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Effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen in RA-MICRO – Optimieren Sie Ihre Kanzleiabläufe mit uns!

E-Rechnung 2025: Rechtssicher, effizient und vollständig integriert

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue verbindliche Vorgaben für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). Diese neuen Regelungen bringen bedeutende Änderungen für Kanzleien mit sich. RA-MICRO bietet eine vollumfängliche Unterstützung bei der rechtskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen – von der automatisierten Erkennung bis hin zur sicheren Archivierung und nahtlosen Integration in die Finanzbuchhaltung.

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Kanzlei optimal auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist? Wir, das ius Systemhaus, stehen Ihnen mit kompetenter Beratung und individuellen Lösungen zur Seite. Kontaktieren Sie uns unter Telefon 0511/9998840 oder per E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de. Ihre Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer.

Reibungsloser Empfang und strukturierte Verarbeitung

Mit RA-MICRO können Kanzleien E-Rechnungen mit standardisierten Strukturdatensätzen empfangen und rechtskonform weiterverarbeiten. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, kategorisiert und stehen umgehend zur Bearbeitung bereit. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Sichere Archivierung – Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Im digitalen Arbeitsablauf wird der Posteingang als zentrale „Poststelle“ genutzt, sodass alle eingehenden Rechnungen automatisch in der E-Akte gespeichert werden. Zusätzlich erfolgt eine Ablage im Originalformat an einem definierten, sicheren Speicherort. RA-MICRO gewährleistet damit eine transparente Dokumentation und eine revisionssichere Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Effiziente Integration in die Finanzbuchhaltung

Die nahtlose Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung erfolgt durch die bewährten Funktionen „Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu I) und „Buchen – Eingangsrechnung erfassen“ (Fibu II). Relevante Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum werden automatisch aus dem Strukturdatensatz ausgelesen und in die entsprechenden Buchungsmasken übertragen. Dies gewährleistet eine vollständige und fehlerfreie Buchführung.

Benutzerfreundliche Darstellung mit dem E-Rechnungs-Viewer

RA-MICRO bietet in allen relevanten Modulen einen speziellen E-Rechnungs-Viewer, der die Strukturdatensätze übersichtlich und lesbar aufbereitet. Dies erleichtert den Kanzleimitarbeitern den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und sorgt für eine reibungslose Handhabung der E-Rechnungen.

Jetzt optimal vorbereiten – wir beraten Sie!

Mit diesen Neuerungen erleichtert RA-MICRO die gesetzeskonforme und effiziente Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen erheblich. Profitieren Sie von einer optimierten Kanzleiorganisation und einer reibungslosen Integration in Ihre bestehenden Abläufe.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Implementierung? Wir sind für Sie da! Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung:

ius Systemhaus
Telefon: 0511/9998840
E-Mail: ra-micro@ius-systemhaus.de
Ansprechpartner: Frank Pelaccia, Manuel Schneider und Andreas Süzer

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RA-MICRO SQL-Module – Umstellungshinweis

In der aktuellen Anwenderinformation weist RA-MICRO gegebenenfalls darauf hin, dass die SQL-Modulumstellungen bei Ihnen noch nicht vollständig vorgenommen sind. Häufig nutzen Kanzleien nur die E-Akte auf SQL, weil der Datenbestand entsprechend groß geworden ist.

Die Umstellung der übrigen Module wird nun empfohlen und macht unseres Erachtens auch unbedingt sind. Neben der technisch besseren Datenhaltung, erhält ihre Kanzlei neue Funktionalitäten, die im Alltag unbedingt praktisch sind. So wird beispielsweise durch die Umstellung des Aktenregisters die Aktenkurzbezeichnung auf 75 Zeichen erweitert und es sind bis zu 9 Wiedervorlagen pro Akte möglich. Überdies ist die Anzahl der Beteiligten je Akte erheblich erweitert.

Wir bieten Ihnen die Umstellung der Module zu einer Pauschale an, wie auch die komplette Umstellung der Kanzlei auf die SQL-Datenhaltung.


