichert

Die Risiken sind sowohl technischer als auch rechtlicher Natur. Technisch nennt der Beitrag drei typische Schwachstellen:

  • Offene Datenbanken: KI-Tools richten Backends häufig bei Anbietern wie Supabase ein. Fehlen Zugriffsregeln auf Zeilenebene oder sind sie zu großzügig gesetzt, können Dritte mit dem öffentlichen Frontend-Schlüssel Kundendaten, Nachrichten oder Bestellungen lesen und womöglich verändern. Medienberichten zufolge war im Frühjahr 2026 annähernd jede zweite Supabase-Datenbank deutschsprachiger Websites offen.
  • Ungeschützte Zugangsdaten: Schlüssel für Zahlungsdienste, Mailserver oder Schnittstellen landen durch fehlende Ausschlussregeln in veröffentlichten Dateien.
  • Veraltete Bibliotheken: Die KI schlägt Pakete vor, die dem Trainingsstand entsprechen – mit bekannten Sicherheitslücken. Angreifer nutzen ihrerseits KI, um solche Lücken automatisiert aufzuspüren.

Rechtlich kommen weitere Fallstricke hinzu: Analyse- oder Werbedienste, die vor der Einwilligung geladen werden (§ 25 TDDDG), Schriftarten, Skripte oder Karten von fremden Servern, die IP-Adressen übermitteln (Art. 6 DSGVO), und generische Datenschutzerklärungen, die den Anforderungen des Art. 13 DSGVO nicht genügen. Bei online abschließbaren Abos kann zudem die fehlende Kündigungsschaltfläche nach § 312k BGB Abmahnungen auslösen. Und wer mit einem internen Tool Arbeitszeiten oder Leistungsdaten von Mitarbeitenden erfasst, muss das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachten.

Warum das gerade Kanzleien trifft

Eine Kanzlei verarbeitet täglich besonders schutzwürdige Informationen: Mandantendaten, Schriftsätze, Gesundheits- und Familiendaten. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Betreiber – nicht das KI-Modell, das nach dem Beitrag lediglich als Werkzeug gilt. Art. 32 DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Kommt es zu einer Datenpanne, ist sie grundsätzlich binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DSGVO); bei hohem Risiko müssen auch die Betroffenen informiert werden (Art. 34 DSGVO). Hinzu kommen mögliche Bußgelder nach Art. 83 DSGVO und Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO.

Für eine Anwaltskanzlei kommt zur Haftung noch ein Vertrauensschaden hinzu: Ein Datenleck bei einem selbstgebauten Mandantenformular wäre nicht nur ein Compliance-Thema, sondern ein Reputationsrisiko.

Die Lösung: Prüfen vor dem Livegang

Die gute Nachricht: Mit einer sauberen Bestandsaufnahme lassen sich die meisten Risiken früh erkennen. Die Handlungsempfehlungen des Beitrags lassen sich direkt auf den Kanzleialltag übertragen:

  • Vor dem Livegang eine technische und rechtliche Bestandsaufnahme durchführen.
  • Zugriffsregeln der Datenbank prüfen und Schlüssel aus dem Frontend heraushalten.
  • Cookie-Einwilligung vor jeder nicht notwendigen Aktivierung einholen.
  • Fremde Ressourcen möglichst auf den eigenen Server verlagern.
  • Die Datenschutzerklärung an die tatsächlich eingesetzten Dienste anpassen.
  • Bei Datenpannen fristgerecht reagieren und gegebenenfalls anwaltlich beraten lassen.

Wichtig: Automatisierte Prüfungen liefern Hinweise auf Risiken, keine abschließende Rechtsberatung. Wer Mandantendaten verarbeitet, sollte technische Prüfung, IT-Betrieb und Datenschutzbewertung nicht dem Zufall überlassen.

Ihre Vorteile mit geprüften Kanzlei-Lösungen

Gerade für sensible Abläufe wie die Mandatsaufnahme gibt es erprobte Lösungen, die genau auf die Anforderungen von Kanzleien abgestimmt sind. Das RA-MICRO Online-Mandat (OMA) ist ein digitaler Mandatsaufnahmebogen, über den neue Mandanten ihre Stammdaten selbst erfassen; die Daten werden in der RA-MICRO Kanzleisoftware automatisiert für die Anlage von Mandant und Fall verarbeitet. Das spart Zeit und vermeidet Insellösungen, die nebenher gepflegt und abgesichert werden müssten.

Auch die vorhandene Kanzlei-EDV profitiert von einem regelmäßigen Blick von außen. Der RA-MICRO Kanzleicheck prüft per Fernwartung die technischen Komponenten Ihrer Kanzlei-EDV, System- und Sicherungssoftware: von der Aktualität der Software über die Auslastung der Hardware bis zu Hinweisen zur Konfiguration sowie zur Beratung zu Backup-Strategien und Notfallplänen. So haben Sie Ihre Basis im Griff, bevor Sie zusätzliche Werkzeuge einführen.

Und wenn Sie KI nutzen möchten, dann mit Konzept: Der JURA KI Assistent anonymisiert Texte automatisch lokal, bevor sie an ein KI-Modell übertragen werden, und verifiziert zitierte Gesetze und Urteile auf Echtheit. Das ist ein deutlicher Unterschied zum ungeprüften „Einfach mal machen“.

Jetzt handeln: Wir beraten Sie gern

Setzen Sie in Ihrer Kanzlei bereits KI-gebaute Tools ein – oder planen Sie es? Wir als ius Systemhaus, Ihr RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover, helfen Ihnen, Ihre Kanzlei-IT sicher, schlank und datenschutzkonform aufzustellen.

Sprechen Sie uns an: Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Weiterbildung im November: KI-Herbstcamp, E-Rechnung und Fibu-Grundlagen – die RA-MICRO Webinare für Ihr Kanzleiteam

Neue Technik bringt nur dann Mehrwert, wenn das gesamte Kanzleiteam sie sicher beherrscht. Genau hier entscheidet sich im Alltag, ob eine Software ihr Potenzial entfaltet oder nur einen Bruchteil ihrer Funktionen liefert. Die RA-MICRO Online Akademie hält dafür im November ein ausgesprochen praxisnahes Programm bereit: von künstlicher Intelligenz über die E-Rechnung bis zu den Grundlagen der Finanzbuchhaltung. Als RA-MICRO Partner möchten wir Ihnen die wichtigsten Termine vorstellen und zeigen, wie Ihre Kanzlei davon profitiert.

Das Problem: Wissen verändert sich schneller als der Kanzleialltag

Viele Kanzleien erleben dasselbe Muster. Neue Funktionen werden eingeführt, doch im hektischen Tagesgeschäft fehlt die Zeit, sie systematisch kennenzulernen. Das Ergebnis: Routineaufgaben werden weiter manuell erledigt, obwohl die Software sie längst unterstützt. Besonders spürbar ist das bei zwei Themen, die derzeit jede Kanzlei beschäftigen: dem Einsatz von KI und der Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Wer hier unsicher ist, verschenkt Zeit und riskiert Fehler, die sich mit etwas Schulung vermeiden lassen.

Die Lösung: Strukturierte Webinare der RA-MICRO Online Akademie

Die Online Akademie von RA-MICRO bündelt Weiterbildung in kompakten Webinaren, die Sie bequem vom Arbeitsplatz aus besuchen können. Die Webinare sind für RA-MICRO-Kundinnen und -Kunden kostenfrei. Im November stehen insbesondere diese Schwerpunkte auf dem Programm.

KI-Herbstcamp am 11., 18. und 25. November

Das dreiteilige KI-Herbstcamp verbindet Grundlagen und Berufsrecht mit praktischen Anwendungen. Die Bandbreite reicht vom KI Widget über Anonymisierung und Prompting bis zum Weg von der Mandatsanfrage zum Schriftsatz. Gerade der berufsrechtliche Rahmen ist für Anwältinnen und Anwälte wichtig: Wer KI einsetzt, muss wissen, was erlaubt ist und wie sensible Mandantendaten geschützt bleiben. Das Herbstcamp gibt dafür eine klare Orientierung und zeigt zugleich, wie sich KI sinnvoll in den Arbeitsablauf einfügt.

KI Widget in RA-MICRO am 12. und 24. November

Ergänzend zeigen die Webinare am 12. und 24. November die KI-Integration in RA-MICRO mit dem KI Widget. Mit diesem Werkzeug können Sie Akten analysieren und in natürlicher Sprache Fragen zu Dokumenten stellen. Wer das Werkzeug live erlebt, erkennt schnell, wo es im eigenen Kanzleialltag Zeit spart.