Sie können Ihr individuelles Angebot ganz einfach anfragen, indem Sie uns eine E-Mail an ra-micro@ius-ius-systemhaus.de schicken. Teilen Sie uns in dieser E-Mail bitte Ihre Kontaktdaten mit, ihre RA-MICRO Lizenznummer und welche Module sie bisher schon auf SQL umgestellt haben. Letzteres bekommen Sie im Rahmen der Hinweismeldung aufgelistet. Machen Sie einfach von diesem Fenster einen Screenshot (Tastenkombination: Alt+Druck) und fügen diesen Screenshot der E-Mail bei.

Da während einer SQL-Umstellung nicht gearbeitet werden kann, führen wir diese entweder in den Mittagspausen oder außerhalb ihrer Bürozeiten durch.

Warum die SQL Umstellung nicht selbst machen?


Natürlich können Sie die Umstellung auch selbst vornehmen. RA-MICRO hat dazu einen komfortablen Assistenten bereitgestellt. Allerdings gibt es an dieser Stelle 2 Dinge, die man wissen muss:
1. Es gibt keinen „Zurück-Knopf“. Wenn etwas schief geht, müssen Sie die komplette Datensicherung zurückspielen und auch gegebenenfalls bereits angelegte SQL-Datenbanken löschen.
2. Insbesondere bei der sinnvollen Umstellung des Adressregisters kommt es häufig zu Fehlern, wenn Ihre Kanzleidaten aus Datenübernahmen besitzt oder schon sehr lange (vor dem Jahr 2000) mit RA-MICRO arbeitet. Dann ist eine Abstimmung mit dem jeweiligen Fachteam von RA-MICRO notwendig und Daten müssen nachbearbeitet werden.

Das fängt unsere Pauschale ab und Sie müssen sich um diese Probleme keine Gedanken machen. Die Rechnung gibt es erst, wenn die Umstellung vollständig abgeschlossen ist.

 

Wenn Sie vorab Fragen haben, freuen wir uns ebenfalls über eine kurze E-Mail an ra-micro@ius-systemhaus.de.

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Supportende Windows 10 Version 21H1

Am 13. Dezember 2022 endet der Support für die Version 21H1 von Windows 10. Das bedeutet, dass ab diesem Moment keine Sicherheitsupdates mehr zur Verfügung gestellt werden. Es ist also unabdingbar, dass auf eine aktuellere Version aktualisiert wird.

Ob ihr Betriebssystem davon betroffen ist finden Sie heraus, indem sie die Funktion „Ausführen“ öffnen (Windows Taste + R) und dort den Befehl „winver“ (Ohne Anführungszeichen) eingeben und mit O. K. bestätigen.

Dem sich dann öffnenden Fenster können Sie Ihre Version entnehmen.

Weitere Informationen finden Sie hier, direkt bei Microsoft: 
Serviceende für Windows 10, Version 21H1 – Microsoft Lifecycle | Microsoft Learn

 

 

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Neue beA Karte nicht rechtzeitig aktiviert. Was nun?

Sie haben neue beA-Karten bekommen, diese aber nicht rechtzeitig bis zum 8.9.2022 aktiviert? Dann müssen Sie jetzt schleunigst handeln:

Sofern Sie nicht über ein Softwarezertifikat verfügen oder eine Mitarbeiterkarte haben, über die eingehende Nachrichten abgerufen werden können, werden Sie sich wohl oder übel an die Telefon Hotline der Bundesrechtsanwaltskammer für das beA wenden müssen. Diese erreichen Sie unter:

030/21787017

Sie werden nicht die einzigen sein, stellen Sie sich also auf lange Wartezeiten ein. Hierüber müssen Sie jetzt Ihre bisherige beA-Karte von Ihrem Postfach trennen.

Anschließend ist die Registrierung der neuen beA-Karte möglich. Wählen Sie hier bitte auf der Seite https://bea-brak.de „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach„

Folgen Sie dem Assistenten unter Verwendung der neuen beA-Karte. Abschließend können Sie sich mit der neuen Karte im beA anmelden.