E-Rechnung am 10. und 26. November

Im Rechnungswesen stehen die E-Rechnung und der Zahlungsverkehr im Mittelpunkt. Im Webinar „Sind Sie bereit für die E-Rechnung?“ erfahren Sie am 10. und 26. November, wie Sie E-Rechnungen in RA-MICRO verarbeiten. Für Kanzleien, die ihre Buchhaltung rechtzeitig auf die neuen Anforderungen ausrichten möchten, ist das ein idealer Einstieg.

Grundlagenreihe Finanzbuchhaltung ab dem 2. November

Wer seine Kenntnisse systematisch aufbauen oder auffrischen möchte, kann ab dem 2. November an der sechsteiligen Grundlagenreihe zur Finanzbuchhaltung teilnehmen. Den Auftakt bildet die Einrichtung des Kontenplans. Die Reihe eignet sich für neue Teammitglieder ebenso wie für erfahrene Kräfte, die ihr Wissen auf den aktuellen Stand bringen wollen.

Weitere Angebote

Neben diesen Highlights finden Sie auf der Seite der Online Akademie viele weitere Webinare, zum Beispiel eine dreiteilige Reihe zu den RA-MICRO-Grundlagen. Sie vermittelt die Basis für den sicheren Umgang mit der Kanzleisoftware.

Der Mix aus Technik, Berufsrecht und Rechnungswesen zeigt: Moderne Kanzleiorganisation ist Teamarbeit. Weder die beste KI-Funktion noch die sauberste Buchhaltung nützen etwas, wenn die Menschen dahinter nicht wissen, wie sie diese einsetzen. Regelmäßige Weiterbildung ist daher keine Pflichtübung, sondern eine Investition in Qualität, Geschwindigkeit und Rechtssicherheit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Gut geschulte Mitarbeitende arbeiten schneller, sicherer und mit mehr Freude an der Technik. Konkret profitiert Ihre Kanzlei von mehreren Punkten. Die Webinare sind kompakt und lassen sich flexibel in den Arbeitstag einplanen. Sie sparen Reisezeit und Kosten, weil die Teilnahme online erfolgt. Für RA-MICRO-Kunden entstehen keine Gebühren. Und nicht zuletzt stärken Sie die Kompetenz Ihres Teams bei zwei Zukunftsthemen, die über die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Kanzlei mitentscheiden: KI und digitale Buchhaltung.

Unser Tipp: Verteilen Sie die Termine im Team. Lassen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen das KI-Herbstcamp besuchen, während die Buchhaltung am E-Rechnungs-Webinar teilnimmt. So wächst das Wissen in der Breite, und Sie können die Erkenntnisse anschließend gemeinsam im Team besprechen.

Wir unterstützen Sie vor Ort und aus der Ferne

Als RA-MICRO und DictaNet Partner aus Hannover begleiten wir Kanzleien bei der Einführung neuer Funktionen, bei der Einrichtung der Systeme und bei Fragen rund um die Kanzlei-EDV. Wenn Sie nach einem Webinar etwas in Ihrer Umgebung umsetzen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.

Jetzt Termine sichern

Sichern Sie sich Ihre Plätze für die Novembertermine und bringen Sie Ihr Team auf den neuesten Stand. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen zu RA-MICRO, zur Einrichtung oder zu passenden Schulungsangeboten haben. Wir beraten Sie persönlich und unverbindlich.

Kontakt: ius Systemhaus, Telefon 0511/9998840, E-Mail frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Diktieren, wo die Gedanken entstehen: Die kostenlose DictaNet App für iPhone, iPad und Android in der Kanzlei

Der beste Gedanke kommt selten am Schreibtisch. Er kommt auf dem Weg zum Gericht, nach dem Mandantentermin oder abends im Homeoffice. Wer in diesem Moment nur ein Notizzettel oder eine unsichere Sprachnachricht zur Hand hat, verliert Zeit, Präzision und im schlimmsten Fall Vertraulichkeit. Genau hier setzt die DictaNet App an: Sie macht Ihr Smartphone oder Tablet zu einem professionellen Diktiergerät für die Kanzlei.

Das Problem: Diktate, die zu spät oder auf Umwegen ankommen

In vielen Kanzleien ist das Diktieren noch immer von Reibungsverlusten geprägt. Das Diktiergerät liegt in der Tasche, während im Sekretariat die Arbeit wartet. Dateien wandern per USB-Stick, über private Messenger oder ungeschützte Mail-Anhänge durch die Gegend. Gerade bei Mandatsinhalten ist das ein ernstes Risiko, denn die anwaltliche Verschwiegenheit gilt nicht nur im Büro, sondern auch auf dem Übertragungsweg.

Hinzu kommt der Faktor Zeit: Ein Diktat, das erst am nächsten Morgen zur Schreibkraft gelangt, verzögert den Schriftsatz, die Rückmeldung an den Mandanten und im Zweifel auch die Fristenarbeit. Wer viel unterwegs ist, braucht eine Lösung, die ohne Umwege funktioniert und trotzdem sicher ist.

Die Lösung: Professionell diktieren mit der DictaNet App

Die DictaNet App ist die kostenlose Diktiersoftware für Ihr Smartphone. Sie steht für Android sowie für iPhone und iPad zur Verfügung. Sie diktieren dort, wo Sie gerade sind, und senden das Diktat verschlüsselt an die DictaNet Office Diktiersoftware in Ihrer Kanzlei. Der Versand erfolgt per E-Mail direkt in die Kanzlei, sodass Ihr Sekretariat das Diktat sofort bearbeiten kann, auch wenn Sie selbst noch unterwegs sind.

Wer möchte, verbindet die App zusätzlich mit der DictaNet Spracherkennung. Dann entsteht aus dem gesprochenen Wort automatisch ein Textentwurf, der nur noch geprüft und angepasst werden muss. So wird aus der Fahrzeit oder der Wartezeit im Gerichtsflur produktive Arbeitszeit.

Die Vorteile im Überblick

  • Kostenlos und plattformübergreifend: Die App läuft auf iPhone, iPad und Android-Geräten. Sie nutzen die Geräte, die ohnehin vorhanden sind.
  • Gute Audioqualität: Moderne Smartphones bringen Mikrofone mit, die für Sprache ausgelegt sind. Das sorgt für klare Aufnahmen und eine gute Grundlage für Schreibkraft und Spracherkennung.
  • Sichere Übertragung: Die Verbindung zur DictaNet Office Diktiersoftware ist verschlüsselt. Damit entfallen Datei-Umwege über USB-Stick oder private Dienste.
  • Intuitive Bedienung per Neigesteuerung: Die Aufnahme läuft, wenn Sie das Gerät senkrecht halten. Legen Sie es waagerecht, pausiert die Aufnahme. Das ist schnell erlernt und funktioniert auch in hektischen Momenten.
  • Auf Dokumente diktieren: Sie können direkt auf Dokumente diktieren und diese zusammen mit dem Diktat verschicken. Ihr Team sieht sofort, worauf sich Ihre Anweisungen beziehen.
  • E-Mails mit Sprachnachrichten beantworten: Die integrierte E-Mail-Software erlaubt es, Nachrichten per Sprache zu beantworten und so Reaktionszeiten zu verkürzen.
  • Multitasking auf dem iPad: Im SplitView zeigen Sie DictaNet und eine weitere App gleichzeitig an, zum Beispiel ein Dokument, das Sie gerade durcharbeiten.

Was das für Ihren Kanzleialltag bedeutet

Stellen Sie sich einen typischen Gerichtstag vor: Termin beendet, Ergebnis im Kopf, der nächste Termin in einer Stunde. Statt die Eindrücke bis zum Abend mitzuschleppen, diktieren Sie das Protokoll direkt auf dem Weg zum Auto. Das Diktat liegt verschlüsselt in der Kanzlei, bevor Sie dort ankommen. Das Sekretariat kann den Schriftsatz vorbereiten, Sie prüfen am Folgetag nur noch das Ergebnis.

Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche und eine saubere, nachvollziehbare Übergabe zwischen Anwalt und Sekretariat. Und weil die App kostenlos ist, entsteht keine zusätzliche Hürde für Kolleginnen und Kollegen, die bislang noch mit dem klassischen Diktiergerät arbeiten.

Jetzt einsteigen: Praxistipp und Webinar

Wer die Möglichkeiten des modernen Diktierens kennenlernen möchte, findet bei der RA-MICRO Online Akademie ein passendes Angebot: Am 29.10.2026 von 10:00 bis 10:30 Uhr läuft online das Webinar „Effizienter diktieren im Kanzleialltag: Erste Schritte mit dem DictaNet Recorder“. Eine kompakte halbe Stunde, die sich für Anwältinnen, Anwälte und Sekretariate lohnt.

Entscheidend für den Erfolg ist allerdings nicht nur die App, sondern das Zusammenspiel von Diktat, Sekretariat, Spracherkennung und Kanzleisoftware. Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner richten wir diese Bausteine für Sie so ein, dass sie im Alltag reibungslos ineinandergreifen: von der Installation über die Anbindung an Ihre DictaNet Office Diktiersoftware bis zur Einweisung Ihres Teams.

Ihr nächster Schritt

Sie möchten wissen, wie die DictaNet App in Ihre Kanzlei passt und ob die Spracherkennung für Ihre Arbeitsweise sinnvoll ist? Wir beraten Sie gern persönlich und unverbindlich.

ius Systemhaus, Hannover
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns. Wir zeigen Ihnen, wie Diktieren in Ihrer Kanzlei einfacher, schneller und sicherer wird.

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Kritische PHP-Sicherheitslücke: Was Kanzleien jetzt von Hosting-Anbietern und IT-Dienstleistern verlangen sollten

Stellen Sie sich vor: Die Kanzlei-Website ist offline, das Mandantenportal nicht erreichbar – und der Hosting-Anbieter schreibt, man habe Server „vorsorglich abgeschaltet“. Genau dieses Szenario ist in den vergangenen Tagen für zahlreiche Unternehmen Realität geworden. Auslöser ist eine kritische Sicherheitslücke in PHP, die in der IT-Community als „php2shell“ bezeichnet wird. Wie die Kanzlei WBS.LEGAL am 23. Oktober 2026 berichtet, haben große Hosting-Anbieter Server mit anfälligen PHP-Anwendungen abgeschaltet, und KRITIS- sowie NIS-2-Unternehmen fordern von ihren Dienstleistern Bestätigungen, dass Patches eingespielt wurden.

Für Rechtsanwälte ist das mehr als ein Technikthema. Wer Mandantendaten verarbeitet, trägt Verantwortung – auch dann, wenn die Technik bei einem Dienstleister liegt.

Das Problem: Verantwortung lässt sich nicht auslagern

PHP läuft auf einem sehr großen Teil aller Webseiten und Webanwendungen. Eine kritische Lücke betrifft deshalb schnell auch Kanzlei-Websites, Online-Formulare, Mandantenportale oder Zusatzanwendungen, die bei einem externen Anbieter gehostet werden. Die rechtlichen Folgen schildert WBS.LEGAL klar:

  • Art. 32 DSGVO: Verantwortliche müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik treffen. Bekannte, verfügbare Patches für kritische Lücken sind zeitnah einzuspielen. Ein Dienstleister entlastet den Betreiber im Außenverhältnis nicht.
  • Art. 82 DSGVO: Betroffene können immateriellen Schadenersatz verlangen. Als Tendenz deutscher Gerichte nennt der Beitrag Beträge von wenigen hundert bis mehreren tausend Euro pro Person.
  • Bußgelder: Möglich sind bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes; mittelständische Unternehmen erhalten laut WBS.LEGAL regelmäßig Bußgelder im fünf- bis sechsstelligen Bereich.
  • NIS-2: Die Richtlinie wird derzeit in deutsches Recht umgesetzt und verlangt die Prüfung der Sicherheit von Zulieferern. Geschäftsführer können bei grober Vernachlässigung des Risikomanagements persönlich haften.

Hinzu kommt der B2B-Aspekt: Arbeiten Sie für Unternehmen, die unter KRITIS oder NIS-2 fallen, werden diese Mandanten künftig Sicherheitsnachweise sehen wollen. Im Extremfall kann die Verbindung gekappt oder die Zusammenarbeit fristlos beendet werden.

Die Lösung: Klare Regeln für Updates und Dienstleister

Die gute Nachricht: Mit wenigen, klar definierten Maßnahmen lässt sich das Risiko deutlich senken. Die Empfehlungen aus dem Beitrag lassen sich direkt auf den Kanzleialltag übertragen:

  • Sicherheitsupdates unverzüglich einspielen – oder einspielen lassen. Legen Sie intern fest, wer dafür zuständig ist und wie schnell kritische Updates erfolgen müssen.
  • Verträge prüfen. Auftragsverarbeitungsverträge und Service-Level-Agreements mit Hosting-Anbietern und IT-Dienstleistern sollten kritische Updates ausdrücklich und sofort vorsehen.
  • Nachweise bereithalten. Wer mit KRITIS- oder NIS-2-Unternehmen zusammenarbeitet, sollte Sicherheitsnachweise dokumentiert vorlegen können.
  • Für den Ernstfall vorbereitet sein. Wissen Sie, wen Sie anrufen, wenn Ihr Hoster Systeme abschaltet? Ein dokumentierter Ablauf spart im Ernstfall wertvolle Stunden.

Was das für Ihre Kanzlei-IT bedeutet

Der Fall zeigt: Aktualität ist keine Nebensache, sondern Teil der anwaltlichen Sorgfalt. Das gilt für die Kanzlei-Website genauso wie für Arbeitsplätze, Server und die eingesetzte Software. Ein Überblick, welche Systeme bei Ihnen laufen, wer sie betreut und wann zuletzt aktualisiert wurde, ist die Grundlage jeder Absicherung.

Hier setzt der RA-MICRO Kanzleicheck an: Er umfasst die Prüfung der technischen Komponenten Ihrer Kanzlei-EDV, der System- und Sicherungssoftware – unkompliziert per Fernwartung. Dazu gehören unter anderem die Prüfung der Aktualität der Software, die Untersuchung von Leistungsfähigkeit und Auslastung der Hardware, Hinweise zur Optimierung der Konfiguration sowie die Beratung zu Backup-Strategien und Notfallplänen. So erhalten Sie schwarz auf weiß, wo Ihre Kanzlei steht, und können gegenüber Mandanten, Versicherern und Aufsicht belegen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Wer seine Kanzleisoftware in der Cloud betreibt, profitiert zusätzlich: Bei RA-MICRO haben Sie die freie Wahl, ob Sie Ihre Kanzleisoftware in der Cloud oder in Ihrer Kanzlei betreiben. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Verantwortlichkeiten für Updates und Sicherheit klar geregelt sind – vertraglich und organisatorisch.

Ihre Vorteile mit ius Systemhaus

Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover kennen wir die Anforderungen von Anwaltskanzleien aus der täglichen Praxis. Wir helfen Ihnen dabei,

  • Ihre Kanzlei-EDV auf einen aktuellen, nachvollziehbar dokumentierten Stand zu bringen,
  • Zuständigkeiten für Updates und Sicherheitsmaßnahmen eindeutig festzulegen,
  • Backup-Strategie und Notfallplan zu prüfen und zu verbessern,
  • und Ihre Systeme so zu organisieren, dass Sie auch bei kritischen Sicherheitsmeldungen handlungsfähig bleiben.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt die Berichterstattung von WBS.LEGAL vom 23.10.2026 zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Technische Details zur Lücke (betroffene Versionen, Patch-Stand) entnehmen Sie bitte den Hinweisen des PHP-Projekts und Ihres Dienstleisters.

Jetzt handeln – bevor die nächste Meldung kommt

Die nächste kritische Sicherheitslücke kommt bestimmt. Die Frage ist, ob Ihre Kanzlei vorbereitet ist. Sprechen Sie uns an: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Handlungsbedarf besteht, und sorgen für klare Abläufe.

Rufen Sie uns an: 0511/9998840 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

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Nicht jede Ausgabe ist eine Auslage: Gebühren und Auslagen nach RVG sicher abrechnen – mit dem Kostenblatt in RA-MICRO

Am Monatsende zeigt sich in jeder Kanzlei, wie sauber der Alltag dokumentiert wurde: Welche Kosten sind im Mandat tatsächlich angefallen, was darf gegenüber der Mandantschaft abgerechnet werden, und was bekommen Sie später vom Gegner erstattet? Wer hier unscharf arbeitet, verschenkt Vergütung oder riskiert Streit im Kostenfestsetzungsverfahren. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf Gebühren und Auslagen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG).