Thema qualifizierte elektronische Signatur (qeS):

Das gleiche Problem wird Sie bei der qualifizierten elektronischen Signatur treffen. Wenn Sie diese noch nicht übertragen haben, muss das ebenfalls noch erfolgen. Hier haben Sie allerdings das Glück, dass auf der alten beA-Karte diese Signatur noch bis Ende 2022 gültig ist. D. h. für Sie, dass Sie mit der alten beA-Karte im Postausgang von RA-MICRO signieren können. Für den Versand muss dann allerdings die neue beA Karte genommen werden.

Zur Übertragung der Signatur auf die neue Karte (respektive in die Fernsignatur), suchen Sie bitte zunächst eine E-Mail der Bundesnotarkammer, die zum gleichen Zeitpunkt ankam, wie die E-Mail mit der Sie den Empfang der Karte bestätigt haben. Auch der Absender ist hier der gleiche. Als Suchbegriff in Ihrem E-Mail-Programm empfiehlt sich „zs-no-reply@bnotk.de“. Davon ausgehend, dass diese E-Mail älter als einen Monat ist (dann ist der Link abgelaufen), leiten Sie diese bitte weiter an die E-Mail-Adresse „zs@bnotk.de“ und bitten um die Erteilung eines neuen Links zur Übertragung der qualifizierten elektronischen Signatur. 

Sobald dieser Link per E-Mail gekommen ist, schließen Sie bitte die Übertragung der Signatur darüber ab. Halten Sie dazu bitte eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses bereit.

Sobald die Signatur übertragen worden ist, können Sie die neue beA-Karte in vollem Umfang verwenden. Zur elektronischen Signatur im Postausgang von RA-MICRO benötigen Sie dann jedoch noch die Software SecSigner, die Sie gerne bei uns einzeln und zu hervorragenden Konditionen erwerben können.

Gern unterstützen wir Sie. Schreiben Sie uns bitte an 

support@ius.systems

Ihr Team des ius Systemhaus

 

 

 

 

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ELSTER: Verzögerte Verarbeitung angekündigt

Aufgrund von Wartungsarbeiten im nachgelagerten System des Bundes, welches zur Überprüfung der steuerlichen Identifikationsnummer dient, wird das Mitteilungsverfahren im Zeitraum vom 2. Mai bis zum 5. Mai nur eingeschränkt, bzw. gar nicht möglich sein.

Bitte stellen Sie sich darauf ein, dass es in diesem Zeitraum zu Fehlermeldungen kommen, wenn Sie das ELSTER System aus RA-MICRO heraus bedienen.

Nach den uns vorliegenden Informationen, wird die Verarbeitung ab dem 6. Mai wieder möglich sein.

Sollten Sie noch Fragen hierzu haben, freuen wir uns über einen Kontakt unter Telefon: 0511/59200420.

Ihr Ansprechpartner: Frank Pelaccia

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beA – die letzten Meter! Wir begleiten Sie auf YouTube

Am 01.01.2022 wird die aktive beA Nutzung – sprich der Versand an Gerichte – obligatorisch und alternativlos. 

Wir befinden uns also auf den letzten Metern. Für diejenigen, die sich bisher nicht intensiv vorbereitet haben und nun noch vor offenen Fragen stehen, haben wir auf unserem YouTube-Kanal einige Videos vorbereitet. Wir zeigen dort in aller Kürze, wie Sie RA-MICRO mit beA verbinden, aus Word und der e-Akte heraus Schreiben und Anlagen übersenden, Ihre e-Akte und den Posteingang anpassen und wie die Sache mit den eEBs funktioniert.