Das Problem: Entstandene Kosten sind nicht automatisch abrechenbar

Nach § 1 Abs. 1 RVG besteht die anwaltliche Vergütung aus Gebühren und Auslagen. Die Gebühren vergüten die eigentliche Tätigkeit, also zum Beispiel die Geschäftsgebühr, die Verfahrensgebühr oder die Terminsgebühr. Daneben entstehen in nahezu jedem Mandat weitere Kosten: für Post und Telekommunikation, für Dokumente oder für Geschäftsreisen.

Der Haken: Dass Ihrer Kanzlei eine Ausgabe entstanden ist, bedeutet noch nicht, dass dafür ein Auslagentatbestand des Vergütungsverzeichnisses erfüllt ist. Die allgemeinen Geschäftskosten einer Kanzlei sind grundsätzlich bereits durch die Gebühren abgegolten. Das Vergütungsverzeichnis regelt die abrechenbaren Auslagen in Teil 7 vor, unter anderem:

  • die Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG,
  • Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen nach Nr. 7001 VV RVG,
  • die alternativ mögliche Post- und Telekommunikationspauschale nach Nr. 7002 VV RVG,
  • Fahrtkosten für Geschäftsreisen nach Nr. 7003 und 7004 VV RVG,
  • Tage- und Abwesenheitsgeld nach Nr. 7005 VV RVG,
  • sonstige angemessene Auslagen anlässlich einer Geschäftsreise nach Nr. 7006 VV RVG sowie
  • die Umsatzsteuer auf die Vergütung nach Nr. 7008 VV RVG.

Soweit Teil 7 nichts anderes bestimmt, kann nach der Vorbemerkung 7 Abs. 1 VV RVG außerdem Ersatz entstandener Aufwendungen nach § 675 in Verbindung mit § 670 BGB verlangt werden. Auch hier gilt: Sorgfältig prüfen, auf welcher Grundlage eine Position angesetzt wird.

Ein Fall aus der Praxis: 2.400 Euro Digitalisierungskosten nicht erstattet

Wie relevant diese Abgrenzung ist, zeigt ein Beschluss des Oberlandesgerichts Brandenburg vom 05.01.2026 (Az. 6 W 43/25). Eine Kanzlei hatte umfangreiche Papierunterlagen nachträglich digitalisieren lassen, um sie leichter bearbeiten zu können. Dafür fielen Kosten von rund 2.400 Euro an, die im Kostenfestsetzungsverfahren von der Gegenseite erstattet werden sollten.

Das Gericht lehnte die Erstattung ab: Die Kosten seien gemäß § 91 Abs. 1 Satz 1 ZPO zur Rechtsverfolgung nicht zwingend erforderlich gewesen. Die Botschaft für den Kanzleialltag ist eindeutig: Tatsächlich entstandene Kanzleikosten und erstattungsfähige Kosten sind nicht zwangsläufig dasselbe.

Zwei Fragen, die Sie getrennt beantworten sollten

Hilfreich ist es, bei jeder Position zwei Fragen auseinanderzuhalten:

  • Was kann gegenüber der eigenen Mandantschaft abgerechnet werden?
  • Welche dieser Kosten muss später ein Gegner oder die Staatskasse erstatten?

Beides ist nicht immer deckungsgleich. Eine Ausgabe kann wirtschaftlich durchaus bei der Bearbeitung eines Mandats angefallen sein, ohne dass sie vollständig auf einen erstattungspflichtigen Gegner übertragen werden kann. Deshalb sollte schon bei der Erfassung klar sein, welcher Tatbestand zugrunde liegt und wie die jeweilige Position behandelt werden soll.

Die Anforderungen an eine nachvollziehbare Berechnung

Hinzu kommen die formalen Vorgaben: § 10 RVG verlangt unter anderem die Angabe der Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, des jeweiligen Gebührentatbestands, der Bezeichnung der Auslagen und der angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses. Bei wertabhängigen Gebühren ist zudem der zugrunde gelegte Gegenstandswert auszuweisen. Eine strukturierte Erfassung hilft Ihnen also nicht nur intern, sondern ist die Grundlage einer nachvollziehbaren Rechnungslegung.

Praktisch ist auch ein Hinweis zu wiederkehrenden Leistungen: Bei regelmäßig wiederkehrenden pauschalen Leistungen muss aus steuerlicher Sicht nicht zwingend für jeden Monat ein neues Rechnungsdokument erzeugt werden, wenn ein entsprechend ausgestalteter Vertrag vorliegt. Voraussetzung ist, dass dieses Dokument die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält und der Leistungszeitraum erkennbar ist. Die Anforderungen des § 10 RVG bleiben unberührt, und die Regeln zur E-Rechnung samt Übergangsfristen sind zu beachten.

Die Lösung: Das Kostenblatt in RA-MICRO

RA-MICRO unterstützt Ihre Kanzlei bei der Erstellung von Rechtsanwaltsvergütungsrechnungen nach dem RVG. Im Gebührenprogramm berücksichtigen Sie neben den Gebührentatbeständen auch die für die Abrechnung relevanten Auslagen. Darüber hinaus stehen unter anderem Funktionen für Beratungshilfe, Kosten- und Vergütungsfestsetzungsanträge sowie weitere Kostenberechnungen zur Verfügung.

Eine zentrale Rolle spielt das Kostenblatt. Dort erfassen und dokumentieren Sie die innerhalb einer Akte angefallenen Kosten fortlaufend, zum Beispiel Auslagen, Postkosten, Dokumenten- und Kopierkosten, Reisekosten und weitere kostenrelevante Positionen. Auch Einträge, die für die Zeithonorarabrechnung relevant sind, können Sie dort berücksichtigen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Zentrale Übersicht: Alle kostenrelevanten Positionen eines Mandats stehen an einer Stelle bereit.
  • Weniger Suchaufwand: Die Positionen müssen bei der Rechnungserstellung nicht erst mühsam zusammengesucht werden.
  • Vollständigkeit bei langen Mandaten: Die fortlaufende Erfassung hilft, angefallene Kosten lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren.
  • Fundierte Entscheidungen: Mit sauber erfassten Positionen können Sie bewusst entscheiden, ob und auf welcher Grundlage etwas als Gebühr, Auslage oder sonstige Kosten angesetzt wird.

Wer sich zusätzlich über aktuelle Rechtsprechung im Gebührenrecht informieren möchte, findet als RA-MICRO-Kundin oder -Kunde die Fachzeitschrift AGS – Anwaltsgebühren-Spezial kostenlos im RA-MICRO Online Konto (RMO-Store).

Jetzt Abrechnung und Kostenerfassung prüfen lassen

Sie möchten sicherstellen, dass in Ihrer Kanzlei Gebühren, Auslagen und Kosten in RA-MICRO optimal erfasst und abgerechnet werden? Als RA-MICRO-Partner zeigen wir Ihnen gern, wie Sie das Kostenblatt und das Gebührenprogramm in Ihrem Alltag effizient nutzen. Sprechen Sie uns an: Tel. 0511/9998840 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Ihr ius Systemhaus aus Hannover – Ihr Partner für RA-MICRO und DictaNet.

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BGH kippt die Bonitätsauskunft als Verzugsschaden: Was Ihre Kanzlei jetzt im Forderungskonto umstellen sollte

Es gibt Urteile, die eine über Jahre eingespielte Routine mit einem Satz beenden. Die beiden Entscheidungen des Bundesgerichtshofs vom 11. Juni 2026 (VII ZR 93/25 und VII ZR 96/25) gehören dazu – und sie betreffen jede Kanzlei, die Forderungen für Mandanten durchsetzt.

Der Kern: Kosten für eine vorgerichtliche Bonitätsauskunft über einen Schuldner in Verzug sind in der Regel kein erstattungsfähiger Verzugsschaden. Die Begründung ist nachvollziehbar und deshalb schwer zu umgehen. Eine Bonitätsauskunft dient vorrangig der Einschätzung des Vollstreckungsrisikos – also der eigenen wirtschaftlichen Entscheidung des Gläubigers, ob sich eine Klage lohnt. Sie ist nicht erforderlich, um den Prozess zu führen. Damit fehlt der Zurechnungszusammenhang zum Verzug.

Eine Erstattung bleibt möglich, aber nur als Ausnahme: Es müssen konkrete Anhaltspunkte für eine dauerhafte Zahlungsunfähigkeit vorgelegen haben, die eine gesonderte Prüfung erforderlich machten. Der BGH ist dabei ausdrücklich streng – bloßer Zahlungsverzug, eine zurückgegangene Lastschrift oder unbezahlte Kleinbeträge genügen nicht. Der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen hat die Entscheidungen kritisiert, weil sie Kosten vom Verursacher zum Geschädigten verlagern. An der Rechtslage ändert die Kritik nichts.

Das Problem: die Routine steckt in den Vorlagen

Der Schaden entsteht für Kanzleien nicht durch das Urteil selbst, sondern durch die Automatismen, die in den Arbeitsabläufen verankert sind. Die Auskunft wird standardmäßig vor der Klage eingeholt, weil es seit Jahren so gemacht wird. Der Betrag wandert über einen Textbaustein in die Forderungsaufstellung. Niemand fragt beim Einzelfall nach, weil die Position schlicht Teil der Vorlage ist.

Daraus folgen drei konkrete Risiken. Erstens werden Beträge weiter geltend gemacht, die das Gericht absetzt – mit entsprechender Kostenquote. Zweitens trägt der Mandant die Auskunftskosten künftig selbst, ohne das zu wissen, wenn Ihre Vergütungsvereinbarung diesen Punkt nicht regelt. Drittens – und das ist das eigentliche Haftungsthema – kann eine unaufgeforderte, nicht erstattungsfähige Auslage als Pflichtverletzung gewertet werden, wenn der Mandant nicht vorher informiert wurde.

Hinzu kommt ein Effekt, der sich erst über die Zeit zeigt. Wer die Position weiter standardmäßig ansetzt, produziert in jedem bestrittenen Verfahren eine zusätzliche Angriffsfläche für die Gegenseite. Ein gut vorbereiteter Schuldnervertreter setzt genau hier an, und zwar nicht nur bei der Auskunft selbst, sondern bei der Frage, wie sorgfältig die Forderungsaufstellung insgesamt erstellt wurde. Eine erkennbar aus der Vorlage gefallene Position schwächt die Glaubwürdigkeit der übrigen Nebenforderungen mit – ein Nachteil, der in keiner Kostenquote auftaucht, sich aber im Verhandlungsergebnis niederschlägt.

Die Lösung: drei Stellen in RA-MICRO prüfen

Die gute Nachricht ist, dass sich die Umstellung an wenigen, klar benennbaren Stellen erledigen lässt.

Erstens Textbausteine und Mahnvorlagen. Wenn in Ihren Mahn- und Klagevorlagen eine Position für Auskunftskosten automatisch mitläuft, gehört sie entfernt oder in eine bewusst zu aktivierende Variante überführt. In RA-MICRO betrifft das die Bausteine für vorgerichtliche Mahnung und Forderungsaufstellung. Die Position sollte nur noch dann erscheinen, wenn jemand sie aktiv setzt – und dann mit einer Begründung im Aktenvermerk.

Zweitens das Forderungskonto. Prüfen Sie, wie Auskunftskosten in Ihren laufenden Forderungskonten verbucht sind. Positionen, die nach der neuen Linie nicht durchsetzbar sind, gehören nicht in die Hauptforderung oder die Nebenkosten gegenüber dem Schuldner, sondern in die Abrechnung gegenüber dem Mandanten. Wer das nachträglich korrigieren muss, hat deutlich mehr Arbeit als bei einer sauberen Trennung von Beginn an – die Zwangsvollstreckungsfunktionen in RA-MICRO rechnen mit dem, was im Forderungskonto steht.

Drittens die Mandantenkommunikation. Ergänzen Sie Ihre Mandatsbedingungen und Ihre Eingangskorrespondenz im Inkassobereich um einen kurzen, klaren Hinweis: Eine Bonitätsprüfung ist sinnvoll zur Einschätzung des Vollstreckungsrisikos, die Kosten sind nach aktueller BGH-Rechtsprechung aber regelmäßig nicht vom Schuldner erstattungsfähig und gehen zu Ihren Lasten. Einmal als Baustein hinterlegt, ist dieser Hinweis in jeder Akte in zwei Klicks gesetzt – und entschärft die Haftungsfrage vollständig.

Warum sich der Aufwand auszahlt

Anwaltliche Qualität zeigt sich für Mandanten selten an der Schriftsatzprosa, sondern daran, dass Abrechnungen stimmen und keine unerwarteten Positionen auftauchen. Wer jetzt umstellt, vermeidet abgesetzte Kosten, führt ein saubereres Forderungskonto und kann gegenüber dem Mandanten belegen, dass die Kanzlei aktuelle Rechtsprechung in ihre Abläufe übernimmt. Das ist ein Argument, das im Wettbewerb um Inkassomandate wirkt.

Technisch ist die Umstellung in einer eingerichteten RA-MICRO Installation Sache von wenigen Stunden – vorausgesetzt, man weiß, welche Bausteine, Vorlagen und Kontenstrukturen betroffen sind und wie Änderungen so gesetzt werden, dass sie das nächste Update überleben.

Wir stellen Ihre Vorlagen gemeinsam mit Ihnen um

Wir kennen Ihre RA-MICRO Installation und wissen, wo Ihre Bausteine, Mahnvorlagen und Forderungskonten hinterlegt sind. Gern gehen wir die betroffenen Stellen mit Ihnen durch, passen die Vorlagen an und prüfen Ihren Versionsstand gleich mit.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 999 88 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen – wir sorgen dafür, dass Ihre Software sie korrekt abbildet.

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Kanzlei ohne feste Räume? Was die BRAK-Reform der Kanzleipflicht für Ihre IT bedeutet

Braucht eine Kanzlei feste Räume? Diese Frage beschäftigt die Anwaltschaft aktuell mehr denn je. Die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) hat sich positioniert: Ihre 171. Hauptversammlung beschloss am 25. September 2026 mit großer Mehrheit einen Vorschlag zur Neufassung von § 27 Abs. 1 BRAO. Anwältinnen und Anwälte sollen ihren Beruf künftig auch ohne dauerhaft unterhaltene Kanzleiräume ausüben können. Für Ihre Kanzlei ist das mehr als eine berufsrechtliche Randnotiz, denn es berührt unmittelbar Ihre IT, Ihre Erreichbarkeit und den Schutz Ihrer Mandantendaten.

Die Ausgangslage: Der BGH hält an festen Räumen fest

Nach § 27 Abs. 1 BRAO müssen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte im Bezirk ihrer Rechtsanwaltskammer eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Mit Urteil vom 01.12.2025 (Az. AnwZ (Brfg) 50/24) entschied der Bundesgerichtshof, dass die Kanzleipflicht grundsätzlich bestimmte, dauerhaft verfügbare Räumlichkeiten voraussetzt. Dort müssen Anwälte gewöhnlich arbeiten und dem rechtsuchenden Publikum zu angemessenen Zeiten zur Verfügung stehen. Eine ständige persönliche Anwesenheit verlangt das Gericht allerdings nicht.

Im entschiedenen Fall nutzte ein Rechtsanwalt eine Adresse in einem Berliner Businesscenter mit Kanzleischild, Briefkasten und Postservice. Besprechungsräume mietete er nur bei Bedarf stundenweise an, ansonsten arbeitete er von zu Hause und führte seine Akten digital. Das genügte dem BGH nicht. Wichtig: Es gibt kein pauschales Coworking-Verbot. Entscheidend sind die dauerhafte Verfügbarkeit geeigneter Räume und eine ordnungsgemäße Kanzleiorganisation, insbesondere der Zugang zu vertraulicher Beratung und die sichere Aufbewahrung überlassener Unterlagen.

Der Vorschlag der BRAK: ein funktionaler Kanzleibegriff

Die BRAK möchte die Kanzlei künftig über die erforderlichen sachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen der Berufsausübung definieren. Ausdrücklich gewährleistet sein sollen Zustellungen, Erreichbarkeit, Verschwiegenheit und Beschlagnahmeschutz, und zwar digital wie analog. Für den Vorschlag stimmten 23 Kammerpräsidentinnen und Kammerpräsidenten, vier votierten dagegen, eine Person enthielt sich. Die nähere Ausgestaltung soll nach einer gesetzlichen Neuregelung durch die Satzungsversammlung erfolgen.

Wichtig für die Praxis: Der Beschluss ist eine rechtspolitische Initiative und ändert die geltende Kanzleipflicht noch nicht. Wer flexible Büromodelle nutzt oder plant, muss weiterhin die gesetzlichen Vorgaben und die Rechtsprechung beachten. Eine Geschäftsadresse mit lediglich nach Bedarf buchbaren Besprechungsräumen genügt nach aktueller Lage nicht.