Hier gelangen Sie zu unserem Kanal: 
https://www.youtube.com/channel/UCFIsLii_CUYTEppItTXEU3g

Wir freuen uns über ein Feedback, wie auch über Anregungen und Kritik. Schreiben Sie uns an: ra-micro@ius-systemhaus.de

Ihr Team des ius Systemhaus
Ihr RA-MICRO Partner aus Hannover

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beA ab 2022 ohne Texterkennungspflicht

Das Bundesministerium für Justiz und für Verbraucherschutz hat eine neue Bekanntmachung zu § 5 ERVV erlassen.
Eine Texterkennungspflicht ist darin nicht mehr enthalten.

Da die Verordnung zum 1.1.2022 in Kraft tritt, kann dann auf die Texterkennung im RA-MICRO beA-Postausgang verzichtet werden. Wir empfehlen dringend weiterhin die Nutzung einer Texterkennung (OCR) für die Volltextsuche in der E-Akte. Aufgrund der rasanten Zunahme von elektronischen Dokumenten in der Anwaltskanzlei, ist ein vorhandenes Volltext-Archiv eine nicht zu unterschätzende Arbeitserleichterung im Kanzleialltag.

Die Verordnung finden Sie hier (Bundesanzeiger): ERVB 2022

Eine Kommentierung von RA-MICRO (dort Rechtsanwalt Dr. Stefan Rinke) finden Sie hier: RA-MICRO News vom 07.12.2022

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RA-MICRO beA Schnittstelle – mögliche Störung angekündigt für den 03.03.2021

Der beA KSW-Support (Kanzleisoftware-Support) hat mitgeteilt, dass in der Nacht von Dienstag (02.03.2021) auf Mittwoch (03.03.2021) auf der Produktionsumgebung das beA Release 3.3.1 installiert wird. Mit dem beA-Release 3.3.1 wird eine Aktualisierung auf die JAVA-Version 11 für die Client-Security und das KSW-Toolkit durchgeführt. Funktionale Änderungen werden in diesem Release nicht vorgenommen.

Diese Umstellung kann jedoch dazu führen, dass am 3. März 2021 eine Anmeldung am beA Server nicht möglich ist und somit der Versand und Empfang von beA-Nachrichten temporär nicht stattfinden kann.

Übergangslösung:

Der Versand und Empfang von beA-Nachrichten kann zu einem späteren Zeitpunkt erneut versucht werden. Sollte dies nicht zum Erfolg führen, ist der KSW-Support zu kontaktieren.

Lösung:

Hierzu muss der KSW-Support kontaktiert werden. Informationen zum KSW-Support sind unter https://portal.beasupport.de/external/c/anwendersupport zu finden.

Stellen Sie sich also rechtzeitig auf mögliche Probleme ein.

Bei Fragen zu beA, sowie dessen Anwendung aus dem RA-MICRO Programm heraus, sowie auch mit der Online-Anwendung kontaktieren Sie uns gerne unter

0511/59200420 oder per E-Mail an ra-micro@ius-systemhaus.de

 

 

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RA-MICRO beA Schnittstelle – Störungen seitens des beA Supports für den 11.02.2021 angekündigt

Der beA KSW-Support hat mitgeteilt, dass am Donnerstag, den 11. Februar 2021 zwischen 11:30 und 12:30 Uhr Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Anmeldung am beA auswirken können. In dem genannten Zeitraum kann es vorkommen, dass die beA-Nachrichten über RA-MICRO weder empfangen, noch versendet werden können.

KSW steht für Kanzleisoftware. Diese KSW-Schnittstelle steht allen Softwareanbietern zur Verfügung und wird von diesen – ohne eigene Anpassungsmöglichkeiten – genutzt. Somit liegen entsprechende Wartungen und damit einhergehende Ausfälle nicht im Einflussbereich von RA-MICRO.

Sollte der Empfang/Versand auch nach 12:30 Uhr in ihrer Kanzlei nicht möglich sein, bittet das KSW-Support-Team der Bundesrechtsanwaltskammer um eine Kontaktaufnahme. Hinter dem nachstehenden Link finden Sie die Kontaktdaten:

https://portal.beasupport.de/external/c/anwendersupport

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