Das Problem: Flexibilität ohne Sicherheit ist keine Lösung

Unabhängig davon, wie die Reform ausgeht, zeigt die Debatte eine Entwicklung, die längst in den Kanzleien angekommen ist: Mandatsarbeit findet an mehreren Orten statt. Im Büro, im Homeoffice, im Gericht oder beim Mandanten. Der Maßstab bleibt dabei unverändert hoch. Verschwiegenheit, Erreichbarkeit und sichere Aufbewahrung von Unterlagen sind keine Frage des Standorts, sondern der Organisation. Genau hier entscheidet Ihre IT darüber, ob flexibles Arbeiten ein Wettbewerbsvorteil oder ein Haftungsrisiko wird.

Typische Schwachstellen kennen wir aus der Beratungspraxis: Akten liegen auf privaten Geräten, der Zugriff von unterwegs läuft über unsichere Verbindungen, Telefonate erreichen die Kanzlei nur zu den Bürozeiten am Schreibtisch, und niemand kann nachvollziehen, wer von wo auf welche Daten zugreift. Das sind Lücken, die weder ein Kammerbeschluss noch ein Gerichtsurteil schließen. Das muss Ihre Kanzleiorganisation leisten.

Die Lösung: Eine Kanzlei-IT, die jeden Arbeitsort absichert

Als RA-MICRO Partner unterstützen wir Kanzleien in Hannover und darüber hinaus dabei, ihre Arbeitsmodelle technisch und organisatorisch sauber aufzustellen. RA-MICRO bietet dafür mit der RA-MICRO Kanzleisoftware, RA-MICRO Essentials als browserbasierter Kanzleisoftware und dem RA-MICRO Cloud-Konzept mit virtualisiertem Arbeitsplatz im deutschen Rechenzentrum unterschiedliche Wege, von jedem Ort aus auf dieselbe Kanzleiumgebung zuzugreifen. Welcher Weg zu Ihrer Kanzlei passt, hängt von Größe, Arbeitsweise und Sicherheitsanforderungen ab.

Wir betrachten dabei das Gesamtbild: Netzwerk und Zugriffswege, Benutzerrechte und Chiffren in RA-MICRO, Datensicherung und Notfallplanung sowie die Erreichbarkeit der Kanzlei. Wer seine Telefonanlage so einrichtet, dass Mandanten die Kanzlei verlässlich erreichen, auch wenn das Team verteilt arbeitet, zeigt genau das, was die BRAK als Kern der Kanzlei beschreibt: organisierte, verlässliche Erreichbarkeit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Rechtssicherheit im Blick: Wir helfen Ihnen, Ihre Kanzleiorganisation so aufzustellen, dass sie sowohl den heutigen Anforderungen als auch einer möglichen Reform gewachsen ist.
  • Zugriff von überall, kontrolliert: Kanzleisoftware, Akten und Diktat stehen Ihnen am Arbeitsort Ihrer Wahl zur Verfügung, und Sie behalten die Kontrolle darüber, wer was sehen darf.
  • Effizient arbeiten mit Sprache: Mit DictaNet und Dragon diktieren Sie Schriftsätze und Vermerke ortsunabhängig und sparen Zeit im Alltag.
  • Ein Ansprechpartner: Netzwerk, Telefonanlage, RA-MICRO und Diktat aus einer Hand, persönlich betreut aus Hannover.

Jetzt handeln: Der Kanzlei-Check für flexible Arbeitsmodelle

Ob die Reform kommt und wie sie am Ende aussieht, ist offen. Sicher ist: Die Anforderungen an Erreichbarkeit, Verschwiegenheit und sichere Datenhaltung gelten schon heute. Nutzen Sie die Zeit, um Ihre Kanzlei-IT zukunftsfest zu machen. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Ihre Kanzlei steht, und zeigen Ihnen konkrete Schritte auf.

Sprechen Sie uns an: Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Gerichtliche Genehmigung per eNoVA: So erstellen Notariate Ersuchen ans Gericht direkt in RA-MICRO

Jede Urkunde, die einer gerichtlichen Genehmigung bedarf, bringt im Notariat zusätzlichen Aufwand mit sich: Zuständiges Gericht ermitteln, Urkundendaten zusammensuchen, das Ersuchen formulieren, Aktenzeichen nachhalten. Genau hier setzt RA-MICRO an. Mit dem Release 2026.10.001 steht im Notariat in der Gruppe eNoVA die neue Funktion Gerichtliche Genehmigung zur Verfügung. Sie macht aus einem oft manuellen Vorgang einen klar strukturierten, digitalen Arbeitsschritt.

Das Problem: Dieselben Daten, immer wieder neu erfasst

Ob familiengerichtliche, betreuungsgerichtliche, nachlassgerichtliche oder landwirtschaftsgerichtliche Genehmigung: Die Angaben, die das Gericht benötigt, liegen im Kern bereits in Ihrem Notariat vor – in der Akte und in der Urkundenliste. Trotzdem werden Urkundennummer, Urkundendatum, Aktennummer oder Gericht in der Praxis häufig mehrfach getippt. Das kostet Zeit, bindet Ihre Mitarbeitenden bei Routinearbeit und ist eine unnötige Fehlerquelle. Gerade in Notariaten mit hohem Urkundenaufkommen summiert sich dieser Mehraufwand Woche für Woche.

Hinzu kommt: Je nachdem, welche gerichtliche Entscheidung gewünscht ist, sind andere Angaben erforderlich. Wer hier den Überblick verliert, riskiert Rückfragen des Gerichts und damit Verzögerungen im Vollzug der Urkunde.

Die Lösung: Gerichtliche Genehmigung in der Gruppe eNoVA

Die neue Funktion ermöglicht die strukturierte Erstellung und Bearbeitung gerichtlicher Ersuchen direkt aus RA-MICRO. Relevante Angaben zur Urkunde, zum Vorgang, zum zuständigen Gericht und zur gewünschten gerichtlichen Entscheidung werden übersichtlich erfasst und für die elektronische Weiterverarbeitung vorbereitet. Unterstützt werden insbesondere:

  • familiengerichtliche Genehmigungen,
  • betreuungsgerichtliche Genehmigungen,
  • nachlassgerichtliche Genehmigungen,
  • landwirtschaftsgerichtliche Genehmigungen sowie
  • das Rechtskraftzeugnis nach § 46 FamFG.

Der Vorgang „Gerichtliche Genehmigung“ führt Sie über mehrere thematisch gegliederte Karteikarten Schritt für Schritt durch die Erfassung. Am Ende steht eine strukturierte Nachricht für den Versand an das gewählte Gericht – ohne Medienbrüche und ohne Zettelwirtschaft.

So arbeitet Ihr Team mit der neuen Funktion

Auf der Karteikarte Grunddaten erfassen Sie unter anderem Urkundennummer, Urkundendatum, Aktennummer, Bundesland und zuständiges Gericht. Je nach Art des Ersuchens kommt das gerichtliche Aktenzeichen hinzu. Der entscheidende Vorteil: Bereits vorhandene Daten werden, soweit möglich, automatisch aus der Urkundenliste beziehungsweise der Akte vorgeschlagen oder übernommen. Ihre Mitarbeitenden bestätigen und ergänzen, statt alles neu einzugeben.

Für das Ersuchen wählen Sie die gewünschte gerichtliche Entscheidung aus. Abhängig von dieser Auswahl passt RA-MICRO die weiteren Eingaben und Pflichtfelder automatisch an. Das betrifft insbesondere den Umfang der beantragten Genehmigung, Angaben zu einem Negativattest und die Behandlung des gerichtlichen Aktenzeichens. Die Maske zeigt also genau das, was im konkreten Fall gebraucht wird – nicht mehr und nicht weniger.

Zusätzlich steht eine Übersicht über die erstellten Anfragen zur gerichtlichen Genehmigung bereit. Bereits angelegte Ersuchen lassen sich zentral einsehen und für die weitere Bearbeitung wieder aufrufen. So behalten Sie jederzeit im Blick, welche Genehmigungen beantragt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Praxisbeispiel: Vom Urkundenentwurf zum Ersuchen in wenigen Minuten

Stellen Sie sich vor, ein Grundstückskaufvertrag unter Beteiligung eines Minderjährigen wurde beurkundet und benötigt eine familiengerichtliche Genehmigung. Ihre Mitarbeiterin öffnet den Vorgang, die Grunddaten werden aus Akte und Urkundenliste vorgeschlagen, die gewünschte Entscheidung wird gewählt, die Pflichtfelder passen sich an – und die strukturierte Nachricht an das Gericht ist vorbereitet. Kein erneutes Suchen, kein Abtippen, keine Rückfragen aus Unsicherheit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Weniger Tipparbeit: Automatische Vorbelegungen aus Akte und Urkundenliste reduzieren die mehrfache Eingabe vorhandener Daten.
  • Mehr Sicherheit: Pflichtfelder passen sich der gewählten gerichtlichen Entscheidung an – das senkt das Risiko unvollständiger Ersuchen.
  • Volle Transparenz: Die Übersicht der erstellten Anfragen schafft einen zentralen Überblick über alle laufenden Genehmigungsverfahren.
  • Durchgängig digital: Die Angaben werden für die elektronische Weiterverarbeitung vorbereitet und fügen sich in den eNoVA-Workflow Ihres Notariats ein.
  • Alles in einer Software: Sie arbeiten direkt aus RA-MICRO heraus, in gewohnter Umgebung und ohne zusätzliche Insellösung.

Effizient diktieren, sauber dokumentieren

Das Zusammenspiel mit Ihrem Diktat-Workflow macht den Nutzen noch größer: Wer Vermerke und Begleitschreiben mit DictaNet und Dragon spricht statt tippt, spart zusätzlich Zeit und hat die Hände frei für das, was ein Notariat ausmacht – die rechtssichere Beratung der Beteiligten. Die strukturierte Erfassung in RA-MICRO und die schnelle Texterstellung per Spracherkennung ergänzen sich ideal.

Verfügbar ab Version 2026.10.001 – wir sorgen für den reibungslosen Einstieg

Die Funktion ist ab der Version 2026.10.001 verfügbar. Damit Ihr Notariat sie ohne Reibungsverluste nutzen kann, sollte das Update sauber eingespielt und die Arbeitsplätze korrekt eingerichtet sein. Als RA-MICRO- und DictaNet-Partner aus Hannover kümmern wir uns um genau diese Punkte: Update-Betreuung, Einrichtung, Schulung Ihrer Mitarbeitenden und die IT-Infrastruktur, auf der Ihre Kanzleisoftware zuverlässig läuft.

Jetzt Beratung sichern

Möchten Sie wissen, wie die Gerichtliche Genehmigung in Ihren Notariatsalltag passt? Wir zeigen Ihnen die Funktion in der Praxis, prüfen Ihren Versionsstand und unterstützen Sie bei der Einführung. Sprechen Sie uns an:

ius Systemhaus, Hannover
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

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Copilot in der Kanzlei: Warum ein Tool allein noch keine bessere Arbeitsweise schafft – und was Ihre Kanzlei-IT jetzt leisten muss

Copilot ist freigeschaltet – und dann? Viele Kanzleien stehen genau hier. Das Werkzeug ist da, doch die Arbeitsweise ist dieselbe geblieben. Wie aus einer Lizenz echter Mehrwert wird, zeigt ein aktuelles Interview im Anwaltspraxis Magazin – und wir zeigen, was das für Ihre Kanzlei-IT bedeutet.

Das Problem: Verfügbarkeit ist nicht Nutzung

Im Interview vom 15.10.2026 beschreibt Dr. David Schneeberger ein Muster, das wir aus vielen Kanzleien kennen: Microsoft Copilot wird beschafft, weil es zur Microsoft-Umgebung gehört. Die Mitarbeitenden wissen jedoch oft nicht, wofür sie es einsetzen sollen. Ein Teil der Nutzer behandelt den Assistenten wie eine Suchmaschine – und ist dann schnell enttäuscht. Die Kernaussage: Die Einführung eines Tools ist noch keine Veränderung der Arbeitsweise.

Für Kanzleiinhaber bedeutet das: Wer Lizenzen bezahlt, aber keine klaren Einsatzfelder definiert, investiert ins Leere. Die Frage lautet nicht „Haben wir Copilot?“, sondern „Welche Aufgabe lösen wir damit – und woran erkennen wir ein gutes Ergebnis?“

Wo Copilot im Kanzleialltag wirklich hilft

Das Interview nennt konkrete, alltagstaugliche Einsatzfelder:

  • Gesprächsvorbereitung: Bisheriger Verlauf, offene Punkte und benötigte Unterlagen lassen sich zusammenführen – sofern die Informationen verfügbar und Zugriffe sauber eingerichtet sind.
  • Textarbeit: Aussagen der Gegenseite in indirekte Rede umformulieren, Vorlagen anhand neuer Angaben aktualisieren oder Mailentwürfe auf ihre Wirkung beim Empfänger prüfen lassen.
  • Excel: Die gewünschte Formel beschreiben und erstellen lassen. Gerechnet wird anschließend mit der geprüften Formel.
  • Routineaufgaben im Sekretariat: Auch die Assistenz profitiert, wenn wiederkehrende Aufgaben sauber beschrieben sind.

Wichtig ist der Praxistest: Wer für eine Mail eine halbe Stunde mit dem Assistenten ringt, die sich in fünf Minuten schreiben ließe, hat nichts gewonnen. Effizienz muss gemessen werden.

Prompting: Würde ein Mensch den Auftrag verstehen?

Die Leitfrage für gute Arbeitsaufträge ist einfach: Würde ein Mensch verstehen, was gemeint ist? Ein Auftrag wie „Prüfe diesen Vertrag“ lässt zu viele Fragen offen – etwa zur vertretenen Partei, zum anwendbaren Recht, zum Mandatsziel und zu den relevanten Risiken. Besser sind präzise Vorgaben, die nötigen Unterlagen und ein Dialog: erst Sachverhalt und Lücken klären, dann Argumente prüfen, dann den Text entwickeln.

Grenzen: Wo der Anwalt entscheidet

Ebenso klar benennt das Interview die Grenzen. Berechnungen gehören in geprüfte Formeln, Fristen in einen verlässlichen Berechnungs- und Kontrollprozess. Ein allgemeines Sprachmodell hat keinen vollständigen Zugang zu Fachliteratur und Rechtsprechung; es taugt als Sparringspartner, die rechtliche Grundlage muss separat geprüft werden. Und: Ein Ergebnis, das Sie selbst nicht beurteilen können, übernehmen Sie nicht. Der Verweis auf die KI ist gegenüber dem Mandanten keine tragfähige Begründung.

Gleiches gilt für KI-Agenten: Autonomie ist kein Selbstzweck. Die Schritte müssen nachvollziehbar und steuerbar bleiben, denn die Verantwortung liegt beim Anwalt. Menschliche Prüfung heißt mehr als „freigeben“ – sie umfasst die Bewertung, ob die Analyse trägt und welche Informationen fehlen.

Berufsgeheimnis und Datenschutz: Die Grundlagen zuerst klären

Die Fragen beginnen nicht erst bei Copilot, sondern schon beim Einsatz von Microsoft 365, denn dort werden Mandatsdaten verarbeitet. Copilot ist ein guter Anlass, diese Grundlagen zu prüfen: Welche vertraglichen Vereinbarungen gelten, und genügen sie den Anforderungen an Berufsgeheimnisträger? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Wer erhält Zugriff? Welche zusätzlichen Datenflüsse entstehen, etwa durch Websuche oder externe Dienste? Die bloße Zusage, Daten würden nicht zum Modelltraining genutzt, beantwortet nicht alle Fragen.

Was das für Ihre Kanzlei-IT bedeutet

Ob KI-Assistent im Office-Umfeld oder spezialisierte Lösung: Der Nutzen steht und fällt mit einer sauberen IT-Basis. Das beginnt bei durchdachten Berechtigungen – wer darf auf welche Akten, Postfächer und Ablagen zugreifen? Je klarer die Zugriffe, desto kontrollierbarer die Ergebnisse. Es setzt sich fort bei einer stabilen Netzwerk- und Sicherheitsumgebung und einer Dokumentenablage, in der Ihre Informationen auffindbar sind.

Genau hier unterstützt Sie ius Systemhaus als RA-MICRO-Partner aus Hannover. Wir betrachten Ihre Kanzlei-IT als Ganzes: Arbeitsplätze, Netzwerk, Telefonanlage und Datensicherung – abgestimmt auf Ihre RA-MICRO-Umgebung. Wenn Sie KI in der Kanzlei einsetzen möchten, sprechen wir mit Ihnen zuerst über Ihre Aufgaben und Daten, nicht über Lizenzen. Für die Kernarbeit am Mandat bietet RA-MICRO mit dem JURA KI Assistent und weiteren KI-Funktionen eine Lösung, die direkt in Ihrem Kanzleiprogramm ansetzt.

Und noch ein Zeitgewinn, der oft vergessen wird: Der größte Engpass in vielen Kanzleien ist die Texterstellung selbst. Mit DictaNet und Dragon NaturallySpeaking diktieren Sie Schriftsätze, Vermerke und Mails direkt – schneller als jede Tastatur und ohne Medienbruch im Arbeitsablauf. Kombiniert mit einer klar geregelten KI-Nutzung für Prüfung und Überarbeitung entsteht ein Workflow, der Zeit spart und die Verantwortung dort belässt, wo sie hingehört: beim Anwalt.

Ihre nächsten Schritte

Wenn Sie Copilot oder andere KI-Werkzeuge einsetzen möchten, empfehlen wir einen kurzen Dreischritt: Erstens ein bis zwei konkrete Aufgaben auswählen, zweitens Datenschutz, Berufsgeheimnis und Berechtigungen für genau diesen Einsatz klären, drittens das Ergebnis mit Blick auf den echten Zeitgewinn prüfen. Das Interview verweist zudem auf ein Webinar am 3. November 2026 zum Einsatz von Copilot im juristischen Alltag.

Sprechen Sie uns an – wir machen Ihre Kanzlei-IT bereit für den sinnvollen KI-Einsatz.
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: frank.pelaccia@ius-systemhaus.de

Quelle: Anwaltspraxis Magazin, Interview mit Dr. David Schneeberger, 15.10.2026.

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Beweislast beim Datenschutz: Warum Ihre Kanzlei dokumentieren muss, was sie technisch leistet

Die meisten Kanzleien haben eine ordentliche IT-Sicherheit. Was die meisten Kanzleien nicht haben, ist ein Nachweis darüber. Solange nichts passiert, fällt der Unterschied nicht auf. Nach einem Vorfall ist er entscheidend – denn die Rechtsprechung hat die Beweislast in eine Richtung verschoben, die viele unterschätzen.

Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass sich die verantwortliche Stelle nach einem Angriff nicht mit dem Hinweis entlasten kann, sie sei eben Opfer geworden. Sie muss darlegen und beweisen, dass ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen dem Stand der Technik entsprachen (EuGH, Urt. v. 14.12.2023 – C-340/21). Der Bundesgerichtshof hat die Anspruchsseite zusätzlich gestärkt: Schon der reine Verlust der Kontrolle über personenbezogene Daten ist ein ersatzfähiger immaterieller Schaden, ein konkreter Missbrauch muss nicht nachgewiesen werden (BGH, Urt. v. 18.11.2024 – VI ZR 10/24).

Für Sie als Kanzlei gilt das doppelt. Sie beraten Mandanten zu dieser Rechtslage – und Sie unterliegen ihr selbst, mit besonders sensiblen Daten und zusätzlich der Verschwiegenheitspflicht aus § 43a BRAO.

Das Problem: „Wir haben eine Firewall“ ist kein Nachweis

Art. 32 DSGVO verlangt Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt, dass Sie die Einhaltung nachweisen können. In der Praxis kippt diese Nachweispflicht regelmäßig an derselben Stelle: Die Maßnahme existiert, aber niemand kann sagen, seit wann, in welcher Konfiguration und wer sie zuletzt geprüft hat.

Typische Beispiele aus unseren Bestandsaufnahmen: Die Datensicherung läuft seit Jahren zuverlässig – aber der letzte dokumentierte Rückspieltest liegt nicht vor oder hat nie stattgefunden. Die Zugriffsrechte in RA-MICRO sind vernünftig gesetzt – aber es gibt keine Liste, wer auf welche Aktenbereiche zugreifen darf, und die Konten ausgeschiedener Mitarbeiter sind noch aktiv. Der Server wird gepatcht – aber nicht nachvollziehbar protokolliert. Es gibt eine Verschlüsselung auf Notebooks – aber keinen Beleg, dass sie auf allen Geräten aktiv ist.

Jede dieser Lücken ist im Alltag belanglos. Im Ernstfall ist sie der Punkt, an dem Sie den Stand der Technik nicht belegen können – und zwar gegenüber drei Adressaten gleichzeitig: der Aufsichtsbehörde, dem Cyberversicherer und möglicherweise einem Mandanten, dessen Daten betroffen sind.

Die Lösung: ein TOM-Verzeichnis, das gepflegt wird

Was Sie brauchen, ist kein Datenschutzgutachten, sondern ein lebendes Verzeichnis Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen. Entscheidend sind vier Eigenschaften: Es benennt die Maßnahme konkret, es nennt einen Verantwortlichen, es nennt ein Prüfintervall, und es hält jede Prüfung mit Datum fest.

In der Praxis bewährt sich eine Gliederung nach Schutzzielen. Zutritt und Zugang: Serverraum, Bildschirmsperre, Anmeldeverfahren, Mehr-Faktor-Authentisierung bei Fernzugriffen. Zugriff: Rollen- und Rechtekonzept in RA-MICRO, Trennung von Benutzer- und Administratorkonten, dokumentierter Prozess für Ein- und Austritte. Weitergabe: Verschlüsselung bei beA-Versand und E-Mail, Umgang mit mobilen Datenträgern, Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern. Verfügbarkeit: Datensicherung mit Aufbewahrungsfristen, Rückspieltest mit Protokoll, Notfallplan, unterbrechungsfreie Stromversorgung. Nachvollziehbarkeit: Protokollierung in RA-MICRO, Patchstand, Schulungsnachweise.

Der Aufwand liegt nicht im Erstellen, sondern im Pflegen. Deshalb sollte das Verzeichnis so kurz sein, dass eine jährliche Durchsicht in einer Stunde möglich ist – und so konkret, dass daraus hervorgeht, welche Software in welcher Version welche Aufgabe erfüllt.

Ein praktischer Hinweis dazu: Das Verzeichnis sollte außerhalb der Systeme liegen, die es beschreibt. Ein TOM-Verzeichnis, das ausschließlich auf dem verschlüsselten Server gespeichert ist, steht Ihnen genau dann nicht zur Verfügung, wenn Sie es brauchen – nämlich nach einem Vorfall, wenn Aufsichtsbehörde und Versicherer innerhalb von Tagen Auskunft erwarten. Ein ausgedruckter Stand im Kanzleisafe oder eine Kopie an einem getrennten Ort kostet nichts und erspart im Ernstfall eine unangenehme Erklärung.

Was RA-MICRO dabei bereits mitbringt

Ein guter Teil der Nachweise lässt sich aus Systemen ziehen, die in Ihrer Kanzlei längst laufen. Die Benutzerverwaltung in RA-MICRO dokumentiert, welche Rechte vergeben sind, und ist damit gleichzeitig Maßnahme und Nachweis. Die Protokollfunktionen zeigen Zugriffe auf Akten. Der Versionsstand belegt, dass Sie gepflegte, vom Hersteller unterstützte Software einsetzen – ein Punkt, den Aufsichtsbehörden regelmäßig zuerst ansprechen. Bei DictaNet und Dragon NaturallySpeaking ist relevant, dass Diktat und Spracherkennung lokal in Ihrer Infrastruktur arbeiten; dass Mandantendaten Ihr Netz nicht verlassen, ist eine dokumentierbare Maßnahme und bei KI-gestützten Werkzeugen ein echtes Argument.

Der Rest kommt aus der Infrastruktur: Sicherungsprotokolle, Patchberichte, Firewall-Konfiguration, Netzwerkdokumentation. Wer diese Unterlagen einmal an einer Stelle zusammengeführt hat, beantwortet eine Anfrage der Aufsichtsbehörde in Stunden statt in Wochen.

Wir erstellen Ihr Verzeichnis gemeinsam mit Ihnen

Weil wir Ihre Infrastruktur betreuen, können wir den technischen Teil Ihres TOM-Verzeichnisses aus Erstanalyse und Dokumentation direkt befüllen – Netzwerk, Server, Sicherung, Rechte, RA-MICRO Versionsstand. Sie ergänzen den organisatorischen Teil, und am Ende steht ein Dokument, das Sie einem Prüfer vorlegen können.

Rufen Sie uns an unter 0511 / 999 88 40 oder schreiben Sie an frank.pelaccia@ius-systemhaus.de. Wir sagen Ihnen zuerst, was in Ihrer Kanzlei schon nachweisbar ist – und dann, was noch fehlt.

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